En quoi consiste la gestion documentaire en entreprise ?

La plupart des entreprises sont confrontées à un vrai défi en matière de stockage et d’accès aux documents, et il peut y avoir de nombreuses raisons pour lesquelles :

• Certains documents sont au format papier, d’autres au format numérique et certains sont stockés dans les deux formats.  
• Les documents numériques sont souvent stockés à plusieurs endroits sur des ordinateurs individuels ou dans une messagerie, des comptes cloud ou des serveurs d’entreprise.
• Les gens ne font pas preuve de constance avec la façon dont ils stockent les fichiers, qu’ils soient numériques ou traditionnels.

Cela vous évoque quelque chose ? Ce n’est pas étonnant, car 82% des travailleurs disent que leur productivité souffre, car il leur est parfois difficile de localiser les documents lorsqu’ils en ont besoin. Non seulement ce manque d’organisation affecte la capacité des employés à faire avancer les choses, mais il augmente également les risques de perte des fichiers ou de dommages et crée des failles de sécurité.

Mettre en place un système de classement documentaire en entreprise permet de résoudre ces problèmes en organisant et en optimisant les flux de travail documentaire propre aux grandes entreprises. Dans cet article, vous allez voir comment votre organisation peut bénéficier d’une stratégie de gestion et comment choisir une solution de gestion adaptée aux entreprises. 

En quoi consiste la gestion documentaire en entreprise ?

La gestion documentaire en entreprise correspond au processus de stockage, de localisation, de protection, de mise à jour, de partage et de récupération de documents numériques pour les grandes organisations. Une stratégie de gestion documentaire permet à l’entreprise d’organiser, de sélectionner et de configurer des technologies pour mettre en œuvre ses flux de travail documentaire.

En plus de résoudre les problèmes de productivité, de nombreuses grandes entreprises adoptent une stratégie de gestion documentaire pour des raisons juridiques. Pour respecter les réglementations gouvernementales et industrielles, les entreprises ont besoin d’un moyen de s’assurer qu’elles peuvent faire un suivi, sécuriser et récupérer facilement les documents en cas d’audit de conformité ou de demande à des fins juridiques. À des fins de conformité, une stratégie de gestion documentaire en entreprise doit répondre aux questions suivantes :

• Combien de temps devons-nous conserver les documents ? 
• Où devons-nous stocker les documents ? 
• Comment allons-nous faire un suivi des modifications apportées aux documents ?  
• Comment pouvons-nous récupérer des documents en cas de sinistre ?       

Mise en place d’un système de gestion documentaire en entreprise

Traditionnellement, la majorité des documents d’entreprise étaient soit sous forme papier (et gérés à l’aide de processus physiques), soit stockés sur des serveurs internes. Aujourd’hui, les entreprises se tournent de plus en plus vers les clouds pour stocker et gérer leurs documents.

Le principal outil utilisé par les entreprises pour ce faire est un système de gestion de documents (DMS), une solution logicielle qui fournit un emplacement électronique central où tous les documents de l’entreprise sont stockés et contrôlés.

Bien que cela puisse se recouper avec des solutions de stockage de fichiers, telles que Dropbox, Microsoft OneDrive et Google Drive, les logiciels de gestion documentaire en entreprise devraient aller au-delà de la capacité de ces services pour inclure les fonctionnalités suivantes :

Capture de documents et fonctionnalité OCR. Les fonctionnalités de capture de documents permettent aux entreprises qui sont en train de numériser leurs documents de collecter le contenu par numérisation ou imagerie photo. La fonctionnalité de reconnaissance optique de caractères (OCR) permet de rechercher et de modifier le texte de tous les documents, images et fichiers PDF numérisés.

Stockage, recherche et récupération. Un DMS doit être en mesure de stocker des documents dans une variété de types de fichiers (tels que des documents de traitement de texte, des PDF, des feuilles de calcul et des e-mails) et inclure des métadonnées pour chaque fichier. Il doit également fournir des outils pour organiser et rechercher des fichiers selon divers critères définis par l’utilisateur, ainsi que fournir la possibilité de baliser des documents avec des champs de mots-clés personnalisables.

Collaboration et contrôle de version. Des fonctionnalités telles que le partage de documents, l’édition simultanée par plusieurs utilisateurs et un historique des révisions avec contrôle de version sont importantes pour permettre le travail collaboratif le suivi des modifications de documents dans un DMS.

Intégrations. Pour une utilisation optimale, un DMS doit s’intégrer à d’autres systèmes clés de l’entreprise, tels que la comptabilité, la gestion de la relation client (CRM) et les RH. Ces intégrations vous aident non seulement à tirer parti des capacités de stockage et de partage de documents offertes dans le DMS, mais elles vous permettent également d’effectuer une recherche de texte dans les documents de l’ensemble de l’entreprise.

Flux de travail personnalisables. Les solutions de gestion documentaire en entreprise contiennent souvent des fonctionnalités de flux de travail basées sur des règles. Un flux de travail basé sur des règles permet à un administrateur de créer une règle qui dicte le flux d’un document dans l’organisation.

Par exemple, un flux de travail peut dicter qu’une facture est automatiquement acheminée au service comptabilité pour approbation avant d’être envoyée au client. Cela garantit que les documents se déplacent rapidement dans leurs flux de travail programmés ; et cela offre une transparence sur l’emplacement actuel des documents actifs.

Sécurité et conformité. Les entreprises des secteurs qui font face à des défis réglementaires importants comme celles qui fournissent des services juridiques, financiers et médicaux auront besoin d’un DMS doté de fonctionnalités avancées de sécurité et de conformité.

Ces fonctionnalités concernent notamment des pistes d’audit, des capacités d’autorisation et une intégration avec un système de gestion de périphérique pour inclure des éléments tels que l’authentification multifactorielle. Il devrait également y avoir des restrictions sur le partage de fichiers et les fonctionnalités de protection des données, telles que les contrôles d’accès.

Lorsque vous choisissez un DMS, assurez-vous qu’il est équipé de protocoles de sécurité standardisés et à jour, tels que le cryptage AES 256 bits et SSL / TLS.

En associant une stratégie de gestion documentaire en entreprise à un DMS riche en fonctionnalités, votre organisation garantit que les employés peuvent facilement accéder à tous les documents, que les responsables peuvent les contrôler et les consulter, et vous pouvez protéger les documents contre les accès non autorisés.