Comment créer un code QR pour une feuille d'émargement pour des cours et des événements

Si vous avez déjà planifié la gestion de la participation à un événement, un cours ou un atelier pour vos employés, vous avez probablement constaté que cette tâche pouvait s’avérer complexe. Mais imaginez que vous puissiez suivre automatiquement les membres présents à votre événement en offrant aux participants un moyen simple de confirmer leur présence.

C’est ce que promettent les codes QR des feuilles d’émargement. Leur création ne demande que peu d’effort. Introduire une technologie telle que les codes QR dans un processus aussi basique que le suivi de la présence peut sembler superflu, mais en réalité, ces feuilles d’émargement dotée d’un code QR pourraient bien être la solution la plus simple pour enregistrer les présences, même pour les participants les moins à l’aise avec la technologie.

Tout comme vous pouvez prendre une photo avec votre smartphone, vous pouvez également scanner un code QR pour accéder à un formulaire. En tant que personne chargée du suivi des présences, imaginez le temps et les efforts que vous pouvez économiser pour vous concentrer sur des responsabilités plus importantes liées à l’événement en utilisant cette méthode.

Qu’est-ce qu’un code QR ?

La science des codes QR est relativement complexe. En essence, ils fonctionnent comme des codes-barres évolués. Les codes QR encapsulent des données numériques dans une image qui peut être scannée et interprétée par un appareil compatible, généralement un smartphone.

Contrairement aux codes-barres, les codes QR peuvent encoder des données à la fois horizontalement et verticalement, ce qui leur permet de stocker beaucoup plus d’informations. C’est pour cette raison que vous avez probablement vu des restaurants utiliser des codes QR, permettant ainsi aux clients de les scanner pour accéder rapidement à leurs menus en ligne.

Le but d’un code QR sur une feuille d’émargement est d’exploiter cette technologie pour permettre aux participants de s’enregistrer eux-mêmes. Avec la popularité croissante des codes QR, il est de plus en plus probable que vos participants sauront exactement quoi faire lorsqu’ils auront un code QR et des instructions claires à portée de main.

Pourquoi devriez-vous utiliser des codes QR pour les feuilles de présence ?

La réponse est simple : en automatisant cet aspect crucial de votre travail, vous permettez à vos participants de marquer leur présence eux-mêmes, sans avoir à vous solliciter directement. Cela vous libère pour vous concentrer sur la gestion globale de l’événement, notamment lorsqu’il s’agit d’un événement payant. Si votre priorité est de savoir qui a réellement assisté à l’événement, l’utilisation de codes QR vous permet de recueillir ces données sans nécessiter votre attention constante durant l’événement, tout en dirigeant vos participants vers les informations essentielles dont ils pourraient avoir besoin.

Une fois que vous aurez confirmé auprès de vos participants que les codes QR sont un moyen efficace d’accéder à des ressources essentielles lors de vos événements, ils pourront facilement trouver réponses à leurs questions et recherches par eux-mêmes. Les enseignants adoptent également cette méthode en classe, en demandant aux élèves de scanner un code QR pour enregistrer leur présence.

Si vous êtes un enseignant et que vous organisez des événements, l’objectif principal du code QR sur vos feuilles d’émargement est d’améliorer votre productivité et votre efficacité lors de ce processus. Cette méthode simplifie votre travail tout en offrant à vos clients, étudiants et participants une expérience plus fluide.

Comment créer une feuille de présence dotée d’un code QR avec Jotform

L’une des meilleures façons de créer et de personnaliser rapidement vos propres feuilles de présence consiste à utiliser le générateur de formulaires en ligne Jotform. Dans la section Mes formulaires, vous pouvez ajouter un code QR à toutes les feuilles d’émargement que vous souhaitez et suivre les réponses que vous recevez des participants au fur et à mesure qu’ils les soumettent.

Voici comment procéder.

1. Choisissez l’un des modèles de feuille de connexion de Jotform

Jotform propose des milliers de modèles gratuits pour tout type de formulaire dont vous pourriez avoir besoin, y compris les feuilles de présence et les feuilles d’émargement. Vous pouvez choisir un modèle prêt à l’emploi et le personnaliser avec vos propres champs, ainsi que les couleurs de votre choix et vos éléments de marque. Jotform propose des modèles pour pratiquement tous les secteurs d’activité, notamment un modèle de feuille de présence pour les cours, un modèle de feuille d’émargement pour les visiteurs et même un modèle de feuille d’émargement pour les patients.

Vous pouvez également créer facilement votre propre feuille d’émargement de A à Z avec le générateur de formulaires par glisser-déposer de Jotform.

2. Incluez les champs nécessaires afin de collecter les données de présence

Réfléchissez aux données que vous souhaitez collecter à l’aide votre feuille d’émargement. Vous pouvez y faire figurer des champs pour récupérer le nom, l’adresse e-mail, le nom de l’entreprise, les coordonnées et l’heure d’arrivée des participants, pour n’en citer que quelques-uns. Incluez des champs pour toutes les informations que vous souhaitez collecter et Jotform rassemblera toutes les réponses en un seul endroit pour une consultation ultérieure.

3. Générez un code QR unique pour votre formulaire

Une fois que votre formulaire est prêt à être utilisé, cliquez sur l’onglet Publier dans le générateur de formulaires Jotform. Cette action vous dirige vers une page où vous pouvez choisir comment partager votre formulaire. Sous Partager le formulaire, vous apercevrez l’image d’un code QR.

Cliquez sur l’icône du code QR et vous apercevrez l’option permettant de télécharger un code QR unique pour la feuille d’émargement que vous avez créée. Ce code QR reliera les participants à votre formulaire. Toute personne disposant du lien pourra remplir votre formulaire. En revanche, elle ne pourra pas modifier vos formulaires sans autorisation.

4. Affichez votre code QR

C’est à vous de décider comment vous souhaitez afficher le code QR. Peut-être souhaiterez-vous le partager avec vos participants le plus facilement possible. Vous pouvez l’afficher sur un grand écran où tout le monde peut le voir. Vous pouvez également l’imprimer, l’afficher sur une tablette, un téléphone ou un ordinateur portable, ou même l’intégrer dans un autre formulaire en ligne à l’aide du widget de code QR de Jotform.

Le suivi des présences peut être compliqué tant pour vous que pour vos participants, clients ou étudiants. Optez pour des codes QR sur vos feuilles d’émargement plutôt qu’un simple stylo et une feuille de papier. Vous pourrez vous libérer du temps que vous consacrerez à des tâches bien plus importantes, ou simplement à profiter de l’événement sur l’organisation duquel vous avez tant travaillé.