Come raccogliere online le autorizzazioni dei genitori

Ti rircodi quando eri piccolo e la tua classa andava in gita da qualche parte, tipo allo zoo o al museo?

Non ti godevi solo una gita divertente ed educativa con i tuoi amici, ma cantavi canzoni sull’autobus, pranzavi in un posto diverso dalla tua solita mensa, spendevi soldi in stupidi souvenir e, soprattutto, passavi un’intera giornata (o almeno gran parte di essa) fuori da scuola.

Ma non avresti potuto fare nulla di tutto ciò senza prima chiedere ai tuoi genitori o tutori di firmare un modulo di autorizzazione da consegnare al tuo insegnante. I documenti di autorizzazione erano richiesti dalla legge (almeno nella maggior parte degli stati) affinché il personale scolastico accompagnasse gli studenti in gita. Hanno inoltre garantito tranquillità a tutte le parti coinvolte: genitori e tutori, studenti e amministratori scolastici.

Sebbene le autorizzazioni scolastiche siano ancora necessarie oggi, sono state in gran parte digitalizzate, eliminando diverse difficoltà come la lettura di documenti compilati a mano, macchiati o strappati, la perdita accidentale dei documenti durante il trasporto o il problema delle firme falsificate.

I moduli di autorizzazione online rappresentano un’ottima alternativa a quelli cartacei, in quanto forniscono un modo conveniente per raccogliere le firme elettroniche di consenso da parte dei genitori o dei tutori dei tuoi studenti, confermando che i loro figli sono autorizzati a partecipare ad una gita o ad evento scolastico. I moduli di autorizzazione online raccolgono le informazioni di contatto dei genitori o dei tutori, come l’indirizzo e-mail, il numero di telefono e il contatto di emergenza. Inoltre, è possibile raccogliere anche pagamenti o donazioni se necessari per l’evento, la gita o l’attività in questione. I moduli di autorizzazione digitali descrivono l’attività o l’evento, l’orario di inizio e di fine, il luogo e la modalità di trasporto se l’evento si svolge fuori dall’area scolastica.

Inoltre, i moduli di autorizzazione digitali sono contactless, meno costosi e con un minore impatto ambientale rispetto a quelli stampati. Per di più, possono essere facilmente consultati da un’unica piattaforma.

Tuttavia, per creare, distribuire e raccogliere le risposte di autorizzazione online, è necessario un software. Fortunatamente, il costruttore di moduli online di Jotform è qui per aiutarti con tutte le tue esigenze.

Quali sono i diversi tipi di documenti di autorizzazione?

Esistono molti tipi diversi di moduli di autorizzazione. A causa dell’ampia varietà di gite scolastiche, eventi e attività che richiedono l’autorizzazione dei genitori/tutori, la tua scuola potrebbe voler utilizzare un modulo diverso in base all’occasione. Considera i seguenti tipi di moduli di autorizzazione quando scegli quello giusto per la prossima avventura dei tuoi studenti:

• Modulo di autorizzazione per la gita
• Modulo di autorizzazione per attività di laboratorio
• Modulo di autorizzazione al trasporto
• Modulo di autorizzazione al ritiro
• Modulo di autorizzazione alla visione del film
• Modulo di autorizzazione per il ballo scolastico
• Modulo di autorizzazione per la festa di classe

Come creare moduli di autorizzazione con Jotform

Con Jotform puoi creare moduli di autorizzazione online per una gita scolastica o un ritiro in campeggio in pochi minuti. È facile da usare, potente, intuitivo e non richiede capacità di programmazione. Inoltre, ti aiuta a creare moduli di autorizzazione contenenti il tuo marchio e senza supporto cartaceo in pochi minuti.

