كيف تعمل الرقمنة في الخدمات المالية على تحسين الأمان والعمليات وخدمة العملاء

رغم أن العمليات اليدوية - مثل طباعة وإرسال الوثائق بالبريد، وتخزين الأوراق في الأرشيف، وجمع البيانات عبر النماذج الورقية - ليست خاطئة بالضرورة، إلا أنها قد يكون لها تأثير على النتائج المالية لديك. فتكاليف شراء الحبر والورق والطوابع، وصيانة الطابعات وآلات تمزيق الورق يمكن أن تتراكم، خاصة في المؤسسات الكبيرة.

تساعد الأتمتة على خفض هذه التكاليف غير الضرورية - وتوفر وقت الموظفين - من خلال تحويل المهام اليومية إلى مسارات عمل تلقائية. مثال على ذلك هو الأتمتة الروبوتية للعمليات (RPA)، وهو نوع من التأتيم يستخدم الروبوتات البرمجية لمحاكاة الأعمال البشرية وتنفيذ المهام المتكررة والروتينية بسرعة وبأقل قدر من التدخل."

من خلال استخدام برمجيات قوية للموافقة التلقائية، يمكنك الموافقة على استجابات النماذج أو رفضها، ويمكنك أيضا إرسال رسائل بريد إلكتروني مخصصة للإشعارات، وإعادة تعيين المهام، وطلب معلومات إضافية، وتصعيد المشكلات - كل ذلك بنقرة زر. يعمل هذا النوع من الرقمنة على تعزيز التعاون وزيادة الإنتاجية وتقليل الأعمال المتراكمة.

تتمتع الخدمات المالية بسمعة طيبة باعتبارها صناعة آمنة ومبسطة، كما هو موضح من ابتكار التطبيقات الموجهة للعملاء مثل التطبيقات المصرفية المتنقلة ومنصات الاستثمار. ووفقًا لـ Nick Bantick، استشاري الأتمتة الذكية في DigiBlu، الشركة الرائدة عالميًا في الأتمتة الذكية، "هذه السمعة لا تترجم دائمًا إلى بقية العمل، حيث لا تزال توجد العديد من الفرص لتحسين الكفاءة وإمكانية التدقيق".

التحول إلى العمليات الرقمية وأتمتتها هو أمر ضروري للغاية لتلبية المعايير المحددة في تطبيقات التسوق. يعتبر توحيد البيانات خطوة أساسية لتحقيق تحسينات في الكفاءة والامتثال لأفضل الممارسات. في DigiBlu، نستخدم مجموعة من الأدوات، بما في ذلك خطة الأعمال في Jotform، لتحقيق هذا الهدف. إن التأثير على الكفاءة التشغيلية والموظفين الداخليين وتجربة العملاء يمثل تحولًا.

يعد الاستثمار في منصات تطوير التطبيقات المحمولة التي لا تتطلب البرمجة هو طريقة أخرى موثوقة لتعزيز عمليات خدماتك المالية. تعمل هذه الأدوات الذكية على تمكين المتخصصين في الشؤون المالية من جميع خلفيات البرمجة لإنشاء تطبيقات تخزين البيانات المالية، والحفاظ على اتصال المشاركين في المشروع، وتتبع نفقات الموظفين، وتقديم لوحة معلومات للعملاء، وإدارة الشؤون المالية الشخصية.

تساعدك التطبيقات على تحسين تجربة المستخدم، والتميز عن المنافسين، والتفاعل بشكل أفضل مع العملاء والموظفين، وتبسيط الإنتاجية. بناءً على احتياجاتك، يمكنك إنشاء تطبيق تتم مشاركته باستخدام عنوان URL بسيط، أو الوصول إلى جماهير أكبر في متجر Apple للتطبيقات ومتجر Google باستخدام حل التطبيق الأصلي.

كما ذُكر سابقًا، يمكن للبرمجيات التي تتضمن خاصية التوقيع الإلكتروني أن تساعد مجموعة متنوعة من المؤسسات المالية، مثل البنوك وشركات التأمين وشركات الوساطة، في تعزيز الثقة بالعلامة التجارية وتحسين أمان البيانات. وبالإضافة إلى ذلك، يمكن لحلول التوقيع الإلكتروني أن تقلل من دورات البيع وتقوم بتبسيط العمليات الداخلية، من خلال السماح لك بإنشاء وتخصيص العقود ووثائق الإفصاح القابلة لإعادة الاستخدام؛ وعن طريق تتبع وتنزيل وتخزين الوثائق الموقعة والملزمة قانونيًا؛ وتضمين الوثائق الإلكترونية في مسارات الموافقة أو التطبيقات الخاصة بك.

ستسمح لك منصة التوقيع الإلكتروني الصحيحة أيضًا بتحديد تواريخ انتهاء صلاحية مستنداتك الإلكترونية التي تطلب توقيعها وإعادتها بحلول موعد نهائي محدد. تعتبر هذه الميزة مفيدة بشكل خاص إذا كنت تعمل مع عدد كبير من المتعاونين، أو تقوم بتوجيه العقود المرتبطة بأسعار الفائدة أو أحداث السوق، أو تحتاج فقط إلى مواصلة تقدم المشاريع.

