Software Gratuito per la Gestione dei Contratti

Il processo relativo al contratto è un mix di scrittura, negoziazione, raccolta di firme, e archiviazione di dati. Se scrivere un contratto è un elemento importante del processo relativo alla creazione di un contratto, esistono altri elementi significativi che possono portare fuori strada. Ecco perché è fondamentale tenere traccia di ogni aspetto del processo contrattuale.

Cosa succede se invii un contratto, senza ricevere una controfirma? O magari i tuoi contratti prevedono una serie di scadenze e hai difficoltà a tener traccia di tutte. Se i contratti rappresentano una parte importante della tua attività, potresti prendere in considerazione un software di gestione dei contratti per aiutarti a tenere il passo.

Il software di gestione dei contratti è una soluzione digitale che consente ai professionisti di creare, firmare, raccogliere e archiviare contratti. Questi strumenti software non solo aumentano la velocità e l'efficienza del processo contrattuale, ma riducono anche le spese e le frustrazioni derivanti dai tradizionali processi contrattuali cartacei.

Nel mondo dei contratti, la creazione e la firma sono solo due piccoli elementi di un quadro molto più ampio. Per completare con successo un contratto, è necessario eseguire in modo efficace il processo di gestione del contratto. Dall'inizio alla fine, il processo prevede alcune fasi cruciali.

La gestione del contratto si compone di cinque passaggi fondamentali:

1. Generazione è la fase di creazione del tuo contratto.
2. Negoziazione include la revisione interna e la negoziazione esterna dei termini del contratto.
3. Le firme devono essere raccolte da tutte le parti coinvolte. Questo è tipicamente il collo di bottiglia, e il punto in cui i software di gestione dei contratti si rivela così importante.
4. Il Monitoraggio include la revisione, il controllo e il monitoraggio dell'avanzamento del contratto attraverso i processi di firma e approvazione.
5. Rinnovo, troppo spesso trascurato durante il processo contrattuale iniziale, è essenziale per garantire che il contratto rimanga aggiornato e vantaggioso nel tempo.

Gestendo in modo efficace ogni fase del processo contrattuale, ridurrai l'onere per il tuo team e semplificherai i tempi di approvazione del contratto.

Alcuni software per la gestione di contratti sono più indicati per le organizzazioni più grandi che gestiscono milioni di euro di contratti all'anno. Altri offrono pacchetti base che aiutano solamente a gestire le versioni di contratto e offrono funzionalità di firma elettronica.

Puoi configurare un software di gestione dei contratti per avvisarti quando le scadenze si avvicinano, tenere traccia delle consegne, utilizzare le firme elettroniche sui tuoi contratti e tenere traccia di eventuali problemi di conformità che potrebbero sorgere.

Esistono anche programmi che si integrano con Microsoft 365 in modo da poter creare e modificare i contratti in Microsoft Word, mentre altri si connettono a sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) di grandi dimensioni. Quello che sceglierai dipenderà dalle esigenze della tua organizzazione.

Nella gestione tradizionale dei contratti, si utilizzano più strumenti su più piattaforme per discutere e supervisionare ogni fase del processo contrattuale. Ma con il software di gestione dei contratti, avrai tutti i tuoi strumenti in un unico posto e disponibili per aiutarti a semplificare l'intero processo contrattuale.

I migliori software di gestione dei contratti archiviano i tuoi contratti, inclusi i modelli di contratto standard. Usano anche flussi di lavoro per creare nuovi contratti, il che ti fa risparmiare il tempo e la fatica di crearli da zero ogni volta che ne hai bisogno.

Con la varietà di software di gestione dei contratti disponibili sul mercato, dovrai decidere quale si adatta meglio alle tue esigenze e al tuo budget. Sebbene alcuni offrano opzioni avanzate, potrebbero non essere necessarie per i tuoi scopi e ti costeranno più di quanto dovresti pagare. Prima di prendere una decisione, valuta alcune di queste opzioni per trovare la soluzione migliore.

