قوالب أمر العمل

1) ما هو قالب أمر العمل؟

تستخدم الشركات أوامر العمل لتوثيق الخدمات التي طلبها العميل وتكلفة تلك الخدمات. قالب أمر العمل هو مستند معد مسبقًا يوضح التفاصيل المضمنة عادةً في أمر العمل. غالبًا ما تستخدم شركات الخدمات التي تحتاج إلى إنتاج الكثير من أوامر العمل أو تتطلع إلى توفير الوقت في التوثيق والعمل الإداري هذه القوالب.

تقوم الشركة بإنشاء أمر عمل قبل بدء العمل لتوثيق الطلبات والتأكد من قدرتها على تلبية تلك الطلبات وإعداد الفواتير لها. بمجرد اكتمال العمل، يتلقى العملاء فاتورة.

2) متى تحتاج إلى قالب أمر العمل؟

الغرض من أمر العمل هو توضيح العمل أو الخدمة التي ستؤديها شركتك. يمنح قالب أمر العمل عملك تنسيقًا مُعدًا مسبقًا يمكنك إعادة استخدامه لعملاء مختلفين دون الحاجة إلى إعادة اختراع العجلة في كل مرة. تغطي هذه القوالب مجموعة متنوعة من أنواع العمل، بما في ذلك

• صيانة المرافق
• خدمة السيارات
• خدمات تكنولوجيا المعلومات IT
• المناظر الطبيعية
• تصفية/إزالة
• عمليات التفتيش

باستخدام القوالب، يمكن لشركتك تقليل حجم العمل الإداري المطلوب لتتبع كل مشروع، وزيادة الإنتاجية وزيادة وقت الموظفين.

3) ما الذي يجب أن يتضمنه قالب أمر العمل؟

من المحتمل أن تتضمن أوامر العمل الخاصة بك عناصر فريدة لعملك، مثل علامتك التجارية ومصطلحات الصناعة المحددة. ومع ذلك، هناك بعض العناصر الأساسية الأساسية لأي أمر عمل، مثل

• من يأذن بالمهمة
• لمن تم تكليف الوظيفة
• وصف المهام المطلوب تنفيذها
• المواد والعمالة المطلوبة
• تواريخ البدء والانتهاء
• الجدول الزمني المقدر
• تعليقات اضافية

بمجرد التأكد من تضمين جميع المعلومات الحيوية في قالب أمر العمل الخاص بك، يمكنك تخصيص مظهره والتفاصيل الأخرى لتناسب علامتك التجارية. إن تخصيص تصميم القالب الخاص بك عن طريق إضافة شعار أو ألوان محددة يساعد العملاء على التعرف على علامتك التجارية وربطها بعملك.

4) كيف يمكنك إنشاء أمر العمل؟

يعد فهم كيفية إنشاء قالب أمر العمل جزءًا أساسيًا من أي عمل خدمة ناجح. سيؤدي إنشاء قالب أمر عمل إلى توفير وقت كبير لفريقك عن طريق تقليل العمل الإداري وتبسيط عمليات التوثيق.

لإنشاء أمر عمل، اتبع الخطوات التالية:

1. تحديد المهمة التي يتعين القيام بها.
2. قم بإنشاء أمر العمل باستخدام نموذج جاهز. للقيام بذلك في Jotform، كل ما عليك هو اختيار نموذج من مكتبة النماذج، ثم النقر على استخدام النموذج، وبعد ذلك قم بتخصيصه ليتناسب مع احتياجاتك.
3. جدولة أمر العمل.
4. إسناد العمل إلى الموظف.

بمجرد اكتمال المهمة، أضف أي وثائق نهائية حول الوظيفة وأغلق أمر العمل.

بمجرد الانتهاء من إعداد قالب أمر العمل، كرر هذه العملية وأعد استخدام القالب حسب الحاجة. لدى Jotform عدد من قوالب أوامر العمل التي تناسب احتياجاتك، لذلك لا يتعين عليك إنشاء واحد من الصفر.

5) هل يمكن استخدام أمر العمل كفاتورة؟

على الرغم من أن أوامر العمل والفواتير تحتوي على الكثير من المعلومات نفسها، فمن المهم إبقاء هذه المستندات منفصلة. السبب الرئيسي وراء عدم استخدام أوامر العمل كفواتير هو مساعدتك في الاحتفاظ بسجلات دقيقة لتقدم المشروع.

من خلال الفصل بين أوامر العمل والفواتير، يكون لديك وثائق محددة للجدول الزمني للمشروع. ضع في اعتبارك أيضًا أنه على الرغم من أنه يمكنك إنشاء أمر عمل استنادًا إلى النطاق الأصلي للمشروع، فقد يتعين عليك تضمين رسوم إضافية وحساب التعقيدات في الفاتورة لأغراض مالية. يتضمن ذلك تغييرات اللحظة الأخيرة والموارد الإضافية وتجاوز ساعات العمل المقدرة.

6) ما هي فوائد قوالب أمر العمل؟

لدى شركات الخدمات ما يكفي لتتبعه بالفعل، وهذا هو السبب في أن إنشاء أوامر عمل جديدة لكل عميل يمثل مشكلة كبيرة. توفر قوالب أوامر العمل للشركات الخدمية طريقة سريعة وسهلة وقابلة للتكرار لإنشاء أوامر العمل لعملائها. يمنح استخدام القالب فريقك طريقة متسقة وقابلة للتكرار لتتبع العمل، وإبقاء الجميع مسؤولين.

بالإضافة إلى كونها سهلة الاستخدام، توفر قوالب أوامر العمل عبر الإنترنت حلاً رقميًا أسرع وأكثر كفاءة من الأعمال الورقية التقليدية. إن استخدام قالب ثابت لكل أمر عمل يضمن أيضًا أنك قد أخذت في الاعتبار جميع التفاصيل، مما يوفر على فريقك عناء الاضطرار إلى المتابعة مع العملاء.