Comment rédiger un e-mail de rappel pour un événement

Vous avez fait de gros efforts pour créer un événement, et cela vous a pris beaucoup de temps. Maintenant, vous prenez plaisir à voir arriver les inscriptions. Et à l’approche du jour de l’événement, vous vous demandez peut-être ce que vous

Même si les gens étaient enthousiasmés par l’événement lorsqu’ils se sont inscrits, il est facile pour eux de s’en désintéresser — ou tout simplement de l’oublier. C’est à vous d’être proactif avec une stratégie de rappel efficace pour garder l’événement frais dans l’esprit de vos participants. Si envoyer des messages de rappel ne garantit pas que tous les inscrits seront présents, cela permettra certainement d’augmenter le nombre de personnes qui se présentent réellement.

Pourquoi envoyer des rappels d’événements sont essentiels

Voici quelques raisons pour lesquelles chaque organisateur d’événements devrait mettre en place un système de rappels :

• Envoyer des informations sur les événements : vous avez besoin de partager de nouvelles informations sur l’événement à venir ? Informez vos inscrits des nouveautés et envoyez-leur des informations pertinentes afin qu’ils puissent se préparer aux activités de la journée. Cela peut inclure des détails sur l’horaire, le lieu, le stationnement et les intervenants.
• Garder le contact :  maintenir un contact continu peut aider à créer de l’enthousiasme pour l’événement. Gardez les lignes de communication ouvertes afin que les participants puissent poser des questions et en savoir plus sur les activités à venir.
• Booster la participation : envoyer des rappels permet d’éviter que les gens n’oublient l’événement.

En termes de rappels d’événements, la qualité prime toujours sur la quantité. Quelques brèves communications suffisent pour partager les détails nécessaires de l’événement et inviter les gens à participer.

Comment rédiger un e-mail de rappel pour un événement

Tenez compte de ces quelques éléments essentiels lorsque vous rédigez un e-mail de rappel pour un événement :

• Tenez-vous en au texte brut : si vous voulez que votre rappel ressemble à un e-mail personnel, restez avec un message en texte brut. Évitez les graphiques ou les fonctionnalités susceptibles d’affecter la mise en forme globale ou de nuire au message principal du rappel.
• Faites simple : le but du message est de rappeler à chacun l’événement. Il n’y a pas besoin d’une longue explication de l’histoire de l’événement ou d’une longue explication sur son objectif, par exemple. Mettez les informations essentielles sur l’événement au début du message, puis résumez-le rapidement.
• Incluez les détails nécessaires : quelles bases chaque participant doit-il connaître pour participer à l’événement ? Partagez l’heure et la date, le lieu et tout ce qu’ils doivent faire pour se préparer.
• Utilisez la voix active : lorsque vous utilisez la voix active dans votre rédaction, vous facilitez la compréhension du message. Ce style d’écriture est personnel, accueillant et direct.

5 modèles d’e-mails de rappel d’événement

Vous n’avez pas besoin de partir de zéro lorsqu’il est temps d’écrire un e-mail de rappel d’événement. Utilisez un modèle comme ceux ci-dessous pour commencer, puis personnalisez le message en fonction de vos préférences personnelles.

Modèle de confirmation d’inscription

Planifiez un message automatisé qui sera envoyé immédiatement après l’inscription d’une personne à l’événement. Voici un exemple :

Cher [nom],

Félicitations ! Vous vous êtes inscrit avec succès pour [nom de l’événement].

Voici les détails de l’événement à enregistrer sur votre calendrier :

• [Date et l’heure]
• [Lieu ou informations d’accès au webinaire]

Pensez à vous préparer pour l’événement afin d’en tirer le meilleur parti possible. Voici ce que vous pouvez faire pour vous assurer que vous êtes prêt : [informations sur la préparation].

Vous avez des questions ? Répondez simplement à cet e-mail et nous nous ferons un plaisir de vous fournir les informations dont vous avez besoin.

Modèle d’avis des participants

Envisagez de demander l’avis des participants avant l’événement. Incluez cette demande dans un e-mail de rappel pour conserver le contact avec les participants.

Bonjour [nom],

Nous attendons avec impatience l’événement à venir : [nom de l’événement].

Notre objectif est de fournir le plus de valeur possible. Nous aimerions connaître votre avis sur la programmation qui conviendra le mieux à vos préférences.

Vous pouvez répondre à ce sondage pour nous donner votre avis, cela ne vous prendra que deux minutes : [lien vers le sondage].

Pour rappel, les informations concernant l’événement :

• Date
• Heure
• Lieu

N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions !

Modèle de rappel d’événement simple

Envoyez un message de rappel rapide une semaine avant pour rappeler aux participants les détails de l’événement.

Bonjour [nom],

Un petit message rapide pour vous rappeler que [nom de l’événement] est dans une semaine.N’oubliez pas de vérifier que vous l’avez bien saisi sur votre calendrier, si vous ne voulez pas risquer de manquer cet événement qui promet d’être passionnant !

• Date
• Heure
• Lieu

Si vous avez des questions sur votre inscription, répondez simplement à cet e-mail et notre équipe vous aidera. Nous avons hâte de vous voir !

Modèle d’e-mail de rappel final pour un événement

Si vous organisez un événement dématérialisé, envoyez un e-mail une heure avant l’heure de connexion. Ce rappel donne aux gens le temps de terminer leurs activités en cours, et offre un accès rapide au lien du webinaire.

Cher [nom],

Un petit rappel rapide : [nom de l’événement] commence dans une heure, à [heure].

Voici comment rejoindre le webinaire :

[Accéder aux informations]

A bientôt !

Modèle d’e-mail de suivi d’événement

Votre communication ne doit pas s’arrêter une fois l’événement terminé. Envisagez d’envoyer un e-mail de suivi et un message de remerciement à chaque participant.

Bonjour [nom],

Nous avons eu une excellente participation à l’événement d’hier — merci d’avoir participé !

Si vous l’avez manqué, n’hésitez pas à consulter la rediffusion, juste ici : [lien vers la vidéo enregistrée].

Vous avez des commentaires à faire sur cet événement ? N’hésitez pas à nous en faire part.

Automatisation des e-mails de rappel d’événement

Jotform offre des fonctionnalités d’automatisation intégrées pour les e-mails de rappel d’événements. Choisissez simplement le calendrier des rappels, puis planifiez l’envoi des e-mails. N’hésitez pas à vous documenter sur la configuration et la gestion des e-mails de rappel, notamment sur la personnalisation de vos messages.