Lückenanalyse: Leitfaden mit Vorlagen und Beispielen

Damit ein Unternehmen erfolgreich ist, muss es genauso gut oder besser sein als die Konkurrenz. Aber es geht nicht nur darum, die Konkurrenz zu übertreffen. Es geht auch darum, die internen Prozesse des Unternehmens zu verbessern. Wenn ein Unternehmen sich selbst ständig herausfordert, alles zu geben, was es sein kann, lüftet es das Geheimnis von Wachstum und Rentabilität.

Stellen Sie sich vor, eine Modemarke bringt eine neue Kollektion auf den Markt. Das Marketingteam hat eine Werbekampagne ausgearbeitet. In der Zwischenzeit arbeitet das Verkaufsteam an Vertriebspartnerschaften mit verschiedenen Einzelhändlern, um den Marktanteil in einer neuen Region zu erhöhen. Beide Aktivitäten zielen auf dasselbe ab: das Erreichen des Umsatzziels.

Stellen Sie sich nun vor, dass die Bemühungen des Teams so erfolgreich waren, dass sie 10 Prozent mehr Umsatz als das ursprüngliche Ziel erzielten. Das ist die Art von Ergebnis, nach dem sich Unternehmensleiter sehnen und eine Lückenanalyse ist eines der Werkzeuge, mit denen sich ein solcher Erfolg erzielen lässt.

Methodik der Lückenanalyse: Was ist das?

Im Laufe der Jahre ist der Bereich der Unternehmensführung immer komplexer geworden. Es gibt so viele Theorien und Methoden, die mit diesem Gebiet einhergehen. Aber letzten Endes brauchen Sie keinen MBA, um eine Lückenanalyse durchzuführen.

Nichtsdestotrotz ist es hilfreich, mit der Methodik der Lückenanalyse vertraut zu sein, da sie den Rahmen für das vorgibt, was Sie tun wollen und warum.

Bei der Lückenanalyse geht es darum, eine vernünftige Frage zu stellen – was brauchen wir heute, um die Ziele von morgen zu erreichen? – und diese Frage mit einem umsetzbaren Plan zu beantworten.

Wie bereits erwähnt, gibt es bei der Lückenanalyse-Methodik zwei große Kategorien: die strategische Lückenanalyse und die operative Lückenanalyse. Die eine konzentriert sich auf die Planungs- und Leistungsseite des Unternehmens, die andere auf die Analyse, wie das Unternehmen diese Pläne und Strategien umsetzt.

Lückenanalysen können sich sowohl auf die internen Prozesse des Unternehmens als auch auf den Markt oder die Konkurrenzlandschaft beziehen.

Intern ausgerichtete Lückenanalysen können sich auf die Unternehmensleistung, die IT oder Ressourcen, die Personalausstattung oder die Finanzen konzentrieren. Eine nach außen gerichtete Lückenanalyse könnte sich mit dem Markt befassen, beispielsweise mit konkurrierenden Marken oder Produkten. Eine Lückenanalyse kann sowohl interne als auch externe Faktoren einbeziehen. Ein Beispiel dafür ist eine finanzielle Lückenanalyse, bei der sowohl interne Finanzprozesse als auch Probleme im Zusammenhang mit allgemeinen wirtschaftlichen Trends bewertet werden.

Wie man eine Lückenanalyse durchführt

Die Durchführung einer Lückenanalyse mag kompliziert erscheinen, aber die Methodik basiert auf recht einfachen Prinzipien. Eine Lückenanalyse kann schwierig werden, wenn Sie komplexe Projekte oder Aktivitäten mit vielschichtigen oder unklaren Prozessen, Zielen und Zwecken bewerten.

Wenn Sie also glauben, dass Sie eine Lückenanalyse benötigen, sollten Sie als Erstes den Rahmen festlegen, den Sie bewerten möchten. Welcher Aspekt des Unternehmens scheint nicht optimal zu funktionieren? Erhalten Sie zu viele Beschwerden von Kunden? Gibt es einen Überschuss an Kunden, die ein bestimmtes Produkt zurückgeben? Ist Ihr Verkaufsteam unterdurchschnittlich und Sie können sich nicht erklären, warum?

Dies sind alles Beispiele für Rahmenbedingungen, die auf die Notwendigkeit einer Lückenanalyse hindeuten. Ohne diese Analyse ist die Lückenanalyse nicht zielgerichtet und zum Scheitern verurteilt.

Sobald Sie die offensichtliche Lücke zwischen dem, was Sie jetzt tun, und den zukünftigen Zielen des Unternehmens ermittelt haben, können Sie mit der Arbeit der Lückenanalyse beginnen.

Was sind die wichtigsten Schritte der Lückenanalyse?

Insgesamt umfassen die Schritte der Lückenanalyse Punkt A (die heutige Leistung), Punkt B (das Geschäftsziel) und das, was auf dem Weg zwischen diesen beiden Punkten noch fehlt.

