Çalışan Adayı Başvuru Bildirim Formu

Özellikle günümüzde, açık bir pozisyon için çalışan aramak gergin bir sürece dönüşebilir. Yaklaşık 250 kişi, ortalama bir kurumsal pozisyona başvuruyor. Bu yüzden başvuru sahibi yelpazesini hızlıca ve etkilice daraltması için işe alım sürecinizi düzenlediğinizden emin olun.

Öncelikle, aşağıdaki bilgileri içeren etkili bir iş tanımı oluşturmanız gerekmektedir:

• Pozisyon adı.
• İş türü. Tam zamanlı mı, yarı zamanlı mı?
• İşin konumu. Ofisiniz nerede? Uzaktan mı, yerinde mi, hibrit mi çalışacaksınız?
• İşin gereklilikleri. Başvuru sahibinin pozisyon için düşünülmesi için hangi becerilere sahip olması gerek? (örneğin; eğitim, fiziksel beceriler, uzun zamanlı tecrübe vb.)
• İşten beklentiler/sorumluluklar. Günlük olarak çalışanın ne yapması bekleniyor?
• Ücret aralığı.
• Yararları.

İş tanımınızın sonuna, adayların şirketinizin iş başvuru formuna ulaşabilmesi için bir buton veya bağlantı ekleyin ve sürecin ilk adımını onların yerine siz atın!

1) Doğru bir başvuru formu neden önemlidir?

Doğru bir başvuru formunuz olmadan —güzelce düzenlenmiş olan ve adayların ilgi alanları, becerileri ve geçmişiyle ilgili gerekli bilgileri barındıran — çok zaman harcarsınız.

İş deneyimi, referanslar, belirli beceriler gibi dağınık aday bilgilerini ve sonsuzluğa uzanan aday listesini (ki çoğu pozisyon için uygun kişiler olmuyor) toplamaya çalışırken, işe alım süreciniz uzayacak ve verimsizleşecek. Aynı zamanda paranızdan olacaksınız. Sonuç olarak, doğru kişiyi bulmak için ne kadar zaman harcarsanız o kadar az iş yapabilirsiniz.

Doğru iş başvuru formları işe alım sürecinin yolunda gitmesini sağlar. Adaylar başvuru formunu tamamlayıp gönderdikten sonra, bilgilerine erişiminiz olacak ve mülakat listeniz kısalacak.

2) İş başvuru formunuzda geçmiş sorgulama olmalı mı?

Cevap ne mi? Evet.

Temiz çıkmayan uyuşturucu testleri, mal çalma ve öz geçmişte söylenen yalanlar aslında sizin düşündüğünüzden daha yaygın durumlar, bu yüzden de işe alım süresinde çok ilerlemeden adayınızın geçmişi hakkında bilgi edinmeniz ve gerekli özeni göstermeniz oldukça önemli. Geçmiş sorgulama sayesinde şirketinizin varlıklarını ve var olan çalışanlarınızın güvenliğini korursunuz.

Bunu söylemiş olmakla beraber, her iş detaylı geçmiş sorgulama gerektirmez (eğer ki yüksek kademe hükümet pozisyonları için başvurmuyorsanız). Geniş çaplı geçmiş sorgulamaları masraflı ve zaman alıcı olabilir, bu yüzden bazen basit bir tanesi de işinizi görüp gereken bilgileri sağlayabilir.

Genel olarak kullanılan geçmiş sorgulamalar; olası bir çalışanın sabıka kaydını, çalışma doğrulamasını (gerçekten de söyledikleri yerde çalıştılar mı?) ve geç ödemeler ile hacizler dahil olmak üzere kredileri kapsar.

Ancak sağlık veya eğitim sektöründe çalışıyorsanız, Genel Müfettişlik Ofisi geçmiş sorgulamaları ve cinsel suçlu kayıt kontrolleri gibi daha kapsamlı geçmiş incelemeleri isteyebilirsiniz.

Bu kontroller sadece işe alım sürecinizi etkilemez aynı zamanda ceza ve ücretlerden kaçınmanıza yardımcı olur. Aslında, başvuru sahibinin adı Genel Müfettişlik Ofisi'nin geçmiş sorgulamasında çıkarsa ve siz bu durumdan haberdar olmazsanız — bu kontrolü kendiniz hiç yapmadıysanız — ihmalkar işe alım davalarında sorumlu sayılabilirsiniz.

