Diyelim ki birden çok kayıt tarihi veya diğer seçenekler içeren bir etkinlik kayıt formu oluşturuyorsunuz ve yanıtlayanlara, tercihlerine bağlı olarak belirli başvuru PDF’lerini e-posta ile göndermek istiyorsunuz.
Neyse ki yeni PDF Düzenleyicimizle, form yanıtlarını otomatik olarak PDF belgesine dönüştürebilirsiniz. Ayrıca, tek bir forma birden çok PDF belge şablonu ekleyebilir ve ardından bunları koşullu form mantığına göre e-posta ile gönderebilirsiniz. Örneğin, farklı konum bilgilerine sahip PDF’ler, çeşitli PDF sözleşmeleri, farklı departmanlara e-postayla gönderilen sınırlı verilere sahip PDF’ler ve daha fazlası olabilir.
Örneğimizde aşağıdaki formu kullanıyor olacağız:
Forma Yeni PDF Belgelerini Ekleme
- Bir PDF Belgesi şablonu eklemek için sol üst tarafta bulunan açılır menüye tıklayın ve PDF Düzenleyici’yi seçin.
- Sol üst taraftan + Yeni PDF’e tıklayın ve Yeni PDF Belgesi’ni seçin.
Yeni belgeler eklemek için aynı adımları uygulamanız yeterlidir. Dört etkinliğiniz varsa aynı sayıda belge ekleyin. Dilediğiniz şekilde belgenizi özelleştirebilir ve PDF şablonlarını farklı şekillerde düzenleyebilirsiniz. Ayrıca her PDF belgesini etkinliğin adına göre yeniden adlandırmanızı da öneririz.
Otomatik Yanıtlayıcı E-Postalarını Ekleme ve Ayarlama
Bir sonraki aşama, PDF ek ayarlarına sahip otomatik yanıtlayıcı e-postalarını eklemek ve ayarlamak olacaktır. Bunu nasıl yapabileceğiniz aşağıda açıklanmıştır:
- Form Oluşturucu’da Ayarlar sekmesine tıklayın.
- Sol paneldeki E-postalar’a tıklayın.
- Yeni bir şablon eklemek için + E-posta Ekle butonuna tıklayın ve seçeneklerden Otomatik Yanıtlayıcı E-postasını seçin. Formunuzda mevcut bir otomatik yanıtlayıcı e-postası varsa ekinizi düzenlemek ve ayarlamak için buna tıklayın.
- Otomatik Yanıtlayıcı e-postanızda Gelişmiş sekmesine gidin.
- PDF Ekle ayarını Açık hale getirin.
- Listeden istediğiniz PDF belgesini seçin.
Diğer PDF’ler için otomatik yanıtlayıcı e-postası oluşturmak için aynı adımları tekrarlayın.
Otomatik Yanıtlayıcı E-Postalarının Her Birini Göndermek İçin Koşullu Mantığı Ayarlama
Son kısım, formda seçilen olaya göre her otomatik yanıtlayıcı e-postasını kullanıcıya koşullu olarak göndermek için koşullu mantığı eklemektir.
- Form Oluşturucu’da Ayarlar sekmesine gidin.
- Sol taraftaki menüden Koşullar’ı seçin.
- E-Posta Alıcılarını Değiştir’e tıklayın.
- E-postayı seçilen etkinliğe göre göndermek için koşullu mantığınızı ayarlayın. Koşulun e-posta şablonuyla eşleştiğinden emin olun. Örneğin, aşağıdaki ekran görüntüsünde 1. etkinlik için “1. Etkinlik” adındaki otomatik yanıtlayıcı e-postasının gönderileceğini görebilirsiniz:
Not
Birden fazla e-posta adresi alanınız varsa koşullu mantık, ilk e-posta alanının özgün ismini getirir. Otomatik yanıtlayıcı e-postasını farklı bir e-posta alanına göndermeyi düşünüyorsanız lütfen koşulda alanın özgün ismini doğru yazdığınızdan emin olun. Alanların özgün isimleri hakkında daha fazla bilgi almak için lütfen şu adresi ziyaret edin: Alan ID’si ve Özgün İsimler Nasıl Bulunur?
Diğer etkinlikler için aynı adımları tekrarlayın. Koşulları ayarlamanız bittiğinde aşağıdaki resimde gösterilene benzer ayarlara sahip olmalısınız:
Form e-postalarına geri döndüğünüzde, artık her otomatik yanıtlayıcı e-postasının, onu koşullu olarak gönderdiğinizi belirten bir simgeye sahip olduğunu göreceksiniz:
Hepsi bu kadar! Bu form, PDF şablonlarınıza göre form yanıtı PDF’lerini otomatik oluşturacak ve onları kullanıcılarınızın yanıtlarına bağlı olarak e-posta ile gönderecektir.
Yorum Gönder: