Cómo utilizar códigos QR para revisar la asistencia con Google Forms

Pasar lista es una tarea necesaria pero que lleva mucho tiempo, ya sea para un evento, una clase o un seminario para una formación laboral. Sin embargo, como ocurre con la mayoría de los procesos, hay una forma mejor de hacerlo que limitarse a anotar los nombres de los asistentes con un papel y boli.

Automatizar la asistencia no requiere ninguna habilidad especial. Puede hacerlo utilizando el seguimiento de la asistencia mediante códigos QR con Google Forms. Google Forms le permite crear formularios en línea para enviarlos a los asistentes, y éstos pueden marcarse como presentes cuando lleguen.

Pero, ¿significa eso que usted será responsable de enviar todas y cada una de las invitaciones?

No si utiliza códigos QR. El seguimiento de asistencia mediante QR con formularios de Google le permite generar un código que los asistentes pueden escanear con sus teléfonos inteligentes para acceder a su formulario de asistencia. He aquí cómo hacerlo.

¿Qué son los códigos QR y cómo se utilizan?

El seguimiento de asistencia QR con formularios de Google se basa en la tecnología de códigos QR. Aunque pueda parecer complicado, en realidad no es más que un código de barras estándar que enlaza con su tienda de comestibles. Los códigos QR no son más que códigos de barras que almacenan la información tanto horizontal como verticalmente.

Esas dimensiones adicionales significan que puede empaquetar más información en un código QR que en un código de barras. Es más, los smartphones modernos casi siempre vienen con la capacidad de leer estos códigos como funcionalidad de la cámara. Por eso tantas empresas han recurrido a los códigos QR como una manera eficiete de interactuar con sus clientes en los últimos años.

Durante la pandemia, cuando los restaurantes tuvieron que eliminar los menús físicos por motivos sanitarios, empezaron a utilizar códigos QR para dar a sus clientes acceso a sus menús sin necesidad de contacto directo. Lo único que tenían que hacer los clientes era escanear un código QR en su mesa y desplazarse por el menú en sus teléfonos. Esta estrategia fue tan buena, que muchos restaurantes han seguido utilizándola en lugar de volver a los menús físicos.

Utilizando la misma tecnología, con el control de asistencia mediante QR de Google Forms, podrá proporcionar un código QR personalizado que los asistentes escanearán para acceder directamente a un formulario de asistencia en cuestión de segundos, lo que les permite evitar cualquier tipo de inconveniente (o problemas de salud) asociados las hojas de registro físicas.

Seguimiento de asistencia QR con Google Forms: Un proceso paso a paso

Ahora que ya sabe cómo utilizar los códigos QR para la asistencia, le explicamos cómo hacerlo con los formularios de Google.

1. Cree su formulario

Vaya a la página principal de Google Forms y cree un nuevo formulario. Puede elegir entre algunas de las plantillas que hay allí o simplemente crear su propio formulario con campos para la información de contacto como el nombre, el correo electrónico y el número de DNI.

Con los formularios de Google, cada persona podrá enviar sus respuestas individualmente sin ver las respuestas de los demás participantes.

2. Genere un enlace URL para el formulario

Pulse el Botón Enviar situado en la parte superior del formulario y, a continuación, el icono del enlace. Obtendrá automáticamente un enlace que podrá copiar.

3. Convierta ese enlace en un código QR

Busque un programa que pueda convertir las URL en códigos QR (Google Forms tiene un complemento que puede instalar) y genere un código que enlace con la URL de su formulario.

4. Muestre el código donde los asistentes puedan verlo

Ahora que ya tiene la imagen de su código QR, sólo tiene que distribuirlo entre sus asistentes. Puede mostrarlo en una pantalla grande en la sala donde tenga lugar su evento, en un cartel a la entrada del mismo, o incluso puede imprimir folletos para meterlos en bolsas de regalo.

5. Recopile datos de asistencia

Una vez finalizado el evento, puede comprobar la asistencia utilizando la pestaña de respuestas de su formulario de Google. A continuación, puede exportar los datos a Google Sheets o descargarlos a un archivo .csv haciendo clic en el icono verde de la hoja de cálculo situado en la parte superior de la pantalla.

Alternativa al control de asistencia mediante código QR con Google Forms

Otros servicios como el creador de formularios en línea Jotform son alternativas atractivas a Google Forms, por si quisiera utilizar una plataforma diferente o quiere simplificar más el proceso. Jotform ofrece cientos de plantillas de formularios con las que puede trabajar para facilitar el seguimiento de la asistencia.

Sea cual sea la ocasión, lo más probable es que Jotform tenga una plantilla prefabricada que se ajuste a sus necesidades, desde plantillas de formularios (como las plantillas de asistencia de estudiantes y las hojas de asistencia de empleados) hasta plantillas de hojas de cálculo (como las plantillas de asistencia a clase, asistencia de empleados y tabla de asistencia diaria) y mucho más.

Es más, puede utilizar los mismos pasos indicados anteriormente para Google Forms para realizar el seguimiento de la asistencia con Jotform, sin tener que instalar un complemento ni buscar un generador de códigos QR con terceros.

Sólo tiene que hacer clic en la Pestaña Publicar del Creador de formularios de Jotform. Verá un enlace para compartir el formulario, así como la opción de descargar un código QR con ese enlace o copiar un fragmento de código para insertarlo en un sitio web. Jotform tiene incluso un widget que puede añadir fácilmente códigos QR en sus formularios.

Hay una razón por la que Jotform es una de las alternativas a Google Forms más populares que existen. Una vez que domine la asistencia, también puede explorar cómo integrar los formularios de Jotform con funciones de Google como Google Drive y Google Calendar. Incluso puede permitir que los asistentes paguen a través del mismo formulario con el que hace el seguimiento de la asistencia.

Decida lo que decida hacer, automatizar su proceso de seguimiento de la asistencia puede ayudarle a ahorrar tiempo, mantenerse organizado y centrarse en crear eventos, formaciones y mucho más.