Hier sehen Sie, wie eine Lückenanalyse in der Praxis aussieht:

1. Bewerten Sie die aktuelle Situation

Jetzt ist es an der Zeit, einen kalten, harten Blick auf die aktuelle Situation zu werfen. Ein Großteil dieser Arbeit umfasst das Sammeln quantitativer Informationen, wie z.B. Business Intelligence (BI) Daten, Finanzzahlen, Berichte, Ressourcenlisten und mehr.

Dieser Schritt umfasst auch das Erfassen von qualitativen Informationen, um ein tieferes Verständnis der aktuellen Daten zu erhalten. Dies kann bedeuten, dass Sie Einzelgespräche mit Mitarbeitern oder Teambesprechungen führen, um die Sichtweise der Mitarbeiter zu erfahren. Auch Kundenfeedback oder Fokusgruppen können hier hilfreich sein, je nach Schwerpunkt der Analyse.

Wenn Sie die äußeren Umstände bewerten, müssen Sie den Markt und die Wettbewerber untersuchen. Je nach Umfang der Lückenanalyse kann diese Recherche intern oder durch einen externen Forschungsdienstleister durchgeführt werden.

2. Planen Sie das zukünftige Ziel

Sobald Sie den aktuellen Zustand des Unternehmens vollständig umrissen haben, können Sie den gewünschten zukünftigen Zustand herausarbeiten. Beginnen Sie damit, das übergeordnete Ziel zu umreißen, z.B. “der lokale Marktführer für die taggleiche Lieferung von Lunchpaketen an Schulen in unserem Bezirk zu werden”.

Dieses Ziel scheint ziemlich spezifisch und klar zu sein, aber es gibt viel zu beachten, wenn Sie es in die Tat umsetzen wollen.

Es sind lokale Marktkräfte im Spiel, wie z.B. Konkurrenten und das Potenzial der Marktgröße. Und dann ist da noch die Frage der Personalressourcen – wie viele zusätzliche Mitarbeiter würde das Unternehmen benötigen, um das Ziel zu erreichen? Wie müsste die Lieferkette aussehen, um diese Art von Wachstum zu unterstützen? Es gibt auch eine rechtliche Perspektive zu berücksichtigen. Wie könnten Sie dieses Wachstum erreichen und gleichzeitig die Vorschriften zur Lebensmittelsicherheit einhalten?

Die Planung des zukünftigen Ziels erfordert den Beitrag vieler Teams und Abteilungen, um alle Aktivitäten abzudecken, die die Unternehmensleistung bestimmen.

3. Messen und analysieren Sie die Lücken

Jetzt, da Sie die aktuelle Situation und das zukünftige Ziel im Detail definiert haben, ist es an der Zeit, die Lücken zwischen beiden zu messen.

Dies geschieht idealerweise mit Key Performance Indicators (KPIs), die quantifizierbar und messbar sind. Ein Beispiel: Der KPI (zukünftiges Ziel) besteht darin, die Wartezeit auf Anrufe beim Kundensupport um 40 Prozent zu reduzieren. Nach der aktuellen Leistung ist die Wartezeit um 10 Prozent gesunken. Es bleibt also eine Lücke von 30 Prozent. Dies ist eine wertvolle Information. Damit wissen Sie genau, wie weit Sie von der Erreichung des Ziels entfernt sind und können berechnen, was Sie brauchen, um den Rest der Lücke zu schließen.

Denken Sie jedoch daran, dass eine Lückenanalyse weitaus umfassender sein kann als nur ein KPI. Oft gibt es mehrere Ziele und KPIs und damit auch mehrere Lücken, die identifiziert und geschlossen werden müssen.

4. Erstellen Sie einen Aktionsplan, um die Lücken zu schließen

Wenn Sie die Lücken analysiert und quantifiziert haben, verfügen Sie über die Informationen, die Sie zur Entwicklung eines Aktionsplans benötigen. Dieser Plan enthält Taktiken und Projekte, die dazu beitragen werden, die Lücken in Zukunft zu verringern.

Kehren wir zu dem Beispiel der Anrufe beim Kundenservice zurück. Wenn die Wartezeiten immer noch um 30 Prozent reduziert werden müssen, um das Ziel zu erreichen, könnten Sie zusätzliche Mitarbeiter für das Call Center einstellen oder die Skripte für den Kundenservice neu entwickeln, um sie effizienter zu gestalten. Dies sind beides Beispiele für Maßnahmen, die in den Plan aufgenommen werden können.

Der Aktionsplan sollte so detailliert wie nötig sein, um die Lücken und ihre Überwindung zu verdeutlichen. Wenn es jedoch viele Ideen oder Optionen gibt, wie die Lücke geschlossen werden kann, können Sie diese breiter umreißen. Sie müssen nicht für jede Idee einen vollständigen Plan ausarbeiten. Sobald Sie die wichtigsten Maßnahmen ausgewählt haben, können Sie diese in einem umfassenden Projektplan oder -dokument vollständig ausformulieren.

Eine der bekanntesten Lücken, über die heute gesprochen wird, ist das geschlechtsspezifische Lohngefälle. Es beschäftigt die Zeit und die Ressourcen der wichtigsten internationalen Gremien, Regierungen und Akademiker der Welt.

