Aussi gratifiante que puisse être une profession juridique, elle présente également certains inconvénients, notamment le temps parfois excessif que l’on peut être obligé de consacrer à la paperasse. La rédaction de contrats, de mandats, de règlements et autres documents juridiques courants peut être fastidieuse, répétitive et longue.
Mais la technologie peut vous aider à changer cet aspect des choses.
Les logiciels d’automatisation des documents juridiques deviennent de plus en plus nécessaires pour les cabinets d’avocats. Ils font gagner du temps en générant automatiquement des documents couramment utilisés. Cela va du simple produit de remplissage de formulaires à des documents informatiques complexes adaptés aux besoins des entrepreneurs individuels ou des gros cabinets, et de tous ceux qui se trouvent entre ces deux extrêmes.
Dans cet article, nous vous expliquons comment exploiter l’automatisation des documents juridiques et quels avantages cela présente pour votre cabinet juridique.
Qu’est-ce que l’automatisation des documents juridiques ?
Pour rédiger une nouvelle version d’un document standard, vous commencez généralement par un document existant – un document similaire à celui que vous souhaitez créer. Ensuite, en utilisant “rechercher et remplacer” dans votre programme de traitement de texte, vous modifiez toutes les instances de texte que vous voulez changer, par exemple,les noms et autres détails. Non seulement ce processus prend du temps, mais il crée également de multiples opportunités d’erreurs.
Les outils d’automatisation des documents juridiques changent tout cela en introduisant un moyen plus efficace de rédiger de nouveaux documents.
“À haut niveau, l’automatisation des documents consiste à standardiser les documents fréquemment utilisés, puis à les configurer afin qu’ils puissent être générés automatiquement chaque fois qu’ils en ont besoin », explique Alex Melehy, fondateur et PDG de Woodpecker, un leader dans la solution d’automatisation de documents via Microsoft Word destinée aux cabinets d’avocats individuels et de petite taille.
À l’aide d’un logiciel d’automatisation de documents, les entreprises créent des modèles à partir de leurs documents fréquemment utilisés, tels que les formulaires d’admission, les contrats de mandat, les plaidoiries, etc. (Certains produits incluent des modèles pour vous aider à démarrer.) Une fois que vous avez créé les modèles, votre logiciel fera le reste en remplissant automatiquement de nouveaux documents. Selon le logiciel, ces données peuvent être extraites d’autres systèmes, ou vous pouvez entrer les données via un questionnaire guidé.
L’automatisation des documents fonctionne de la même manière pour la production de documents à n’importe quelle échelle. “L’automatisation des documents peut être utilisée pour un seul document, comme une NDA ou un contrat, qui peut être généré en 30 secondes au lieu de plusieurs heures si vous le faites manuellement. Ou il peut être utilisé pour générer un paquet entier de documents, comme un paquet d’hypothèque ou un ensemble de documents de fiducie et de succession, en cinq minutes au lieu de 8 à 10 heures”, explique Melehy.
L’automatisation des documents juridiques est aussi utile pour les documents transactionnels, par exemple les contrats standards, lesquels doivent s’adapter aux cas particuliers d’utilisation.
Melehy explique : “L’automatisation des documents est surtout utilisée pour des documents comme les fiducies et les successions, la création d’entreprise, le droit général des sociétés, les litiges, les dommages corporels et même le droit de la famille. Il peut être utilisé pour tout, du remplissage d’un formulaire judiciaire à la création d’un paquet de fiducie et de succession pour un nouveau client. Il est parfait pour les situations où les documents sont assez simples et où la minorité d’informations change à chaque itération.”
Lorsqu’il s’agit de domaines juridiques qui nécessitent une rédaction plus personnalisée, l’automatisation des documents est moins utile. “Cela ne se prête pas très bien à des domaines comme le droit de la propriété intellectuelle, où tout est très personnalisé à chaque fois et où il n’y a pas beaucoup de normalisation”, explique Melehy.
Avantages de l’automatisation des documents juridiques
Les entreprises désireuses d’adopter de nouvelles technologies en tirent de nombreux avantages, qui tendent à donner à leurs organisations un avantage concurrentiel à long terme. Voici quelques-unes des façons dont votre entreprise peut tirer profit de l’automatisation des documents.
Gagner du temps. L’automatisation des documents peut réduire considérablement le temps que vous ou votre équipe consacrez à la rédaction de documents. En fait, certains avocats rapportent qu’exploiter l’automatisation pour générer des documents permet de gagner jusqu’à 82% de temps. Cela permet à vos avocats hautement qualifiés (et hautement rémunérés) de travailler sur des questions juridiques plus complexes – et plus précieuses.
Éviter les erreurs. Il est impossible d’éviter les erreurs dès lors que l’on réalise une rédaction manuelle de documents. Selon une étude de Thomson Reuters, 90% des avocats ont signalé une réduction des erreurs de citation et de copie lors de l’utilisation de logiciels de documents juridiques.
Gagner plus grâce aux services à frais fixes. L’industrie juridique s’éloigne de l’heure facturable. Selon Melehy, “les clients exigent de plus en plus une plus grande transparence dans le travail pour lequel ils paient. L’automatisation des documents permet aux entreprises de prendre un travail qui aurait été facturé à l’heure et de le transformer en travail forfaitaire. Cela leur permet de faire évoluer l’industrie vers l’avenir et de gagner plus d’argent au fil du temps.”
Améliorer l’expérience client. L’automatisation des documents minimise les erreurs de documentation, ce qui aura un impact positif sur l’expérience vécue par le client. Et comme vos avocats passeront plus de temps à conseiller et à faire des recherches qu’à produire des documents, vous pouvez leur en donner davantage pour leur argent.
Conserver la connaissance de l’entreprise. “L’un des principaux avantages réside dans la diffusion des connaissances”, déclare Melehy. “Il n’y aura plus une seule personne dans l’organisation qui ne sait pas comment assembler un document pour une juridiction ou un client donné, car le savoir nécessaire sera intégré directement aux documents eux-mêmes.”
Le domaine juridique recourt de plus en plus largement à l’automatisation des documents. Les nouvelles solutions permettent aux entreprises d’automatiser plus facilement que jamais la génération de leurs documents, d’intégrer leurs flux de production de documents et de faire entrer leurs pratiques dans le 21e siècle.
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