What is a report form?

A report form is a document that provides details about a particular event or incident and prompts the appropriate people to respond or take next steps. These forms are usually the first step in a chain of response actions, and organizations must retain the reports so they can refer to them as necessary.

Why do we need to use report forms?

We mainly need to use report forms to document important details about an event, like where it occurred, when it took place, and who was involved. Report forms also assist in determining the next steps after the initial incident and tracking the actions that are taken. We often need to use report forms for compliance purposes as well, because organizations in certain industries can face legal repercussions if they don’t keep reports on file. Report forms also facilitate communication between different departments and increase transparency in organizations, which helps them make continuous improvements.

What types of information are typically included in a report form?

Report forms typically include all of the observations or evidence relevant to an event or incident — including what happened, when it occurred, where it took place, and who was involved. Report forms may also document the sequence of events and any immediate actions taken in response. They should also include any identifying information, such as names, dates, times, and phone numbers of those involved or filing the report.

Can report forms be customized for different industries or purposes?

Report forms are fully customizable, no matter the industry you work in or the end goal you want to achieve. Whether you’re analyzing business data, reporting an incident, or providing a status update, you need a foolproof, user-friendly way to categorize and summarize your findings. Using our drag-and-drop form builder, you can customize your report form in minutes to make it fit your exact needs. Then, just embed it in your website or send it out via email or link.

How are report forms used in data collection and analysis?

Organizations use report forms to identify patterns and trends in incidents. By analyzing multiple report forms, organizations can identify recurring issues, risk factors, root causes, effectiveness of safety measures, and more. These forms not only alert organizations to incidents that need immediate attention, but they support incident prevention in the future.

Are there any best practices for designing effective report forms?

When creating your report form, plan ahead for the scope of information that you’ll need to make sound decisions about how you respond. For example, if you’re creating a weekly shift report, you’ll want to collect an employee’s general information, working days and hours, payment rate, etc. Once you’ve gathered responses on your report form, you can analyze the submission data to determine whether you should reorganize your staff, elevate an incident, or implement new productivity measures. Try to ask only for the information you really need. A lengthy form may cause responders to get sloppy, and accurate information is key to being able to handle the incident properly.

What are the subtypes of report forms?

Report forms are useful for documenting incidents, accidents, and changes in business, medicine, education, and much more! Types of report forms can include everything from police reports and shift reports to inventory reports.

قوالب التقارير

١٢ من قوالب النماذج

نموذج تقرير المصاريف

يمكنك ملء هذه الاستمارة بكل من تفاصيل مصاريف الشركة وكل ما يتعلق بها

نماذج التقارير

التقرير اليومي

نسخة افتراضية عن دفتر تحضير المعلم

نماذج التقارير

تقرير حادث للشرطة

تقرير حادث الشرطة يمكن استعماله لتزويد الشرطة بمعلومات عن الحادث أو للمشاكل غير الضرورية. باستعمال هذا النموذج يستطيع المواطنون استعماله للتبليغ عن الحادث مع كل المعلومات مثل التاريخ والوقت عند حدوث الحادث.

نماذج التقارير

تقرير حادثة ادارة الاطفاء

هل تريد تسهيل عملية كتابة التقارير حوادث الحرائق. بهذه الاستمارة يمكنكم جمع كل المعلومات المتعلقة بحادثة الحريق ومعلومات المسؤول عند وقوع الحادث والوحدة المسؤولة عن التعامل الحادث.

نماذج التقارير

تقرير الفحص الميكانيكي

تقارير الفحص الميكانيكي تُستخدم عن طريق ورش إصلاح السيارات وخدمات السيارات لتوفير فحوصات القيادة التجريبية وتسجيل البيانات عن المركبات. استخدم قالب تقرير الفحص الميكانيكي الخاص بنا لإنشاء تقرير مجاني لعملك. قم بتخصيص النموذج ببساطة، ثم قم بتضمينه في موقع الويب الخاص بك أو شاركه عبر رابط. تتبع المعلومات المُرسلة من أي جهاز باستخدام تطبيق Jotform لنماذج الهاتف لدينا. قم بجمع المعلومات تلقائيًا من عملائك باستخدام تكاملات Jotform. يمكنك حتى إرسال البيانات التي تجمعها عن طريق تقرير الفحص الميكانيكي إلى Google Sheets أو Microsoft Excel لتحليل بيانات فحص القيادة. يمكنك أيضًا تصدير تقرير الفحص الميكانيكي إلى ملف PDF لجعله سهل الطباعة للعملاء لملء الاستمارة بواسطة القلم. تتبع فحص القيادة التجريبية مع تقرير الفحص الميكانيكي المجاني.

