قالب رسالة

1) ما هي قوالب الرسائل؟

قوالب الرسائل عبارة عن تنسيقات أو تخطيطات معدة مسبقًا لمساعدتك في صياغة خطاب — بغض النظر عن احتياجاتك الخاصة. باستخدام قالب الرسالة، يمكنك فقط ملء الحقول مثل التاريخ وعناوين المرسل والمستلم والتحية والنص الأساسي والتوقيع. تساعدك هذه القوالب على تقليل الانشغال أثناء تحقيق نتائج احترافية.

أفضل جزء؟ لن تضطر إلى كتابة كل حرف من الصفر، ويمكنك إعادة استخدام القوالب عدة مرات حسب حاجتك، مع تغيير الحرف لكل ظرف.

2) الأنواع الفرعية لقوالب الرسائل

هناك العديد من الأنواع المختلفة لقوالب الرسائل. بينما يمكنك تخصيص قوالب الرسائل وفقًا لاحتياجاتك المحددة، يمكنك أيضًا استخدام قوالبنا الجاهزة كما هي.

أحد نماذج الرسائل الشائعة هو خطاب ترقية الوظيفة، وهو عبارة عن مراسلات رسمية تستخدم لتقديم ترقية أو زيادة أو دور جديد للموظف داخل الشركة. يمكن أن توفر هذه النماذج وقت قسم الموارد البشرية لديك في صياغة الرسائل الترويجية، لذا كل ما عليهم فعله هو ملء راتب الموظف وتفاصيل الوظيفة لإنشاء خطاب مثالي. توفر خطابات الترقية الوظيفية طريقة رسمية لإبلاغ الموظف بمنصبه الجديد، ونقل تفاصيل دوره الجديد، والاحتفال بإنجازاته.

نموذج خطاب (رسالة) شائع آخر هو خطاب توصية. يضمن خطاب التوصية للفرد بناءً على تجربة الشخص المباشرة لخصائصه ومؤهلاته. سواء كنت صاحب عمل أو مدرسًا، فمن المرجح أنك تلقيت طلبات متعددة لكتابة خطابات توصية بالإضافة إلى عبء العمل المعتاد. بدلاً من قضاء وقت ثمين في صياغة خطابات جديدة من البداية، يمكنك تخصيص قالب لإنشاء خطابات توصية في دقائق. يمكنك أيضًا إعداد بريد إلكتروني للمجيب الآلي يرسل للفرد خطاب التوصية المكتمل بمجرد الانتهاء.

هناك نوع آخر شائع من نماذج الرسائل وهو خطاب الاستقالة ، وهي وثيقة رسمية تُخطر صاحب العمل عندما يترك الموظف وظيفته. تعمل هذه القوالب بشكل رائع لأي شخص يخطط للاستقالة من منصبه الحالي أو لفرق الموارد البشرية التي تحتاج إلى الاستغناء عن الموظفين. يمكنك تخصيص القالب بأسباب الاستقالة من الوظيفة، ثم إرساله كملف PDF في ثوانٍ.

3) العناصر الأساسية لقوالب الرسائل

تم تصميم قوالب الرسائل لتلائم احتياجات التنسيق والتخطيط المحددة. الحقول الرئيسية التي يجب تضمينها هي

• العنوان: عنوان رسالتك أو غرضها
• التاريخ: تاريخ إرسال الرسالة
• اسم المرسل : الاسم الكامل للشخص الذي يرسل الرسالة
• البريد الإلكتروني: البريد الإلكتروني للشخص الذي يرسل الرسالة
• رقم الهاتف : رقم هاتف جهة الاتصال للشخص الذي يرسل الرسالة
• عناوين المرسل والمستلم : العناوين الكاملة لكل من الشخص الذي يرسل الرسالة والشخص الذي يتلقى الرسالة
• تهنئة: تحية رسمية للشخص الذي يتلقى الرسالة
• النص الأساسي : النص المجمع للرسالة التي توضح الغرض منها، سواء كان ذلك للاستقالة أو الترقية أو التقييم، وما إلى ذلك.
• التوقيع وتسجيل الخروج : توقيع الشخص الذي يرسل الرسالة، متبوعًا بحقل اختياري لاسمه المطبوع وتاريخ التوقيع

4) كيف أقوم بإنشاء رسالة باستخدام Jotform؟

يمكنك إنشاء خطاب باستخدام Jotform في دقائق باستخدام قوالبنا الجاهزة. انتقل إلى قوالب الرسائل في دليل قالب PDF، وحدد واحدًا الذي يناسب احتياجاتك. وبعد ذلك، استخدم منشئ النماذج بالسحب والإفلات سهل الاستخدام لتخصيص تصميم الحروف باستخدام عناصر علامتك التجارية الشخصية والخطوط والألوان المختلفة وغير ذلك الكثير.

عندما يبدو قالب الرسالة مثاليًا، يمكنك ملء الحقول الخاصة بالمستلم المحدد والغرض من الرسالة، ثم مشاركتها عبر البريد الإلكتروني أو الرابط أو كود QR. باستخدام توقيعات Jotform، يمكنك أيضًا جمع التوقيعات الإلكترونية من المستلمين و احفظ رسالتك كملف PDF على الفور للرجوع إليها في المستقبل. انه من السهل!

5) ما الذي يمكنني استخدام الرسالة من أجله؟

يمكنك استخدام الرسالة في أي وقت تحتاج فيه إلى نقل رسالة رسمية أو غير رسمية إلى شخص أو مؤسسة. تعتبر الرسائل مفيدة لتقديم الطلبات، وتوفير المعلومات، والتعبير عن الامتنان، وتوجيه الدعوات، وتقديم الطلبات أو المقترحات، وتقديم العروض الترويجية أو الفرص، وتقديم التعازي، ومعالجة القضايا أو النزاعات.

على الجانب الشخصي، تُستخدم الرسائل للمراسلة مع الأصدقاء والعائلة، وإرسال الدعوات إلى الحفلات، وغير ذلك الكثير. في الأعمال التجارية، تُستخدم الرسائل بشكل أكثر شيوعًا للتواصل مع الشركاء والعملاء والعملاء والموردين والموظفين وأصحاب المصلحة الآخرين. يتم استخدامها أيضًا لإنشاء الاتفاقيات التجارية، وبدء العقود، وإبلاغ المستلمين بالإجراءات القانونية، من بين أغراض أخرى.

تعد الرسائل واحدة من أقدم وسائل الاتصال الكتابي وأكثرها فعالية، ولا تزال تستخدم في كل مؤسسة وصناعة حتى يومنا هذا. وعلى هذا النحو، من المفيد معرفة كيفية استخدامها بفعالية وكفاءة.