بفضل منشئ النماذج أونلاين القوية، يمكنك إنشاء ومشاركة قابلة للتخصيص بالكامل ومتوافقة مع العلامة التجارية نماذج العملاء واستطلاعات الرأي والمستندات الإلكترونية الأخرى في راحة يدك.

ما عليك سوى اختيار قالب جاهز أو إنشاء نموذج من الصفر، وتخصيصه ليتوافق مع علامتك التجارية، وإضافة حقول نماذج وعناصر واجهة مستخدم جذابة، ومشاركتها مع موظفيك أو عملائك عبر رابط أو تضمينها على موقع شركتك على الويب. يتكامل أفضل منشئي النماذج أونلاين مع التطبيقات الأكثر شيوعًا في العالم بدءًا من أدوات إدارة المشاريع وحتى خدمات التسويق عبر البريد الإلكتروني لضمان اتساق مظهر علامتك التجارية ورسائلها عبر رسائل البريد الإلكتروني وموقع الويب الخاص بك والإعلانات الصورية ورسائل البريد ولوحات معلومات العميل.

يمكن أن يكون التعاون في مكان العمل مرهقًا بدرجة كافية دون الحاجة إلى القلق بشأن كيفية تحديد الأدوار وتعيين المهام ومشاركة المستندات وجمع البيانات وإدارتها لإبقاء الجميع على نفس الصفحة. أضف متعاونين في الموقع وعن بعد إلى هذا المزيج وستحصل على وصفة لسوء الفهم المحتمل.

ومع ذلك، إذا كنت تستثمر في مساحات العمل المشتركة أونلاين، فيمكنك مساعدة أعضاء الفريق على التعاون والتواصل داخليًا وخارجيًا — سواء كانوا يعملون في الموقع، أو عبر المدينة، أو خارج البلاد. تسمح هذه الحلول للمستخدمين بإنشاء فرق أونلاين، وتعيين أذونات الوصول، وإنشاء النماذج والتقارير والعقود ومشاركتها وتحريرها للبقاء على اتصال، والحفاظ على الامتثال، والعمل بشكل أكثر ذكاءً، وليس بجهد أكبر.

يمكن للرقمنة في الخدمات المالية تحسين العمليات من خلال أتمتة عملية إعداد التقارير بأكملها، بما في ذلك كيفية جمع البيانات وتحليلها وعرضها.

لنفترض أنك تفكر في إطلاق قسم جديد للتخطيط المالي في البنك الذي تتعامل معه ولكنك غير متأكد من أين تبدأ. هل يهتم عملاؤك في المقام الأول بتراكم الثروة أو الحفاظ عليها أو توزيعها؟ لمعرفة ذلك، أرسل استطلاعًا أونلاين إلى بعض عملائك الأكثر نشاطًا لفهم احتياجاتهم وأهدافهم المالية بشكل أفضل، وما إذا كانوا مهتمين بالتعرف على عروض منتجاتك أم لا.

بمجرد جمع بياناتك، استخدم منشئ التقارير لتحويل إجابات استطلاعك إلى تقارير مرئية مصقولة لمساعدتك على توضيح النتائج التي توصلت إليها للزملاء والمساهمين. في أسرع وقت، ستعرف بالضبط مرحلة التخطيط المالي التي يجب على فرق المبيعات والتسويق لديك منحها الأولوية.

وأفضل ما في الأمر هو أنه باستخدام برنامج إعداد التقارير المناسب، ستتمكن من مشاركة بياناتك المجمعة بشكل حقيقي الوقت. وهذا يمنح مؤسستك بأكملها — بدءًا من المبيعات وخدمة العملاء وحتى ضمان الجودة والتسويق — المعلومات التي تحتاجها لإنشاء قرارات مستنيرة وذات صلة وحديثة بشأن المنتجات التي سيتم تقديمها وموعد إطلاقها.

يتوقع المستهلكون التخصيص من العلامات التجارية وغالباً ما يفضلون تلك التي تقدم المشاركة والتفاعل — بالإضافة إلى المنتجات والخدمات عالية الجودة — على تلك التي لا تقدم ذلك.

هذه التجارب المصممة خصيصًا ممكنة من خلال تقسيم العملاء. من خلال تقديم رسائل مخصصة للمستهلكين الأكثر ملائمة عبر مجموعة واسعة من القنوات الإعلانية، يمكنك توفير بسرعة، خدمات دقيقة وغير مكلفة مع ضمان شعور العملاء الرئيسيين في نفس الوقت بالاستماع والرؤية والتقدير. ونتيجة لذلك، من المرجح أن تكتسب عملاء على المدى الطويل من هدفك جمهور.

أوقات الاستجابة السريعة تجعل العملاء يشعرون بأهميتهم وتقلل من احتمالية اتصالهم بك من خلال قنوات أخرى، مما قد يضاعف عبء العمل لديك. إن تقديم خدمة سريعة وموثوقة باستمرار يمكن أن يفصلك عن منافسيك.