نماذج التقارير

قالب تقرير حادثة شرطة مجاني

يستخدم قالب تقرير حادث الشرطة هذا لتقديم إخطارات للشرطة حول حادث أو قضية غير حالات الطوارئ. من خلال استخدام هذا القالب، يمكن للمواطنين الإبلاغ عن الحادث بتقديم معلومات مثل تاريخ ووقت وقوع الحادث، مكان الحادث، تفاصيل الحادث، ومعلومات الاتصال.

نماذج تقرير الحوادث

قائمة تحقق للإستلام

في حال قمت ببيع مركبة هذه القائمة مفيدة لك. هذه الإتمارة تسمح بجمع كل المعلومات المتعلقة بالمركبة وشركة التوصيل

نماذج التقارير

تفاصيل تقدم الجلسات الاستشارية

هذه الاستمارة يمكن استعمالها من المدارس لتتبع الجلسات الاستشارية. يمكن إدخال اسم العميل والتاريخ. يمكن الحصول على أي معلومات متعلقة بالعميل والجلسات الاستشارية

نماذج التقارير

تقرير حادث الدراجة

هذه الاستمارة مفيدة للأشخاص الذين يحتاجون إلى تقرير كامل عن حادث السيارة. هذا القاب مفيد لأنه يحتوي على العديد من الأسئلة المهمة لتساعدك على كل المعلومات المهمة التي تحتاجها.

نماذج التقارير

نماذج تقرير الحوادث

عرض الكل

قالب تقرير حادثة شرطة مجاني

نماذج تقرير حوادث الموظفين

عرض الكل

نموذج تقرير حادثة أوشكت على الحدوث

الحادثة أوشكت على الحدوث هي خطر محتمل أو حادث لم ينتج عنه أي إصابات شخصية أو أضرار مادية. في هذا النموذج، يُطلب من المرسلين أن يصفوا ما حدث، والخلفية وأي مواد خطرة أو معدات أو عمليات شاركت في الحادث.

نموذج اجراء تأديبي

يتم استخدام نموذج الإجراء التأديبي لتسجيل الأحداث التي يتعدى فيها الموظفون سياسات الشركة. إذا كنت مدير موارد بشرية، استخدم هذا النموذج التأديبي المجاني للإبلاغ عن هذه الحوادث اونلاين. للبدء، قم بتخصيص النموذج لتلبية احتياجاتك وأرسله إلى أعضاء فريق الموارد البشرية الآخرين أو املأه بنفسك لبدء جمع التقديمات. يمكنك وفريقك في الموارد البشرية تسجيل تفاصيل الحادث، وإدخال معلومات عن الموظف، واختيار تحذير أو عقوبة، ومراجعة سياسات الشركة من خلال النموذج. سيتم تخزين التقديمات في حساب Jotform الآمن الخاص بك ويمكن الوصول إليها بسهولة من أي جهاز. كل شركة لها سياسات وتوقعات مختلفة من موظفيها، لذا تأكد من أن نموذج إجراء التأديب يتبع نفس سياسة شركتك. باستخدام أداة إنشاء النماذج السهلة الاستخدام، يمكنك بسهولة إضافة حقول النموذج، والنص، والأسئلة، ومقاييس التقييم، وحتى شعار الشركة الخاصة بك. وإذا كنت تعتمد على أدوات أخرى اونلاين لإنجاز العمل، مثل Google Drive,Slack , Dropbox، جرب أكثر من 100 تطبيق وتكاملًا مجانيًا لمزامنة التقديمات تلقائيًا مع تلك الحسابات. بواسطة نموذج الإجراء التأديبي المخصص لشركتك، يمكنك الاستجابة للسلوكيات السيئة للموظفين بشكل أسرع ومنع تكرار حدوثها.

حول قوالب التقارير

يعد منح الأشخاص طريقة مناسبة للإبلاغ عن المعلومات — سواء كان ذلك لتقديم شكوى، أو الإبلاغ عن حادثة، أو تنبيه مؤسسة إلى شيء ما — أمرًا مهمًا للغاية. يمكنك تسهيل عملية إعداد التقارير والحصول على كافة المعلومات التي تحتاجها باستخدام قوالب نماذج التقارير الخاصة بنا. نماذج تقارير Jotform أونلاين قابلة للتخصيص بالكامل ومجانية الاستخدام تمامًا.

باستخدام منشئ نماذج Jotform، يمكنك الوصول إلى ويدجيت وتكاملات التطبيقات والموضوعات لتخصيص النماذج الخاصة بك وتشجيع المشاركة وتحسين جودة المعلومات التي تجمعها. سواء كنت تريد تحديد قالب من مجموعتنا أو إنشاء نموذج من الصفر، فإن Jotform يلبي احتياجاتك.

