What is a time-off request form?

Online time-off request forms allow employees to submit their requests to take time off of work electronically. These forms consolidate all the necessary information for human resources (HR) to approve or deny a time-off request onto one form, eliminating the need for back-and-forth communication. Electronic time-off request forms offer employees and HR a quick and easy way to streamline the PTO process while still tracking each request. These forms allow employees to submit requests easily, accurately, and in a timely manner, and they open up communication between HR, management, and employees.

Why do employees need to use a time-off request form?

Employees use time-off request forms to create an official record of their requests. When employees take time off, it often impacts their teammates as well as timelines and workflows. Giving employees the ability to submit a formal request helps HR track requests and update payroll, scheduling, and resource allocation information accordingly. These forms also eliminate word-of-mouth agreements that lead to misunderstandings or miscommunication by formalizing and documenting each request. Having a trackable form helps HR calculate the remaining time off an employee has — keeping both employees and managers informed and accountable.

What are the key components of a time-off request form?

Every time-off request form requires some key components to ensure accuracy and consistency. Most time-off request forms include the following fields: Employee name Employee contact information (e.g., email, phone number) Requested days/hours off Total number of hours off requested Reason for request Request type (e.g., PTO, sick time, jury duty, etc.) Approval/denial date Approval/denial checkboxes Signature box The main purpose of time-off requests is to keep track of how many work hours an employee will be off work. However, including these key details also allows HR and management to make informed decisions on whether to approve such a request.

Who should use a time-off request form?

Time-off request forms are useful for anyone working for a business or organization and needs time away from work. These forms apply to any time-off request, regardless of the individual’s position. Even the CEO of a company should submit an official time-off request for tracking and scheduling purposes. In a business, the key users of these forms include Employees who are requesting time off Managers who need to approve the requests HR team members These categories will overlap if an HR employee or manager requests time off. Essentially, anyone who needs time off should use one of these request forms.

What types of information should employees include in a time-off request form?

Filling out all the required information on your time-off request form is crucial for ensuring your manager and HR department have an accurate understanding of your time off. But the most important information revolves around the exact details of your leave, specifically How long you plan to be gone (days, hours, etc.) What type of time-off request you’re submitting Why you need the time off Your employee information, potentially including your department and your manager’s name This information will alert HR and your manager(s) to the urgency of your request and the exact details of your absence. This allows your team to adjust schedules, resources, and workflows to accommodate your time off.

How do you respectfully request time off?

Respectfully asking for time off involves considering the impact of your absence on your team. Be sure to do the following to ensure your time-off request doesn’t create any frustration: Check your company calendar to ensure you’re not leaving your team without the help they need. Consider providing a plan for how you’ll set your team up for success before you leave or provide reassurance that everything will be taken care of, preventing any disruption of workflows. Ask, don’t tell. Don’t seem forceful in your request. You’re asking others to accommodate your schedule, so be considerate of how it will impact them. Ask early, not last minute. Loop your manager in earlier to make sure your request doesn’t catch them off guard. The more lead time you give your team, the more likely your manager will accept your request. Make sure your request aligns with your company’s time-off policy. Ensure you have enough available PTO, rather than asking to borrow time. Taking these points into consideration will set you up for success and ensure others will view your request as respectful and reasonable.

Formulários para Solicitação de Folga

Sobre Formulários para Solicitação de Folga

Elimine a papelada confusa e agilize seu fluxo de trabalho usando os Formulários para Solicitação de Folga da Jotform. Funcionários podem solicitar folga remunerada ou por motivo de doença com o toque de um botão, permitindo que você visualize todas as suas solicitações de folga em qualquer dispositivo. Use o Criador de Formulários para personalizar nossos modelos gratuitos — você pode até mesmo adicionar seu logotipo para um toque pessoal. E que tal integrar-se ao Planilhas Google para visualizar todos os seus envios organizados em uma planilha? Sabendo quando seus funcionários estarão de folga, você poderá se planejar melhor para suas ausências — economize tempo e se organize de forma mais eficiente usando os Modelos de Formulários para Solicitação de Folga da Jotform.

Perguntas Frequentes

1) O que é um formulário para solicitação de folga?

Formulários para solicitação de folga online permitem que os funcionários enviem suas solicitações de folga eletronicamente. Estes formulários consolidam todas as informações necessárias para que o departamento de recursos humanos (RH) aprove ou negue uma solicitação de folga em um único formulário, eliminando a necessidade de comunicação entre as partes.

Formulários eletrônicos para solicitação de folga oferecem aos funcionários e ao RH uma maneira rápida e fácil de agilizar o processo de licença remunerada e, ao mesmo tempo, acompanhar cada solicitação. Estes formulários permitem que os funcionários enviem solicitações de forma fácil, precisa e em tempo hábil, além de abrir a comunicação entre o RH, a gerência e os funcionários.

