Lorsqu’il s’agit d’analyser des données, impossible de ne pas parler des tableaux de bord. Les cabinets médicaux, par exemple, ont découvert qu’utiliser un tableau de bord permet d’améliorer les résultats obtenus par les patients, par exemple en diminuant les taux d’infection. Les tableaux de bord permettent aux entreprises d’accéder en un coup d’œil à des mesures importantes, les chiffres de vente par exemple.
Pour tirer le meilleur parti d’un tableau de bord, vous devez savoir ce qu’est un tableau de bord d’entreprise et quelles informations il doit inclure. Voici comment commencer.
Qu’est-ce qu’un tableau de bord ?
Un tableau de bord d’entreprise, comme son nom l’indique, ressemble beaucoup au tableau de bord d’une voiture. Vous pouvez afficher la vitesse et la santé de votre entreprise sur un seul panneau et voir des alertes en cas de problème. Seulement, au lieu d’un voyant clignotant vous indiquant de regonfler vos pneus, le tableau de bord d’entreprise vous permet de savoir que, par exemple, les ventes d’un produit en particulier sont moins bonnes que prévu.
Selon ce que vous voulez voir, votre tableau de bord peut extraire des données de différentes sources et les présenter en un seul endroit. Par exemple, vous pouvez créer un tableau de bord avec des données Excel, des réponses de formulaire et des informations météorologiques.
Ce qui devrait être inclus dans un tableau de bord
Bien entendu, les éléments que vous allez inclure dans votre tableau de bord dépendent des informations dont vous avez besoin au quotidien, mais il existe quelques bonnes pratiques à garder à l’esprit lorsque vous créez votre tableau de bord virtuel.
1. Faites attention à la qualité des données
Avant d’ajouter des données à votre tableau de bord, assurez-vous qu’il s’agit de données de bonne qualité. Cela signifie que vous devez utiliser des sources de données exactes et à jour. Si vous n’êtes pas sûr que vos données répondent à cette norme, parlez-en aux personnes dont c’est le travail.
N’oubliez pas que le tableau de bord n’est utile que si vous obtenez des informations qui vous aideront réellement, vous voulez donc que les données soient solides. Assurez-vous qu’il n’y a pas d’informations en double dans la base de données et qu’elles proviennent d’une source fiable.
2. Incluez des données automatisées
Une grosse erreur que beaucoup de gens commettent lorsqu’ils configurent un tableau de bord, est qu’il nécessite des mises à jour manuelles des données. Non seulement cela entraînera un décalage dans les données que vous pourrez afficher, mais cela pourrait également introduire des données inexactes dans le système – et rendre le tableau de bord inutile.
Vous utilisez peut-être un système qui ne se connecte pas bien au tableau de bord, comme une feuille de calcul, et vous devrez peut-être copier et coller des données. Si quelqu’un a besoin de consulter le tableau de bord avant que vous ayez terminé, il n’aura pas une idée précise de ce qui se passe réellement, car il consulte des chiffres de vente obsolètes, par exemple.
Utilisez plutôt des sources de données qui se mettent à jour automatiquement. Vous pouvez extraire un flux de votre système de saisie des commandes pour fournir des chiffres de vente ou de votre logiciel de gestion de la relation client (CRM) pour voir quel est le statut des transactions en attente.
3. Ajoutez suffisamment de données pour obtenir un tableau exhaustif
Une autre erreur courante est que, pour obtenir un tableau de bord facile à lire, les gens n’incluent parfois pas suffisamment de données. Lorsque vous concevez le tableau de bord, tenez compte de toutes les informations dont une personne aura besoin pour effectuer son travail et incluez ce qui est pertinent pour elle.
Par exemple, si les données du système comptable figurent sur le tableau de bord d’un cadre, mais pas les données du système e-commerce, ils ne sauront pas quels produits se vendent et prendront des décisions avec des données incomplètes.
4. Exploitez des données pertinentes pour le travail
Différents rôles dans une entreprise nécessitent des données différentes. Par exemple, un responsable du service client a besoin de voir les données sur la durée des appels de service et les problèmes courants auxquels les clients sont confrontés.
D’un autre côté, un responsable informatique doit voir quels systèmes fonctionnent, s’il y a des dysfonctionnements ou des pannes et combien de temps dure ces pannes. Vous devez concevoir chaque tableau de bord en pensant à l’utilisateur afin qu’il dispose des bonnes données pour prendre les bonnes décisions dans le cadre de son travail.
Affichez les données de manière graphique
En plus de ce qui doit être inclus dans un tableau de bord, réfléchissez à la manière dont vous souhaitez afficher les données. Les tableaux et les graphiques vous aident à visualiser les tendances et autres mesures au lieu de simplement regarder des chiffres. Pensez aux ventes : un graphique linéaire peut montrer combien de produits ont été vendus chaque jour sur une période donnée, par exemple une semaine ou un mois. Les graphiques à barres illustrent des comparaisons, comme les ventes de widgets par rapport aux gadgets.
Les couleurs aident également à la visualisation des données. Choisissez des couleurs qui se complètent, comme une palette de couleurs chaudes ou froides, et restez cohérent avec l’utilisation des couleurs sur le tableau de bord. Un graphique à barres peut afficher du marron pour un point de données et du bleu ciel pour une seconde, par exemple. Il est également recommandé de considérer ce que les couleurs représentent généralement, comme le rouge pour un point de données négatif comme la perte de revenus ou le vert pour une représentation positive du dépassement des objectifs de vente.
Les icônes représentent aussi un autre bon élément à inclure. Ce sont des images simples, mais elles peuvent en dire long. Par exemple, vous pouvez configurer des icônes en forme de point d’exclamation rouge pour qu’elles s’affichent lorsque les données sont incomplètes. Ainsi, vous saurez qu’il ne faut pas prendre de décision majeure sur la base de ces informations.
Le quoi est tout aussi important que le comment
Ces bonnes pratiques pour inclure des données dans un tableau de bord, ainsi que pour afficher les données, vous aideront à prendre des décisions éclairées. Pensez à bien prendre soin d’inclure des données pertinentes et automatiquement mises à jour ainsi que des visuels pour vous aider, vous et les autres, à assimiler les données rapidement. Cela améliorera l’efficacité du tableau de bord et l’aidera à fonctionner de manière utile pour votre entreprise.
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