الأسئلة الشائعة

ما هو نموذج التقرير؟

نموذج الإبلاغ هو مستند يوفر تفاصيل حول حدث أو حادثة معينة ويحث الأشخاص المناسبين على الاستجابة أو اتخاذ الخطوات التالية. عادةً ما تكون هذه النماذج هي الخطوة الأولى في سلسلة إجراءات الاستجابة، ويجب على المؤسسات الاحتفاظ بالتقارير حتى تتمكن من الرجوع إليها عند الضرورة.

لماذا نحتاج إلى استخدام نماذج التقارير؟

نحتاج بشكل أساسي إلى استخدام نماذج التقارير لتوثيق التفاصيل المهمة حول حدث ما، مثل مكان حدوثه ومتى حدث ومن شارك فيه. تساعد نماذج التقرير أيضًا في تحديد الخطوات التالية بعد الحادث الأولي وتتبع الإجراءات التي تم اتخاذها.

غالبًا ما نحتاج إلى استخدام نماذج التقارير لأغراض الامتثال أيضًا، لأن المؤسسات في بعض الصناعات يمكن أن تواجه تداعيات قانونية إذا لم تحتفظ بالتقارير في الملف. كما تعمل نماذج التقارير على تسهيل التواصل بين الإدارات المختلفة وزيادة الشفافية في المنظمات مما يساعدها على إجراء التحسينات المستمرة.

ما هي أنواع المعلومات التي يتم تضمينها عادةً في نموذج التقرير؟

تتضمن نماذج التقرير عادةً جميع الملاحظات أو الأدلة ذات الصلة بحدث أو حادثة ما — بما في ذلك ما حدث ومتى حدث ومكان حدوثه ومن شارك فيه. قد توثق نماذج التقرير أيضًا تسلسل الأحداث وأي إجراءات فورية تم اتخاذها ردًا على ذلك. ويجب أن تتضمن أيضًا أي معلومات تعريفية، مثل الأسماء والتواريخ والأوقات وأرقام هواتف المشاركين أو مقدمي التقرير.

هل يمكن تخصيص نماذج التقارير لمختلف الصناعات أو الأغراض؟

نماذج التقارير قابلة للتخصيص بالكامل، بغض النظر عن الصناعة التي تعمل فيها أو الهدف النهائي الذي تريد تحقيقه. سواء كنت تحلل بيانات العمل، أو تبلغ عن حادثة، أو تقدم تحديثًا للحالة، فأنت بحاجة إلى طريقة مضمونة وسهلة الاستخدام لتصنيف نتائجك وتلخيصها. باستخدام منشئ النماذج بالسحب والنماذج الخاص بنا، يمكنك تخصيص نموذج تقريرك في دقائق لجعله يناسب احتياجاتك المحددة. بعد ذلك، ما عليك سوى تضمينه في موقعك على الويب أو إرساله عبر البريد الإلكتروني أو الرابط.

كيف يتم استخدام نماذج التقارير في جمع البيانات وتحليلها؟

تستخدم المنظمات نماذج التقارير لتحديد الأنماط والاتجاهات في الحوادث. من خلال تحليل نماذج التقارير المتعددة، يمكن للمؤسسات تحديد المشكلات المتكررة وعوامل الخطر والأسباب الجذرية وفعالية تدابير السلامة والمزيد. لا تنبه هذه النماذج المؤسسات إلى الحوادث التي تحتاج إلى اهتمام فوري فحسب، بل تدعم أيضًا منع وقوع الحوادث في المستقبل.

هل توجد أية ممارسات أفضل لتصميم نماذج تقارير فعالة؟

عند إنشاء نموذج التقرير الخاص بك، خطط مسبقًا لنطاق المعلومات التي ستحتاج إليها لاتخاذ قرارات سليمة حول كيفية الرد. على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بإنشاء تقرير مناوبة أسبوعي، فستحتاج إلى جمع معلومات عامة عن الموظف وأيام وساعات العمل ومعدل الدفع وما إلى ذلك. وبمجرد جمع الردود في نموذج التقرير الخاص بك، يمكنك تحليل الإرسال البيانات لتحديد ما إذا كان يجب عليك إعادة تنظيم موظفيك، أو رفع مستوى الحادث، أو تنفيذ تدابير إنتاجية جديدة.

حاول أن تسأل فقط عن المعلومات التي تحتاجها حقًا. قد يؤدي النموذج المطول إلى إهمال المستجيبين، والمعلومات الدقيقة هي المفتاح للقدرة على التعامل مع الحادث بشكل صحيح.

ما هي الأنواع الفرعية لنماذج التقارير؟

تعد نماذج التقارير مفيدة لتوثيق الأحداث والحوادث والتغيرات في الأعمال والطب والتعليم وغير ذلك الكثير! يمكن أن تتضمن أنواع نماذج التقارير كل شيء بدءًا من تقارير الشرطة وتقارير التحول إلى تقارير المخزون.