Chacun utilise sa propre méthode pour s’organiser. Que ce soit en disposant vos livres par couleur ou par genre sur une étagère, ou en classant les tâches de votre liste de tâches selon leur priorité, votre façon de vous organiser reflète souvent vos préférences personnelles.
Dans le cadre professionnel, une bonne organisation permet de gagner du temps et de mettre en place des systèmes efficaces pour optimiser votre flux de travail tout en réduisant le stress. C’est pour cette raison qu’apprendre à trier les données dans Google Sheets peut s’avérer particulièrement utile.
Le fait de trier dans Google Sheets vous offre la possibilité de structurer vos données selon vos besoins. Vous pouvez créer ainsi des feuilles de calcul claires et faciles à interpréter. Cela vous permet également d’accéder rapidement aux informations essentielles et de traiter vos données de manière plus efficace.
Découvrez comment trier dans Google Sheets pour analyser vos données et améliorer votre productivité.
Comment effectuer un tri dans Google Sheets
- Élaborez un plan
- Classez vos données par ordre alphabétique
- Triez avec plusieurs colonnes
- Prenez le contrôle de vos données
1. Élaborez un plan
Avant de commencer à structurer vos données, réfléchissez à la façon dont vous souhaitez les classer. Par exemple, si vous disposez d’une longue liste de prospects ou de contacts, vous pouvez les organiser par ordre alphabétique de prénom ou de nom, puis répartir les initiales entre les membres de l’équipe commerciale pour les appels. De même, si vous analysez des réponses à une enquête, vous pourriez les trier en fonction des notes attribuées.
Prenez un moment pour évaluer les données collectées et déterminer comment vous souhaitez les visualiser. Une organisation claire vous permettra d’accéder rapidement aux informations essentielles. Ce n’est pas sans raison que le tri est l’une des fonctionnalités les plus populaires de Google Sheets.
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2. Classez vos données par ordre alphabétique
Il existe différentes façons d’organiser vos informations lorsque vous cherchez à les trier dans Google Sheets. La méthode la plus courante est le tri par ordre alphabétique.
Pour classer les données par ordre alphabétique dans Google Sheets, mettez en surbrillance celles que vous souhaitez trier. Depuis le menu Google Sheets, sélectionnez Données et cliquez sur Trier une plage. Une fenêtre vous invite à choisir la colonne que vous souhaitez trier : vous pouvez choisir l’option par colonne de A à Z pour classer rapidement votre sélection par ordre alphabétique.
3. Triez avec plusieurs colonnes
Des ensembles de données différents peuvent nécessiter des approches de tri différentes. Par exemple, si vous souhaitez trier dans Google Sheets une feuille de calcul contenant des données dans plusieurs colonnes, le processus est plus complexe. Voici comment procéder :
- Mettez en surbrillance la zone que vous souhaitez trier.
- Cliquez sur Données et sur Trier une plage.
- Cliquez sur Ajouter une autre colonne pour le tri pour ajouter une deuxième règle indiquant à Google Sheets ce qu’il faut trier.
- Vous pouvez ensuite choisir l’ordre de tri avec l’option « Trier par », suivie de l’option « puis par ». Assurez-vous de choisir ces options dans l’ordre que vous souhaitez.
Vous indiquez ainsi à Google Sheets comment vous souhaitez organiser vos données. Cela peut s’avérer utile si vous souhaitez d’abord créer une liste alphabétique de vos clients, puis examiner la contribution financière de chacun d’entre eux à votre entreprise au cours d’une période donnée, par exemple.
L’ordre des instructions de tri est le facteur le plus important à prendre en compte dans ce processus, car Google Sheets ne sait pas quelles informations vous recherchez, alors assurez-vous de suivre ce processus à la lettre.
4. Prenez le contrôle de vos données
Si vous souhaitez tirer parti d’un contrôle total de vos données et les trier dans Google Sheets, il est utile de se familiariser avec l’utilisation des formules. Plutôt que de vous limiter à l’option Trier du menu principal, vous pouvez exploiter la formule de Tri pour personnaliser entièrement le processus et déterminer précisément quelles données trier et comment le faire.
L’avantage d’utiliser la formule de Tri est que vos données originales restent intactes. Vous pouvez conserver les données non triées et celles triées côte à côte sur la même feuille de calcul, facilitant ainsi les comparaisons. Cette méthode permet également d’appliquer plusieurs règles de tri sur une ou plusieurs colonnes et de spécifier les cellules à inclure, vous offrant une flexibilité maximale.
Si votre entreprise gère un volume important de données et nécessite une organisation conforme à des exigences strictes, cette approche est idéale pour garantir une structuration précise et fiable.
Avec Jotform, dépassez les limites
Il arrive que les fonctions de tri de Google Sheets ne répondent pas complètement à vos besoins. Dans de telles situations, découvrez les Tableaux Jotform, la plateforme hybride de Jotform, qui combine les atouts d’un tableur et d’une base de données.
Avec les Tableaux Jotform, vous pouvez connecter vos formulaires automatiquement à votre feuille de calcul pour bénéficier ainsi de toutes les fonctionnalités avancées pour trier vos données Google Sheets. Vous pouvez facilement ajouter de nouvelles colonnes et les organiser selon vos préférences, que ce soit pour trier les réponses à une question spécifique d’un formulaire ou classer des données d’enquête par ordre alphabétique en fonction des noms des répondants.
Le plus intéressant, c’est que Jotform adapte ses processus de tri en fonction de la taille de votre ensemble de données. Que vous gériez un petit volume d’informations ou une vaste base de données, Jotform dispose des outils nécessaires pour répondre à vos besoins et optimiser votre flux de travail.
L’importance de bien s’organiser
Les données collectées par votre entreprise sont une ressource précieuse et inestimable. Elles méritent d’être traitées avec le même soin que vous accorderiez à un objet de luxe, comme une montre ou une voiture haut de gamme. Cela implique de veiller à ce que chaque membre de votre équipe puisse facilement accéder à ces données, les comprendre et les utiliser efficacement.
Une gestion rigoureuse des données est tout aussi cruciale que les efforts de vente et de génération de leads. En adoptant cette approche, vous posez les bases d’une entreprise saine et durable, prête à prospérer pendant de nombreuses années.
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