ТЕХНИЧЕСКИ ДОКУМЕНТ
Как решенията за управление на полеви услуги създават безопасни и устойчиви операции
Как решенията за управление на полеви услуги създават безопасни и устойчиви операции
За мениджърите и работниците на полеви услуги, ръчните, остарели процеси са пречка за успеха. Тези типове процеси отнемат време и са тромави, като пречат на компаниите за полеви услуги да се адаптират лесно към проблемите на веригата за доставки, да използват автоматизацията, да предвиждат резултати и да предоставят възможно най-доброто клиентско изживяване. Ръчният подход на хартия може да доведе до оттегляне на клиенти, скъпи грешки и дори ранени работници.
Източник: Allied Market Research
Освен това оставя пари на масата. С комбиниран годишен темп на растеж (CAGR) от 19,2 процента, пазара на управление на полеви услуги се очаква да струва почти 30 милиарда долара до 2031 г. - увеличение от 5,2 милиарда долара през 2021 г. Организациите, които все още се захранват от бели дъски, мокри подписи и ръчни процеси, имат възможността да се възползват от този вълнуващ растеж чрез дигитализиране на техните операции с теренни решения за управление на услуги.
Дигиталните инструменти помагат на мениджърите да отговорят на изискванията на клиентите, да предложат стойност, да защитят служителите и да повишат както производителността, така и нивата на удовлетвореност на клиентите, за да постигнат стабилен растеж. Те също така помагат да се гарантира, че шофьорите и доставките пристигат до тяхното местоположение безопасно и навреме; да се поддържат и управляват отдалечени пространства и инвентар извън мястото; и операциите се правят по-устойчиви.
През следващите няколко глави ще се съсредоточим върху конкретни начини, по които мобилните решения за управление на полеви услуги могат да дадат възможност на организациите да минимизират закъсненията, да намалят разходите, да подобрят безопасността и съответствието, да опростят събирането на данни и да подобрят усилията за устойчивост.
Осигурете безопасност на водача и навременните доставки с мобилни решения и автоматизация на работния процес
Основата на ефективното управление на полеви услуги - независимо дали работите в областта на телекомуникациите, логистиката или строителството - е безопасността на водача и професионалната и точна услуга.
76% от ръководителите и експертите по логистика са съгласни, че компаниите за превоз на товари и логистика, които не се съсредоточават върху изграждането на дигитални способности, сериозно ще застрашат техния бизнес.
Източник: Accenture
Много клиенти отделят време от работа, за да присъстват за ремонтни работи и срещи за поддръжка, така че е важно да уважавате тяхното ценно време. Ако вашите шофьори не могат да пристигнат до местоназначението им по безопасен начин и навреме, тогава недоволните клиенти ще търсят услуги другаде.
Ръчните процеси могат да навредят на точността и продуктивността. Колкото повече техниците трябва да проверяват с мениджърите относно ежедневните маршрути, специфични задачи или проверки на превозните средства, толкова по-малко продуктивни ще бъдат. Те трябва да имат бърз и лесен достъп до актуализирана информация за компанията и клиентите, за да могат да тръгнат на път.
„Ръчните процеси могат да навредят на точността и продуктивността. Дайте възможност на техниците бързо и лесно да имат достъп до актуализирана информация за компанията и клиентите с дигитални решения и автоматизация.“
За щастие, с правилните решения за управление на полевите услуги можете да накарате техниците да бъдат там, където трябва, когато трябва да бъдат там, без да компрометирате качеството на услугата. Ето няколко примера за това как можете да използвате мобилни решения за управление на полеви услуги, за да рационализирате безопасността на водача и процесите на доставка.
Записвайте работните часове на водача
За да оптимизират безопасността на водача и качеството на доставката, мениджърите на полеви услуги могат да използват онлайн листове за дневник на водача. Тези персонализируеми шаблони могат да включват данни за контакт на шофьора и регистрацията на превозно средство, статистика за изминати километри, заявки за почивка и седмични графики за проследяване на данните на водача от едно място. Със система, която включва мобилни дневници на водачи, както техниците на място, така и мениджърите могат бързо да комуникират относно пътуванията на водача, дори в движение. Вместо да въвежда имейл, шофьора може да изпрати актуализация за пътуването, докато е в полето, с едно натискане на бутон и мениджъра незабавно ще го види в неговата опашка за одобрение.
