Het voorbereiden van facturen voor klanten is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat u betaald wordt voor uw producten of diensten. Maar het met de hand schrijven en versturen van papieren facturen is niet het meest efficiënte gebruik van uw tijd wanneer u meer zaken zou kunnen doen. Het gebruik van een kant-en-klare factuursjabloon bespaart u niet alleen tijd bij het factureren van klanten, maar zorgt er ook voor dat uw facturen altijd accuraat, consistent en professioneel zijn.
Jotform maakt online factureren eenvoudiger dan ooit. Ongeacht het type bedrijf dat u bedient, kunt u eenvoudig facturen maken en verzenden met deze gratis PDF-sjablonen voor facturen. Elke factuursjabloon converteert verzonden informatie onmiddellijk naar professionele PDF-facturen. Als uw facturen worden opgeslagen als PDF-bestanden die u kunt downloaden, kunt u ze rechtstreeks naar klanten e-mailen of afdrukken om ze persoonlijk te geven.
Selecteer een van onze factuurtemplates en pas deze aan door onze drag-and-drop PDF-editor te gebruiken. Je kunt het logo van je bedrijf uploaden, de algemene voorwaarden toevoegen, de standaardtekst wijzigen en de indeling aan je behoeften aanpassen. Je aangepaste factuurtemplate genereert automatisch PDF-facturen voor elk formulier dat wordt ingediend, waardoor je bedrijf aankopen eenvoudiger kan bijhouden. Met onze software voor factuurgoedkeuring kun je het beoordelings- en goedkeuringsproces voor facturen eenvoudig beheren om je factureringsworkflow nog efficiënter te maken.
1) Wat is een factuurtemplate?
Een factuursjabloon is een voorgemaakt document dat ruimtes en velden bevat voor de belangrijkste elementen van een factuur.
Met factuursjablonen automatiseren ondernemers het facturatieproces, omdat ze geen facturen meer handmatig hoeven aan te maken telkens wanneer ze een klant factureren. U kunt uw eigen factuursjabloon maken om aan uw behoeften te voldoen, of er een online downloaden om tijd te besparen bij het ontwerp en de configuratie.
Wat zijn de soorten facturen?
Bijna elk bedrijf of persoon die goederen en diensten ruilt voor geld gebruikt facturen. U kunt elke factuursjabloon bijwerken en gebruiken naar gelang de behoeften van uw bedrijf, ongeacht de branche of grootte.
Bij het vragen van betaling aan klanten kunt u kiezen uit verschillende soorten facturen. Enkele voorbeelden zijn:
- Medische facturen
- Dienstverleningsfacturen
- Freelance facturen
- Uurlijkse facturen
- Reparatiefacturen
- Adviesfacturen
3) Hoe kan ik een factuurtemplate maken?
Het maken van een factuursjabloon is eenvoudig, vooral als u een online, no-code tool zoals Jotform gebruikt. Hoewel Jotform ook voorgemaakte sjablonen biedt, zodat u meteen aan het factureren kunt beginnen, wilt u misschien uw eigen factuursjabloon maken vanaf het begin. Als dat het geval is, kunt u dit doen met Jotform door deze instructies te volgen:
- Open de Formulierbouwer.
- Selecteer Nieuwe maken.
- Kies Klassiek formulier voor je Formulierlay-out.
- Upload het Logo van je organisatie en voer de Naam van je organisatie in. Klik vervolgens op Opslaan.
- Klik op de knop Formulierelement selecteren (+) aan de linkerkant van de formulierbouwer om de gewenste elementen toe te voegen.
- Voeg elementen toe uit de getoonde lijsten.
- Afhankelijk van je behoeften kun je uit Basis, Betalingen en Widgets kiezen.
- Klik op het pictogram Formulierontwerper (de verfroller) aan de rechterkant om meer ontwerpelementen aan te passen.
- Klik rechtsboven op het tabblad Publiceren en selecteer hoe je je factuur wilt versturen.
- Deel facturen via e-mail of een link, als downloadbare PDF of sluit facturen in een website in.
Zodra je je factuur hebt gebouwd, kun je deze als template opslaan en meteen gebruiken. Telkens wanneer je de factuurtemplate opnieuw gebruikt, hoef je alleen de factuurgegevens aan te passen.
Kan ik een factuurtemplate aanpassen aan mijn zakelijke behoeften?
Ja, je kunt een template voor een factuur volledig aan je wensen aanpassen om ervoor te zorgen dat de factuur bij je zakelijke behoeften en de kleuren van je merk aansluit.