Das geschlechtsspezifische Lohngefälle ist ein perfektes Beispiel für eine aktuelle Situation, die nicht den gewünschten Zielen oder Erwartungen entspricht. Der Zweck der massiven globalen Diskussion und der zahlreichen Studien über das Lohngefälle zwischen den Geschlechtern besteht darin, den Einkommensunterschied zwischen den Geschlechtern zu ermitteln und herauszufinden, wie er zu beheben ist.

Unternehmenseigentümer konzentrieren sich wahrscheinlich auf viele verschiedene Lücken, von denen die meisten nicht so allumfassend sind wie das geschlechtsspezifische Lohngefälle. Der Zweck einer Lückenanalyse ist jedoch immer derselbe: Reorganisation von Prozessen und Systemen, um ein zukünftiges Ziel zu erreichen.

Was sind die Vorteile einer Lückenanalyse?

Eine Lückenanalyse kann weitreichende Auswirkungen in einer Organisation haben, die weit über den spezifischen Prozess, der bewertet wird, hinausgehen. Die Kultur, die durch die Durchführung von Lückenanalysen geschaffen wird, kann Wunder für das Unternehmen als Ganzes bewirken. Hier sind einige der Vorteile, die Sie erwarten können:

Steigerung von Produktivität und Gewinn

Eine Lückenanalyse wirkt sich direkt auf die Effizienz eines Unternehmens aus, was sich wiederum auf das Endergebnis auswirkt. Wenn die Lücken in den Arbeitsabläufen und der Leistung der Mitarbeiter geschlossen werden, steigt die Gesamtproduktivität des Unternehmens, was sich in höheren Gewinnen niederschlägt.

Helfen Sie dem Unternehmen, sein wahres Potenzial zu erreichen

Jedes Unternehmen – auch ein erfolgreiches – kann Wege zur Verbesserung finden. Indem Sie sich ansehen, was im Unternehmen gerade vor sich geht, und analysieren, wie es hinter seinen Zielen zurückbleibt, kann die Lückenanalyse einem Unternehmen helfen, sein wahres Potenzial auszuschöpfen und noch nie dagewesene Ergebnisse zu erzielen.

Halten Sie das Unternehmen frisch und schlank

Unternehmen müssen wendig bleiben, wenn sie im Wettbewerb bestehen wollen. Die einzige Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, Mitarbeiter, Prozesse und Aktivitäten ständig zu überprüfen. Eine Lückenanalyse ist eine objektive und gezielte Untersuchung der “Hits und Misses” eines Unternehmens. Dabei werden die Stärken, Ineffizienzen, verschwenderischen Praktiken und die intelligente Nutzung von Ressourcen ins Rampenlicht gerückt.

Jährliche Leistungsüberprüfungen sind notwendig, aber wie kann ein Unternehmen darüber hinaus seine dringendsten Bedürfnisse in Echtzeit ermitteln? Indem es eine Lückenanalyse durchführt.

Wie Unternehmen Lückenanalysen nutzen können

Die Vorteile der Lückenanalyse machen sie zu einem beliebten und häufig genutzten Instrument in der Unternehmensführung. Hier finden Sie einige Beispiele für die Vielseitigkeit von Lückenanalysen und wie Unternehmen sie einsetzen:

• Steigerung des Umsatzes. Bei einer Lückenanalyse werden die verschiedenen Faktoren und Prozesse rund um die Vertriebsleistung gründlich bewertet und entsprechend angepasst. Dies kann sich auf Aspekte wie die Konkurrenzlandschaft, Fragen der Produktpreisgestaltung, die Leistung des Vertriebsteams, die Vertriebsschulungsprozesse und vieles mehr beziehen.
• Verbesserung der Mitarbeiterbindung. Wenn ein Unternehmen eine hohe Personalfluktuation hat, kann eine Lückenanalyse dabei helfen, die Ursachen für die Unzufriedenheit der Mitarbeiter zu ermitteln und die Methoden zu bestimmen, die erforderlich sind, um die Richtung zu ändern und die gewünschte Bindungsrate zu erreichen.
• Investieren Sie in Forschung und Entwicklung (F&E). Wenn ein Unternehmen ein neues Produkt entwickelt, kann eine Lückenanalyse entscheidend dazu beitragen, herauszufinden, wo die F&E-Investitionen konzentriert werden müssen, um den Zeitplan und die Ziele einzuhalten. Sie kann zeigen, wo das F&E-Budget nicht ausreicht und wie die Mittel umverteilt werden können, um die F&E-Leistung zu verbessern.
• IT-Sicherheit. Eine Lückenanalyse kann äußerst hilfreich sein, wenn es darum geht, Sicherheitsprobleme in einem Unternehmen zu identifizieren und festzustellen, was getan werden muss, um strengere Richtlinien zu erfüllen. Die Bewertung umfasst nicht nur die IT-Situation und den Bedarf, sondern auch die Ressourcen und Budgetfragen, die sich ergeben.

