LIVRE BLANC

3 façons de réduire les coûts des processus métier grâce à la transformation numérique

Introduction

Gérer une entreprise coûte cher. Comme le dit le proverbe : « L'argent appelle l'argent ». Cependant, les nouvelles solutions technologiques permettent aux entreprises d’être plus intelligentes dans la manière dont elles dépensent leur argent.

Un moyen de plus en plus courant pour les entreprises de réduire leurs coûts est de numériser les processus papier, une approche connue sous le nom de transformation numérique.

La transformation numérique constitue un excellent moyen de réduire les coûts en améliorant l'efficacité, en diminuant la consommation de papier et en optimisant les opérations. Dans cet article, nous partagerons quelques bonnes pratiques pour vous aider à effectuer cette transition. Nous aborderons également divers facteurs de marché et environnementaux qui pourraient entraîner une augmentation des coûts pour les entreprises.

Facteurs extérieurs qui affectent les résultats

Certains facteurs économiques, environnementaux et de consommation ont un impact significatif sur les coûts supportés par les entreprises. Ces facteurs, bien qu'en grande partie incontrôlables, sont néanmoins importants à prendre en compte lors de l'examen de la structure des coûts de votre entreprise. Vous trouverez ci-dessous quelques facteurs externes qui contribuent aux coûts de l'entreprise.

Volatilité des marchés
\nLes marchés financiers sont cycliques et soumis à des expansions et des contractions régulières. Au moment de la rédaction de cet article, les taux d'intérêt élevés et l'inflation ont créé un marché baissier. Cet environnement commercial a entraîné des pertes de revenus pour de nombreuses organisations, souvent accompagnées de licenciements.

Inflation
\nCes dernières années, les taux d'inflation élevés sont devenus une préoccupation croissante à l'échelle mondiale. Ces taux provoquent une augmentation des prix des biens et services essentiels, ce qui entraîne une hausse générale des coûts pour les entreprises.

Dépenses de consommation\n
\nSelon un nouveau rapport du PYMNTS et du LendingClub, en janvier 2023, 60 % de tous les adultes américains, y compris 45 % des personnes à hauts revenus, avaient du mal à finir les fins de mois. De plus, les taux d'intérêt élevés rendent plus difficile l'acquisition et l'utilisation de crédit, ce qui affecte les revenus de diverses entreprises.

Menaces de cybersécurité
\nLes menaces de cybersécurité constituent un risque financier omniprésent pour les organisations. Selon Kaspersky, la fréquence des cyberattaques a augmenté en 2022. Il peut s'avérer très coûteux pour les entreprises de se remettre d'une violation de données et de se défendre contre de futures attaques. Un examen des événements récents et historiques souligne la réalité de ce problème.

Réduire les coûts grâce à la transformation numérique

Même si les facteurs externes sont largement incontrôlables, il existe de nombreuses façons de tirer parti de la technologie pour réduire les coûts en interne. L'un des meilleurs moyens de réduire les coûts au sein de votre organisation consiste à numériser les processus existants. Examinons trois façons différentes de réduire les coûts grâce à la transformation numérique.

Numériser les processus papier

La numérisation des formulaires et des processus papier peut avoir un impact immédiat en éliminant les coûts liés au papier, à l'impression et au stockage. Maintenir des processus papier est chronophage, inefficace et coûteux. Selon McKinsey, la numérisation des processus caractérisés par une grande quantité d'informations à traiter et à transférer peut réduire les coûts jusqu'à 90 %.

Selon McKinsey, la numérisation des processus caractérisés par une grande quantité d'informations à traiter et à transférer peut réduire les coûts jusqu'à 90 %.

Le remplissage de formulaires et la collecte d'informations sont des processus papier qui se prêtent bien à la numérisation. Les formulaires papier sont largement utilisés dans tous les secteurs, qu'il s'agisse des réservations dans un restaurant ou de l'accueil des patients dans un hôpital. La numérisation des formulaires de votre organisation est un moyen facile de réduire les coûts et d'accroître la sécurité des données des clients.

Un générateur de formulaires en ligne digne de ce nom garantit que les données saisies sont chiffrées, ce qui offre une plus grande sécurité par rapport aux formulaires papier. Il doit également être facile à utiliser et permettre un accès immédiat à vos données via des notifications mobiles, des tableaux de données, des intégrations, etc.

Un autre processus essentiel pouvant passer au numérique est la gestion des registres. Selon un rapport de Deloitte, « le coût de la gestion des dossiers électroniques, même en les sauvegardant pour la récupération des données, représente moins d'un cinquième du coût de la gestion des dossiers physiques. » De plus, les enregistrements électroniques facilitent la recherche, le filtrage et la génération de rapports lorsqu'ils sont stockés sur une plateforme de gestion de données intégrée.