Управлявайте безопасността на учениците и пътниците
Малко инструменти за управление на водача са толкова жизненоважни, колкото формите за оценка на водач. Например, ако контролирате шофьорите на градски или училищни автобуси, основната ви отговорност е да гарантирате безопасността на пътниците. Тези форми ви помагат да оцените когнитивните и физически способности на вашите шофьори, като ви позволяват да оцените техните умения да правят завои, да управляват вратите на автобуса, да спират напълно на знаци за спиране, да паркират и да взаимодействат с другите, за да запазят пътуващите и учениците в безопасност.
Тези форми не само могат да ви помогнат да обучавате и наблюдавате вашите шофьори на автобуси, но те също така могат да ви помогнат да поддържате записи за безопасност във времето. Използването на система за управление на полеви услуги, която автоматично събира, организира и съхранява формовите данни(например за силните и слабите страни на водача), ви дава достъп до актуални данни, когато извършвате тримесечни или годишни одити.
Документирайте рутинните проверки на автопарка
Без подходяща проверка на автомобилния парк рискувате повреда на работното място, спешни ремонти и отговорност за небрежност към превозното средство - което води до загуба на време и увеличени разходи. Докато вие можете да завършите инспекция ръчно, по-практично е да използвате мобилно решение за управление на полеви услуги, което ви позволява да изпълнявате, управлявате и съхранявате инспекции от дланта на вашата ръка. Дигитализирането на вашите процеси за проверка на превозни средства също ви позволява бързо да търсите в базата данни от превозни средства. Например, вие можете да търсите по регистрационен номер, марка или модел или дата на проверка, за да търсите в данни като пробег или дати за подновяване на застраховката.
Чрез персонализиране на формови полета и добавяне на нови, които са предложени от служители, вие можете да използвате формата за проверка на вашия автопарк, за да се уверите, че всички системи на превозното средство са в добро работно състояние - от стоп светлините до ключалките на вратите. С разнообразни формати за въпроси, вие можете да включите информация за превозното средство, контролни списъци за проверка, текстови полета за допълнителни бележки, снимки и дори място за подписване на инспектори и шофьори, за да удостоверят проверката. Тази възможност, която е възможна с инструменти за е-подпис като Jotform Подписи, предоставя официален запис на проверката и гарантира, че вашите форми са правно обвързващи.
Проследяване на транзитни пратки
Свързването на форми за проследяване на пратки с приложения за доставка на товари помага на мениджърите на полеви услуги да проследяват доставката на всеки продукт или услуга от началото до края - включително име и адрес на клиента, описание на артикул или услуга и дати на услугата. Тази дигитализация за проследяване на вътрешните процеси позволява на мениджърите да получават актуализации от пътя относно графици на пратки, закъснения и щети, така че да могат да предупреждават клиентите и да предприемат действия, ако е необходимо.
Получавайте доклади за необходимите ремонти на превозни средства и проверки на безопасността
Дори най-безопасните и добре обучени шофьори могат да попаднат в инциденти. Освен това, ако във вашата организация работят десетки или стотици шофьори, повредите на превозните средства са неизбежни. Система, която позволява на работниците да изпращат и получават форми по пътя, дава възможност на работниците незабавно да коригират проблемите вътрешно или чрез изпълнители на трети страни.
С форми за проследяване на превозни средства или доклади за злополуки с моторни превозни средства, вашите шофьори могат да ви уведомяват за проблеми с превозното средство или водача - включително тяхното местоположение и ситуация. Мениджърите получават текстово съобщение, имейл или мобилно известие за попълнена форма, за да могат бързо да осигурят подходящата помощ (напр. чрез изпращане на нов шофьор, ново превозно средство или теглеща услуга), за да минимизират закъсненията на доставката и да приоритизират задачите, въз основа на разстоянието за доставка.
Автоматизирайте работните процеси за управление на доставките
Добрите решения за управление на полеви услуги ви позволяват да създавате и съхранявате персонализируеми форми за горните случаи на употреба. Но най-добрите автоматично насочват форми и данни към правилните работници за оптимална ефективност. С онлайн форми като основа, автоматизираните работни потоци рационализират процесите, намаляват грешките, подобряват сътрудничеството и най-важното, предупреждават мениджърите, когато възникнат проблеми. Изцяло дигиталните процеси на одобрение намаляват необходимостта от ръчни, административни имейли и държат работниците фокусирани върху предоставянето на качествена услуга.
Автоматизирайте планирането на шофьори
Една от най-отнемащите време, но необходими задачи за мениджърите на полеви услуги е планирането на работниците - независимо дали въз основа на наличност, оптимизиране на маршрута или специализирани умения. Въпреки това, като инвестирате в софтуер за управление на полеви услуги, който включва автоматизирани възможности за планиране, вие можете да увеличите производителността, да намалите времето за пътуване, да подобрите използването и разпределението на ресурсите и да повишите морала на служителите - всичко това без да откривате топлата вода.
