Wie Sie eine starke Beschaffungsstrategie für Ihren Geschäftserfolg entwickeln

Beschaffung mag wie ein weiteres Schlagwort aus der Geschäftswelt klingen, ist aber tatsächlich das Rückgrat eines jeden erfolgreichen Unternehmens. Mit einer gut durchdachten Beschaffungsstrategie für die Beschaffung von Materialien, Dienstleistungen oder Produkten können Sie Geld sparen, Ihre Effizienz steigern und gleichzeitig Raum für Flexibilität schaffen. Aber wie erstellt man eine Strategie, die gut funktioniert?

Dieser Leitfaden geht Schritt für Schritt vor, damit Sie einen soliden Beschaffungsplan erstellen können, der echte Ergebnisse liefert – sowohl für Unternehmer als auch für Beschaffungsspezialisten.

Das werden wir behandeln:

  • Der Rahmen einer Beschaffungsstrategie
  • Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung einer effektiven Strategie
  • Die wichtigsten Arten und Komponenten von Beschaffungsstrategien
  • Warum Beschaffungsstrategien für den Unternehmenserfolg wichtig sind
  • Wie Sie die Beschaffungsziele mit den Geschäftszielen in Einklang bringt
  • Die wachsende Bedeutung der Automatisierung in der Beschaffung

Am Ende werden Sie alles haben, was Sie brauchen, um die Beschaffung in einen Wettbewerbsvorteil für Ihr Unternehmen zu verwandeln.

Rahmen einer Beschaffungsstrategie

Eine erfolgreiche Beschaffungsstrategie beginnt mit einem klaren Rahmen. Betrachten Sie eine Beschaffungsstrategie als Ihren Spielplan für die Verwaltung des Einkaufs von Waren und Dienstleistungen in Ihrem Unternehmen. Der Rahmen ist der Plan, der Sie auf Kurs hält und Ihnen hilft, intelligente Ausgabenentscheidungen zu treffen.

Schlüsselkomponenten eines Beschaffungsrahmens:

  • Klare Ziele: Legen Sie klar fest, was Sie erreichen wollen, z. B. Kosteneinsparungen, ethische Beschaffung oder Lieferantenvielfalt.
  • Richtlinien: Legen Sie Regeln und Richtlinien für Beschaffungsentscheidungen fest, um die Konsistenz und Konformität zu gewährleisten.
  • Leistungsmetriken: Verwenden Sie Benchmarks, um den Erfolg zu messen, z. B. Kostensenkungen, Zuverlässigkeit der Lieferanten oder betriebliche Effizienz.
  • Risikomanagement: Planen Sie vorausschauend für mögliche Probleme wie Verzögerungen oder Unterbrechungen der Lieferkette.
  • Technologie-Integration: Nutzen Sie Beschaffungssoftware oder Workflows, um den Prozess zu optimieren.

Schritte zur Festlegung einer effektiven Beschaffungsstrategie

Die Entwicklung einer zuverlässigen Beschaffungsstrategie ist kein Patentrezept, aber diese Schritte sind ein bewährter Ausgangspunkt.

1. Verstehen Sie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens

Überlegen Sie zunächst, was Ihr Unternehmen wirklich braucht. Wollen Sie die Kosten senken, die Qualität verbessern oder vielleicht beides? Nehmen Sie sich Zeit, um die Beschaffungsziele mit den übergeordneten Geschäftsprioritäten abzustimmen, z. B. mit der Expansion in neue Märkte oder den Bemühungen um mehr Nachhaltigkeit.

2. Analysieren Sie Ihren derzeitigen Beschaffungsprozess

Was funktioniert? Was funktioniert nicht? Analysieren Sie Ihr derzeitiges Beschaffungssystem, um Ineffizienzen oder Lücken zu erkennen. Erfüllen Ihre Lieferanten zum Beispiel Ihre Erwartungen? Gibt es Engpässe, die die Abläufe verlangsamen? Seien Sie hier ehrlich – das ist Ihre Chance, das zu beheben, was kaputt ist.

3. Setzen Sie klare Ziele und KPIs

Definieren Sie Ziele und untermauern Sie diese mit messbaren KPIs. Setzen Sie sich zum Beispiel das Ziel, die Ausgaben in diesem Jahr um 10% zu senken oder fünf neue Lieferanten zu gewinnen. Achten Sie darauf, dass diese Ziele realistisch sind und mit anderen Abteilungen wie Finanzen und Betrieb abgestimmt werden.