2) Por que os funcionários precisam usar um formulário para solicitação de folga?

Os funcionários usam formulários para solicitação de folga para criar um registro oficial de suas solicitações. Quando os funcionários tiram folga, isso geralmente afeta seus colegas de equipe, bem como os cronogramas e os fluxos de trabalho. Oferecer aos funcionários a possibilidade de enviar uma solicitação formal ajuda o RH a rastrear as solicitações e atualizar as informações da folha de pagamento, da programação e da alocação de recursos.

Esses formulários também eliminam acordos boca a boca que levam a mal-entendidos ou falhas de comunicação, formalizando e documentando cada solicitação. Ter um formulário rastreável ajuda o RH a calcular o tempo restante de folga de um funcionário — mantendo ambos funcionários e gerentes informados e atualizados.

3) Quais são os principais componentes de um formulário para solicitação de folga?

Todo formulário para solicitação de folga requer alguns componentes-chave para garantir sua precisão e consistência. A maioria dos formulários para solicitação de folga inclui os seguintes campos:

Nome do funcionário
Informações de contato do funcionário (como e-mail e número de telefone)
Dias/horas de folga solicitados
Número total de horas de folga solicitado
Motivo da solicitação
Tipo de solicitação (como licença remunerada, licença médica, serviço de júri, etc.)
Data de aprovação/negação
Caixas de seleção para aprovação/negação
Campo para assinatura

O principal objetivo das solicitações de folga é manter o controle de quantas horas de trabalho um funcionário ficará fora do trabalho. No entanto, a inclusão desses detalhes importantes também permite que o RH e a gerência tomem decisões informadas sobre a aprovação ou não de tal solicitação.

4) Quem deve usar um formulário para solicitação de folga?

Os formulários para solicitação de folga são úteis para qualquer pessoa que trabalhe em uma empresa ou organização e precise de um afastamento do trabalho. Esses formulários se aplicam a qualquer solicitação de folga, independente do cargo do indivíduo. Até mesmo o CEO de uma empresa deve enviar uma solicitação oficial de folga para fins de controle e programação.

Em uma empresa, os principais usuários desses formulários são:

Funcionários solicitando folga
Gerentes que precisam aprovar as solicitações
Membros da equipe de RH

Essas categorias se sobreporão se um funcionário ou gerente de RH solicitar folga. Essencialmente, qualquer pessoa que precise de folga deve usar um desses formulários.

5) Que tipos de informações os funcionários devem incluir em um formulário para solicitação de folga?

Preencher todas as informações necessárias em seu formulário para solicitação de folga é fundamental para garantir que seu gerente e o departamento de RH compreendam com exatidão sua folga. Mas as informações mais importantes giram em torno dos detalhes exatos de sua licença, especificamente:

Quanto tempo você planeja ficar fora (dias, horas, etc.)
Que tipo de solicitação de folga você está enviando
Por que você precisa de folga
Suas informações de funcionário, incluindo, possivelmente, seu departamento e o nome do seu gerente

Essas informações alertarão o RH e seu(s) gerente(s) sobre a urgência da sua solicitação e os detalhes exatos da sua ausência. Isso permitirá que sua equipe ajuste cronogramas, recursos e fluxos de trabalho para acomodar sua licença.

6) Como solicitar uma folga de forma respeitosa?

Pedir folga de forma respeitosa envolve considerar o impacto da sua ausência na sua equipe. Certifique-se de fazer o seguinte para garantir que sua solicitação de folga não gere nenhuma frustração:

Verifique o calendário da sua empresa para garantir que não deixará sua equipe sem a ajuda de que ela precisa. Considere a possibilidade de fornecer um plano de como você preparará sua equipe para o sucesso antes de sair ou de garantir que tudo será resolvido, evitando quaisquer interrupções nos fluxos de trabalho.
Pergunte, não diga. Não force sua solicitação. Você está pedindo aos outros que acomodem suas agendas, portanto, leve em consideração o impacto que isso terá sobre eles.
Pergunte com antecedência, não de última hora. Informe seu gerente com antecedência para garantir que sua solicitação não o pegue desprevenido. Quanto mais tempo de antecedência você der à sua equipe, maior será a probabilidade de seu gerente aceitar sua solicitação.
Certifique-se de que sua solicitação esteja de acordo com a política de folga da sua empresa. Confirme se você tem alguma licença remunerada disponível, em vez de pedir tempo emprestado.

Levar esses pontos em consideração o preparará para o sucesso e garantirá que os outros vejam sua solicitação como respeitosa e razoável.