Veelgestelde vragen over Jotform Enterprise

Het Jotform Enterprise Base Package is het minimale instapniveau voor Jotform Enterprise en omvat maximaal 5 toegestane gebruikers. Extra toegestane gebruikers kunnen worden gekocht in bundels van 5. Er is geen limiet aan het aantal toegestane gebruikers dat u aan uw plan kunt toevoegen.

Bij het bepalen van het aantal gebruikers moet u er rekening mee houden dat onze licentieovereenkomst vereist dat elke gebruiker een unieke persoon is met een uniek, individueel e-mailadres. Groepsaliassen zoals marketing@company.com zijn niet toegestaan en ook niet het delen van aanmeldingsgegevens met andere personen. Voor IT-audits en -tracking-doeleinden moet elke aanmelding traceerbaar zijn naar een uniek individu, dit is een best practice.

Met Jotform Enterprise kunt u bijvoorbeeld twee beheerders en 18 gebruikers hebben. Dit is een totaal van 20 gebruikers (stoelen), dus je zou toegang kopen voor elk individu. Bovendien is voor elke gebruiker een unieke gebruikersnaam en een uniek wachtwoord vereist. De beheerder kan op elk gewenst moment een gebruikersnaam en wachtwoord wijzigen.

Een “gebruiker” wordt gedefinieerd als een persoon die kan inloggen op uw Jotform Enterprise account om

1. Creëer/bewerk formulieren,
2. start integraties, en/of
3. bekijk/bewerk/analiseer ingezonden data direct in de formulier inzendingen database

Jotform Enterprise heeft twee gebruikersfunctieniveaus - Gebruiker en Beheerder. U bepaalt of een individu als Gebruiker of Beheerder wordt geclassificeerd.

Standaard kan een gebruiker alleen formulieren maken en de ingezonden gegevens van formulieren voor zijn of haar eigen formulieren controleren. Gebruikers kunnen vervolgens de toegang tot een, enkele of alle formulieren en/of gegevens delen met een, enkele of alle andere gebruikers op dezelfde Enterprise Server.

Een beheerder beheert uw Jotform Enterprise account. Dit kan het toevoegen of verwijderen van gebruikers omvatten, prestatiecijfers van formulieren beoordelen en andere taken uitvoeren. Bovendien kan een beheerder ook formulieren maken en de gegevens voor het indienen van formulieren controleren. Een beheerder heeft toegang tot alle formulieren en gegevens voor het indienen van formulieren die door iedereen in uw Jotform Enterprise account zijn gemaakt, tenzij het een HIPAA-compatibele server is, waarbij de beheerder alleen toegang heeft tot gegevens die expliciet met hen zijn gedeeld door de eigenaren van de formulieren.

Een klant die uw online formulier invult, telt niet als gebruiker. Alleen personen die formulieren maken, ingezonden gegevens van formulieren analyseren of uw Jotform Enterprise account beheren, worden beschouwd als gebruikers en/of beheerders.

Het probleem met enkelvoudige gebruikersaccounts in grote organisaties is meervoudig:

Bij een enkele gebruiker account zijn de formulieren, samen met de verzamelde gegevens, van de gebruiker. Als en wanneer deze persoon uw organisatie verlaat, gaan ook de formulieren en gegevens weg. Die gegevens moeten eigendom zijn van de organisatie, maar met een account voor slechts één gebruiker is dat niet het geval. Met Jotform Enterprise kan de beheerder de rol eenvoudig toewijzen aan een andere gebruiker, zodat de gegevens binnen uw organisatie blijven.

Bovendien wordt de verbinding tussen een account voor één gebruiker en andere JotForm-accounts verbroken. Dit betekent dat er geen mogelijkheid is om formulieren die al zijn gemaakt te delen en samen te werken, of om toegang te krijgen tot gegevens op accounts van andere gebruikers.

Elke toegang tot ingezonden gegevens moet traceerbaar zijn naar een uniek individu met zijn of haar eigen identificeerbare inloggegevens, voor IT-auditdoeleinden. Bij één gebruiker abonnementen, omdat er geen manier is om gegevens te delen, kunnen gebruikers ervoor kiezen om de aanmeldingsgegevens te delen, wat een schending is van de gebruiksvoorwaarden van Jotform.