نظرًا للمخاوف المتزايدة باستمرار بشأن الخصوصية الرقمية لدى الجمهور، ظهرت قوانين ولوائح جديدة على مدار السنوات القليلة الماضية، بما في ذلك الهدف اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) والعديد من وسائل الحماية تم فرضه من قبل لجنة التجارة الفيدرالية الأمريكية.

إن GDPR هي أكثر قوانين خصوصية البيانات وأمنها صرامة في العالم، وتتطلب من مراقبي البيانات جمع المعلومات الشخصية ومعالجتها ومحوها بشكل صحيح — مثل الاسم والعنوان والجنس والانتماء العرقي وما إلى ذلك — أو التعرض لغرامات باهظة. بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات، إذا قمت بمعالجة البيانات، فيجب عليك القيام بذلك وفقًا المبادئ السبعة لحماية البيانات.

جزء من اللائحة العامة لحماية البيانات هو الحق في النسيان (RTFB)، والذي يمنح المستهلكين الحق في مطالبة المؤسسات بإزالة بياناتها الشخصية لتقليل مخاطر تسرب البيانات وسرقة الهوية. ومع ذلك، لا يتعين على المؤسسة مسح البيانات إلا إذا، على سبيل المثال، لم يعد من الضروري أن تحتفظ المؤسسة بالبيانات الشخصية للفرد، أو إذا كانت المؤسسة تستخدم البيانات للتسويق المباشر الذي يعارضه الفرد، أو قامت المؤسسة بمعالجة البيانات بشكل غير قانوني.

من خلال أتمتة إدارة بيانات العملاء ومعالجتها وتخزينها وحذفها، تساعدك أفضل حلول الخدمات المالية وأدوات تقييم المخاطر على البقاء متوافقًا مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) وRTFB والقوانين واللوائح الرئيسية الأخرى لحماية البيانات. كما أنها تتيح لمديري العلاقات خدمة العملاء بشكل أكثر كفاءة، مما يؤدي إلى زيادة الإيرادات وانخفاض التكلفة تكاليف التشغيل.

على الرغم من أن التعاون في مكان العمل يمكن أن يواجه تحدياته (على سبيل المثال، الأدوار والتوقعات غير المحددة، وتنافس الموظفين، وسياسات المكتب)، إلا أنه باستخدام البرنامج المناسب، يمكن تبسيط خدمة العملاء وتحسين تدريب مكتب المساعدة داخل مؤسستك المالية.

من خلال منح المديرين إمكانية الوصول إلى قوائم مراجعة تدريب الموظفين واختبار التقدم وقوالب الاختبار ونماذج تعليقات المدرب/المتدرب، يمكنك ضمان مستويات خدمة متسقة عبر مؤسستك. يمكن لمساحات العمل وقواعد البيانات المشتركة أيضًا أن تساعد موظفيك على تعلم كيفية العمل معًا لتحقيق أهداف مشتركة، والتنقل بين الشخصيات والتحديات المختلفة، وتطوير مهارات الاستماع النشط، والتي يمكن أن تترجم جميعها إلى خدمة عملاء ناجحة.

يمكن أن تساعدك التكنولوجيا على تنمية أعمالك وتوسيع نطاقها بشكل أسرع من أي وقت مضى. اليوم، يستطيع CPA والمستشار المالي ومحامي الضرائب استخدام حل برمجي شامل — مليء بمجموعة واسعة من أدوات التعاون والميزات وعمليات التكامل - لضمان حصول عملائهم على أفضل تجربة خدمة ممكنة من البداية إلى النهاية.

للحصول على فهم أفضل لكيفية استخدام التكنولوجيا في قطاعك الفرعي المحدد، تحقق من كيفية استفادة ثلاثة أنواع من المؤسسات المالية من أدوات الإنتاجية الرقمية، وبرامج التوقيع الإلكتروني، ومساحات العمل المشتركة أونلاين لتحسين كفاءتها التشغيلية.

باعتبارك متخصصًا في الخدمات المالية، فأنت تعرف أهمية التخطيط السليم. سواء كان عميلك خريجًا جامعيًا حديثًا يحتاج إلى مساعدة في إنشاء الميزانية، أو صاحب شركة صغيرة يقوم بإعداد كشوف المرتبات لأول مرة، أو مستثمر كبير السن يتطلع إلى تنويع محفظته الاستثمارية، فأنت تعرف مدى ضرورة جمع البيانات أولاً. كلما زادت المعلومات التي تتلقاها من عملائك — بما في ذلك أرصدة الحسابات المصرفية والأهداف والاحتياجات والتوقعات — كلما تمكنت من تقديم المشورة لهم بشكل أكثر فعالية.

الاستثمار في التكنولوجيا لمؤسسة الخدمات المالية الخاصة بك يتبع نفس العملية. من خلال الجلوس مع المديرين التنفيذيين وأصحاب المصلحة الرئيسيين لديك؛ وتحديد رؤية التكنولوجيا والجدول الزمني للتنفيذ؛ وإجراء البحث المناسب عن الخيارات المتاحة، ستكون مجهزًا بشكل أفضل للعثور على أفضل الحلول لعملك.