— като инвестирате в софтуер за управление на полеви услуги, който включва възможности за автоматизирано планиране, можете да увеличите производителността, да намалите времето за пътуване, да подобрите използването и разпределението на ресурсите и да повишите морала на служителите —
Източник: Bain
Използвайте дигитални решения за управление на отдалечени пространства и инвентар отдалечено
Мениджърите на полеви услуги проследяват много движещи се части, които не са централизирани на едно място. Първо, самите работници може да са разпръснати на километри. Освен това компаниите за полеви услуги имат стотици или дори хиляди части от оборудване в техния инвентар, които са разпръснати в превозни средства и складове. Колкото по-добре управлявате тези ресурси, толкова по-вероятно е вашите техници да имат това, от което се нуждаят, за да завършат работата правилно и ефективно.
Най-добрите решения за управление на мобилни полеви услуги помагат за събирането, анализирането и съхраняването на различни данни за подобряване на управлението на инвентара, дистанционното управление, техническата поддръжка и обслужването на клиентите. Чрез онлайн форми и приложения, QR кодове и автоматизирани отчети и работни потоци, тези системи поддържат свързани мениджърите на полеви услуги, екипите и данните.
„Системите, които позволяват онлайн форми и приложения, QR кодове и автоматизирани отчети и работни процеси, поддържат свързаността на мениджърите за полеви услуги, екипите и данните, където и да се намират.“
Ето някои конкретни начини за използване на дигитални решения във вашите операции за полеви услуги, така че да можете по-добре да управлявате всичко от разстояние.
Дигитализирайте важни форми, за да подобрите ефективността и точността
От онлайн доклади за безопасност на терен и анкети за обратна връзка на клиенти до списъци за проверка на инвентара и форми за проверка на автопарка, решенията за управление на терен поддържат вашите важни документи организирани и лесно достъпни в централно, онлайн местоположение, което улеснява управлението на операциите от разстояние. Освен това, благодарение на функции, като условна логика и автоматично попълване, дигитализацията също така увеличава вероятността работещите да попълнят формите по-бързо и по-точно.
Тези предимства просто не са възможни с физически форми. Например, с дигитални форми, техник на място, който трябва да поиска ново оборудване, може да изпрати форма в момента, в който види необходимост. След това мениджърите за инвентара могат незабавно да одобрят заявката, ускорявайки времето за покупка.
Отговорете индустриалните стандарти
С правилната система за управление на полеви услуги, вие сте по-добре подготвени да съхранявате точни записи и да отговаряте на регулациите за безопасност на Министерството на транспорта (DOT), Администрацията за здраве и безопасност при работа (OSHA) и Управлението на опасни материали (HAZMAT).
Тези решения - особено такива с възможности за е-подпис - също поддържат данните и комуникациите централизирани и прозрачни, което прави одитите по-лесни. Правилният софтуер може също така да помогне на мениджърите и работниците за полеви услуги да останат в съответствие със стандартите, включително следното:
Подобрете комуникацията в реално време с доставчици и продавачи
С увеличенията на цените на материалите, недостига и закъсненията, индустрията за обществени поръчки преживя голяма промяна през последните няколко години. Тъй като фокуса се измества от спестяване на разходи към по-гъвкаво управление на веригата за доставки и по-добри взаимоотношения с доставчици, мениджърите на полеви услуги се обръщат към дигитални системи за поддръжка. Когато мениджърите на полеви услуги заздравят техните връзки с доставчиците, те също могат да създадат повече възможности с тях, което води до иновативни решения на дългогодишни или дори нови проблеми. С по-добри взаимоотношения с доставчици и продавачи, мениджърите на полеви услуги могат да смекчат тежестта на увеличението на цените върху клиентите.
В крайна сметка мобилните системи за управление на полеви услуги подобряват комуникацията и сътрудничеството с доставчици трети страни, за да рационализират процесите, да улеснят замяната на материали и да генерират стойност.
С увеличаването на цените на материалите, недостига и закъсненията, индустрията за обществени поръчки претърпя много сътресения през последните няколко години. Тъй като фокуса се измества от спестяване на разходи към по-гъвкаво управление на веригата за доставки и по-добри взаимоотношения с доставчиците, мениджърите на полеви услуги се обръщат към дигитални системи за поддръжка.