Het grootste voordeel van factuurtemplates is dat je de flexibiliteit hebt om je document aan je behoeften aan te passen, zonder dat je de factuur helemaal zelf hoeft te ontwerpen. Jotform heeft meer dan 70 factuurtemplates, waardoor je altijd een ontwerp kunt vinden dat bij je merk past.
Om te beginnen selecteer je een template die aan je behoeften voldoet. Daarna kun je je logo toevoegen, je gegevens invoeren en de factuur naar je klanten sturen in een fractie van de tijd die het je met een fysieke factuur zou kosten.
Jotform PDF Editor stelt u niet alleen in staat om Jotform PDF-sjablonen te bewerken, maar biedt ook de mogelijkheid om eventuele bestaande PDF-sjablonen te bewerken. Upload eenvoudig een bestaand PDF-formulier naar Jotform en voeg handtekeningsvelden toe en verander kleuren.
Hoe kan ik een factuurtemplate gebruiken om mijn klanten te factureren?
Als het tijd is om je klanten te factureren, kun je deze stappen volgen om je factuur op te stellen:
- Maak of download je template. Welke optie je ook kiest, zorg ervoor dat de template bij je merk en behoeften aansluit.
- Controleer uw informatie om er zeker van te zijn dat deze juist en up-to-date is. Een van de uitdagingen bij het gebruik van een sjabloon is de mogelijkheid dat voorgedrukte informatie over het hoofd wordt gezien. Controleer alles dubbel om er zeker van te zijn dat het correct is en logisch is.
- Stel eenvoudige betaalmethoden in om het betalingsproces te stroomlijnen. Door online betaalprocessors toe te voegen aan uw sjabloon, kunt u de kans vergroten op snelle betalingen en het risico op achterstallige facturen verminderen.
- Benadruk vervaldatums om te voorkomen dat betalingen te laat binnenkomen. Als uw klanten hun factuur niet betalen vóór de vervaldatum, kan dit komen doordat de datum niet duidelijk is op uw sjabloon. Zorg ervoor dat vervaldatums opvallend, leesbaar en ontworpen zijn om urgentie over te brengen.
Zodra u een sjabloon heeft, herhaal dan simpelweg stappen 2-4 indien nodig. Door dit proces voor elke factuur te gebruiken, kunt u een efficiënt en consistent facturatieproces voor elke klant opzetten.
Welke velden moeten worden opgenomen in een factuursjabloon?
Bij het maken of aanpassen van uw factuursjabloon moet u ervoor zorgen dat het alle benodigde velden en informatie bevat. Hoewel de specifieke informatie op uw factuur kan variëren van sjabloon tot sjabloon, moet elke factuur de volgende informatie bevatten:
- Naam en contactgegevens van uw bedrijf
- Het woord "factuur"
- Een factuurnummer
- Klantinformatie, zoals contactpersoon, bedrijfsnaam, telefoonnummer, adres en e-mail
- Factuurdatum
- Vervaldatum betaling
- Beschrijving van gefactureerde producten/diensten, inclusief aankoop/dienstdatum, eenheidsprijs, titel, hoeveelheid en totale kosten
- Subtotaal, belastingen, kortingen en totaalbedrag
- Disclaimers over betaalmethoden, te late betalingen en betalingsvoorwaarden
7) Hoe ziet een factuur eruit?
Naast de vereiste financiële en zakelijke informatie bevatten facturen meestal een paar veelvoorkomende ontwerpelementen. Belangrijker nog, prijzen en diensten worden meestal georganiseerd in een tabel om een duidelijke visuele weergave van de gefactureerde diensten te bieden.
Facturen moeten ook uw logo en merkkleuren bevatten om consistentie te waarborgen in uw bedrijfsmaterialen. Door uw logo en merkkleuren toe te voegen, biedt u klanten ook onmiddellijk een visuele aanwijzing van wie de factuur verzendt. De uiteindelijke prijs wordt meestal ook afzonderlijk weergegeven, regel voor regel gestapeld, in de onderhoek om de subtotaal, belastingen, kortingen en eindprijs te tonen.
Wat zijn de voordelen van het gebruik van een factuursjabloon?
Factuursjablonen zijn een handige tool voor elk bedrijf, omdat ze tijd, geld en moeite besparen door de arbeidskosten van een team tijdens het factureringsproces te verminderen. Vanwege hun herbruikbaarheid stroomlijnen factuursjablonen uw processen door het werk dat nodig is voor het factureren van klanten te verminderen.
Of u nu ervoor kiest om zelf een sjabloon te maken of er een online te downloaden, het gebruik van factuursjablonen zorgt voor visuele consistentie en professionaliteit in de ogen van uw klanten. Als u besluit het creatieproces over te slaan en een voorgefabriceerd sjabloon te gebruiken, bespaart u ook op kosten die verband houden met grafisch ontwerp.