Por mais gratificante que a atividade jurídica possa ser, esta também possui algumas desvantagens – uma delas sendo a quantidade excessiva de tempo que você passa lidando com a papelada. Redigir contratos, acordos de retenção, resoluções, entre outros documentos de rotina, pode ser algo tedioso, repetitivo e demorado.
Mas a tecnologia está ajudando a mudar esse cenário.
Softwares para a automação de documentos jurídicos estão crescentemente se tornando uma necessidade para escritórios de advocacia. Estes economizam tempo gerando documentos comumente utilizados de forma automática. Estes produtos abrangem desde simples formulários a documentos computáveis complexos e ajustados especificamente às necessidades de profissionais individuais, empresas grandes, e todos em seu intermédio.
Neste artigo, explicamos a automação de documentos jurídicos e como esta pode beneficiar seu escritório de advocacia.
O que é a automação de documentos jurídicos?
Para redigir uma nova versão de um documento padrão, você tradicionalmente começaria com um documento existente – um similar ao que você deseja criar. Em seguida, usando “encontrar e substituir” em seu programa processador de palavras, você alteraria todas as instâncias de texto variáveis, como nomes e outros detalhes. Este processo não apenas leva tempo, mas também cria múltiplas oportunidades de erro.
Ferramentas para a automação de documentos jurídicos mudam o jogo ao apresentar uma maneira mais eficiente de redigir novos documentos.
“Em um alto nível, a automação de documentos é o processo de automatizar documentos frequentemente utilizados e configurá-los de forma que possam ser gerados automaticamente sempre que necessário,” afirma Alex Melehy, fundador e CEO da Woodpecker, uma solução líder no mercado de automação de documentos para profissionais individuais e pequenos escritórios de advocacia.
Usando um software para automação de documentos, firmas podem criar modelos para seus documentos mais frequentemente usados, como formulários de entrada, acordos de retenção, peças processuais, e mais (alguns programas incluem modelos para ajudá-lo a começar). Uma vez que tenha criado os modelos, seu software fará todo o resto, preenchendo automaticamente os novos documentos. Dependendo do software, estes dados podem ser obtidos a partir de outros sistemas ou inseridos através de um questionário guiado.
A automação de documentos funciona da mesma forma para a produção de documentos em qualquer escala. “A automação de documentos pode ser usada para um único documento, como um NDA ou contrato, o qual pode ser gerado em 30 segundos em vez de várias horas, se você o criasse manualmente. Esta também pode ser utilizada para gerar um pacote repleto de documentos, como um pacote para hipoteca ou um conjunto de documentos de uma propriedade, em cinco minutos em vez de oito a 10 horas”, afirma Melehy.
A automação de documentos jurídicos se torna mais útil para documentos transacionais, onde você pode modificar os formatos padrão para contratos de acordo com os detalhes de um caso em particular.
Melehy explica, “a automação de documentos é mais utilizada para coisas como fundos e propriedades, formação corporativa, direito societário, litígios, danos pessoais e até mesmo direito familiar. Pode ser utilizada para tudo, desde a submissão de um formulário no tribunal à geração de um pacote proprietário para um novo cliente. É perfeita para situações onde documentos são padronizados e apenas uma pequena quantidade de informações muda a cada iteração.
Quando se trata de áreas legais que exigem uma redação mais personalizada, a automação se prova menos útil. “Esta técnica não funciona muito bem em áreas como o direito de propriedade intelectual, onde tudo é sempre bastante personalizado e não existe uma grande padronização,” diz Melehy.
Vantagens da automação de documentos jurídicos
Firmas dispostas a adotar novas tecnologias desfrutam de inúmeros benefícios, os quais tendem a fornecer uma vantagem competitiva a longo prazo para sua organização. Confira alguns exemplos de como a automação de documentos legais pode beneficiar a sua empresa.
Economia de tempo. A automação de documentos pode minimizar drasticamente o tempo que você e sua equipe gastam redigindo documentos. Na verdade, alguns advogados reportaram que o uso de automação para gerar documentos resulta em uma economia de tempo de até 82%. Desta forma, você estará liberando seus advogados altamente capacitados (e bem pagos) para trabalhar em matérias mais complexas – e valiosas – além de atender mais clientes.
Evite erros. Erros humanos são inevitáveis ao redigir documentos manualmente. De acordo com um estudo da Thomson Reuters, 90% dos advogados reportaram uma redução em erros de citações e escrita quando utilizando softwares para a automação de documentos.
Ganhe mais com serviços de taxas fixas. O setor jurídico está se distanciando das horas trabalhadas. De acordo com Melehy, “clientes estão exigindo uma transparência cada vez maior no trabalho pelo qual pagam. A automação de documentos permite que as firmas transformem um trabalho pago por hora em um trabalho de tarifa fixa. Isto os permite direcionar o setor para o futuro e ganhar mais dinheiro ao longo do tempo.”
Melhore a experiência do cliente. A automação de documentos diminui o tempo de entrega, além de minimizar erros na documentação, aspectos os quais terão um impacto positivo na experiência do cliente. Como seus advogados passarão mais tempo aconselhando e pesquisando em vez de gerando documentos, você poderá oferecer aos seus clientes um maior valor agregado por seu dinheiro.
Retenha o conhecimento da firma. “Uma das maiores vantagens é a disseminação de conhecimento,” afirma Melehy. “Agora não mais existirá apenas uma pessoa na organização que sabe como montar um documento para uma dada jurisdição ou cliente pois o conhecimento institucional estará inserido nos próprios documentos.
O setor jurídico já está adotando a automação de documentos de maneira mais ampla. Novas soluções estão tornando mais fácil do que nunca para as empresas automatizarem a geração de documentos, integrarem seus fluxos de trabalho de documentos e moverem suas práticas para o século XXI.
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