1. Jotform
2. DocuSign CLM
3. Juro
4. Outlaw
5. Cobblestone
6. Conga
7. ContractNow
8. Trackado
9. PandaDoc
10. Concord
11. Icertis

Una piattaforma completa adatta a ogni azienda, Jotform è progettato per offrire agli utenti una varietà di soluzioni per soddisfare le loro esigenze. Specializzato nella creazione e gestione di moduli, Jotform semplifica anche la creazione, la firma, la gestione e l'analisi dei contratti. Crea contratti da zero utilizzando un creatore di moduli drag-and-drop o accelera il processo con uno degli oltre 600 modelli di documenti di firma elettronica.

Jotform non solo offre la creazione e la gestione automatizzata e sicura dei contratti, ma offre anche una suite completa di vantaggi disponibili per tutti gli utenti, tra cui:

• Processi di approvazione automatizzati con le Approvazioni Jotform
• Databases da condividere tramite le Tabelle Jotform
• Le funzionalità di firma elettronica e tracciabilità dei contratti di Jotform Sign
• Avvisi e notifiche in tempo reale

Con soluzioni che variano dai piani gratuiti per singoli utenti alle opzioni personalizzate dei piani enterprise, Jotform è una soluzione per la gestione dei contratti semplice ed efficace.

Prezzo

Starter: Free for a single user
Bronze: $34/month
Silver: $39/month
Gold: $99/month
Enterprise: Custom

Per molti DocuSign è sinonimo di firma elettronica. Ciò rende il suo software di gestione del ciclo di vita del contratto (CLM) uno dei preferiti dagli utenti. DocuSign dà priorità all'automazione e all'efficienza, con strumenti creati per potenziare gli utenti attraverso la creazione, la collaborazione e l'analisi dei documenti. Essendo innanzitutto un programma di firma elettronica, il suo software CLM è ottimizzato per semplificare la raccolta delle firme.

Prezzo

Sebbene DocuSign esponga i prezzi per la sua soluzione di firma elettronica, i prezzi per il suo software CLM sono disponibili solo su richiesta.

Molto apprezzato e visivamente accattivante, Juro si presenta come un sostituto tutto in uno per l'attuale processo di gestione dei contratti. Juro non offre solo soluzioni di gestione dei contratti, dalla creazione dei documenti all'archiviazione, ma offre anche numerose integrazioni. Con oltre 5.000 integrazioni disponibili (tramite Zapier), Juro dà priorità all'interconnettività e alla facilità d'uso. Juro è semplice ed efficace.

Prezzo

Sebbene tutti i piani consentano un numero illimitato di utenti, il numero di contratti per piano varia da un massimo di 500 all'anno a oltre 500 all'anno. Tuttavia, i prezzi sono disponibili solo su preventivo.

Separando le sue soluzioni di gestione dei contratti in diversi settori, Outlaw personalizza il suo programma per soddisfare esigenze specifiche. La piattaforma è divisa in tre settori: vendite, legale e finanza/risorse umane/operazioni. Queste soluzioni offrono vantaggi unici per gli utenti di ogni particolare settore. Tuttavia, ogni programma presenta contratti e spazio di archiviazione illimitati.

Prezzo

Outlaw offre prezzi flessibili in base alle esigenze, il che significa che dovrai richiedere un preventivo.

Il software Cobblestone offre una serie di valide soluzioni digitali. Dispone di programmi che coprono la gestione dei contratti, la gestione dei fornitori, gli ordini di acquisto e persino la gestione dei contratti di intelligenza artificiale (AI). Il problema con Cobblestone è che tutti i suoi programmi sono presentati separatamente, il che significa che dovrai scegliere quale vuoi e quale no. Ciò è vantaggioso se desideri un'unica soluzione, ma i costi aumenteranno man mano che aggiungi funzionalità.

Prezzo

Cobblestone fornisce preventivi solo su richiesta, ma offre una prova gratuita di 30 giorni.

Laddove molte di queste opzioni si limitano alla gestione del ciclo di vita del contratto, Conga si posiziona come una soluzione completa per il ciclo di vita delle entrate. Se stai cercando un programma per soddisfare esigenze più complesse, Conga potrebbe essere la soluzione giusta per te. Oltre ai servizi contrattuali, offre anche soluzioni di configurazione, prezzo, preventivo (CPQ) e programmi di ottimizzazione di Salesforce. Dalla proposta al rinnovo, Conga ha una soluzione adatta alle tue esigenze.

