Comment modifier ses réponses dans Microsoft Forms

Les formulaires en ligne ont révolutionné la façon dont les individus et les entreprises partagent et collectent des informations dans presque tous les secteurs et scénarios. Avec des outils numériques comme Microsoft Forms, il est désormais facile de participer à des enquêtes, de s’inscrire à des événements, de s’enregistrer chez le médecin, et bien plus encore, le tout sans recourir au papier.

Mais que faire si les utilisateurs souhaitent modifier leurs réponses précédentes à un formulaire en ligne ? Ce processus, qui semble simple, n’est pas toujours aussi évident qu’il y paraît.

Imaginons que vous participiez à une enquête et que vous souhaitiez ajuster vos réponses ou que vous êtes un patient qui essaie de corriger des informations sur un formulaire d’admission, dans cet article, vous allez découvrir comment utiliser la fonction de modification des réponses dans Microsoft Forms.

Transférez instantanément les formulaires existants

Pas besoin de re-créer vos formulaires en ligne si vous en possédez déjà. Il vous suffit de les transférer dans votre compte Jotform, ainsi que les données de soumission, en un seul clic. Vous pouvez alors commencer à collecter des informations auprés de vos destinataires, sans perdre une minute.

Form URL Transférer mes formulaires dans Jotform

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Please ensure that your form URL is correct and that your form is set to “public” before attempting to migrate it again.

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Partir de zéro

Comment utiliser la fonctionnalité de modification des réponses de Microsoft Forms

En 2023, Microsoft a lancé une mise à jour qui permet aux utilisateurs de modifier leurs réponses après avoir rempli un formulaire, en réponse à de nombreuses demandes de la part des utilisateurs, depuis des années. Voici comment cela fonctionne.

Après avoir soumis leurs réponses au formulaire, les utilisateurs verront désormais un bouton « Enregistrer et modifier ultérieurement ». En cliquant sur ce bouton, les répondants seront redirigés vers le portail des formulaires, où ils pourront ouvrir le formulaire qu’ils souhaitent modifier, puis cliquer sur « Modifier les réponses » en haut à droite. Les utilisateurs pourront ensuite modifier les réponses qu’ils ont fournies à toutes les questions et soumettre à nouveau le formulaire.

Toutefois, les utilisateurs de comptes d’entreprise ne peuvent accéder à cette fonctionnalité que si un administrateur Microsoft 365 l’a activée dans leur portail d’administration. Pour cela, les administrateurs doivent suivre ces étapes :

1. Cliquez sur la section Paramètres/Paramètres de l’entreprise dans le tableau de bord.
2. Accédez aux Services pour modifier les paramètres des Formulaires.
3. Cliquez ensuite sur l’option Autoriser les répondants à modifier leurs réponses dans le menu.

Une fois activée, la fonctionnalité de modification des réponses dans Microsoft Forms permet aux répondants de modifier leurs informations soumises sans avoir à demander l’aide des administrateurs du formulaire. Cependant, comme cette fonctionnalité a été déployée récemment par Microsoft, certains répondants et certaines personnes qui génèrent des formulaires ne sont pas forcément au courant de cette possibilité. Il est important de souligner que l’activation de cette fonctionnalité peut affecter l’exactitude des données si un grand nombre de personnes sont autorisées à remplir un formulaire.

Une meilleure alternative à la fonctionnalité de modification des réponses dans Microsoft Forms

Microsoft Forms n’est qu’un des nombreux créateurs de formulaires en ligne disponibles. Jotform est un autre générateur de formulaires populaire et intuitif, qui permet aux utilisateurs de créer tout type d’enquête, de sondage, de questionnaire ou de formulaire de collecte de données imaginable. Jotform propose plus de 10 000 modèles personnalisables à partir desquels vous pouvez facilement créer les vôtres.

Avec une interface conviviale par glisser-déposer, des options de personnalisation étendues et une large gamme de fonctionnalités, Jotform permet aux utilisateurs de créer facilement des formulaires et des enquêtes d’aspect professionnel sans aucune connaissance en codage. De plus, Jotform offre de solides capacités d’intégration qui ne se limitent pas au réseau Microsoft, permettant une collecte et une gestion fluides des données sur de nombreuses plateformes, que votre entreprise utilise probablement déjà.

