Covid-19 - Gönüllü Kayıt Formu Örneği

Gönüllü Formları SSS

1) Gönüllü formları nedir?

Kuruluşlar; gönüllüleri toplamak, yönetmek ve etkileşim sağlamak için gönüllü formlarını kullanır. Bu formlar; olası gönüllüleri uygun roller ve eylemler ile eşleştiren önemli bilgileri yakalar. İster bir topluluk etkinliği ya da kâr amacı gütmeyen bir aktivite düzenleyin ister trafikte sürücülerden bağış toplayın, gönüllü başvuru formları kolaylıkla gönüllü detaylarını ve müsaitliğini belirlemenizi sağlar.

Gönüllü işlerini verimli bir şekilde yönetmek ve olumlu bir gönüllü deneyimi yaratmak adına ihtiyaç duyduğunuz bütün bilgilerin bulunduğundan emin olmak için kuruluşlar formları kullanabilir.

2) Gönüllü formu türleri

Kuruluşların gönüllü programlarını etkili ve verimli bir şekilde yönetmesine yardımcı olmak için tasarlanan birçok gönüllü formu vardır:

• Gönüllü başvuru formları, potansiyel gönüllüler hakkında iletişim bilgileri, becerileri, uygunlukları ve ilgi alanları gibi temel bilgileri toplamak için ilk işe alım sürecinde kullanılır.
• Gönüllü anlaşma formları gönüllünün organizasyonla olan ilişkisinin şartlarını ve koşullarını ana hatlarıyla belirtir. Buna davranış, zaman taahhüdü ve sorumluluklarla ilgili beklentiler dahildir.
• Gönüllü kayıt formları gönüllülerin belirli etkinliklere, vardiyalara veya görevlere kaydolmalarına olanak tanır. Bu, kuruluşların gönüllüleri en çok ihtiyaç duyulan yerlere tahsis etmelerine ve her aktiviteye kimin katıldığını takip etmelerine yardımcı olur.
• Gönüllü zaman çizelgeleri gönüllülerin çalıştığı saatleri takip eder. Bu, hibe başvuruları, fon raporları ve dahili takip amaçları için gerekli olabilir.
• Gönüllü feragat formları, gönüllülerin katılımlarında yer alan riskleri kabul etmelerini ve onaylamalarını sağlayarak, bir kuruluşu fiziksel emek veya potansiyel fiziksel risk içeren faaliyetlerden kaynaklanan sorumluluktan korumaya yardımcı olabilir.
• Gönüllü eğitim formları, bir gönüllünün özel eğitim gerektiren görevleri yerine getirmek için gereken becerilere sahip olduğunu belgelendirir.
• Gönüllü geri bildirim formları, bir etkinlik veya aktiviteden sonra gönüllülerin deneyimleri hakkında girdi toplamak için faydalıdır. Bu, organizatörlerin neyin iyi gittiğini belirlemesine, neyin iyileştirilebileceğini incelemesine ve gelecekteki etkinlikler için öneriler toplamasına yardımcı olur.
• Gönüllü çıkış formları, bir gönüllünün bir kuruluştan ayrılışını belgelendirir ve genel deneyimi hakkında geri bildirim toplar.

3) Gönüllü formlarının temel unsurları

Gönüllü formu, kuruluşunuzla etkileşimi teşvik etmeli ve kuruluşunuzun ihtiyaç duyduğu özel bilgileri içermelidir.

Çok sayıda gönüllü formu; kuruluşunuzun misyonu ve ev sahipliği yaptığınız etkinlik hakkında kısa açıklamalarla başlar. Bu şekilde gönüllülere yapacakları işlerin nasıl etkiler yaratacağını kolaylıkla gösterebilirsiniz. Logonuzu ve önceki etkinliklerden görseller ekleyerek formunuza profesyonel bir görüntü kazandırın ve görsel olarak çekici hale getirin.

Gönüllüler hakkında adları, iletişim bilgileri, müsaitlikleri ve ilgi alanları gibi ilgili ayrıntıları toplamak için bir bölüm ekleyin. Gönüllülerin becerilerini ve önceki deneyimlerini listeleyebilecekleri alanlar ekleyin, böylece onları en etkili olacakları rollere yerleştirebilirsiniz.

Organize ettiğiniz gönüllü çalışma türüne bağlı olarak, deneyimlerini veya yeteneklerini doğrulayabilecek referanslar gibi ek bilgiler talep etmek isteyebilirsiniz.

Son olarak, gönüllüleri olası riskler konusunda bilgilendirmek ve kuruluşunuzu korumaya yardımcı olmak için herhangi bir feragat, teşekkür veya sorumluluk feragatnamesi eklemeyi unutmayın.

4) Gönüllü formlarıyla hangi tür bilgiler toplanabilir?

Gönüllü formları; kuruluşların gönüllüleri daha iyi anlaması ve yönetmesi için yardımcı olacak birçok bilgi sunar. Bu bilgilerin içinde; gönüllünün adı, yaşı, cinsiyeti, iletişim bilgileri, becerileri ve nitelikleri gibi kişisel ve demografik bilgiler yer alabilir. Daha önce yaptıkları gönüllü işleri veya iş tecrübeleri var mı? Başka dil konuşuyorlar mı? Sürücü ehliyeti ya da başka sertifikaları var mı?

Başvuranlara gönüllülükle neden ilgilendikleri ve ne kadar zaman ayırmak istediklerini sorarak başvuranları incelemek için gönüllü başvuru formlarını kullanın. Yaklaşan gönüllü etkinlikleri ve müsait pozisyonları içeren bir onay kutusu ekleyerek programlarını ve müsaitliklerini öğrenin, tercih ettikleri görevleri ve eylemleri kolaylıkla belirleyin.

Formlar ayrıca belirli etkinliklere, eğitimlere ve oryantasyonlara katılım bildirimlerini toplamak ve her gönüllünün katılımını ve çalıştığı saatleri kaydetmek için de faydalıdır. Hatta bağışlar için ödeme ayrıntılarını toplayabilir ve onay formları ve sorumluluk feragatnamelerinde e-imzaları yakalayabilirsiniz.

Etkinliğinizden sonra, gelecekteki gönüllü deneyimlerini geliştirmeye devam edebilmeniz için geri bildirim toplamak amacıyla formları kullanın.

5) Jotform ile gönüllü formları oluşturma

Gönüllü başvuru formları ve diğer gönüllü formlarını oluşturmak ve yönetmek için Jotform'u kullanmak size sadece zaman kazandırmaz. Ayrıca başarılı bir gönüllü programı yürütmek için ihtiyacınız olan bütün bilgileri size sağlar.

Jotform ile gönüllü formları oluşturmak basittir. Formlarınızı sıfırdan oluşturabilir veya başlamanıza yardımcı olması için Jotform'un kapsamlı ücretsiz, tamamen özelleştirilebilir şablon kütüphanesinden seçim yapabilirsiniz.

Formunuzu saniyeler içinde özelleştirmek için sürükle-bırak Form Oluşturucusunu kullanın! İhtiyacınız olan belirli bilgileri toplamak için alanlar ekleyin, çıkarın veya yenileyin. Görünüşü kuruluşunuzun markasına uyacak şekilde değiştirin, logonuzu yükleyin ve Google Tablolar, Dropbox ve e-posta pazarlama araçları gibi diğer uygulamalar ve araçlarla form verilerinizi senkronize etmek için entegrasyonlar ekleyin.

Formunuz hazır olduğunda web sitenize yerleştirerek ya da e-posta yoluyla veya sosyal medyada paylaşarak formunuzu olası gönüllülerle buluşturun.