Let wel, dat dit laatste item een nog groter juridisch probleem wordt, omdat de HIPAA regelgeving bepaalt dat elke toegang tot PHI (Protected Health Information) moet kunnen worden herleid tot een uniek individu met zijn eigen identificeerbare aanmeldingsgegevens.

Onze traditionele standaardplannen (Starter, Brons, Zilver en Goud) zijn plannen voor één gebruiker die op gedeelde servers worden uitgevoerd alleen online worden ondersteund.

Jotform Enterprise is ons enige plan voor meerdere gebruikers waarbij een beheerder toegang kan toewijzen aan gebruikers en die gebruikers kunnen samenwerken met andere gebruikers. Bovendien wordt het uitgevoerd op een server die speciaal is ontworpen voor uw organisatie en wordt het geleverd met een speciale Enterprise Support Engineer voor onmiddellijke hulp en probleemoplossing.

Een overzicht van de verschillen vindt u hier:
https://www.jotform.com/help/587-what-is-the-difference-between-jotform-enterprise-and-standard

Jotform Enterprise is een software-as-a-service (SaaS) web-gebaseerde oplossing, wat betekent dat u geen software hoeft te installeren op uw bedrijfsservers of computer. Alleen een webbrowser, zoals Chrome, Firefox of Safari, is vereist.

Vanaf het moment dat u onze Enterprise Agreement ondertekent, kunnen we uw server instellen, uw bestaande formulieren en gegevens migreren (indien van toepassing) en uw serverreferenties binnen één werkdag aan u bezorgen.

Jotform Enterprise formulieren zijn dynamisch en kunnen met vrijwel elke webbrowser, smartphone en tablet worden gebruikt.

Jotform Enterprise heeft geen beperkingen voor het aantal formulieren, inzendingen, formuliervelden, betalingen, API-oproepen en opslag.

Jotform Enterprise features integrations with major payment processors, such as Stripe, Square, PayPal, Authorize.Net and more.

Wanneer u een betalingsformulier maakt, wordt u gevraagd uw aanmeldingsgegevens voor de betalingsprocessor in te voeren. Zodra dit is voltooid, kunt u online betalingen accepteren.

Bovendien brengt Jotform Enterprise geen extra transactiekosten in rekening. U hoeft alleen de standaardkosten voor creditcardverwerking te betalen.

Wanneer u Jotform Enterprise aanschaft, wordt een SLA (Service Level Agreement) opgenomen als onderdeel van de koopovereenkomst. Deze overeenkomst geldt voor een periode van minimaal één jaar en omvat alle voorwaarden, evenals de totale kosten. U moet de overeenkomst ondertekenen om uw Jotform Enterprise account te kunnen starten.

Ja. Jotform kan wijzigingsverzoeken in de juridische documenten verwerken, of uw formulieren van de Business Associate Agreement (BAA) of Data Processing Agreement (DPA) gebruiken als basis voor het maken van een overeenkomst.

Ja, het veiligheidsteam van Jotform kan met uw team samenwerken om ervoor te zorgen dat alle IT-beveiligingsvragen en juridische vragen worden beantwoord.

De prijzen van Jotform Enterprise worden bepaald op basis van het aantal gebruikers dat Jotform Enterprise zal gebruiken. Onderwijsinstellingen en non-profitorganisaties komen in aanmerking voor een korting van 30 procent. Kortingen zijn niet beschikbaar voor HIPAA-servers. Neem contact op met Sales om meer te weten te komen over de prijzen.

Jotform Enterprise wordt op jaarbasis van te voren betaald. Een maandelijkse betalingsoptie is niet beschikbaar.

U kunt op elk moment tijdens het contractjaar extra gebruikers toevoegen en deze worden naar rato toegevoegd. Als u bijvoorbeeld vijf extra gebruikers na vijf maanden aan uw contractjaar toevoegt, worden de resterende zeven maanden van het contractjaar in rekening gebracht.

Vanwege de kosten die zijn verbonden aan het instellen van een Jotform Enterprise-account en -server, kunnen we geen proefversie van het Enterprise-platform bieden en is er geen restitutie beschikbaar. Voordat u Jotform Enterprise aanschaft, wordt u gevraagd een overeenkomst te controleren en te ondertekenen. U bent verantwoordelijk voor het zorgvuldig doorlezen van de overeenkomst voordat u deze ondertekent.

