Rapportino Intervento

1) Che cos'è un template per ordini lavorativi?

Le aziende utilizzano gli ordini di lavoro per documentare quali servizi ha richiesto un cliente e il costo di tali servizi. Un modello di ordine di lavoro è un documento predefinito che delinea i dettagli generalmente inclusi in un ordine di lavoro. Le aziende di servizi che devono produrre molti ordini di lavoro o che desiderano risparmiare tempo sulla documentazione e sul lavoro amministrativo spesso utilizzano questi modelli.

Un'azienda crea un ordine di lavoro prima che il lavoro inizi, per documentare le richieste e assicurarsi di poterle soddisfare e fatturare. Una volta completato il lavoro, i clienti ricevono una fattura.

2) Quando occorre usare un template per ordini di lavoro?

Lo scopo di un ordine di lavoro è chiarire il lavoro o il servizio che la tua azienda svolgerà. Un modello di ordine di lavoro offre alla tua azienda un formato predefinito che puoi riutilizzare per clienti diversi senza dover ripartire da zero ogni volta. Questi modelli coprono una varietà di tipi di lavoro, tra cui

• Manutenzione degli impianti
• Servizi automobilistici
• Servizi IT
• Giardinaggio
• Servizi di Pulizia
• Ispezioni

Con i modelli, la tua azienda può ridurre la quantità di lavoro amministrativo necessario per tenere traccia di ciascun progetto, aumentando la produttività e massimizzando il tempo dei dipendenti.

3) Cosa dovrebbe includere un modello di ordine di lavoro?

I tuoi ordini di lavoro includeranno probabilmente elementi unici per la tua attività, come il logo e la terminologia specifica del settore. Tuttavia, ci sono alcuni elementi chiave essenziali per qualsiasi ordine di lavoro, come ad esempio

• Chi sta autorizzando il lavoro
• A chi è assegnato il lavoro
• Descrizioni delle attività da svolgere
• Materiali e manodopera richiesti
• Data di inizio e di completamento
• Durata stimata
• Commenti aggiuntivi

Una volta che sei sicuro di aver incluso tutte le informazioni vitali nel modello di ordine di lavoro, puoi personalizzarne l'aspetto e altri dettagli per allinearli allo stile del tuo brand. Personalizzare il design del tuo modello aggiungendo un logo o colori specifici aiuta i clienti a riconoscere il tuo brand e ad associarlo al tuo lavoro.

4) Come si crea un ordine di lavoro?

Comprendere come creare un modello di ordine di lavoro è una parte essenziale per qualsiasi attività di servizi di successo. La creazione di un modello di ordine di lavoro farà risparmiare molto tempo al tuo team riducendo il lavoro amministrativo e semplificando i processi di documentazione.

Per creare un ordine di lavoro, attenersi alla seguente procedura:

1. Identificare il compito da svolgere.
2. Crea l'ordine di lavoro, idealmente utilizzando un modello già pronto. Per fare ciò in Jotform, basta scegliere un modello dalla libreria dei template, cliccare su Utilizza modello, quindi personalizzarlo in base alle tue esigenze.
3. Programma l'ordine di lavoro.
4. Assegna il lavoro a un dipendente.

Una volta completata l'attività, aggiungi l'eventuale documentazione finale sul lavoro e chiudi l'ordine.

Una volta creato un modello di ordine di lavoro, ripetere questo processo e riutilizzare il modello secondo necessità. Jotform offre una serie di modelli di ordini di lavoro adatti alle tue esigenze, così non dovrai crearne uno da zero.

5) Un ordine di lavoro può essere usato come ricevuta?

Sebbene gli ordini di lavoro e le fatture contengano gran parte delle stesse informazioni, è importante mantenere separati questi documenti. Il motivo principale per cui non dovresti utilizzare gli ordini di lavoro come fatture è aiutarti a tenere registrazioni accurate sullo stato di avanzamento di un progetto.

Mantenendo separati gli ordini di lavoro e le fatture, disponi di una documentazione specifica della sequenza temporale di un progetto. Inoltre, tieni presente che, sebbene tu possa creare un ordine di lavoro basato sull'ambito originale di un progetto, potresti dover includere costi aggiuntivi e tenere conto di complicazioni sulla fattura per scopi finanziari. Ciò include modifiche dell'ultimo minuto, risorse aggiuntive e aforamento delle ore di manodopera stimate.

6) Quali benefici apporta l'utilizzo dei modelli di ordini lavorativi?

Le aziende di servizi hanno già abbastanza di cui tenere traccia, motivo per cui generare nuovi ordini di lavoro per ogni cliente è una vera seccatura. I template di ordini di lavoro offrono alle aziende di servizi un modo rapido, semplice e ripetibile per generare ordini di lavoro per i propri clienti. L'utilizzo di un template offre al tuo team un modo coerente e ripetibile per tenere traccia del lavoro e responsabilizzare tutti.

Oltre ad essere facili da usare, i modelli di ordini di lavoro online offrono una soluzione digitale più rapida ed efficiente rispetto alla documentazione cartacea tradizionale. L'utilizzo di un modello coerente per ogni ordine di lavoro garantisce inoltre di tenere conto di tutti i dettagli, risparmiando al tuo team l'incombenza di dover seguire i clienti.