De plus, dans le cadre de la conception initiale de la plateforme, la fonctionnalité de modification des réponses de Jotform est beaucoup plus facile à utiliser, tant pour les répondants que pour les administrateurs de formulaires. Voici ce que vous devez savoir sur la fonctionnalité de modification des réponses dans Jotform par rapport à Microsoft Forms.

Comment activer la fonctionnalité de modifications des réponses dans Jotform

Le moyen le plus direct de permettre aux répondants de modifier leurs soumissions de formulaire dans Jotform consiste à leur envoyer un email de réponse automatique contenant un lien de modification de soumission. Voici comment procéder :

1. Accédez au générateur de formulaires et cliquez sur l’onglet Paramètres situé en haut de l’écran.
2. Cliquez sur Emails dans le menu de gauche.
3. Recherchez l’icône de réponse automatique et passez la souris dessus.
4. Cliquez sur l’icône en forme de crayon qui s’affiche.
5. Dans l’éditeur, cliquez sur Champ de formulaire, puis sur {edit_link} dans la liste déroulante de la section Contenu de l’email.
6. Cliquez sur le bouton Enregistrer situé en bas de la page.

Désormais, chaque fois qu’un répondant soumettra un formulaire, il recevra immédiatement un email contenant un lien pour modifier ses soumissions.

Comment permettre aux utilisateurs de modifier les réponses de différentes manières dans Jotform

En complément de la méthode de réponse automatique par email mentionnée précédemment, Jotform offre également aux utilisateurs diverses options pour modifier les soumissions de formulaires :

1. Widget de révision avant soumission

L’installation du widget Relecture avant soumission permet aux répondants de visualiser et de revérifier leurs soumissions avant de les envoyer aux administrateurs du formulaire. Le widget remplace le bouton Envoyer habituel par un bouton Vérifier les réponses qui offre aux répondants un aperçu de leurs réponses.

Dans cette nouvelle fenêtre, les répondants ont la possibilité de vérifier qu’ils ont bien sélectionné les bonnes réponses, correctement orthographié les mots, complété toutes les questions et fourni les informations de paiement exactes. Cela s’avère particulièrement utile pour des formulaires tels que les enquêtes, les sondages, les commandes, les candidatures, les inscriptions ou les demandes, afin d’assurer l’exactitude et l’exhaustivité des informations fournies.

2. Fonctionnalité de demande de mise à jour des réponses soumises

Si, pour une raison ou une autre, il n’est pas possible de permettre à tous les répondants de modifier directement leurs soumissions, Jotform propose également une fonctionnalité permettant de solliciter une mise à jour des réponses fournies lors de la soumission du formulaire. Au lieu d’envoyer un email automatique contenant un lien de modification, cette méthode permet aux personnes qui ont créé le formulaire, et à celles qui gèrent les soumissions, de transmettre manuellement des liens de demande de modification des réponses à une liste de destinataires bien précise. Dans ce cas, voici les étapes à suivre :

1. Accédez aux Tableaux Jotform et ouvrez le tableau dans lequel vous stockez les soumissions de formulaires.
2. Ajoutez une nouvelle colonne.
3. Ensuite, cliquez sur l’onglet Boutons et choisissez l’option Demande de mise à jour.
4. Cliquez sur Suivant et saisissez un nom pour la nouvelle colonne. Cliquez sur Suivant.
5. Cliquez sur le menu Champs. Vous pouvez alors sélectionner le champ email du formulaire (saisi par le répondant) comme adresse du destinataire ou saisir manuellement une adresse email en particulier.
6. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un message pour accompagner votre demande par email.
7. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton Créer la colonne. Une nouvelle colonne s’affiche dans votre tableau avec un nouveau bouton.
8. Lorsque cela est nécessaire, cliquez sur le bouton Envoyer une demande de mise à jour pour l’entrée de formulaire concernée afin d’envoyer le lien de modification au destinataire sélectionné.
9. Permettre aux répondants de modifier leurs réponses après soumission est crucial pour assurer la précision des données et offrir une expérience utilisateur agréable. Cette fonctionnalité allège également la charge administrative des personnes en charge de la gestion des formulaires. Si vous recherchez une option plus polyvalente que Microsoft Forms, Jotform permet aux utilisateurs de modifier les réponses beaucoup plus facilement tout en offrant un certain nombre d’autres fonctionnalités avancées.

Photo de veerasak Piyawatanakul