4. Bauen Sie eine starke Lieferantenbasis auf

Suchen Sie nach Lieferanten, auf die Sie sich verlassen können – nicht nur nach den billigsten. Suchen Sie nach Partnern, die mit Ihren Werten übereinstimmen, Qualität liefern und mit Ihnen wachsen können. Eine enge Zusammenarbeit führt zu langfristigen Partnerschaften und eine solide Lieferantenbasis gibt Ihnen Flexibilität, wenn sich Märkte verändern oder Probleme auftreten.

5. Optimieren Sie die Kosten (ohne Qualitätseinbußen)

Der niedrigste Preis ist nicht immer das beste Geschäft. Führen Sie Vertragsverhandlungen, um sicherzustellen, dass Sie das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bei gleichzeitiger Einhaltung der Standards erhalten.

Betrachten Sie die Gesamtbetriebskosten (TCO), anstatt sich auf die Anfangskosten zu konzentrieren. Es geht um ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Kosten, Qualität und Effizienz.

6. Strategien für das Risikomanagement umsetzen

Wenn etwas schiefgeht, ist das unvermeidlich. Egal, ob es sich um Verzögerungen in der Lieferkette oder unerwartete Marktveränderungen handelt, Sie brauchen einen Notfallplan, um die Auswirkungen zu minimieren. Pflegen Sie Beziehungen zu Ersatzlieferanten, überwachen Sie den Bestand genau und nehmen Sie Klauseln über höhere Gewalt in Ihre Verträge auf, um sich zu schützen.

7. Strategische Beschaffung zur Förderung von Innovationen nutzen

Bei der Beschaffung geht es nicht nur darum, Geld zu sparen, sondern auch darum, einen Mehrwert zu schaffen. Suchen Sie nach Lieferanten, die innovative Ideen oder Technologien einbringen können, mit denen Sie sich von der Konkurrenz abheben. Innovative Lieferanten können beispielsweise Produkte auf den Markt bringen, mit denen sich Ihr Unternehmen von der Konkurrenz abhebt, oder die Produktionskosten senken, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.

8. Integration von Automatisierung und Technologie

Verschwenden Sie keine Zeit mehr mit manuellen Aufgaben. Tools wie Jotform Workflows können Genehmigungen, Bestellungen und vieles mehr automatisieren, damit Ihr Team mit Online-Formularen für die Einkaufsgenehmigung und Beschaffungsworkflows mehr Zeit für strategische Aufgaben hat. KI-gestützte Tools können Ihnen auch helfen, die Nachfrage vorherzusagen und Störungen zu vermeiden, bevor sie auftreten.

9. Fokus auf Nachhaltigkeit

Eine nachhaltige Beschaffung ist nicht nur gut für die Umwelt, sondern auch für das Geschäft. Gehen Sie Partnerschaften mit Lieferanten ein, die ethischen Praktiken und Nachhaltigkeit Priorität einräumen. Das stärkt den Ruf Ihrer Marke und erfüllt die wachsende Nachfrage der Kunden nach verantwortungsvollen Praktiken.

10. Überwachen, Anpassen und Verbessern

Eine gute Beschaffungsstrategie ist kein einmaliges Projekt, sondern ein lebendiger Plan, der sich ständig weiterentwickelt. Verfolgen Sie regelmäßig Ihre Fortschritte, überprüfen Sie Leistungsdaten und nehmen Sie Änderungen vor, wenn Ihr Unternehmen wächst oder sich die Marktbedingungen ändern. Zögern Sie nicht, Ihre Ziele und KPIs vierteljährlich zu überprüfen.

Arten und Komponenten von Beschaffungsstrategien

Kein Unternehmen gleicht dem anderen, daher sollte Ihre Beschaffungsstrategie auf Ihre individuellen Bedürfnisse abgestimmt sein. Hier sind ein paar gängige Ansätze.

Risikomanagement

Identifizieren Sie potenzielle Störungen und bereiten Sie Notfallpläne vor, z. B. Ersatzlieferanten und verschiedene Beschaffungsstandorte.

Kostenreduzierung

Gehen Sie über Preissenkungen hinaus: Verbessern Sie Prozesse, verhandeln Sie intelligenter und betrachten Sie die Gesamtbetriebskosten. Sie können zum Beispiel Aufträge gruppieren, um Mengenrabatte zu erhalten.

Verwaltung der Lieferantenbeziehungen

Aufbau starker, langfristiger Beziehungen zu Lieferanten durch regelmäßige Kommunikation, Feedback und Leistungsbewertungen, um Vertrauen und Zuverlässigkeit zu gewährleisten.