Pour tirer le meilleur parti de la numérisation de la gestion des dossiers, recherchez des solutions dotées d'une sécurité de pointe, d'outils de collaboration robustes sur le lieu de travail et de fonctionnalités d'automatisation des flux de travail, notamment des notifications par e-mail, des rapports automatiques et des options de calendrier.

Une autre opportunité de réduire les coûts consiste à numériser le processus de collecte de signatures. Bien que les contrats physiques sur papier soient familiers, le processus de collecte des signatures est souvent coûteux et inefficace. Les outils de signature électronique peuvent faire gagner du temps et de l'argent aux organisations en réduisant les coûts associés au papier, en rationalisant la livraison et en fournissant une piste d'audit numérique pour suivre le statut des documents. Comparées aux signatures au stylo et au papier, les signatures numériques sont plus sécurisées, moins coûteuses et plus faciles à collecter.

Lorsque vous évaluez les fournisseurs pour ces processus ainsi que d'autres processus papier, examinez attentivement les avantages et les inconvénients des fournisseurs de services spécialisés par rapport aux solutions holistiques. Bien que les services spécialisés offrent certains avantages, ils peuvent entraîner une augmentation des coûts et de la complexité lorsque plusieurs solutions doivent être utilisées pour différentes fonctions. Optez pour des solutions flexibles qui ont démontré leur capacité d'innovation et qui soutiendront les initiatives de croissance et d'adaptation de votre organisation.

« L'utilisation de formulaires électroniques nous a permis de gérer une charge de travail beaucoup plus lourde avec nos ressources limitées. »

Greg Coleman,

Director, Office of Emergency Management, Park County, Montana

Engager une transformation numérique pour réduire l'utilisation du papier est bénéfique non seulement pour vos résultats financiers, mais aussi pour l'environnement. En moyenne, un travailleur américain utilise 10 000 feuilles de papier de bureau par an. En raison des systèmes actuels basés sur le papier, l'industrie papetière contribue à environ 5 % des émissions mondiales de gaz à effet de serre et consomme environ 4 % de l'énergie mondiale. La méthode la plus rapide et la plus simple pour réduire la consommation de papier au sein de votre organisation est de numériser les formulaires papier.

Maximiser l'efficacité

Une autre méthode pour réduire les coûts grâce à la transformation numérique est d'améliorer l'efficacité organisationnelle par des solutions d'automatisation numérique. L'automatisation permet de gagner du temps en réduisant les tâches fastidieuses et en optimisant les flux de travail. Examinons quelques-unes des meilleures solutions permettant de gagner du temps grâce à la transformation numérique.

Minimiser la complexité technologique

Lorsque vous faites passer les processus de votre organisation au numérique, il est important de minimiser la complexité technologique. Optez pour des solutions multifonctions qui s'intègrent parfaitement tout en remplaçant les fournisseurs de services uniques. Recherchez des solutions capables de numériser les formulaires papier et la gestion des données, de collecter des signatures électroniques et des paiements, et d'automatiser les tâches et flux de travail manuels.

Utiliser une plateforme no-code robuste au lieu de différents fournisseurs de services uniques permettra d'économiser sur les coûts informatiques liés aux renouvellements, à la maintenance et à la formation. Cela peut également supprimer les silos et accroître l'adoption, conduisant à une prise de décision plus éclairée et plus collaborative. Voici quelques autres options à considérer lorsque vous cherchez à réduire la complexité technologique.

Authentification unique. L'utilisation de l' authentification unique (SSO) augmente la sécurité, mais est également pratique en fournissant aux employés un identifiant de connexion unique pour une variété de solutions numériques différentes. L'authentification unique optimise l'accès aux logiciels et peut être utilisée pour préremplir des tableaux de données et des formulaires internes.
Préremplissage. Préremplir les formulaires permet à vos clients fidèles de gagner du temps et de simplifier leurs démarches. Certaines solutions de création de formulaires peuvent extraire les données directement à partir de tableaux de données, de formulaires préalablement remplis et d'autres sources, rendant ainsi le processus de remplissage des formulaires aussi simple que possible.
Intégrations. Les meilleures solutions en ligne permettent une intégration fluide avec des applications tierces, vous offrant ainsi les fonctionnalités de plusieurs solutions sur une seule plateforme. Par exemple, un générateur de formulaires en ligne disposera d'intégrations pour les paiements, l'automatisation, entre autres fonctionnalités essentielles.

Les générateurs de formulaires en ligne, les passerelles de paiement et les plateformes de signature électronique sont tous des solutions fantastiques pour maximiser l'efficacité au sein d'une organisation. En moyenne, les formulaires numériques permettent d'économiser 11 heures de travail par semaine. En plus d'augmenter l'efficacité organisationnelle, les formulaires en ligne réduisent également la charge de travail organisationnelle. L'efficacité obtenue en utilisant la technologie pour rationaliser les processus papier existants peut réduire les dépenses d'exploitation jusqu'à 25 %.