Ускорете инвентаризацията и актуализирайте състоянието
Критичен елемент за всяка верига за доставки, добрата система за управление на инвентара ви помага да съхранявате, изпращате и проследявате продукти, да знаете кога да поръчате и да пренаредите инвентара и да подобрите изживяването за клиента. Автоматизираните процеси за управление на инвентара отнемат по-малко време и са по-малко скъпи от ръчните. Те позволяват на работниците да комуникират между различни складове и обекти, да управляват инвентара в реално време и да имат достъп до важна информация за секунди, за да подобрят вземането на решения.
Например, за да останат свързани на територията на 27 000 акра, персонала от полевите работници и работниците по поддръжката на Three Rivers Park District в Минесота използва Jotform, дигитален инструмент за производителност на работното място и конструктор на онлайн приложения. Платформата им даде възможност да създадат тяхно собствено приложение за събиране на важни данни, провеждане и записване на ежедневни проверки, генериране на приложими отчети, създаване на работни потоци и получаване на незабавни насочени известия – без значение къде се намират работниците – както онлайн, така и офлайн.
Three Rivers Park District също използва Jotform Ентерпрайз за автоматизиране на времеемкия, ръчен компютърен процес на инвентаризация, в тяхната система за управление на активи за по-рационализиран работен процес и по-добра видимост на активите на областта. В допълнение към спестяването на време и пари, този тип дигитализация подобрява точността на поръчките, производителността на работното място и удовлетвореността на клиентите.
Събирайте информация в отдалечени райони
Заедно мобилните форми (напр. форми за инспекция, доклади за инциденти и т.н.) и мобилните приложения подобряват събирането на данни, активират е-подписите и ви позволяват незабавно да проследявате, преглеждате и съхранявате подадени формуляри - повишавайки продуктивността и сътрудничеството. Например добавянето на QR кодове към форми - или поставянето им върху физически активи - е удобен начин за служителите да намерят текуща информация за продукти, като например къде се съхраняват и колко са налични. QR кодовете също могат да помогнат за проследяване на пакети между доставчиците в пощенската служба, потвърждаване на получаването на стоки от продавач и осигуряване на проверки за безопасност и пристигане на строителните обекти.
Въпреки това работниците на терен не винаги имат моментален достъп до интернет. Мобилен инструмент за управление на полеви услуги като Jotform Ентерпрайз Мобил може да събира формови отговори по всяко време и навсякъде - дори офлайн. Отговорите се запазват на мобилното устройство и автоматично се синхронизират със сървър, когато връзката бъде възстановена. Вие можете да качвате файлове, да приемате е-подписи, да извършвате проверки за безопасност, да споделяте заявки за одобрение и да получавате незабавни известия, когато данните са изпратени - във всички отдалечени местоположения и Wi-Fi мъртви зони.
Подобрете прогнозирането на търсенето
Прекъсването на веригата за доставки доведе до инфлация, недостиг и затваряне на фабрики през последните няколко години. Но, използвайки решения за управление на полеви услуги с вградени функции за контрол на запасите, някои организации се справят по-добре от други. Комбинирането на функции за запис на данни и инвентар позволява на компаниите да намалят разходите, да избегнат изчерпване, да автоматизират пренареждането, да намалят нуждите от труд и разходи за инвентар и да избегнат загубата на продукти.
Създайте по-устойчиви операции
В допълнение към привличането на служители и клиенти, подобряването на вашите практики за устойчивост също ви позволява да подобрите имиджа на вашия бранд, за да се възползвате от данъчни облекчения, да използвате по-малко ресурси и да създавате по-малко отпадъци.
Използването на стабилна мобилна система за управление на полеви услуги ви позволява да намерите баланс между това да давате на клиентите това, което искат, докато работите върху собствените ви цели за устойчивост.
И служителите и клиентите предпочитат организации, които дават приоритет на устойчивостта. Според Потребителското проучване на IBM за 2022 г.,
68 процента от хората са по-склонни да търсят работа в екологично отговорни организации, докато 62 процента от потребителите посочват желание за намаляване на въздействието върху околната среда чрез промяна на навиците за пазаруване.
Източник: IBM
Намалете вашия въглероден отпечатък
Приемането на решения за управление на полеви услуги е едно от най-разумните решения, които можете да вземете, за да намалите въздействието върху околната среда от вашите операции. Преминаването от физически документи към онлайн форми, отчети и записи прави много повече за околната среда, отколкото просто спасяване на дървета. Производството на хартия също използва значително количество химикали и вода и допринася за замърсяването поради въглеродните емисиии изхвърлянето на отпадъци.
Чрез онлайн дневници на водачи, проследяване на маршрути и други функции, които правят дистанционната работа лесна, мобилните платформи за управление на полеви услуги могат да заменят всички хартиени документи, намалявайки ежедневните отпадъци и разходите за офис консумативи.