Eine Lückenanalyse ist ein effektives Instrument für nahezu alle Geschäftsprozesse oder Leistungsprobleme. Sie kann in einer Reihe von Situationen eingesetzt werden, solange Sie sich an die grundlegende Methodik der Lückenanalyse halten: wo Sie stehen, wo Sie hinwollen und was Sie brauchen, um dorthin zu gelangen.

Es ist schockierend, dass jeden Tag zwischen 24 und 150 biologische Arten durch Aussterben verloren gehen.

Welches Instrument kann dazu beitragen, die Aussterberate zu verlangsamen und die Lücke zu verringern? Die Lückenanalyse – die Analyse der Erhaltungslücken, um genau zu sein.

Wissenschaftler und Umweltexperten nutzen die Analyse von Erhaltungslücken, um Empfehlungen zu geben, wie bedrohte Arten in Naturschutzgebieten am besten geschützt werden können.

Es gibt viele verschiedene Arten von Lückenanalysen und jede hat ihren Platz und ihren Zweck, manchmal sogar über den Sitzungssaal oder das Büro hinaus.

Die Analyse des geschlechtsspezifischen Lohngefälles zum Beispiel umfasst viel mehr als nur das Problem der Gehälter. Es ist eine Frage der sozialen Gerechtigkeit, die Millionen von Frauen, Kindern und Gemeinschaften weltweit betrifft.

Die Stärke der Lückenanalyse ist ihre Anpassungsfähigkeit. Wann immer ein Ziel nicht erreicht wird – im Wald, in den Hallen der Vereinten Nationen oder in Ihrem Unternehmen – wird die Durchführung einer Lückenanalyse den Unterschied ausmachen.

Welche Arten von Lückenanalysen gibt es in Unternehmen?

Lückenanalysen können zwar überall eingesetzt werden, aber jetzt ist es an der Zeit, zum Geschäftlichen zurückzukehren.

Die im Geschäftsleben am häufigsten verwendeten Arten der Lückenanalysen decken eine Reihe von Bereichen ab. Lückenanalysen können sich auf die Leistung von Menschen, Prozessen oder Strategien konzentrieren. Sie können sich auch auf Lücken im Bedarf beziehen, z. B. in Bezug auf Ressourcen, Budget und Personal. Es gibt spezielle Lückenanalysen für verschiedene Branchen, darunter der Einzelhandel und das Bildungswesen.

Im Folgenden finden Sie eine kurze Übersicht über einige der Arten von Lückenanalysen, die Sie in der Unternehmensführung erwarten können:

• Leistung. Lücken in der Leistung betreffen Dinge wie Kundenakquise, Vertrieb, Projektdurchführung, Produktivität und mehr.
• Markt. Die Analyse von Marktlücken umfasst die Aktivitäten der Wettbewerber im Vergleich zu denen Ihres Unternehmens, die Unterschiede zwischen konkurrierenden Produkten und die Bewertung von Marktchancen.
• Qualifikationen. Diese Art der Defizitanalyse konzentriert sich auf die Fähigkeiten der Mitarbeiter. Wie sind die Leistungen Ihrer Teams? Welche Fähigkeiten fehlen, um das Geschäftsziel zu erreichen? Welche Ausbildung oder Schulung könnte diese Lücken schließen?
• Bedürfnisse. Bei einer Bedarfsanalyse werden Dinge wie Ressourcen, Wissen, Budget und Ausrüstung unter die Lupe genommen. Es könnte zum Beispiel sein, dass Ihrem Team Daten fehlen, um ein Ziel zu erreichen. Sie kann sich auch auf einen bestimmten Prozess konzentrieren, z. B. darauf, wie viele Servicemitarbeiter Sie benötigen, um die angestrebte Quote an bearbeiteten Kundenbeschwerden zu erreichen.
• Einzelhandel. Eine Einzelhandelslückenanalyse bewertet die Angebots- und Nachfragesituation in bestimmten Einzelhandelsmärkten und Regionen. Wenn ein Einzelhändler beabsichtigt, in einer neuen Region Geschäfte zu eröffnen oder in bestehenden Geschäften ein neues Produkt einzuführen, sollte er zunächst eine Einzelhandelslückenanalyse durchführen.
• IT. Diese Art der Lückenanalyse beinhaltet eine eingehende Bewertung der Effizienz und der Nutzbarkeit der IT-Ressourcen des Unternehmens. Gibt es zum Beispiel einen bestimmten Prozess, der mit Software automatisiert werden könnte, um die Ziele des Unternehmens zu erreichen?

Es gibt viele Möglichkeiten, wie eine Lückenanalyse die Prozesse und die Leistung von Unternehmen verbessern kann. Lassen Sie uns zwei spezifische Szenarien betrachten: Personalbeschaffung und Gesundheitswesen.

