Come creare un foglio di registrazione con codice QR per lezioni ed eventi

Se hai mai pensato a come tenere traccia delle partecipazioni ad un evento, ad un corso o ad un seminario per i dipendenti, probabilmente ti sei reso conto che può essere complicato. E se potessi monitorare automaticamente le partecipazioni consentendo ai partecipanti di accedere autonomamente?

Questo è l’obiettivo dei fogli di registrazione con codice QR e non ci vuole molto lavoro per impostarne uno. L’introduzione di una tecnologia come i codici QR in un’attività semplice come il rilevamento delle presenze può sembrare superflua, ma la verità è che i fogli di registrazione con codice QR potrebbero essere il modo più semplice per registrare la propria presenza, anche per gli utenti meno tecnologici.

Se riesci a scattare una foto con il tuo smartphone, puoi scansionare un codice QR per accedere ad un foglio. In qualità di persona addetta al monitoraggio delle presenze, immagina quanto tempo e fatica puoi risparmiare utilizzando questo metodo. Così, potrai dedicare più tempo alle responsabilità legate all’organizzazione dell’evento.

Cos’è un codice QR?

La scienza alla base dei codici QR è piuttosto complessa, ma in sostanza funzionano come potenti codici a barre. I codici QR racchiudono dati digitali in un’immagine che può essere scansionata e letta da un dispositivo adatto (di solito uno smartphone).

A differenza dei codici a barre, però, i codici QR possono codificare i dati sia da sinistra a destra che in alto e in basso, il che significa che possono contenere molte più informazioni rispetto ai codici a barre tradizionali. Per questo motivo è probabile che i ristoranti utilizzino i codici QR per consentire ai clienti di accedere facilmente ai loro menu.

L’obiettivo dei fogli di registrazione con codice QR è quello di utilizzare la stessa tecnologia per consentire ai partecipanti di registrarsi autonomamente. Inoltre, con la crescente popolarità dei codici QR, è probabile che un numero sempre maggiore di partecipanti sappia esattamente cosa fare quando gli viene presentato un codice QR e delle semplici istruzioni.

Perché utilizzare i codici QR per i fogli di registrazione? 

La risposta è semplice: automatizza un aspetto importante del tuo lavoro e lascia che siano i partecipanti a segnare la loro presenza, senza che tu le debba registrare personalmente. Ad esempio, ciò ti consente di concentrarti sul quadro generale quando organizzi un evento a pagamento. Se l’obiettivo principale del monitoraggio delle presenze è quello di sapere chi si è effettivamente presentato, i codici QR ti permettono di raccogliere i dati di chi ha partecipato (senza richiedere direttamente la tua attenzione durante l’evento) e di guidare i partecipanti verso le informazioni importanti di cui potrebbero avere bisogno.

Una volta stabilito che i codici QR sono un portale per le risorse vitali dei tuoi eventi, i partecipanti saranno in grado di trovare da soli le informazioni cui cui necesstino. Anche gli insegnanti utilizzano spesso questo metodo in classe, chiedendo agli studenti di scansionare un codice QR per registrare la propria presenza.

Sia per i coordinatori di eventi che per gli insegnanti, tuttavia, l’aumento della produttività e dell’efficienza è l’obiettivo principale dei fogli di registrazione con codice QR. Il tuo lavoro risulta più semplice e aiuta i tuoi clienti, studenti e utenti a vivere un’esperienza migliore.

Come creare un foglio di registrazione con codice QR su Jotform

Uno dei modi migliori per creare e personalizzare rapidamente i tuoi fogli di registrazione è utilizzare un servizio come il costruttore di moduli online di Jotform. Alla pagina I Miei Moduli, puoi aggiungere codici QR a qualsiasi foglio di registrazione e tenere traccia delle risposte che ricevi dai partecipanti istantaneamente.

Ecco come.

1.Scegli uno dei modelli di fogli di registrazione di Jotform.

Jotform offre migliaia di modelli gratuiti per qualsiasi tipo di modulo di cui potresti aver bisogno, inclusi i fogli di registrazione. Puoi scegliere un modello di foglio di registrazione predefinito e personalizzarlo con i tuoi campi, colori e con il tuo marchio. Jotform offre modelli praticamente per qualsiasi settore, inclusi un foglio di accesso per la classe, per i visitatori e persino per i pazienti.

Puoi anche creare da zero il tuo foglio di registrazione con il costruttore di moduli trascina e rilascia di Jotform.

2. Includi i giusti campi per raccogliere i dati sulle presenze.

Pensa ai dati che desideri raccogliere nel tuo foglio di registrazione. Puoi inserire campi per raccogliere dati come nome, indirizzo email, azienda, informazioni di contatto e orario di arrivo, solo per citarne alcuni. Includi campi per tutte le informazioni che potresti voler raccogliere e Jotform raccoglierà tutte le risposte in un unico posto, dove potrai poi revisionarli in un secondo momento.

3. Genera un codice QR univoco per il tuo modulo.

Una volta che il modulo è pronto, clicca sulla scheda Pubblica nel Costruttore di Moduli di Jotform. Verrai indirizzato ad una pagina in cui potrai scegliere come condividere il modulo. Nella sezione Condividi il Modulo, vedrai l’immagine di un codice QR.

Cliccando sull’icona del codice QR si aprirà una pagina in cui potrai scaricare un codice QR univoco che collegherà i partecipanti al tuo modulo. Chiunque abbia il link può compilare il modulo, ma nessun potrà modificare i tuoi moduli senza che tu gli abbia fornito l’autorizzazione.

4. Display your QR code.

Sta a te decidere come visualizzare il codice QR. Ti consigliamo di condividerlo con i tuoi partecipanti nel modo più semplice possibile. Puoi pubblicarlo su un grande schermo dove tutti possono vederlo, stamparlo, visualizzarlo su un tablet, telefono o laptop o persino incorporarlo in un altro modulo online con il widget QR Code di Jotform.

Tenere traccia delle presenze può essere una seccatura sia per te che per i tuoi partecipanti, clienti o studenti. Prova a utilizzare i fogli di registrazione con codice QR al posto dei metodi tradizionali. Così avrai più tempo da dedicare ad attività più importanti o per goderti l’evento per cui hai lavorato duramente.