Увеличете горивната ефективност и намалете разходите за ремонт на автомобила
При повишени разходи за гориво и рекордно висока инфлация трябва да намалите разходите, където можете. Решенията за управление на полеви услуги предоставят информация, която е базирана на данни, която може да ви спести време, пари и ненужен стрес както на помпата, така и в сервиза.
Да кажем, например, вашите онлайн дневници на водача показват необичайно висок разход на гориво, въпреки че вашите техници шофират по техните нормални маршрути. Сравняването на събраните от вас данни за летния и зимния пробег може да идентифицира проблеми, които може да сте пренебрегнали, като по-голямо използване на климатик през лятото. След това вие можете да отчетете сезонната активност във вашия летен бюджет или да добавите повече спирки към маршрутите на шофьорите, така че те да могат да се възползват максимално от всяко пътуване.
Освен това, дигиталната документация на рутинните проверки на превозни средства показва жизненоважна информация - като например колко време може да работи всеки камион, преди да има нужда от настройка и колко често всеки камион се поврежда. Много решения за управление на мобилни услуги на място проследяват, съхраняват и анализират този тип данни, като ви помагат да минимизирате основните разходи за ремонт и да оптимизирате стойността през целия живот на всяко превозно средство.
Разработете по-устойчиви вериги за доставки
Много системи за управление на полеви услуги включват функции за формови аналитики, които могат да помогнат сравните вашите доставчици, да оцените техните усилия за устойчивост, да идентифицирате области с възможности и в крайна сметка да избирате такива, които са в съответствие с вашите цели. Вие можете да използвате тези мобилни решения за управление на полеви услуги, за да консолидирате например пратки от няколко доставчици до множество местоположения или да получите видимост за това как точно доставчиците добиват или произвеждат суровини. С пълна видимост на данните, дори малки точки от данни могат да ви помогнат да използвате по-ефективно активите, да предвидите по-добре търсенето, да оптимизирате маршрутите за доставка и да планирате последиците от изменението на климата, дивата природа и други фактори на околната среда.
Усилията за устойчивост на веригата за доставки също подобряват репутацията на вашата компания. Глобални марки като Starbucks, Nike, Apple и Microsoft дават техния принос, за да се ангажират с по-устойчиво бъдеще и да демонстрират важността на отговорността към околната среда, повишавайки стойността на тяхната марка. Nike, например, е вградил култура на устойчивост не само в своя процес за проектиране, но и в дистрибуцията и продажбите. Компанията дори публикува карта за производството, за да показват прозрачно къде се произвеждат техните продукти по света.
Оптимизирайте вземането на решения и стратегическото планиране
Стабилната система за управление на полеви услуги сигурно събира, управлява, съхранява и анализира всички ваши данни в реално време от едно място. Резултатите са набори от данни, които са разбираеми, достъпни, машинно четими и лесни за одит. Всъщност колкото повече данни събирате, толкова по-пълна е представата ви за силните и слабите страни на вашата компания. Като цяло данните подобряват вземането на решения, тъй като ви позволяват да установите по-добри базови линии, да отделите по-малко време за съпоставяне на данни, да предвидите по-добре резултатите, да информирате практиките от веригата за доставки и да намалите разходите.
Не е практично данните да са изолирани в различни технологични решения, които не са свързани помежду си - или още по-лошо, разпръснати в ръкописни или принтирани електронни таблици. Освен че струва на бизнеса 12,9 милиона долара годишно, лошото качество на данните води до неправилно вземане на решения.
Източник: Гартнер
Подобрете ефективността на вашите центрове за данни
Центровете за данни са причината всеобхватните, мощни платформи за управление на полеви услуги да работят офлайн и онлайн, на място и извън него и в операции от всякакъв мащаб.
Съоръженията за центрове за данни с различни видове ИТ оборудване и компютърни системи консумират повече от 100 пъти по-голямо количество енергия, отколкото офис пространства с подобен размер. Това високо потребление на електроенергия е не само енергоемко, но и скъпо. Можете да приложите най-добри практики за пестене на енергия, като например повишаване на температурите на подавания въздух от климатичната система, за да помогнете на сървърите да останат онлайн по-дълго и да подобрите живота на вашия хардуер. Можете също да рециклирате или дарите електронни продукти.
Най-добрият начин за устойчиво запазване на сигурността на данните е използването на облачно базирано решение за управление на полета, което съхранява информацията на специален сървър. Когато не се притеснявате за поддържането на хостинг на данни, можете да се съсредоточите върху подобряването на начина, по който работите.