Lückenanalyse im Einstellungsverfahren

Die Einstellung von Mitarbeitern ist teuer. Die richtigen Mitarbeiter einzustellen und sie zufrieden zu stellen, ist nicht nur für den Gewinn des Unternehmens wichtig, sondern auch für die Moral des Teams. Die Durchführung einer Lückenanalyse im Einstellungsverfahren kann Ihnen dabei helfen, herauszufinden, wo es in Ihrem Prozess hapert und was Sie tun müssen, um ihn effizienter und genauer zu gestalten.

Ein typisches Beispiel: Finden Sie Kandidaten, die zur Unternehmenskultur passen

An einem idealen Arbeitsplatz passen die Mitarbeiter ganz natürlich zur Atmosphäre des Unternehmens. Dabei geht es nicht nur um ihre Fähigkeiten und Erfahrungen, sondern auch um ihre Persönlichkeit und ihren Lebensstil, die viel schwieriger zu quantifizieren sind. Mit einer gründlichen Analyse der Einstellungslücken ist es jedoch möglich, auch diese Bereiche genau zu bestimmen.

Bewerten Sie zunächst die Unternehmenskultur und erstellen Sie einen detaillierten Bericht über die wichtigsten Werte und Erwartungen. Werfen Sie dann einen Blick auf Ihren aktuellen Einstellungsprozess und darauf, wie er möglicherweise nicht die besten Mitarbeiter anzieht. Die Lückenanalyse könnte zum Beispiel ergeben, dass Ihr HR-Team an den falschen Jobmessen teilnimmt oder dass Ihre Interviewfragen nicht geeignet sind, um ungeeignete Kandidaten auszusortieren.

Lückenanalyse im Gesundheitswesen

Jeder Unternehmer in der Gesundheitsbranche weiß, wie komplex die einschlägigen Gesetze und Vorschriften geworden sind. Es ist unerlässlich, mit Themen wie dem Datenschutz für Patienten Schritt zu halten. In den Vereinigten Staaten haben Unternehmen des Gesundheitswesens aufgrund der HIPAA-Vorschriften keine andere Wahl, als die vollständige Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden, die schwere Strafen nach sich ziehen.

Ein typisches Beispiel: Sicherstellen, dass alle Patientenformulare den Datenschutzbestimmungen entsprechen

Wir leben in einer digitalen, datenbasierten Welt und das macht den Datenschutz für Patienten äußerst kompliziert. Unternehmen des Gesundheitswesens und medizinische Kliniken verfügen über große Mengen an Patientendaten, wie z. B. Gesundheitsakten, persönliche Daten und Zahlungsinformationen. Diese Daten werden oft mit Hilfe von Formularen von den Patienten erhoben.

Eine Lückenanalyse im Gesundheitswesen kann all die verschiedenen Patientenformulare identifizieren, die Sie verwenden, z.B. Terminvereinbarungen und Gesundheitserklärungen, und feststellen, welche davon nicht den HIPAA-Standards entsprechen. Wenn das Problem weit verbreitet ist, sollten Sie auf einen HIPAA-freundlichen Formulargenerator umsteigen, damit alle Ihre Formulare automatisch konform sind.

Füllen Sie alle Lücken

Jede Art von Lücke in Ihrem Unternehmen kann mithilfe einer Lückenanalyse identifiziert werden. Die Möglichkeiten, eine Lückenanalyse durchzuführen, sind nahezu unbegrenzt.

Fishbone, SWOT, Nadler-Tushman – Modell, 7-S- Modell. Was haben sie alle gemeinsam?

Sie sind alle Instrumente der Lückenanalyse.

Das Konzept der Lückenanalyse ist ziemlich weit gefasst – es geht um die Bewertung des Unterschieds zwischen dem, wo Ihr Unternehmen heute steht, und dem, wo Sie es hinhaben wollen. Daher ist es nicht verwunderlich, dass eine Vielzahl verschiedener Methoden und Tools entwickelt wurde, um alle Arten von Lückenanalysen durchzuführen.

Und das Fazit? Sie müssen kein spezielles Tool für die Lückenanalyse verwenden. Selbst eine Tabelle ist hilfreich, um Lücken in finanziellen oder anderen datenbasierten Prozessen zu identifizieren.

Es gibt viele Optionen und verschiedene Möglichkeiten, sie zu nutzen. Letztendlich wird Ihre Lückenanalyse mit Hilfe eines geeigneten Lückenanalyse-Tools viel effizienter und leistungsfähiger sein.

Lückenanalyse -Tools, die in aller Munde sind

Sich mit den verschiedenen Lückenanalyse – Tools vertraut zu machen, ist ein kluger Schritt für jeden Geschäftsinhaber oder Manager. Hier ein Blick auf die wichtigsten Lückenanalyse -Tools, die Ihnen zur Verfügung stehen.

SWOT Analyse

Niemand weiß genau, wann oder wo sie erfunden wurde, aber die SWOT-Analyse ist eines der beliebtesten Instrumente zum Verständnis der Marktposition eines Unternehmens. Sie umfasst die Stärken, Schwächen, Chancen und Gefahren eines Unternehmens.

