Si vous avez fait des recherches sur l’automatisation de documents, vous avez probablement rencontré le terme d’assemblage de documents. Les gens utilisent souvent ces deux termes de manière interchangeable. Cependant, il y a une différence de plus en plus importante entre ces deux termes et entre les logiciels qu’ils décrivent.
Dans cet article, nous expliquons ce que ces termes signifient traditionnellement et comment une nouvelle génération de logiciels modifie la définition de “l’automatisation”. Vous serez finalement mieux préparé à comprendre les différences entre les solutions d’automatisation de documentation présents sur le marché.
Assemblage de documents : la base de l’automatisation des documents
L’automatisation des documents est un terme général que beaucoup utilisent pour désigner un logiciel qui permet de rationaliser et d’optimiser la création de nouveaux documents commerciaux ou juridiques en remplissant automatiquement des modèles de documents avec des données ou du texte précédemment existants.
Traditionnellement, l’automatisation des documents transforme les documents couramment utilisés, tels que les contrats ou les propositions de vente, en modèles.
Lorsqu’une personne a besoin d’un nouveau document, par exemple un nouveau contrat client, le logiciel d’automatisation remplit automatiquement tout texte soumis à des conditions dans le document. L’utilisateur entre généralement les données via un questionnaire et le logiciel place automatiquement les données dans un document ou un ensemble de documents (ou de plus en plus, il extrait les données d’une autre application ou d’une base de données).
Ce processus de génération de nouveaux documents avec des modèles est également communément appelé “assemblage de documents”.
Selon Aravind S., fondateur et PDG du logiciel d’automatisation de documents Docupilot, “Réaliser un assemblage de documents implique un modèle de document et un formulaire, où vous pouvez lier tous les champs de formulaire à un document. Lorsque quelqu’un remplit un formulaire, ce contenu sera remplacé dans le document.”
Pendant la majeure partie de l’histoire de l’automatisation des documents, les deux termes ont été synonymes. Mais une nouvelle ère de solutions d’automatisation de documents change la façon dont on utilise ces termes.
Une nouvelle ère d’automatisation des documents
Au cours de la dernière décennie, beaucoup d’entreprises ont commencé à utiliser des logiciels dématérialisés en lieu de place des logiciels physiques. Cela a conduit à un changement dans la façon dont les utilisateurs créent, stockent et utilisent les documents – et cela a créé de nouvelles opportunités d’automatisation.
Traditionnellement, l’automatisation des documents se limitait à la création proprement dite (ou à ce que l’on pourrait appeler “l’assemblage”) de nouveaux documents dans des applications telles que Microsoft Word. Une fois que les utilisateurs ont créé des documents, ils doivent encore stocker, envoyer ou signer ces documents, ce qui implique des flux de travail qui impliquent une série d’étapes manuelles et différents.
Mais maintenant, les solutions logicielles populaires basées sur des systèmes cloud de plus en plus intégrées, elles utilisent des API et des applications d’automatisation de tâches – par exemple, avec Zapier – qui donnent aux utilisateurs la possibilité de déplacer facilement des données entre les logiciels, ce qui ne serait pas réalisable avec des logiciels physiques. Cela permet une véritable automatisation des flux de travail de documents entre les programmes logiciels, l’assemblage de documents n’étant qu’une étape de l’automatisation des documents.
“Lorsque les gens ont commencé à utiliser des applications web telles que Salesforce, Zoho CRM et Airtable, ils cherchaient à intégrer l’assemblage de documents dans leurs flux de travail, ce que nous appelons l’automatisation des documents. C’est un flux de travail qui implique les applications que vous utilisez au quotidien, connectées à un moteur d’assemblage de documents”, explique Aravind.
Alors, à quoi ressemble cette nouvelle ère d’automatisation des documents, par opposition à l’assemblage simple de documents ? Aravind donne un exemple en utilisant l’application Airtable.
“Imaginons que je ne veux pas remplir un formulaire pour assembler un document parce que j’ai déjà toutes les données dans mon compte Airtable. Dans Airtable, je peux mettre à jour mes paramètres afin que chaque fois qu’une ligne est mise à jour, une nouvelle colonne est créée, ou lorsqu’une vue spécifique est générée, un nouveau document est généré. Je peux envoyer des données à un autre service que j’utilise pour la création de documents, générer un document et l’ajouter à mon compte Airtable.”
Cela permet aux utilisateurs de stocker leurs données dans une seule solution logicielle sans avoir à les répliquer dans une autre. Cela garantit la cohérence des données entre les applications. Cela permet également d’exploiter des flux de travail simples, ce qui ne serait pas possible avec un logiciel d’assemblage de documents plus ancien.
Selon Aravind, cette nouvelle ère d’intégration des flux de travail entre les plates-formes, basées sur un système de cloud, fait toute la différence entre l’assemblage de documents et l’automatisation de documents. Mais pour beaucoup, les termes sont toujours synonymes.
Lorsque vous recherchez des solutions d’automatisation de documents pour votre organisation, examinez ce que signifie la solution par “automatisation”. Si vous souhaitez être en mesure d’automatiser les flux de travail de documents, vérifiez bien que vous avez choisi une solution qui s’intègre à vos autres logiciels majeurs.
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