Si votre entreprise travaille avec des fournisseurs, et c’est le cas de la majorité d’entre elles ; bien collaborer dépend de votre connaissance des bonnes pratiques du secteur.
Pour savoir comment bien procéder avec vos fournisseurs, vous devez vous familiariser avec les quatre types de bons de commande que l’on rencontre en général dans toutes les entreprises. Les quatres diffèrent de manière significative, et comprendre ces différences nécessite de prendre le temps de se pencher dessus.
En plus de comprendre comment fonctionnent ces différents types de bons de commande, vous devez également optimiser votre processus d’approbation des commandes. Approuver manuellement les bons de commande nécessite beaucoup de ressources. Alors que les outils numériques continuent de s’améliorer, de nombreuses entreprises ont commencé à automatiser leurs processus d’achat pour limiter les erreurs et gagner en efficacité.
Voici ce que vous devez savoir sur les types de bons de commande et les flux de travail automatisés.
Termes de base
Avant de vous plonger dans les types de bons de commande, vous devez comprendre ces termes comptables de base :
- Charge : il s’agit des revenus de l’entreprise mis de côté à des fins spécifiques, comme les bons de commande planifiés.
- Libération : C’est lorsque vous remplissez un bon de commande une fois que les conditions définies sont remplies, telles que l’exécution d’un bon de commande précédent. Vous passez une commande après la sortie.
- Distributions comptables : il s’agit de l’argent que vous mettez de côté pour envoyer aux comptes des fournisseurs après un bon de commande.
Maintenant que vous disposez des ressources nécessaires pour comprendre les quatre types de bons de commande, voici des informations plus détaillées sur chacun.
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Types de bons de commande
Bon de commande standard (BC)
Le bon de commande standard est le type de BC que la plupart d’entre nous connaissent. Les entreprises les utilisent pour des commandes ponctuelles qu’elles ne prévoient pas de passer régulièrement.
Les bons de commande standard nécessitent des informations plus spécifiques par rapport aux trois autres types, car ce sont des commandes que vous passez auprès de fournisseurs qui ne sont pas des collaborateurs de longue date. Par exemple, une entreprise qui achète des meubles pour ses espaces de bureau ne prévoit généralement pas d’avoir à racheter régulièrement ces articles et utiliserait donc un bon de commande standard.
Les bons de commande standards exigent la plus grande certitude, car un fournisseur est censé exécuter la commande sans aucune ganrantie que cela lui assurera de futurs contrats. Ce type de bon de commande comprend généralement les termes et conditions d’une commande, une liste détaillée des articles demandés et les détails de livraison.
Les bons de commande doivent passer par un processus d’approbation de bon de commande qui comprend l’approbation d’un responsable. Passer par des plateformes d’automatisation pour les processus d’approbation, comme, par exemple, les Approbations Jotform, permet d’accélérer la procédure et d’envoyer plus rapidement les bons de commande.
Bon de commande prévisionnel (BCP)
Un bon de commande prévisionnel comprend un niveau de détail similaire à un bon de commande standard, mais sa date et son lieu de livraison sont indéterminés. Pour ces commandes, c’est la période de livraison qui est la plus importante.
Les BCP sont essentiellement des bons de commande individuels qu’une entreprise peut exploiter le cas échéant. Exploiter des systèmes d’automatisation comme les Approbations Jotform peut aider les entreprises à faire un suivi de leurs besoins et à prévoir des commandes de manière à être plus efficace.
Les entreprises peuvent utiliser un BCP type pour remplacer ou réapprovisionner les articles qu’elles prévoient d’utiliser sur une période de temps. Ces articles peuvent nécessiter un réapprovisionnement à intervalles irréguliers, ce qui nécessite des dates de livraison indéfinies. Par exemple, dans un bureau standard, un chef de bureau peut créer un BCP pour les cartouches d’imprimante, lequel est automatiquement validé quand le stock atteint une limite donnée.
Bon de commande global (BCG)
Parfois appelé “commande permanente”, un bon de commande global est un accord avec un fournisseur pour des achats futurs dans lesquels la quantité d’articles est inconnue. Les BCG incluent les mêmes détails qu’un BCP, à l’exception que la quantité d’articles reste indéterminée, ainsi que les détails de livraison.
Un bureau peut utiliser un BCG pour commander des rames de papier. Comme pour les cartouches, il peut être difficile de prévoir quand le papier sera épuisé. Cependant, contrairement à l’exemple précédent, vous ne pourrez peut-être pas définir facilement la quantité de papier dont vous aurez besoin à l’avenir. Dans cette situation, vous pouvez mettre en place un BCG avec votre fournisseur préféré afin de pouvoir commander la quantité nécessaire le moment venu.
Étant donné que les BCG peuvent placer le fournisseur dans une position précaire dans laquelle il ne peut pas exécuter la commande en cas de besoin, les bons de commande généraux limitent souvent la quantité maximale qu’une entreprise peut commander en une seule fois.
Bons de commande contractuels (BCC)
Ce type de bon de commande demande moins de détails, puisqu’il ne spécifie en général que les termes et conditions négociés entre une entreprise et un fournisseur. Un BCC est essentiellement un contrat qui stipule qu’il y aura des bons de commande à l’avenir et fournit des directives pour le moment où les commandes sont effectivement effectuées.
Les BCC permettent de de déterminer comment les commandes futures seront faites, même si elles doivent être faites différemment. Un BCC est établi par rapport à un contrat et doit satisfaire à ses exigences. Certains BCC incluent des délais convenus pour les futurs bons de commande, mais ne contiennent aucune information concernant la quantité, la date ou la liste d’articles qu’une entreprise demandera.
Encore une fois, dans votre entreprise, un responsable de bureau et un fournisseur de confiance peuvent créer un BCC pour assurer un processus de commande fluide. Comme avec les autres types de bons de commande, exploiter l’automatisation des approbations permet d’optimiser le flux de travail.
Automatisation de votre processus de commande
Bien travailler avec ses fournisseurs consiste aussi à mettre en place un processus d’approbation automatisé des bons de commande afin que les fournisseurs reçoivent rapidement les bons de commande et puissent vous livrer ce dont vous avez besoin rapidement.
Les gestionnaires, les comptables et les fournisseurs qu’ils fréquentent bénéficient tous de l’efficacité du flux de travail fournie par les plateformes d’automatisation telles que les Approbations Jotform. Avec l’interface par glisser-déposer facile à utiliser, ainsi que la logique conditionnelle, la plate-forme vous offre tout ce dont vous avez besoin pour vous assurer que tous vos achats sont parfaitement gérés et optimisés.
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