Manche betrachten sie eher als ein allgemeines strategisches Planungsinstrument und nicht als eine Methode zur Lückenanalyse. Sie ist jedoch eine vielseitige und bewährte Methode, um sich ein klares Bild von der aktuellen und zukünftigen Situation eines Unternehmens zu machen. Erfahren Sie in diesem Artikel mehr über die Lückenanalyse und die SWOT-Analyse.

Fishbone-Diagramm

Diese seltsam anmutende Methode hat ihren Namen von ihrem Aussehen – wie ein Fischskelett. Die Fishboneanalyse  wird in der Regel verwendet, um Probleme und Lücken in Produktionsprozessen herauszufinden, die auf Dinge wie Materialien, Menschen, Maschinen, Methoden, Messungen und die Umwelt zurückzuführen sind. Mazda Motors hat das Fishbone-Diagramm sogar bei der Entwicklung des Sportwagens Miata/MX-5 verwendet.

Nadler-Tushman-Modell

Dieses Lückenanalyse -Tool ist auch als “Kongruenzmodell” bekannt. Es wurde entwickelt, um zu untersuchen, wie Menschen, Organisationsstruktur, Unternehmenskultur und die Arbeit, die sie verrichten, zusammenkommen und die Leistung beeinflussen. Es wurde in den 1980er Jahren von zwei Organisationsforschern entwickelt und ist eine der beliebtesten Methoden, um die Diskrepanzen zwischen den Inputs und Outputs eines Unternehmens zu bewerten und zu erklären, warum sie entstehen.

7-S-Modell

Das in den 1980er Jahren von zwei McKinsey-Beratern entwickelte 7-S-Modell hat sich als Instrument zur Analyse von Lücken in der organisatorischen Effizienz bewährt. Anstatt sich nur auf die Organisationsstruktur zu konzentrieren, bewertet es die Art und Weise, wie die verschiedenen Faktoren zusammenwirken, um Ergebnisse zu erzielen. Was sind also die sieben S, die die organisatorische Leistung beeinflussen? Strategie, Struktur, Systeme, gemeinsame Werte, Stil, (Staff) Mitarbeiter und (Skills) Fähigkeiten.

Es gibt noch mehr Tools für die Lückenanalyse und jedes eignet sich für unterschiedliche Zwecke und Anwendungen. Der nächste Schritt ist, das richtige für Ihr Unternehmensziel zu finden.

Keine zwei Lückenanalysen sind gleich. Der Prozess der Lückenanalyse hat so viele Variablen und kann auf so viele Arten angewandt werden, dass jede spezifische Lückenanalyse unweigerlich einzigartig sein wird.

Eine Lückenanalyse kann sehr umfangreich und komplex sein und zwischen 20 und mehr als 100 Seiten umfassen. Sie kann aber auch weniger umfangreich sein und sich auf eine Lücke konzentrieren, die mit nur wenigen Maßnahmen behoben werden kann.

Da Lückenanalysen individuell und fallspezifisch sind, empfiehlt es sich, mehrere Beispiele aus der Praxis zu betrachten. Angefangen bei komplexen Lückenanalysen für Regierungs- und Bankinstitute bis hin zu einer allgemeineren Lückenanalyse, die von kleinen und mittleren Unternehmen verwendet wird, finden Sie hier einen Überblick über drei Beispiele für Lückenanalyse, die Sie inspirieren werden.

Beispiel für eine Lückenanalyse 1: Ein Aktionsplan für die Digitalisierung von kulturellen und historischen Materialien

Die Welt wird in einem unglaublichen Tempo digital und das stellt Regierungen und Institutionen vor eine große Herausforderung: die Digitalisierung von Massen kultureller und historischer Materialien in Papierform, um deren Erhalt zu gewährleisten.

Die Federal Agencies Digital Guidelines Initiative geht dieses Problem mit Hilfe der Still Image Working Group frontal an. Die Arbeitsgruppe ist verantwortlich für die Digitalisierungsprotokolle und -praktiken für historische Materialien in den Bundesbehörden. Es handelt sich um eine enorme Aufgabe, die fortschrittliche technische Fähigkeiten erfordert, wie das Scannen, Speichern und Organisieren von Millionen digitaler Dateien, ganz zu schweigen von der Personalausstattung und der Koordination innerhalb der Bundesbehörden im ganzen Land und mit externen technischen Dienstleistern.

Die Task Force führte eine Lückenanalyse durch, um die verschiedenen Digitalisierungsbedürfnisse – sowohl die aktuellen als auch die zukünftigen – zu ermitteln und diejenigen zu priorisieren, die besondere Aufmerksamkeit erfordern. Das Interessante an dieser Lückenanalyse ist, dass sie ausdrücklich als lebendiges Dokument konzipiert wurde, das bei Bedarf kontinuierlich ergänzt und angepasst werden kann. Da sich die Digitalisierungstechnologien ständig weiterentwickeln, ist dies ein kluger Ansatz.