Jotform Enterprise werkt in een lokale gegevensopslagplaats, dus u kunt de gebruikerservaring aanpassen door uw eigen aangepaste domein te gebruiken (bijv. forms.uwdomein.nl). Indien nodig zal Jotform namens u het SSL-certificaat aanschaffen en zonder extra kosten installeren, zodat uw formulieren de beveiligde https:// aanduiding hebben.

Ja, het migreren van uw bestaande formulieren en gegevens (indien van toepassing) maakt deel uit van ons serverinstallatieproces. Geef uw standaardgebruikersnaam voor uw Jotform account op aan uw accountmanager.

Je kunt een migratie aanvragen nadat je Enterprise-server is opgezet door een ticket in te dienen bij ons Customer Success-team door te klikken op hier. Gelieve de volgende informatie bij je aanvraag toe te voegen:

• De datum en tijd waarop u de migratie wilt laten plaatsvinden. Tickets moeten minstens twee werkdagen vóór de gevraagde migratiedatum worden ontvangen.
• Het e-mailadres voor het standaard Jotform.com-standaardaccount dat wordt gemigreerd
• Het e-mailadres van de formuliereigenaar op uw Enterprise-server
• Welke formulieren wilt u migreren
• Als een volledig account niet zal worden gemigreerd, of als formulieren zullen worden gemigreerd naar meerdere verschillende gebruikersaccounts op de Enterprise-server, geef dan een lijst van alle formulier-URL's of formulier-IDs op die u wilt migreren.
• Als alternatief kunt u aanvragen dat alle formulieren op het account worden gemigreerd.

Nee. Er is geen downtime tijdens de migratie.

Ja. Al uw inzendingsgegevens zullen worden gemigreerd.

Formulier-URL's zullen automatisch doorverwijzen. iFrame- en JavaScript-embedding worden ook ondersteund.

• Bijvoorbeeld: Jotform.com/formid zal doorverwijzen naar YourServer.jotform.com/formid.
• De door Broncode ingesloten formulieren zullen niet automatisch doorverwijzen. U moet de broncode van de Enterprise-versie van het formulier bijwerken.

Je kunt formulier invullers voorzien van de oude Jotform formulier URL of je nieuwe Jotform Enterprise formulier URL, maar we raden aan om alle links bij te werken naar de nieuwe Enterprise URL wanneer dit mogelijk is.

Wij migreren formulieren naar het gebruikersaccount dat u specificeert in uw verzoek voor migratie naar uw Enterprise server. Die gebruiker wordt de eigenaar van het formulier op uw Enterprise server. U kunt het formulier delen met andere gelicentieerde gebruikers op de server, of u kunt de eigendom van het formulier overdragen als u op een niet-HIPAA server zit.

Ja, als u gebruik maakt van Dropbox, Zapier, OneDrive, Salesforce, of Power Automate. Alle andere integraties blijven intact. Zodra het formulier is gemigreerd, meldt u zich eenvoudig weer aan bij uw integratie binnen de formulierbouwer.

Nee, je moet versleuteling uitschakelen voordat de migratie kan plaatsvinden. Je kunt na de migratie dezelfde versleutelingssleutel gebruiken als je de versleuteling opnieuw wilt inschakelen. U kunt gedetailleerde instructies vinden in onze gids.

Als uw standaard Jotform-account HIPAA-beschermd is, worden uw HIPAA-formulieren automatisch gemigreerd en hoeft u geen actie te ondernemen.

Nee, je API-URL's zullen veranderen. Wanneer je lid wordt van Jotform Enterprise, zal je API-URL veranderen van https://api.jotform.com naar "https://{subdomein}.jotform.com/API" (met API in hoofdletters).

Na migratie kunt u wijzigingen aanbrengen in uw formulieren vanaf de nieuwe Enterprise-server. Wijzigingen die zijn aangebracht op de originele formulieren op Jotform.com zijn niet van toepassing op de Enterprise-versies en worden niet weergegeven vanwege de omleiding.

We raden ten zeerste aan dat je exclusief op je Enterprise server werkt om verwarring te voorkomen.