Quando crei moduli di autorizzazione online, ci sono alcuni elementi che dovresti includere e richiedere:

• Aggiungi dettagli sull’evento, tra cui la data e l’ora di partenza e di ritorno, il luogo, il prezzo, la modalità di trasporto e una breve descrizione delle attività che verranno effettuate durante l’evento.
• Richiedi i nomi e i dettagli di contatto dei genitori/tutori.
• Richiedi il nome e la classe dello studento
• Includi un campo per inserire le restrizioni dietetiche dello studente, soprattutto se prevedi di fermarti per uno spuntino o un pranzo.
• Includi un campo per le informazioni sulle allergie dello studente.
• Includere un campo per inserire le esigenze terapeutiche dello studente.
• Aggiungi una casella di controllo o una qualche forma di conferma per indicare che il genitore o tutore ha ricevuto e compreso tutte le informazioni.
• Includi un campo per la firma dei genitori/tutori e per la data di firma del documento.

Solo perché i moduli di autorizzazione sono estremamente critici sia per i genitori che per i funzionari scolastici non significa che debbano essere noiosi.

Fortunatamente, una delle migliori caratteristiche di Jotform è la possibilità di personalizzazione, permettendoti di modificare il colore, lo stile, il tema e il layout di qualsiasi modulo che crei. Grazie alla funzionalità trascina e rilascia e alla varietà di widget, puoi formattare il tuo modulo di autorizzazione in base alle tue esigenze e al tuo marchio, sia se utilizzi uno dei modelli già pronti che se ne costruisci uno da zero.

Jotform offre anche un’ampia selezione di modelli di moduli didattici completamente personalizzabili, inclusi sondaggi sugli studenti, rapporti sui progressi degli studenti e moduli di richiesta di borse di studio, che consentono agli insegnanti di creare, condividere e archiviare tutti i loro dati in un unico database.

Come distribuire e raccogliere le autorizzazioni online con Jotform

Non solo puoi creare moduli didattici, tabelle, flussi di approvazione e PDF con Jotform, ma puoi anche creare modelli di app didattiche, come un portale per genitori, un’app di tutoraggio o di gestione della classe. Inoltre, puoi utilizzare queste app per raccogliere le autorizzazioni su un dispositivo mobile o un computer.

Ecco come distribuire e raccogliere le autorizzazioni online utilizzando Jotform:

1. Per prima cosa, nel Costruttore di Moduli, seleziona il modello di modulo di autorizzazione che desideri utilizzare, ad esempio il modello di Modulo di Autorizzazione per la Gita già pronto di Jotform.
2. Una volta che hai personalizzato il modulo e sei soddisfatto del layout, dei colori e dei campi compilabili, clicca su Pubblica nel menu in alto.
3. Dal menù di navigazione a sinistra, scegli come condividere il modulo di autorizzazione online. È possibile condividerlo in diversi modi:
   • Copia e incolla il link sui social media (come Facebook, Twitter e LinkedIn).
   • Copia e incolla il link in un’e-mail. (Suggerimento: con Jotform, puoi anche inviare e-mail periodiche ai genitori dei tuoi studenti per ricordare loro di compilare e inviare l’autorizzazione).
   • Utilizza un codice QR.
   • Copia e incolla un frammento di codice per incorporare il modulo in una pagina web, ad esempio il sito della scuola.
   • Pubblicalo su una piattaforma di terze parti, come WordPress o Zoey.
   • Trasformalo in un PDF compilabile.
4. Infine, una volta inviate le autorizzazioni online ai genitori e ai tutori, puoi controllare quando ricevi le risposte.
   • Seleziona il modulo di autorizzazione nella pagina del Costruttore di Moduli e clicca sul pulsante Risposte nella parte superiore dello schermo. (Un altro suggerimento: puoi attivare le notifiche dell’app mobile per questo modulo, che ti avvisano ogni volta che qualcuno compila il modulo. Basta navigare nel Costruttore di Moduli, cliccare su Impostazioni e poi su Notifiche su Mobile).

Le autorizzazioni online sono fondamentali per le gite e gli eventi scolastici. Aiutano a mantenere tutti sulla stessa lunghezza d’onda per quanto riguarda la sicurezza e gli spostamenti degli studenti e del personale.

Rispetto ai vecchi moduli cartacei, sono anche abbastanza facili da creare e gestire, soprattutto con il software giusto. La prossima volta che dovrai creare un modulo di autorizzazione online, o qualsiasi altro modulo da condividere, utilizza uno strumento come il Costruttore di Moduli di Jotform che non richiede capacità di programmazione.