Beispiel für eine Lückenanalyse 2: Unterstützung einer Bank bei der Verbesserung der Kundenorientierung

Der moderne Bankensektor ist unglaublich wettbewerbsintensiv und das bedeutet, dass die Banken heute einen exzellenten Kundenservice ganz oben auf ihre Liste setzen. Aber es geht nicht mehr darum, die freundliche Bank an der Ecke zu sein. Viele Banken sind globale Organisationen, die versuchen, hochkomplexe Finanzprodukte in einem Markt zu verkaufen, der von Wettbewerb geprägt und an strenge Vorschriften gebunden ist. Noch nie war es für Banken so schwierig, ihre Kunden zufriedenzustellen.

Aus diesem Grund beauftragte eine führende internationale Privatkundenbank Merkle mit der Durchführung einer Lückenanalyse und der Entwicklung einer Roadmap, um ihr Direktmarketing mit einem gezielteren Ansatz für die Bedürfnisse ihrer Kunden zu verbessern.

Die Lückenanalyse folgte dem klassischen Modell. Zunächst machte sich das Analyseteam ein umfassendes Bild von der aktuellen Situation und den Kompetenzen der Bank. Dazu gehörte auch eine SWOT-Analyse. Dann entwickelten sie eine Vision, um die Marketingziele der Bank für ein neues Verbraucherkreditprogramm zu unterstützen. Anschließend verglichen sie den aktuellen und den zukünftigen Zustand und entwickelten auf der Grundlage ihrer Erkenntnisse einen Aktionsplan.

Und es hat funktioniert: Das Budget für das Marketing des Verbraucherkreditprogramms wurde um 65 Prozent erhöht und die Leistung des Programms verdoppelt!

Beispiel für eine Lückenanalyse 3: Verbesserung der SEO-Strategie eines kleinen Unternehmens

Jeden Tag gibt es schätzungsweise 3,5 Milliarden Suchanfragen im Internet. Für Unternehmen jeder Größe ist eine gute Platzierung in den Suchergebnissen extrem wichtig. Es ist ein wichtiger Weg, um Kunden zu helfen, Sie in einem virtuellen Heuhaufen zu finden und den Bekanntheitsgrad Ihres Angebots zu erhöhen.

Und die begehrte Nr. 1-Position bei der Google-Suche? Wenn Sie sie erreichen, haben Sie eine durchschnittliche Klickrate von 31,7 Prozent!

Es ist nicht einfach, in den Google-Suchergebnissen ganz oben zu landen und es erfordert eine erstklassige SEO-Strategie. Andererseits können auch kleine Unternehmen mit Hilfe von SEO eine gute Sichtbarkeit erreichen.

Smart Insights empfiehlt kleinen Unternehmen, eine SEO-Lückenanalyse durchzuführen, um herauszufinden, wo es ihrer SEO-Strategie an etwas mangelt und was nötig ist, um die Suchrankings zu verbessern.

Sie brauchen keine ausgefeilten Tools, um eine SEO-Lückenanalyse durchzuführen. Exportieren Sie einfach Ihre Google Analytics- und Google Search Console-Daten in eine Excel-Datei und schon haben Sie alles, was Sie für eine SEO-Lückenanalyse brauchen.

Natürlich sind einige Kenntnisse über SEO erforderlich. Die Beauftragung eines SEO-Spezialisten ist eine gute Möglichkeit, den Prozess der Lückenanalyse zu bewältigen.

Bei der Lückenanalyse gibt es keine Einheitsgröße, die für alle gilt. Jede Lückenanalyse hat ihren eigenen Umfang und Zweck.

Ein kurzer Blick auf Beispiele für Lückenanalysen zeigt, dass es viele Möglichkeiten gibt, Ihren Prozess zu personalisieren. Die Art und Weise, wie Sie Ihre Lückenanalyse präsentieren, hängt jedoch zu einem großen Teil von den Details ab.

Konzentriert sich die Lückenanalyse auf Daten? Dann ist ein zahlenbasierter Bericht genau das Richtige für Sie. Verwenden Sie Umfragen für Ihre Lückenanalyse? Dann ist vielleicht eine Zusammenfassung der Ergebnisse in einem Word-Dokument am besten geeignet.

Eine der großartigen Eigenschaften der Lückenanalyse ist ihre Vielfalt. Aber das bringt auch eine Herausforderung mit sich. Wie lässt sich die Lückenanalyse am besten strukturieren und präsentieren? Hier kommt die Verwendung von Vorlagen ins Spiel.

Machen Sie Ihre Lückenanalyse visuell

Der grundlegende Ablauf einer Lückenanalyse sieht folgendermaßen aus: aktueller Zustand versus zukünftiger Zustand und ein Aktionsplan, wie Sie dorthin gelangen können.

Im Wesentlichen geht es darum, sich von einem Punkt zum anderen zu bewegen.

Aus diesem Grund kann eine Vorlage hilfreich sein. Eine Vorlage für eine Lückenanalyse ist eine Visualisierung der aktuellen und der gewünschten Situation in einem leicht verständlichen Format. Dabei können Diagramme, Tabellen oder andere Designelemente verwendet werden, um die Analyse visuell interessant zu gestalten.