L'efficacité obtenue grâce à l'utilisation de la technologie pour rationaliser les processus papier existant permet de réduire les dépenses d'exploitation jusqu'à 25 %.

Une autre façon d'optimiser l'efficacité au sein d'une organisation consiste à utiliser des flux d'approbation automatisés. Les meilleures solutions de flux d'approbation permettent une automatisation à grande échelle des processus d'approbation internes, notamment via des notifications par email et la collecte de signatures électroniques. La migration en ligne des processus d'approbation internes fait partie intégrante d'une véritable transformation numérique. Cela permettra d'économiser d'innombrables heures chaque semaine, tout en favorisant une meilleure organisation.

Par exemple, examinons le processus de planification d'un événement via un flux d'approbation. Supposons qu'un organisateur d'événements demande la création d'un site d'événement via un formulaire, qui peut ensuite être automatiquement envoyé aux parties internes pour approbation. Si toutes les parties approuvent la demande de site d'événement, des emails automatiques peuvent être envoyés à l'auteur du formulaire pour lui faire savoir que sa demande a été approuvée. Si le site de l'événement n'est pas approuvé, les flux d'approbation peuvent automatiquement envoyer un email de rejet et redémarrer le processus pour un autre flux d'approbation.

Promouvoir la productivité et responsabiliser les employés

Un dernier moyen de réduire les coûts grâce à la transformation numérique est de permettre à vos employés d'utiliser des solutions no-code. Ces applications permettent de concevoir diverses solutions sans nécessiter la moindre ligne de code. Elles offrent une interface intuitive de type glisser-déposer, rendant la création de solutions accessible à tous.

Cette technologie permet aux organisations d'économiser du temps, de l'argent et des ressources informatiques. Compte tenu de ces avantages, il n'est pas surprenant que les solutions no-code se multiplient ces dernières années. D'ici 2024, selon Gartner, 80 % des produits et services technologiques seront créés par des personnes qui ne sont pas des professionnels de la technologie.

D'ici 2024, selon Gartner, 80 % des produits et services technologiques seront créés par des personnes qui ne sont pas des professionnels de la technologie.

En plus de faire économiser du temps et de l'argent, les solutions no-code permettent aux collaborateurs de s’approprier davantage leur travail. Au lieu de confier automatiquement certaines tâches à une équipe de développement, les employés peuvent créer et concevoir leurs propres solutions.

Les organisations dotées d'une culture d'autonomisation des employés sont 1,3 fois plus susceptibles de déclarer avoir dépassé leurs objectifs de performance. De plus, permettre aux employés d'être autonomes renforce le moral et maintient les employés plus engagés dans leur travail, un atout inestimable dans un marché où 32 % des employés ne sont pas engagés dans leur travail.

En plus de favoriser la productivité et l'autonomie, les solutions no-code permettent également de gagner du temps en réduisant le travail des employés. Les flux d'approbation peuvent réduire considérablement le temps consacré aux tâches administratives fastidieuses. La création de solutions par glisser-déposer réduit également la charge de travail des développeurs, qui consacrent en moyenne plus de 17 heures par semaine à la maintenance.

La technologie d'automatisation est désormais la norme sur le lieu de travail, avec 77 % des employés souhaitant des options plus simples pour accomplir les tâches de routine. Les solutions holistiques de gestion et d'automatisation des données permettent de gagner du temps dans tous les aspects de vos opérations, tout en augmentant la satisfaction de vos employés.

77 % des employés souhaitant des options plus simples pour accomplir les tâches de routine.

L'automatisation des tâches fastidieuses libère également plus de temps pour travailler sur des projets nouveaux et innovants. En plus des économies de temps et d'argent, permettre à vos employés d'automatiser leur travail présente également de nombreux autres avantages.

« La technologie no-code nous permet d'explorer différentes solutions, de les tester et de les développer si elles s'avèrent être de bonnes solutions. »

Simon Morgan,

Senior manager of geographic information system (GIS) and business applications, Three Rivers Park

Les outils no-code peuvent offrir des gains de temps considérables grâce à la création automatisée de rapports. Les solutions de génération de rapports intégrées aux tableaux de données permettent de produire des rapports instantanément et automatiquement. Ces rapports instantanés sont des outils précieux pour prendre des décisions rapides et communiquer avec les parties prenantes clés. Par exemple, le fournisseur de soins de santé One to One Health utilise la création de rapports automatisés no-code pour générer des rapports en quelques secondes, un processus qui prendrait des heures s'il était réalisé manuellement.