Nee, toegewezen formulieren en hun invul- en toewijzingsgeschiedenis zullen niet worden overgezet naar uw Enterprise-server. Het wordt aanbevolen dat u uw toegewezen personen informeert dat er nieuwe uitnodigingen zullen worden verstuurd en dat ze een nieuw aanmeldaccount moeten aanmaken op uw Enterprise-server. Het proces voor het opnieuw uitnodigen van gebruikers is hetzelfde en u kunt hier meer over leren hier.

We zullen uw standaard Jotform-account degraderen naar een gratis account zodat u er niet meer voor hoeft te betalen in de toekomst.

Elk vooraf betaald maar ongebruikt bedrag vanaf de datum van migratie zal worden terugbetaald aan de creditcard die u bij Jotform heeft opgeslagen.

Uw Jotform Enterprise-account wordt geleverd met het exclusieve voordeel van een toegewijd Enterprise Support Team. U kunt gemakkelijk 24/7 tickets indienen of platformbeheerders kunnen Zoom support calls plannen via ons geïntegreerde ondersteuningsportaal, zodat eventuele vragen of zorgen snel en efficiënt worden behandeld.

Jotform Enterprise ondersteunt SAML 2.0 (Security Assertion Markup Language), wat betekent dat het kan worden geïntegreerd met SSO-oplossingen van onder andere Microsoft, Google, Okta, Duo en OneLogin.

SSO-integratie maakt twee verschillende toepassingen mogelijk:

Jotform Enterprise gebruikers en beheerders zullen zich aanmelden bij het platform om toegang te krijgen tot hun formulieren en ingezonden gegevens met hun SSO-aanmeldingsgegevens, zonder dat ze nog een reeks gebruikersnaam en wachtwoord hoeven te onthouden. Dit stelt uw IT-afdeling ook in staat om de aanmeldingen centraal bij te houden, samen met uw andere IT-applicaties.

Bovendien kunnen interne formulieren selectief SSO-beschermd worden om te verzekeren dat alleen werknemers/personeel/faculteit/studenten het formulier kunnen zien, invullen en indienen. Voor het verzamelen van gegevens in gevoelige toepassingen zorgt SSO-gebaseerde verificatie ervoor dat de persoon die het formulier invult precies is wie hij zegt te zijn.

Meer informatie over SSO voor formulieren is te vinden in deze handleiding.

Als u andere directory service oplossingen heeft, neem dan contact op met het Jotform Enterprise team om te zien hoe we u kunnen helpen. Voor meer informatie kunt u onze SSO informatiepagina raadplegen.

Jotform Enterprise werkt in een lokale gegevensopslagplaats, dus u kunt de gebruikerservaring aanpassen door uw eigen aangepaste domein te gebruiken (bijv. forms.uwdomein.nl). Indien nodig zal Jotform namens u het SSL-certificaat aanschaffen en zonder extra kosten installeren, zodat uw formulieren de beveiligde https:// aanduiding hebben.

De Jotform Enterprise API ondersteunt tweewegsgegevenscommunicatie. Als u meer informatie nodig heeft, raadpleeg dan onze API documentatie.

Uw lokale Jotform-gegevensopslagplaats wordt gehost door Google Cloud Platform, onze voorkeurshostingpartner. We werken ook samen met andere hostingpartners, zoals Amazon Web Services (AWS) op basis van behoefte.

Omdat uw Jotform Enterprise-server aan u is toegewezen, kunnen we voldoen aan uw specifieke behoeften op het gebied van data residency, waar uw data nooit uit uw land komen. Dit is uiterst belangrijk voor klanten in Australië, Canada, de VS, het Verenigd Koninkrijk, de EU en andere landen. Met 19 datacenters in 15 landen over de hele wereld zijn we in staat om indien nodig te voldoen aan de vereisten voor data residency in uw land.

Het waarborgen van de privacy en veiligheid van je formuliergegevens heeft voor Jotform de hoogste prioriteit. Jotform Enterprise neemt alle voorzorgsmaatregelen om diensten voor online formulieren te bieden met hoogwaardige beveiliging, waaronder 256-bits versleuteling en SOC 2-compliance. We bieden ook HIPAA-oplossingen die je kunt gebruiken als je onderneming gezondheidsinformatie verzamelt. Op de Jotform-pagina Beveiliging kun je meer informatie vinden.

