Cómo establecer límites de tiempo en los formularios de Google

Los Formularios en línea permiten recopilar fácilmente una gran cantidad de información a la vez. Pero también, en ocaciones, querrás dejar de recopilar envíos a un formulario. Puedes deshabilitar el formulario manualmente para que se desactive en una fecha concreta, pero puede resultar incómodo y poco práctico al tener una gran carga de trabajo.

Afortunadamente, puede controlar automáticamente los envíos de formularios estableciendo límites de tiempo. De este modo, no tendrá que preocuparse por recopilar y luego tener que clasificar más información de la necesaria. Tanto si utilizas Google Forms como Jotform, con los dos podrá establecer límites de tiempo para controlar mejor la funcionalidad del formulario.

Existen varias razones por las que puedes querer deshabilitar los envíos con Google Forms automáticamente después de llegar a un cierto número de envíos. Por ejemplo, es posible que sólo quieras recopilar datos de encuestas que abarquen un periodo determinado. Si utilizas Google Classroom, es posible que quieras establecer una fecha límite para que los alumnos envíen sus deberes. O cuando organices un evento, deberás finalizar el registro en el mismo en una fecha determinada.

Con los formularios de Google puedes conseguirlo estableciendo límites de tiempo. Una vez alcanzado ese límite, el formulario dejará automáticamente de aceptar respuestas.

Cómo deshabilitar un formulario de Google en una hora determinada

Aunque Google Forms no permite establecer automáticamente un límite de tiempo en los formularios, puedes hacerlo instalando un complemento. A continuación le explicamos cómo:

1. Acceda a su cuenta de Google.
2. Abra el formulario al que desea añadir un límite de tiempo.
3. Haga clic en el icono de tres puntos de la parte superior derecha y seleccione Descargar complementos.

4. Busque el complemento formLimiter e instálelo en su cuenta.

5. Recibirás una notificación preguntándote si confías en formLimiter. Haga clic en Permitir.

6. Una vez instalado formLimiter, haga clic en Listo.
7. Cierre la ventana Complementos.
8. Ahora debería ver una pequeña ventana a la derecha de su formulario. Si no es así, haga clic en el icono de la pieza del puzzle de complementos en la parte superior de su formulario y elija formLimiter.

9. Bajo el epígrafe Tipo de límite, haga clic en el menú desplegable y elija fecha y hora.

10. Elija la fecha y hora de cierre del formulario. Haz clic en Establecer.

11. Añade un mensaje personalizado que los encuestados verán una vez cerrado el formulario. Este mensaje debe explicar que el formulario ya no acepta envíos. Una vez redactado el mensaje, haz clic en Guardar y activar.

El formulario se cerrará a los Envíos en la fecha y hora que hayas especificado.

Establecer límites de tiempo con Jotform

Mientras que con Google Forms se necesita un poco más de trabajo y un complemento para establecer límites de tiempo, Jotform ofrece esta funcionalidad sin necesidad de descargar un complemento.

1. Inicie sesión en su Cuenta de Jotform.
2. Abra el Creador de formularios.
3. Cree o abra el formulario al que desea añadir un límite de tiempo.
4. Haga clic en Configuración y seleccione Configuración del formulario.

5. El desplegable Estado del formulario le dará varias opciones, entre ellas “Desactivar en fecha” y “Desactivar en límite de envío”.

6. Seleccione Desactivar en fecha e introduzca la hora y la fecha en que desea que el formulario deje de aceptar envíos. El calendario desplegable facilita la elección de la hora y fecha adecuadas. La hora se muestra en formato de 24 horas y en hora estándar del Este.

Jotform también ofrece otras opciones relacionadas con el tiempo, como añadir un temporizador al formulario. El temporizador limitará la cantidad de tiempo que los encuestados tienen para completar el formulario. Es ideal para pruebas cronometradas o encuestas en las que desea animar a los encuestados a dar rápidamente sus reacciones iniciales. El temporizador se muestra en todas las páginas del formulario, para que los encuestados puedan comprobar lo rápido que avanzan por el formulario.

1. Para añadir un temporizador, inicie sesión en su Cuenta de Jotform.
2. Abra el Creador de formularios.
3. Cree el formulario al que desea añadir un límite de tiempo.
4. Haga clic en Añadir elemento de formulario a la izquierda.

5. Seleccione el widget Jotform Cuenta regresiva global.

6. Añade el widget a tu formulario.
7. Elige la cantidad de tiempo que quieres que tengan los encuestados.

8. Actualiza el widget desde la parte inferior del menú de configuración del widget.

Utilizar plazos para crear sensación de urgencia

Al establecer límites de tiempo en un formulario, puede generar una sensación de urgencia en su público. Cuando compartas el formulario, señala que el tiempo es limitado y que el formulario dejará de aceptar envíos en una fecha determinada. Esta sensación de urgencia puede animar a su público a rellenar el formulario de inmediato, en lugar de dejarlo para más tarde y probablemente olvidarse de él. Esta estrategia puede ayudar a aumentar el número de Envíos.