Preservar o meio ambiente já é um ótimo motivo para converter seu escritório em um local que não utiliza papel mas, além deste, esta prática oferce inúmeros outros benefícios. Reduzir o uso de papel também ajuda a eliminar o entulho, reduzir o estresse entre funcionários, tornar o processo de armazenamento mais eficiente, melhorar a produtividade e economizar seu dinheiro.
Embora ainda estejamos há anos da eliminação completa do uso de papel dentro dos escritórios, confira abaixo 10 dicas para ajudá-lo a reduzir significativamente o consumo de papel do seu escritório de forma rápida.
1. Invista em um scanner
A primeira coisa que você pode fazer é investir em um scanner. Em seguida, vasculhe seus arquivos e gavetas e jogue fora tudo o que for desnecessário. Digitalize tudo o que você pode precisar e armazene estes documentos de forma eletrônica. Alguns destes documentos importantes podem incluir recibos, cartões de visita, registros de clientes, contas, ordens de compra, entre outros.
Documentos confidenciais ou sensíveis considerados desnecessários devem ser destruídos. Não se preocupe caso tenha papel demais para sua simples trituradora. Você pode buscar uma empresa que ofereça serviços de trituração ou transportar seus documentos até uma loja da UPS para que sejam destruídos.
Dica
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2. Decida a melhor forma de organizar seus arquivos digitais
Sua equipe precisa determinar como os documentos deverão ser organizados uma vez salvos. Isso irá ajudá-lo a manter tudo sob controle e evitar que passe horas e horas procurando aquele arquivo ou imagem específico. Empresas grandes podem fazer com que cada departamento digitalize e organize seus próprios documentos usando o novo sistema.
Você pode organizar estes documentos por data, cliente ou tipo de informação conforme preferir. Independente de sua escolha, certifique-se de aderir ao sistema e garantir que todos os seus funcionários façam o mesmo.
3. Solicite extratos e contas digitais
Peça que seu banco e fornecedores enviem seus extratos por e-mail em vez de postar uma cópia impressa. Isso irá economizar ao seu fornecedor tempo, esforços e custos de envio, e você receberá as informações necessárias instantaneamente, sem precisar esperar pelos correios.
4. Envie faturas e ordens de compra por e-mail
Uma vez que tenha migrado para o uso de cobranças digitais para suas próprias despesas, é chegada a hora de fazer o mesmo, mas com seus fornecedores e clientes. Envie uma notificação para os mesmos informando que você passará a enviar suas faturas por e-mail e não mais pelos correios.
5. Compartilhe todos os seus documentos online
Em vez de imprimir documentos para compartilhá-los com membros da sua equipe, você pode fazê-lo online usando softwares de compartilhamento na nuvem, como o Google Drive, Box ou Dropbox. Isso ajuda a eliminar custos de impressão, além de ser mais conveniente. Desta forma, as pessoas podem ler e deixar comentários em tempo real.
6. Converta formulários em papel em formulários online
Se você utiliza formulários de admissão, pesquisas ou questionários, converta-os em formulários eletrônicos online. Isso não apenas o ajudará a reduzir custos, mas também a manter sua organização.
Você pode utilizar uma ferramenta como Jotform Formulários Móveis para coletar todas as informações necessárias sem precisar de papel e caneta, ou mesmo Wi-Fi.
7. Incentive a tomada de notas eletrônicas
Folhas de papel e blocos de anotações podem desorganizar uma mesa, se perder ou cair facilmente nas mãos erradas. Embora você não precise banir completamente o uso de caderninhos, é possível introduzir aplicativos ou softwares para a tomada de notas capazes de realizar essa função. O Evernote e o Google Docs são ótimos exemplos de aplicativos que podem substituir os tradicionais bloquinhos.
8. Elimine o uso de papel de suas reuniões
Elimine a necessidade da tomada de notas em papel durante suas reuniões enviando sua pauta por e-mail ou através do Google Docs. Isso permitirá que sua equipe se concentre na reunião e contribua com suas próprias ideias em vez de ficar sempre anotando.
9. Desencoraje a impressão de documentos
Você provavelmente não pode se desfazer completamente da impressora, mas é possível diminuir seu uso por parte de seus funcionários. Se estes possuem impressoras em suas mesas, remova-as, e mantenha apenas um ou dois locais de impressão centrais.
10. Realize o backup de seus arquivos
Por último, mas não menos importante, certifique-se manter um backup de todos os seus arquivos digitais. Sem uma cópia física, é preciso garantir a segurança dos seus dados. Você pode usar um serviço de armazenamento na nuvem como o Backblaze para manter seus arquivos seguros. Independente da ferramenta de backup utilizada, é importante implementá-la assim que você começar a digitalizar seus arquivos.
A eliminação do uso de papel do seu escritório é um processo. Este pode ser mais tranquilo se você manter uma comunicação com todos os envolvidos e explicar quaisquer mudanças com antecedência.
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