Es gibt eine Vielzahl verschiedener Vorlagen für Lückenanalysen, die online verfügbar sind und alle Arten von Lückenanalysen abdecken. Es ist ganz einfach, eine Vorlage für eine SWOT-Analyse zu verwenden oder eine Bedarfsanalyse mit den verschiedenen Online-Vorlagen zu erstellen. Es gibt sie in jeder Form, einschließlich druckbare PDFs, Excel-Tabellen, Word-Tabellen und PowerPoint-Diagramme.

Was steht auf einer Vorlage für eine Lückenanalyse?

In ihrer grundlegendsten Form muss eine Vorlage für eine Lückenanalyse die Informationspunkte enthalten, die zur Identifizierung und Behebung von Lücken im Unternehmen erforderlich sind:

• Aktuelle Bewertung
• Zukünftiges Ziel
• Lücken zwischen den beiden Zielen
• Aktionspunkte zur Beseitigung der Lücken

In dem Beispiel unten gibt es eine zusätzliche Spalte, die den Problemen und Risiken gewidmet ist, die auftreten können. Jede Vorlage für eine Lückenanalyse sollte auch die Spezifikationen des betreffenden Projekts oder Geschäftsbereichs sowie die relevanten Daten enthalten.

Natürlich kann eine Lückenanalyse noch viel weiter gehen und unglaublich komplex und detailliert werden. Lückenanalysen, die von Regierungsbehörden oder großen Institutionen durchgeführt werden, können ein ganzes Buch füllen – und viele Monate oder Jahre in Anspruch nehmen. Werfen Sie einen Blick auf diesen 91-seitigen Lückenanalysenbericht, den das Arctic Centre an der Universität Lappland für die Europäische Union erstellt hat und in dem die Umweltauswirkungen auf die arktische Region bewertet werden. Eine Vorlage für eine Lückenanalyse hätte hier nicht funktioniert.

Für die meisten Unternehmer bietet eine Vorlage für eine Lückenanalyse jedoch eine hilfreiche Struktur oder einen Rahmen für einen Prozess, der sich leicht in verschiedene Richtungen entwickeln kann.

Hier ist eine weitere Standardvorlage für eine Lückenanalyse, die eine andere Darstellung verwendet:

In diesem Beispiel werden die grundlegenden Informationselemente abgedeckt – aktueller Zustand, zukünftiger Zustand, Lücken und Aktionspunkte – aber in einem etwas anderen visuellen Format. Die Verwendung von Farben in Vorlagen für Lückenanalysen ist wichtig. Sie hilft dem Betrachter, die Informationen schnell und einfach zu ordnen und zu verarbeiten.

Die obigen Vorlagen sind Beispiele für grundlegende, allgemeine Lückenanalyse-Strukturen, die für jede kleinere Lückenanalyse angepasst werden können. Die Erstellung von Vorlagen wie diesen ist ganz einfach. Laden Sie eine Vorlage aus Ihrer Unternehmensverwaltungssoftware oder von Online-Vorlagenseiten herunter, oder erstellen Sie Ihre eigene Vorlage in Word oder PowerPoint.

Für alle Arten von Lückenanalysen in Unternehmen – Finanzen, Vertrieb, Projektleistung, Mitarbeiterzufriedenheit oder Kundenbindung – sind Vorlagen ein praktischer und kostengünstiger Weg, um eine aussagekräftige Lückenanalyse zu erstellen, die zu Ergebnissen führt.

Ihr Unternehmen ist ständig in Bewegung, und es gibt keine perfekte Leistung. Es gibt immer Raum, um sich zu verbessern und zu wachsen. Wenn Ihnen das gelingt, kann so ziemlich jedes Ziel Wirklichkeit werden.

Im Grunde ist die Lückenanalyse ein einfaches Konzept. Sie ist ein Instrument, das die aktuelle Situation beschreibt und dabei hilft, einen Plan zu entwickeln, um Ihr Unternehmen dorthin zu bringen, wo Sie es haben möchten. Zu wissen, was Sie tun müssen, um diese Lücke zu schließen, ist der Weg zum Erfolg.

Die Durchführung einer effektiven Lückenanalyse kann manchmal kompliziert werden. Wenn sich der Umfang eines Geschäftsprozesses oder eines Projekts vergrößert, entstehen auch alle potenziellen Lücken, die entstehen können. Das Schöne an der Lückenanalyse ist, dass sie auf einer Struktur basiert, die sich an den Umfang dessen anpasst, was Sie erreichen wollen. Mit Hilfe einer Vorlage für Lückenanalysen ist es sogar noch einfacher, eine erfolgreiche Lückenanalyse durchzuführen, ganz gleich wie groß oder klein sie ist.

Es gibt eine Frage, die Sie sich stellen müssen, bevor Sie mit einer Lückenanalyse beginnen: Was ist die beste Zukunft für mein Unternehmen? Überlassen Sie den Rest dem Bewertungsprozess. Wie ein Maßanzug ist die Lückenanalyse ein vielseitiges, leistungsfähiges und effizientes Instrument, das perfekt zu jedem Unternehmen oder Ziel passt.