Googleフォームは、そのシンプルさ、アクセスのしやすさ、Google のツール群との統合性から、市場トップクラスのフォーム作成ツールのひとつとして、何百万人ものユーザーに愛用されています。ユーザーはアンケートやサインアップフォームなど、さまざまなタイプのウェブフォームを作成するために、Googleフォームを選ぶことが多いのです。しかし、このフォーム作成ツールがどんな状況でもベストな選択であるとは限りません。
Googleフォームには、基本的なフォーム作成ツールを必要とする人々にとっては役立つメリットがいくつかありますが、企業や上級ユーザーにとってはいくつかの重要な機能が欠けています。最も顕著な欠点のひとつは、オフラインでのデータ収集機能がないことでしょう。
インターネットに接続されていなければ、Googleフォームは機能せず、フォームの効果が軽減してしまいます。ここでは、オフラインフォームが貴重な機能である理由と、フォーム作成ツールを選ぶ際のポイントについてご説明します。
Googleフォームはオフラインで使えるのか？
簡潔に言えば、Googleフォームをオフラインで使うことはできません。Google フォームはクラウドベースのフォーム作成ツールですから、フォームの作成、送信、受信、記入を行うにはインターネット接続が必要です。このインターネット接続への依存は、フォームのアクセシビリティだけでなく、フォームへの回答率にも影響します。一方、Jotformはオフラインでもオンラインでもデータを収集するのに最適なツールです。Jotformは、Googleフォームに比べて多くの高度な機能を備えたフォーム作成ツールです。Jotformでは、フォームの作成、カスタマイズ、データの収集、データの分析などを行うことができます。
オフラインフォームとは？
オフラインフォームとは、作成、入力、データ収集時にインターネット接続を必要としないタイプのウェブフォームのことを言います。ユーザーは通常、収集した情報をローカルサーバーに保存するアプリケーションやソフトウェアを使ってこれらのフォームを作成し、共有します。インターネットに再接続すると、このデータはバックアップと同期をするために、クラウドにアップロードされます。
オンラインフォームとは？
一方、オンラインフォームとは、作成、操作、配布にインターネットを利用するタイプのウェブフォームのことです。ほとんどのオンラインフォーム作成ツールは、このタイプのフォームを使用しています。しかし、オンラインフォームはインターネット接続が不安定な場所では利用しにくいという欠点があります。オンラインフォームもさまざまな目的に役立つものの、オフラインのフォームに比べると汎用性に欠けるのです。
オンラインフォームとオフラインフォームの違いとは？
オンラインフォームにもオフラインフォームにも、それぞれ独自のメリットがあります。オフラインフォームはインターネット接続が不要なため、より利用しやすいのですが、だからと言ってオンラインフォームより優れているというわけではありません。例えば、オンラインフォームはオフラインフォームよりも速くデータを収集・保存できます。また、一般的に使いやすく、デスクトップコンピュータでうまく動作するため、障害のあるユーザーにとって優れた使用感を提供することができるのです。
オフラインフォームには多くのメリットがあるものの、作成する際には、ホストと作成の選択肢が限られています。オフラインフォーム作成ツールには、次のようなものがあります。
- オフラインモバイルフォームアプリ
- オフラインテンプレート
- オフライン・ウェブフォーム・プラグイン
上記の選択肢はどれも価値があるものですが、Jotformモバイルフォームのように、モバイルアプリでオフラインフォームを作成できるサービスが圧倒的に最適な選択肢でしょう。Jotformモバイルフォームを使えば、Jotformのフォームテンプレート、カスタムフォームビルダー、電子サイン機能にどこからでもアクセスできます。また、Jotformモバイルフォームには以下のような高度な機能も備わっています。
- QRコード/バーコード読み取り
- ジオロケーション
- 音声録音
- 展示会などのイベントで、1台のデバイスで複数のフォーム回答を収集できるキオスクモード
- ソーシャルメディアでフォームを簡単に共有
Jotformの無料モバイルフォームアプリを使えば、あなたの組織・部署は外出先でも作業を完了でき、紙の使用量を減らしつつ共同作業を強化できます。
Googleフォームに代わるオフラインフォーム作成ツールは？
Googleフォームはオフラインでは利用できませんが、オフラインフォームを提供する代替ツールがないわけではありません。多くのフォーム作成ツールは、モバイルアプリ、プラグイン、ダウンロード可能なテンプレートなどによって、オフラインでウェブフォームにアクセスできる機会を提供しています。
最も人気があり、Googleフォームの代わりに利用できるオフラインフォームには、以下のようなサービスがあります。
- Jotform
- WPForm
- Formstack
- Formplus
これらのサービスは、いずれもユーザーに何らかのオフラインフォームへのアクセスを提供し、クラウドに依存する他のサービスに対する競争力を高めています。
オフラインフォームのメリット
オフラインフォームを選択する必要はないように思うかもしれませんが、オフラインフォームには、場所やインターネット接続に関係なく、組織・部署のつながりを維持し、生産性を維持するのに役立つ多くのメリットがあります。オンライン フォームのみの使用を決定する前に、これらのメリットがビジネスにどのような影響を与えるかを考慮してみましょう。
インターネット接続は不要
オフラインフォームの主なメリットは、インターネット接続がなくてもフォームにアクセスできることです。つまり、必要なデータを収集するために、安全ではないWi-Fiネットワーク経由でフォームにアクセスしたり、モバイル データに頼ったり、ホットスポットを持って移動したりする必要がなくなるのです。
遠隔地におけるデータ収集の改善
遠隔地に出張する場合、インターネットへのアクセスに問題が生じる可能性があります。しかし、オフラインフォームを使用すれば、インターネットアクセスの制限を気にすることなく、移動ができるようになるのです。
強固なプライバシーとセキュリティ
データをオフラインに保つことで、クラウドベースのソフトウェアで起こりうるデータ漏洩のリスクを抑えることができます。オフラインフォームのデータはローカルに保存されるため、オンラインフォームに関連付けられたデータと比較して、より高度なセキュリティと保護が確保されます。
リーチの拡大
オンラインフォームの限界を超えることで、いつでも誰からでもデータを集めることが可能になります。オフラインフォームなら、ユーザーは、展示会やレストランなど、あらゆる場所でオフラインフォームに記入することができます。これにより、障壁がなくなり、これまでリーチできなかった新しいユーザーへの扉が開かれるのです。
フォーム記入率の向上
フォームへのアクセスを増やすことで、ユーザーがフォームに記入する機会を増やすことができます。これは、より多くの情報にアクセスし、顧客と対話する機会が増えることを意味します。また、フォームへの回答にインターネット接続が必要なくなるため、それだけ多くの人にフォームに記入してもらえるようになるでしょう。
オフラインフォームで組織・部署を強化するには？
Googleフォームがオフラインフォームを提供していないからと言って、フォーム作成ツールに求める機能や必要なものを妥協すべきというわけではありません。Jotformのような代替ツールを選べば、フォームの拡張機能をもっと活用できるようになります。Jotformをお使いいただけば、どこにいてもウェブフォームを持ち運び、外出先でも回答を収集し、フォームの効果を高めるパワフルなツールを組織や部署にもたらすことができるでしょう。
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