Data op de Enterprise Server is ten alle tijden versleuteld:

• Uw Enterprise oplossing is volledig geïsoleerd van de rest van Jotform Enterprise, zodat er niets wordt gedeeld met andere gebruikers.
• Alle gegevens (formulieren/inzendingen van de gebruiker, enz.) worden automatisch in rust versleuteld terwijl ze naar de fysieke schijven worden opgeslagen.
• Elke versleuteling wordt ook gecodeerd met master sleutels die worden beheerd door Google Cloud Platform (onze hostingpartner).

Encryption at rest-database, beschikbaar op HIPAA, is één niveau hoger dan dat:

• Onze servers krijgen de ruwe data, en terwijl dit wordt opgeslagen op de database, versleutelt Jotform deze met AES256 (elke individuele inzending heeft een unieke sleutel) en elke individuele AES265-sleutel wordt ook versleutelt met de openbare sleutel van de gebruiker (RSA2048). Sleutels zijn naadloos voor gebruikers en volledig beheerd door Jotform.

Kortom, de reguliere Enterprise setup biedt schijfversleuteling, terwijl HIPAA databaseversleuteling toevoegt.

Enterprise biedt een HIPAA-optie aan om je te helpen gezondheidsinformatie veilig en beschermd te houden. Meer informatie.

Uw Jotform Enterprise-account zal op dezelfde manier werken. Bestaande formuliergegevens worden automatisch versleuteld in uw lokale gegevensopslagplaats, evenals in de database.

Als u Persoonlijk Gezondheidsinformatie (PHI) verzamelt en uw server moet voldoen aan de HIPAA-voorschriften, neem dan contact op met uw accountmanager en het Enterprise customer success team om de prijzen en opties voor gegevensoverdracht te bespreken. Kortingen voor onderwijsinstellingen en non-profitorganisaties zijn niet beschikbaar op de kosten van HIPAA-servers.

Als u Protected Health Information (PHI) verzamelt moet uw Jotform Enterprise server HIPAA-compatibel zijn. Dit is een extra bedrag van $299 per maand, die jaarlijks van te voren in rekening wordt gebracht en aan uw licentiekosten wordt toegevoegd. Kortingen voor onderwijsinstellingen en non-profitorganisaties zijn niet beschikbaar op HIPAA serverkosten.

HIPAA brengt extra CPU gebruik op de servers, dankzij de extra encryptie op databaseniveau, wat een HIPAA-vereiste is. Onze hostingproviders rekenen CPU gebruik aan, dus zijn er extra kosten verbonden aan Jotform voor HIPAA-naleving. Lees meer over waarom Jotform Enterprise een geweldige oplossing is voor de gezondheidszorg.

Als u een bedrijfsserver hebt, worden uw formulieren en sollicitaties automatisch in rust versleuteld op het niveau van de fysieke schijven.

HIPAA-oplossingen bieden extra beveiliging door aanvullende databaseversleuteling te bieden met unieke 256-bits AES-sleutels voor elke afzonderlijke inzending.

Amerikaanse wet vereist dat organisaties die PHI verzamelen en opslaan, HIPAA-conforme methoden volgen. Dus als u PHI verzamelt en zich in de VS bevindt, heeft u wel HIPAA-compliant functies nodig. Sommige klanten van Jotform Enterprise die zich niet in de VS bevinden, kiezen ook voor HIPAA-ondersteuning als een extra beveiligingsniveau.

Uw Gold-account is een enkel gebruikersaccount, wat betekent dat één persoon formulieren kan aanmaken, gegevens kan verzamelen en toegang heeft tot gegevens.

Volgens HIPAA regelgeving moet elke toegang tot PHI (Protected Health Information) traceerbaar zijn naar een uniek individu met zijn eigen identificeerbare aanmeldgegevens.

Het delen van aanmeldingsgegevens is een aanzienlijke schending van HIPAA en kan leiden tot juridische problemen.

Zelfs als slechts één persoon formulieren maakt in uw account, als meerdere personen toegang hebben tot de verzamelde PHI, hebt u Jotform Enterprise nodig, het enige platform dat meerdere gebruikers ondersteunt.