Prezzo

Conga fornisce informazioni sui prezzi solo tramite preventivo. Tuttavia, offre prove gratuite sia della creazione di documenti che delle piattaforme di firma elettronica.

Basato sulla piattaforma di gestione dei contratti e dei fornitori Gatekeeper, ContractNow è una soluzione di gestione che dà priorità alla sicurezza e alla flessibilità. Il suo modello di programma offre alle aziende l'accesso a utenti illimitati e licenze di firma elettronica illimitate, il che ne aumenta il valore per le organizzazioni più grandi con più utenti. Tuttavia, il prezzo è così alto che le piccole aziende probabilmente non riceveranno alcun ritorno sul proprio investimento.

Prezzo

ContractNow costa 995$/mese più un 30 percento per l'implementazione per il primo anno.

Trackado, un software di gestione dei contratti basato sul cloud, mira a semplificare e rendere i contratti accessibili e semplici. Con Trackado puoi archiviare contratti, impostare eventi e promemoria, creare flussi di lavoro da modelli o da zero e raccogliere firme elettroniche. Tuttavia, Trackado non ti consente di creare contratti, ma solo di caricarli e gestirli.

Prezzo

Free: Free for a single user
Starter: $39/month
Business: $129/month
Enterprise: $299/month

PandaDoc è un programma rivolto alle aziende più piccole. Questo prodotto può compilare i contratti con i dati provenienti dai sistemi CRM (Customer Relationship Management) esistenti. PandaDoc si integra con servizi come PayPal e Stripe, insieme a HubSpot e Salesforce, e offre funzionalità di firma elettronica e gestione del flusso di lavoro. Puoi usarlo per tenere traccia di proposte, preventivi e contratti.

Prezzo

Free eSign: Free, but no document creation included
Essentials: $19/month
Business: $49/month

Un altro programma per le aziende più piccole, Concord è una piattaforma software completa per la gestione dei contratti che aiuta gli utenti a creare, negoziare, firmare elettronicamente e archiviare contratti. Concord include un repository per gestire le clausole contrattuali standard e si collega a Salesforce, Dropbox e DocuSign, tra gli altri programmi. Concord offre anche una API che ti consente di aggiungerla alle tue applicazioni.

Prezzo

Standard: $17/month
Pro: $49/month

L'opposto delle due opzioni precedenti, Icertis si posiziona come piattaforma di gestione dei contratti a livello aziendale. Con una serie di soluzioni di settore, la piattaforma Contract Intelligence di Icertis è progettata per offrire soluzioni complete per le aziende con esigenze contrattuali significative. La sua soluzione AI offre vantaggi per ogni fase della gestione del contratto, dalla costruzione all'analisi.

Prezzo

Icertis non rende pubblici i suoi prezzi. Va richiesto un preventivo.

Non lasciare che i tuoi contratti rimangano bloccati nel complicato processo di gestione. Ricerca le tue opzioni per scoprire il programma più adatto alla tua organizzazione.

Ad esempio, se sei una piccola impresa e stai cercando una soluzione semplice per la gestione dei contratti, un prodotto come PandaDoc potrebbe fare al caso tuo. Ma se sei una grande azienda con un numero significativo di utenti e contratti da gestire, potresti prendere in considerazione un'opzione come ContractNow.

In definitiva, scegli una soluzione adatta al tuo flusso di lavoro (e al tuo budget) per aiutare il tuo team ad adottarla con facilità. Come faresti con qualsiasi contratto, prenditi del tempo per valutare i programmi prima di prendere una decisione definitiva. Scopri di più sulle soluzioni come Jotform che consentono al tuo team di gestire i contratti senza stress.

COME SEMPRE, CONSULTARE UN AVVOCATO PRIMA DI AFFIDARSI A QUALSIASI MODULO DI CONTRATTO O MODELLO DI CONTRATTO. I CONTENUTI SOPRA SONO SOLO A SCOPO INFORMATIVO.