La transition vers le tout numérique présente des avantages évidents pour l’environnement. Mais cela va bien au-delà de la préservation des forêts et plus généralement de la faune et de la flore qui peuplent ces dernières. Dématérialiser ses activités signifie également de grosses économies pour les entreprises.
Voici 7 raisons de passer au tout-numérique
1. Réduction des coûts de stockage et d’impression
Imprimer, faxer (est-ce que cela existe encore ?), organiser le stockage de documents… cela prend du temps et de la place. Entre l’encre de l’imprimante, les coûts liés au papier et les classeurs, la facture peut vite monter. A titre d’exemple, rien qu’aux États-Unis seulement, les entreprises dépensent plus de 120 milliards de dollars par an pour imprimer des formulaires. La plupart sont obsolètes en quelques mois.
Si vous passez aux formulaires en ligne via un outil comme Jotform, non seulement vous n’aurez plus rien à imprimer, mais vous vous retrouvez également avec une plate-forme beaucoup plus facile à mettre à jour. Il vous suffira simplement d’envoyer un formulaire électronique aux personnes concernées, et elles pourront rapidement mettre à jour leurs informations. Qui plus est, votre formulaire peut être intégré à une page de destination, envoyé par e-mail, publié sur les réseaux sociaux ou connecté par SMS.
2. Facilité d’utilisation et d’accès
Générer un bon système de stockage, bien organisé, et le maintenir dans le temps demande du temps, de l’énergie et des efforts. Ces tâches de faible valeur, souvent urgentes, monopolisent la bande passante de votre travail, au détriment de tâches plus stratégiques et importantes.
Avec la grande diversité de logiciels de gestion de documents basés sur le cloud, notamment Dropbox, Google Drive et Box, il n’a jamais été aussi facile de se passer du papier. De plus, vous pouvez accéder aux informations dont vous avez besoin n’importe où, à tout moment.
3. Rationalisation des flux de travail des employés
En plus de la facilité d’utilisation, les flux de travail sans papier sont plus efficaces.
Vous n’avez pas à vous soucier que les formulaires papier soient obsolètes, que quelqu’un renverse du café sur un document important ou que vous ayez à poster ou faxer des choses avant une certaine date.
Par exemple, si vous dirigez une entreprise de réparation à domicile, vous pouvez stocker tous vos documents dans Google Drive, proposer à vos clients de solliciter des rendez-vous via un formulaire de demande Jotform et envoyer des rappels de rendez-vous par SMS via Zapier. Et vous pouvez faire tout cela sans avoir à imprimer une seule feuille de papier !
4. Accélération des processus d’approbation
Un autre avantage du passage au tout-numérique se trouve dans la vitesse à laquelle vous pouvez approuver les choses.
Par exemple, pour ce qui est de signer des contrats et des accords. Au lieu d’avoir à imprimer le document, à l’envoyer par courrier, puis à attendre que l’autre partie le signe et vous le renvoie, vous pouvez simplement exploiter une formulaire en ligne disposant d’un champ de signature et voilà, c’est fait !
Autre avantage, vous pouvez générer vos notes de frais bien plus rapidement. Au lieu de devoir trier tout un stock de reçus, tickets et facturettes, vous pouvez simplement prendre une photo du reçu et la télécharger sur Expensify.
5. Sécurisation améliorée des données
Si vous travaillez avec des informations exclusives ou gérez des données clients sensibles, travailler avec des documents électroniques est non seulement plus facile mais aussi bien plus sécurisé que les fichiers papier.
Voici quelques exemple de la façon dont les documents papier peuvent être consultés, perdus ou volés :
- Quelqu’un laisse un document confidentiel devant l’imprimante ou le copieur. Le document de bureau moyen est copié 19 fois. Les chances que ce document se retrouve entre de mauvaises mains sont donc conséquentes.
- Un document est détruit à cause d’un café renversé, de l’animal de compagnie du patron, ou d’un autre accident.
- Une catastrophe naturelle ou un incendie se produit. Selon cet article, plus de 70 % des entreprises devraient fermer leurs portes si elles perdaient tous leurs documents papier dans un incendie ou une inondation.
6. Amélioration des délais entre les sauvegardes
L’exécution de sauvegardes de vos documents importants doit être un protocole standard. Et c’est beaucoup plus facile de le faire quand vous êtes en tout-numérique ! En utilisant des outils comme Backblaze, vous pouvez configurer des sauvegardes automatiques à intervalles réguliers (par exemple, chaque semaine ou chaque mois) afin de vous assurer de ne pas perdre un document important.
Au minimum, vous devez sauvegarder régulièrement tous les documents financiers et fiscaux.
7. Optimisation des délais de paiement
Que vous dirigiez une boulangerie, un magasin d’électronique ou une agence de marketing, être payé par voie électronique, que ce soit à partir d’une carte bancaire ou d’une facture en ligne, est beaucoup plus pratique que d’être payé en espèces ou par chèque. Avec les chèques et les espèces, vous devez stocker l’argent en toute sécurité sur place et vous rendre régulièrement à la banque.
Cela ajoute non seulement une étape supplémentaire à votre processus, mais stocker beaucoup d’argent, même dans un coffre-fort de votre siège physique, crée des vulnérabilités de sécurité supplémentaires (par exemple, effractions, cambriolages, etc.).
Voilà donc 7 des grands avantages que l’on peut trouver à passer au tout-numérique. Et en fonction de votre entreprise et de vos objectifs, vous pourrez probablement en trouver bien davantage !
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