Strategische Beschaffung

Konzentrieren Sie sich darauf, Lieferanten zu finden, die mit den langfristigen Zielen und Werten Ihres Unternehmens übereinstimmen, anstatt sich auf den täglichen Bedarf zu konzentrieren.

Lieferantenvielfalt 

Arbeiten Sie mit Lieferanten mit unterschiedlichen Hintergründen zusammen, um die Integration zu fördern und neue Perspektiven zu gewinnen.

Warum eine gute Beschaffungsstrategie wichtig ist

Wenn Sie sich fragen, warum Sie eine Beschaffungsstrategie brauchen, hier die kurze Antwort: Sie spart Geld, reduziert Risiken und hält Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig. Eine gute Beschaffungsstrategie stellt sicher, dass Sie klug ausgeben, flexibel bleiben und sich für langfristigen Erfolg positionieren.

Die wichtigsten Vorteile sind

  • Kosteneinsparungen: Klügere Verhandlungen und effiziente Prozesse führen zu echten Einsparungen.
  • Risikokontrolle: Proaktiver Umgang mit Störungen in der Lieferkette, bevor sie Probleme verursachen.
  • Wettbewerbsvorteil: Strategische Beschaffung verschafft Ihnen einen Vorteil auf dem Markt.
  • Einhaltung von Vorschriften: Eine solide Strategie sorgt dafür, dass Ihr Beschaffungsprozess mit den Unternehmensrichtlinien und -ethiken in Einklang steht.

Abstimmung von Geschäftszielen und Anforderungen

Die effektivsten Beschaffungsstrategien sind diejenigen, die mit den übergeordneten Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmen.

Definition von Erfolgsmetriken

Was man nicht misst, kann man nicht verbessern. Definieren Sie Metriken, die mit Ihren Beschaffungszielen übereinstimmen. Zum Beispiel

  • Verfolgen Sie die Lieferzeiten der Lieferanten.
  • Messen Sie die Kosten pro Einheit bei allen Lieferanten.
  • Befragen Sie Ihre Teams zur Zufriedenheit mit dem Beschaffungsprozess.

Die Bedeutung der Automatisierung im Beschaffungswesen

Seien wir ehrlich: Manuelle Beschaffungsprozesse sind langsam, fehleranfällig und zeitaufwändig. Automatisierungstools können Ihnen diese Probleme ersparen, indem sie sich wiederholende Aufgaben übernehmen, sodass Sie sich auf die Strategie konzentrieren können.

Einsatz von Software-Tools zur Automatisierung der Beschaffung

Mit Tools wie Jotform Workflows können Sie Einkaufsgenehmigungen und durchgängige Arbeitsabläufe verwalten und Beschaffungsaufgaben in Echtzeit verfolgen. Jotform Workflows bietet auch mehrere Vorlagen, mit denen Sie Ihre eigenen Beschaffungsabläufe nach Ihren Bedürfnissen erstellen können. Diese Abläufe können verschiedene Schritte beinhalten, wie z. B. das Formular zur Einkaufsgenehmigung, das von den Mitarbeitern ausgefüllt werden muss.

Die beste Beschaffungssoftware

  • Jotform Workflows: Automatisiert Beschaffungsworkflows von der Lieferantenfreigabe bis zur Nachverfolgung mit einfach zu verwendenden Vorlagen.
  • Coupa: Konzentriert sich auf das Ausgabenmanagement, um die Kosten unter Kontrolle zu halten.
  • SAP Ariba: Verbindet Unternehmen mit einem globalen Netzwerk von Lieferanten für eine reibungslosere Zusammenarbeit.

Optimierung der Beschaffung zur Steigerung des Geschäftserfolgs

Eine intelligente Beschaffungsstrategie ist ein entscheidender Faktor. Wenn sie richtig umgesetzt wird, senkt sie Kosten, minimiert Risiken und hilft Ihnen, der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein. Indem Sie Ihre Strategie an den Zielen Ihres Unternehmens ausrichten und Tools wie Jotform zur Automatisierung von Aufgaben einsetzen, machen Sie die Beschaffung zu einem wichtigen Faktor.

Ganz gleich, ob Sie eine neue Strategie von Grund auf entwickeln oder eine alte verfeinern wollen, dieser Leitfaden gibt Ihnen den Fahrplan, den Sie für Ihren Erfolg brauchen. Fangen Sie klein an, verfolgen Sie Ihre Fortschritte und verbessern Sie sich ständig. Schon bald wird Ihr Beschaffungsprozess wie eine gut geölte Maschine laufen.

Starten Sie noch heute mit Jotform Workflows und verändern Sie Ihren Beschaffungsprozess!

Foto von Mikael Blomkvist

AUTOR
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