La nouvelle normalité & ses routines : comment organiser des pauses-café virtuelles

Dans la mesure où une grande majorité d’employés travaillent de chez eux actuellement – ​​environ 62%, selon Gallup  – c’est peut-être le bon moment pour mettre en place un nouveau rituel : les pauses-café régulières avec votre équipe.

Au bureau, les pauses-café ont tendance à être spontanées – vous passez au bureau d’un collègue pour voir s’il peut s’échapper pendant un petit moment. Mais lorsque les employés travaillent à domicile, cette spontanéité n’existe plus. Il faut à la place faire un effort délibéré pour se connecter et échanger avec ses collègues.

Pour Sid Sijbrandij, co-fondateur et PDG de GitLab, une entreprise totalement dématérialisée qui emploie des salariés vivant dans 39 pays différents, les pauses café virtuelles étaient monnaie courante pour son équipe avant même la pandémie de Covid-19. Sijbrandij explique que selon lui, ces “interactions directes en face-à-face sont sans doute encore plus importantes dans un environnement de travail en distanciel, car elles peuvent permettre d’éviter l’épuisement et l’isolement”.

Les employés de GitLab ne rencontrent pas uniquement leurs amis pour des pauses café virtuelles. L’entreprise utilise un canal #donut_be_strangers dans Slack, où les membres de l’équipe sont appariés au hasard pour les pauses-café par un bot appelé Donut.

Si votre équipe travaille à distance, trouver de nouveaux rituels sociaux peut permettre de réduire le fardeau émotionnel provoqué par la situation actuelle. Vous trouverez donc ci-dessous quelques conseils pour intégrer les pauses-café virtuelles dans votre quotidien.

Planifiez-les régulièrement

Plus de réunions. Plus de trajet. Un environnement de travail moins confortable.

Ce sont quelques-uns des changements évidents qui se sont produits avec le travail à domicile. Mais beaucoup d’entre nous tiennent pour acquis les interactions sociales non structurées de la vie quotidienne au bureau.

Comme l’ explique Tsedal Neeley, professeur à la Harvard Business School :

“Les gens ne peuvent plus profiter de ces conversations impromptues autour de la fontaine d’eau ou de la machine à café avec leurs collègues lorsqu’ils sont en télétravail. Pourtant, ce sont des moments importants dans une journée de travail, et ils ont un impact direct sur les performances des salariés.”

C’est pourquoi Neeley dit que dans un environnement de travail en distanciel, la fréquence des contacts entre collègues doit rester constante.

Les pauses-café virtuelles représentent un excellent moyen de maintenir des liens, il est donc bon d’essayer de faire régulièrement, comme vous le feriez au bureau.

“De nombreuses recherches démontrent que les équipes qui travaillent en distanciel peuvent atteindre le même niveau de confiance et de collaboration que des équipes qui travaillent en présentiel”, écrit Neeley.

Il faudra peut-être rester vigilant pour que ces pauses sociales perdurent dans le temps, mais les exploiter au moins une fois par semaine peut apporter des avantages non négligeables.

Établissez quelques règles de base

Les réunions virtuelles devenant la nouvelle norme, Neeley recommande de définir des règles de base explicites. Je vous conseille de faire de même pour les réunions non-professionnelles, comme les pauses-café. De cette façon, vous pouvez vous assurer que les objectifs de ces pauses sont atteints : elles doivent permettre aux gens de se connecter, de se remonter le moral et de retourner au travail plus concentré et motivé. Cela vous évitera aussi que cela ne soit en fait une perte de temps frustrante pour tout le monde.

Vous pouvez, par exemple, décider de mettre en place des règles générales : éteindre les téléphones, fermer la boîte e-mail, être ponctuel, etc. Chez Jotform, pour rendre nos pauses café virtuelles rafraîchissantes, mais aussi efficaces, nous utilisons l’un de nos formulaires de demande de rendez-vous pour fixer un horaire et inviter des participants.

Il serait impossible d’éviter de discuter complètement de la pandémie, mais je vous conseille de choisir des sujets de conversations légers. Parlez des films que vous avez regardés ou que vous avez envie de voir, des livres que vous lisez, ou de tout autre projet dans lequel vous vous êtes lancé. Ces derniers temps, j’ai beaucoup cuisiné, et je partage fréquemment aussi bien mes succès que mes échecs culinaires avec mon équipe.

Faites petit ou créez des groupes

L’un des avantages des pauses-café est qu’elles permettent aux gens, en particulier aux introvertis, de s’ouvrir davantage qu’ils ne le feraient lors de réunions plus importantes et structurées. Lorsque je prends un café ou que je vais déjeuner avec un employé, je constate souvent que j’apprends presque toujours quelque chose de nouveau à son sujet, que ce soit personnel, par exemple, là où il aime aller en vacances ; ou professionnel, par exemple, une idée novatrice qu’il cherche à analyser.

Lors des pauses café virtuelles, essayez de cultiver la même atmosphère intime en les faisant en petits groupes. Comme le dit au New York Times  l’animatrice de l’Happy Hour virtuelle YouTube Natalie Lynch :

S’il y a trop de monde dans un Hangout Google, cela devient tout simplement le chaos. Plus de 8 à 10 personnes et les conversations ne peuvent pas vraiment avoir lieu sans laisser des gens sur la touche.

Mon nombre magique est de deux ou trois participants, mais vous pouvez voir ce qui fonctionne le mieux pour votre équipe tout simplement en faisant des essais.

Optez pour la vue en grille

Utiliser la visioconférence plutôt que les e-mails ou téléphone permet de voir le monde et de le vivre de manière plus réelle. Lorsque nous sortons prendre un café avec des amis, nous sommes généralement autour d’une table, on peut voir tout le monde, mais on concentre son attention sur la personne qui parle. Que vous utilisez Google Hangouts ou Zoom, la vue en grille est la deuxième meilleure option pour les pauses café, après les vraies pauses en présentiel. 

Comme l’explique le New York Times, comme Zoom met en surbrillance la personne qui parle (ou qui fait du bruit), c’est un repère visuel très utile pour indiquer aux autres participants que quelqu’un est sur le point de parler, ce qui permet d’éviter que tout le monde se coupe la parole. Je sais bien que nous attendons tous avec impatience le jour où nous pourrons reprendre certaines de nos anciennes habitudes ; mais pour le moment, ceux d’entre nous qui travaillons à domicile peuvent essayer de profiter des avantages de la nouvelle normalité, comme du temps passé en famille, des moments de réflexion et d’un rythme de vie plus lent. Nous pouvons également créer de nouveaux rituels pour continuer à nous sentir connectés.