Como criar uma ordem de compra no Formulários Google

Foi-se o tempo em que era necessário editar tediosamente seus formulários linha por linha usando processadores de texto, ou ainda mesclar e desfazer a fusão de células pouco flexíveis em modelos de planilhas.

Os formulários da sua empresa — especialmente os juridicamente vinculativos, como ordens de compra — devem ser facilmente acessíveis, refinados e modernos. Felizmente, criadores de formulários, como o Formulários Google, permitem que os proprietários de empresas criem documentos digitais de forma rápida e eficiente sem que seja preciso reformatar planilhas do Excel, aprender a usar o Adobe Acrobat ou dominar códigos complexos.

O Formulários Google é útil para proprietários de empresas que estão apenas começando e precisam de soluções leves e flexíveis para processos comerciais de rotina. De fato, criar uma ordem de compra usando o Formulários Google é uma maneira simples de otimizar suas aquisições e compras, criando uma base sólida para um fluxo de aprovação de ordens de compra.

O que é um formulário de ordem de compra?

Um comprador deve preencher um formulário de ordem de compra para informar ao vendedor quais produtos deseja adquirir, incluindo a quantidade solicitada e o preço preferido. Quando o vendedor concorda com os termos de venda, ele assina o documento, tornando-o juridicamente vinculativo. A ordem de compra funciona então como um registro e um contrato contendo os termos com os quais ambas as partes concordaram.

Você também pode pensar nas ordens de compra como precursoras das faturas. As empresas as enviam a vendedores e fornecedores para definir os termos de uma venda antes da compra, quer estejam adquirindo produtos imediatamente ou no futuro. Quando os termos da ordem de compra são cumpridos, o fornecedor então envia uma fatura.

Antes de enviar uma ordem de compra a um fornecedor, várias partes interessadas devem analisá-la, como o gerente do departamento de contabilidade ou de aquisições e — se o preço for especialmente significativo — o diretor financeiro (CFO).

Um processo de aprovação eficiente evita problemas de fluxo de caixa, garantindo que haja dinheiro suficiente para as compras necessárias e responsabilizando os departamentos por suas próprias despesas. Diversas opções de software podem automatizar esse processo de aprovação, economizando papel e recuperando o tempo gasto com o envio de inúmeros e-mails.

No entanto, obviamente, antes de aprovar os formulários, você precisa criá-los.

Criando uma ordem de compra no Formulários Google

Para começar a usar o Formulários Google, você precisará de uma conta do Google. De posse de uma conta, você estará pronto para criar uma ordem de compra no Formulários Google.

Confira os passos que você deve seguir abaixo:

1. Acesse docs.google.com/forms.
2. Selecione um modelo. Embora essa seja uma etapa opcional — você também pode criar um formulário do zero — é possível encontrar modelos gratuitos online que lhe fornecerão um bom ponto de partida. O Formulários Google também oferece modelos gratuitos que você pode modificar.

3. Crie um formulário. Caso não esteja interessado em usar um modelo, basta clicar no botão Em branco no Formulários Google para gerar um formulário novo e vazio.

4. Adicione os campos necessários. Experimente a variedade de tipos de perguntas disponíveis para descobrir quais são as melhores opções para coletar informações diferentes. Você provavelmente usará os formatos de resposta curta e múltipla escolha com mais frequência — por exemplo, você pode usar uma questão de resposta curta para coletar números de cartão de crédito e outra de múltipla escolha para selecionar o tipo de pagamento.

Certifique-se de incluir todos os detalhes de que os fornecedores precisarão para identificar os produtos ou materiais e enviar uma fatura.

Estes são alguns campos comuns a serem incluídos:

• Número da ordem de compra
• Data e local da entrega
• Endereços de cobrança da sua empresa e do fornecedor
• Condições de pagamento
• Nomes, números de modelos e quantidades de produtos
• Impostos, descontos, taxas e preço total

5. Personalize o formulário. Você pode adicionar imagens ao Formulário do Google, bem como alterar suas cores e fontes. Adicione o logotipo da sua empresa para dar ao seu formulário uma aparência mais profissional. Você pode clicar na opção de visualização para observar a aparência do formulário enquanto trabalha.

6. Teste o formulário. Envie o formulário para algumas pessoas da sua empresa — especialmente aquelas envolvidas nas aprovações de ordens de compra — para obter sugestões sobre como melhorá-lo. Elimine o máximo de atritos possível no processo de preenchimento de um formulário — seus fornecedores agradecerão.

7. Comece a enviá-lo. Você pode enviar uma ordem de compra criada usando um Formulário do Google diretamente para os aprovadores e, posteriormente, para seus fornecedores por e-mail ou através de um link compartilhável.

Use Jotform para criar ordens de compra

Um Formulário do Google para ordens de compra é útil para pequenas empresas pois seu formato é familiar para os fornecedores, além de simples o suficiente para ser usado por qualquer pessoa. No entanto, o Formulários Google carece de recursos que poderiam agilizar ainda mais seu processo de compras.

Por exemplo, não existe uma maneira direta de os fornecedores adicionarem assinaturas eletrônicas para aprovar uma ordem de compra no Formulários Google. Além disso, pode levar algum tempo para que o formulário fique exatamente como você deseja — tempo que você poderia dedicar a outras tarefas.

Para acelerar o processo, experimente um dos inúmeros modelos de ordem de compra da Jotform. Usando o Criador de Formulários, é possível modificar esses modelos e adicionar uma variedade de integrações que expandem o poder do seu formulário — quer você precise fazer o upload de arquivos, adicionar assinaturas eletrônicas ou conectar-se a outros programas de gestão do local de trabalho.

Ao terminar de criar, eleve a funcionalidade do seu formulário usando Jotform Aprovações. Usando esta plataforma de fluxo de trabalho, seus formulários de ordem de compra se tornam a base de um processo de aprovação que você pode personalizar através de uma interface com recurso arraste-e-solte. Você pode adicionar aprovadores, condições e notificações para configurar um processo de aprovação contínuo.

O recurso de Atribuição de Formulários da Jotform permite que você delegue formulários a membros da equipe, enquanto lembretes e condições integrados mantêm todos no caminho certo e dentro do prazo. Você pode supervisionar cada etapa do processo usando o aplicativo Jotform Formulários Móveis a partir de qualquer dispositivo.

Centralizar suas ordens de compra simplificará suas aquisições — simplicidade que certamente resultará em bons relacionamentos com seus fornecedores.