Le téléphone a changé la façon ont nous communiquons au travail, tout comme le télécopieur, l’ordinateur et, bien sûr, Internet. Mais jusqu’à récemment, la technologie de la communication n’avait pas impacté le lieu de travail en lui-même.
En 2019, près d’un quart des employés américains travaillaient de chez eux au moins à temps partiel. En 2020, en réponse à une pandémie mondiale qui désormais empêche de se regrouper en présentiel, près de la moitié des employeurs américains ont mis en place des politiques de télétravail. Une transition qui démontre comment la technologie a changé la façon dont nous communiquons au travail – et aussi comment elle a rendu la visioconférence aussi productive qu’une réunion en présentiel.
Les nouvelles technologies permettent aux équipes de collaborer et de partager des informations sans avoir à être dans la même pièce, ce qui ouvre la voie à un lieu de travail dématérialisé. Voici quelques-unes des technologies de communication qui ont ouvert la voie vers le télétravail, ainsi que la façon dont elles ont modifié le flux d’informations au travail.
1. Les produits de télécommunications mobiles nous permettent de rester connectés 24h / 24 et 7j / 7
Tout d’abord, oui, cette culture du travail permanent qui va de pair avec notre monde ultra-connecté et dépendant des appareils mobiles nuit en fin de compte à la productivité. Cela dit, c’est la même technologie qui vous donne la possibilité de vous déconnecter de votre travail pour aller à un rendez-vous chez le médecin ou au concert de l’orchestre dont fait partie votre enfant.
Être capable de transporter notre travail dans nos poches nous a permis d’avoir des horaires plus flexibles, mais aussi de se retrouver avec des week-ends de travail. Pour le meilleur et pour le pire, le fait que nous n’avons plus besoin de rester à côté du téléphone dans l’attente de cet appel qu’il ne faut surtout pas manquer est bel et bien une réalité et floute les limite du travail et de la vie privée.
2. Les plateformes de visioconférence simulent la communication d’un bout à l’autre du monde
Les expressions faciales et le langage corporel transmettent une énorme quantité d’informations – plus peut-être que les mots que nous prononçons. La visioconférence permet aux personnes qui doivent travailler ensemble de tenir des conversations importantes à propos de leur travail sans perdre les repères visuels qui s’ajoutent au message.
“Les gens ont tendance à penser à la communication d’une manière très archaïque, du 20e siècle”, explique Jenn Thornton, de 304 Coaching. “Les gens pensent qu’il suffit de fournir l’information, et c’est tout. Mais la communication ne se résume pas à “fournir des informations”. Communiquer, c’est travailler avec des choses que nous ne pouvons pas changer – la façon dont le cerveau perçoit les informations – pour aider les gens à s’ouvrir et à mieux collaborer au sein de leur travail.”
Grâce à la visioconférence, il est possible de travailler de manière collaborative où que l’on se trouve, que ce soit de l’autre côté de la ville ou de l’autre côté du monde par rapport à son interlocuteur ; tout en disposant d’avantages inhérent au fait de travailler dans le même bureau.
3. Les documents modifiables en ligne via Cloud permettent de collaborer efficacement
Modifier un document en ligne peut être bien plus efficace que de discuter d’un problème de vive voix, en particulier lorsque le document garde un historique de qui a effectué quelle modification et à quel moment ; et peut revenir au brouillon d’origine en un seul clic. Les services cloud tels que Google Docs et Microsoft Teams permettent de rédiger, modifier, vérifier et commenter à distance les documents créés pour le travail.
En bref, travailler via un système de stockage Cloud permet aux équipes dont les membres sont éloignés de contribuer à un document sans jamais toucher à une page physique. Cette capacité à elle seule contribue grandement à éliminer les exigences de proximité physique qui définissaient les lieux de travail des générations précédentes.
4. Les plateformes de messagerie permettent d’organiser les conversations de groupe
Le fait que 43% des entreprises du classement Fortune 100 paient pour les services Slack montre à quel point les applications de messagerie sont devenues partie intégrante de notre communication professionnelle. Et si vous n’êtes pas fan de Slack, consultez notre liste d’autres services de messagerie d’équipe.
Ces plateformes nous permettent de séparer différentes conversations, et de communiquer de manière instantanée ou différée dans le même fil de discussion. Elles permettent également de rendre les discussions publiques, ce qui permet d’associer toute une équipe sur une même page. Au final, on obtient un système de communication plus agile.
5. Les formulaires en ligne permettent de collecter des données en masse qui proviennent de sources diverses
Parfois, vous avez besoin qu’un message passe de plusieurs intervenants à un seul décideur. Les employeurs peuvent souhaiter recueillir l’avis de leurs employés. Les chefs de projets peuvent avoir besoin de recueillir des idées auprès de leurs équipes. L’emploi, les candidatures, la présélection des candidats, ou encore des inscriptions à un webinaire ne sont que quelques exemples de plus de ce que peuvent faire les formulaires en ligne dans le cadre d’une utilisation professionnelle : ils sont un vecteur d’une meilleure communication.
Le générateur de formulaires par glissé-déposé de Jotform permet aux utilisateurs de créer des formulaires en ligne personnalisés en quelques instants. La très large collection de modèles de formulaires disponibles – plus de 10 000 et plus – permet de collecter encore plus facilement des données essentielles auprès de tous les public-cibles imaginables.
Chacun de ces exemples montre comment la technologie a changé la communication dans le cadre du travail. Cela va avec la tendance de plus en plus marquée de recourir à des employés à distance – une possibilité de télétravail qui est devenue la réalité d’un nombre de plus en plus important de travailleurs.
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