O que é a gestão empresarial de documentos?

A maioria das empresas enfrenta grandes desafios quando se tratando do armazenamento e acessibilidade de seus documentos, por diversos motivos:

• Alguns documentos estão em formato físico, outros em arquivos digitais, outros em ambos os formatos.
• Documentos digitais são frequentemente armazenados em múltiplas localizações – em computadores individuais ou conversas por e-mail, contas na nuvem ou servidores corporativos.
• As pessoas são inconsistentes quanto à forma de armazenamento de seus arquivos, sejam eles físicos ou digitais.

Parece familiar? Não é de se admirar que 82% dos trabalhadores associam uma diminuição em sua produtividade à dificuldade de encontrar os documentos de que precisam. Esta falta de organização não impacta apenas a capacidade de trabalhar de seus funcionários, mas também aumenta as chances de perdas ou danos em seus arquivos, além de gerar vulnerabilidades em sua segurança.

A gestão empresarial de documentos visa resolver estes problemas através da organização e otimização do fluxo de documentos pelos sistemas de uma grande empresa. Nesse artigo, você aprenderá como sua organização pode se beneficiar do uso de uma estratégia para a gestão empresarial de documentos e como escolher a solução adequada.

O que é a gestão empresarial de documentos?

A gestão empresarial de documentos consiste no processo de armazenar, localizar, proteger, atualizar, compartilhar e recuperar documentos digitais em grandes organizações. Uma estratégia para a gestão empresarial de documentos informará a seleção e configuração tecnológica utilizada em uma organização para implementar seu fluxo de documentos.

Além de resolver problemas relacionados à produtividade, muitas grandes empresas adotam uma estratégia para a gestão empresarial de documentos por motivos legais. Para estar de acordo com os regulamentos do governo e da indústria, as organizações precisam ser capazes de assegurar que podem monitorar, proteger e recuperar facilmente seus documentos no caso de uma auditoria de conformidade ou intimação. Para fins de conformidade, uma estratégia para a gestão empresarial de documentos deve responder às seguintes questões:

• Por quanto tempo devemos reter os documentos?
• Onde devemos armazenar os documentos?
• Como poderemos monitorar alterações aos documentos?
• Como podemos recuperar os documentos em caso de desastre?

Implementando um sistema para a gestão empresarial de documentos

Tradicionalmente, a maioria dos documentos de nível empresarial eram armazenados em formato físico (e gerenciados usando processos físicos) ou em servidores internos. Hoje em dia, as organizações estão migrando para softwares baseados em nuvem para armazenar e gerenciar seus documentos.

A principal ferramenta utilizada por empresas é um sistema de gestão de documentos (do inglês document management system, ou DMS), uma solução de software que fornece uma localização eletrônica centralizada onde todos os documentos da organização são captados, armazenados e monitorados.

Embora possam existir recursos em comum com soluções para o armazenamento de arquivos, como Dropbox, Microsoft OneDrive e Google Drive, softwares para a gestão empresarial de documentos devem ir além das funções destes serviços e incluir os seguintes recursos:

Captura de documentos e recursos de OCR (reconhecimento ótico de caracteres). Os recursos para a captura de documentos possibilitam que empresas no processo de digitalização coletem conteúdos empresariais através de seu escaneamento ou de imagens fotográficas. O reconhecimento ótico de caracteres (OCR) torna todos os documentos, imagens e PDFs escaneados pesquisáveis e editáveis.

Armazenamento, pesquisa e recuperação. Um DMS deve ser capaz de armazenar documentos em diversos tipos de arquivos (como documentos para processamento de texto, PDFs, planilhas e e-mails) e incluir metadados para cada um deles. Ele também deve fornecer ferramentas para a organização e pesquisa de arquivos de acordo com uma variedade de critérios definidos pelo usuário, bem como a capacidade de “taguear” os documentos com campos personalizáveis para palavras-chave.

Colaboração e versionamento. Recursos como o compartilhamento de documentos, edição simultânea para múltiplos usuários e histórico de revisões com versionamento são importantes para possibilitar a colaboração entre membros de uma equipe e monitorar alterações nos documentos dentro de um DMS.

Integrações. Para um melhor uso, um DMS deve integrar-se a outros sistemas chave da sua empresa, como sua contabilidade, gestão de relacionamento com o cliente (CRM) e recursos humanos. Tais integrações não apenas o ajudam a potencializar os recursos de armazenamento e compartilhamento de documentos oferecidos pelo DMS, mas também o permitem conduzir uma pesquisa documental de texto por toda a empresa.

Fluxos de trabalho documentais personalizados. Soluções para a gestão empresarial de documentos frequentemente contêm recursos para fluxos de trabalho baseados em regras. Estes permitem que um administrador crie regras que determinarão o fluxo de um documento pela organização.

Por exemplo, um fluxo de trabalho pode determinar que uma fatura seja encaminhada automaticamente para o departamento de contabilidade para aprovação antes de ser enviada para o cliente. Isso garante que os documentos se desloquem rapidamente por seus fluxos de trabalho predeterminados, além de fornecer transparência sobre a atual localização de documentos ativos.

Segurança e conformidade. Empresas em indústrias que enfrentam grandes forças regulatórias – como aquelas que oferecem serviços médicos, legais ou financeiros – exigem um DMS com recursos de segurança e conformidade avançados.

Estes recursos incluem registros de auditoria, recursos para permissões e a integração a um sistema para gestão de dispositivos para a inclusão de funções como a autenticação de múltiplos fatores. Também devem haver restrições para os recursos de compartilhamento de arquivos e proteção de dados, como controles de acesso.

Ao escolher um DMS, certifique-se de que este esteja equipado com protocolos de segurança atualizados e padronizados, tais como AES de 256 bits e encriptação SSL/TLS.

Ao combinar uma estratégia para a gestão empresarial de documentos com um DMS repleto de recursos, sua organização estará se certificando de que seus funcionários possam facilmente acessar todos os documentos, gerentes possam controlar e revisá-los e que você possa proteger os documentos de usuários não autorizados.