3) İş başvuru formu nasıl yazılır?

En iyi iş başvuru formları profesyonel ve marka bazlı olanlardır. (Örneğin, sayfanın üstünde logonuz olmalı ve marka renklerinizi kullanmalısınız.) Anlaşılır, belirli ve düzenli olmasının yanı sıra erişimi de kolay olmalı.

İş başvuru formunun doğal bir akışı olmalı (başvuru sahibinin adıyla başlamak gibi) ve başvuru sahibinin aklında hangi bilgiyi neden sorduğunuza dair hiçbir şüphe bırakmamalısınız. (İpucu: Herhangi bir ayrımcılık yaratmamak için; başvuranın yaşını, ırkını, engellerini ve dinini ortaya çıkaran sorular sormaktan kaçının.)

Farklı kuruluşlara ve pozisyonlara göre iş başvuru formlarının değişmesine rağmen genellikle aşağıdaki form alanlarını barındırırlar.

İletişim bilgileri

Başvuru sahibinin takibini yapabilmek için temel iletişim bilgilerini — isim, posta adresi, telefon numarası ve e-posta adresi gibi— eklemelisiniz.

Eğitim

Liseyi, üniversiteyi ve yüksek lisansı ne zaman ve nerede bitirdikleri, size adayların başvurulan pozisyon için nitelikli olup olmadığını ve verilen yönlendirmeleri takip edip edemeyeceğini gösterir.

Diyelim ki, başvuru pozisyonu İşletme Yönetimi Yüksek Lisansını gerektiriyor ama başvuru sahibi lise mezunu. Basit bir şekilde, yönlendirmeyi dikkatlice okumadığını veya işin gerekliliklerine sahip olduğunu düşündüğünü varsayabilirsiniz.

Herhangi bir potansiyel işte, öz güvenin takdire değer bir nitelik olmasına rağmen her zaman başvuru sahibinin lehine olmayabilir. İşin gerçeği; tek bir form alanı sayesinde işe alım süresince zamandan tasarruf eder, gergin bir süreç geçirmez ve hızlıca olası uygun kişileri belirlersiniz.

Çalışma geçmişi

Alt kademe pozisyonlar için iş deneyimi çok önemli olmasa da (oldukça az veya alakasız pozisyonlar olabilir) üst düzey yöneticiler ve yönetici pozisyonları için önemlidir. İşe alım geçmişi ile ilgili form alanları, adayların önceki işlerindeki ünvanları ve sorumlulukları hakkında — ne zaman ve ne kadar süreliğine o pozisyonda oldukları gibi— değerli görüşler sağlar.

Profesyonel Referanslar

İş başvuru formunuza profesyonel referanslar için bir alan koymak zorunda olmasanız da (özellikle alt kademe pozisyonlar için) işe alım sürecinin sonuna yaklaştıkça yararlı olabilir.

Eğer adaylarınızın başvurularını, öz geçmişlerini ve görüşme notlarını tekrar tekrar okuyup yine de seçmekte zorlanıyorsanız, referanslarıyla iletişim kurun. Eski iş arkadaşlarına; becerileri, iş etiği ve deneyimi hakkında soru sormak işe alım sürecinizde çok yardımcı olacaktır.

Özgeçmiş yükleme

Örneğin gönder tuşundan hemen önce, başvuru formunun sonlarına doğru "öz geçmiş yükle" ve/veya "motivasyon mektubu yükle" tuşu ekleyin. Öz geçmiş size adayın düzen, imla ve dil bilgisi becerileri kadar başka şekilde öğrenemeyeceğiniz eğitim ve iş geçmişi hakkında bilgiler sunabilir.

Gönder tuşu

İş başvuru formunun sonunda; geniş, belirgin ve tıklanabilir bir "gönder" veya "başvuruyu gönder" tuşu olması oldukça önemli. Başvuru sahibi tuşa bastığı anda, başvurunun size doğru yola çıktığını bilecektir.

İsteğe bağlı eklemeler

Aşağıda bahsedilen üç değerli başlığın, zorunlu olmamakla birlikte başvuru formunda yer alması faydalı olacaktır:

Mesleki beceriler ve eğitim

Çoğu işverenin "mesleki beceriler ve eğitimi" "iş deneyimiyle" birleştirmesine rağmen adayınızın özel becerilerini veya sertifikalarını belirtmesini istiyorsanız bu durum bağımsız veya alt başlık olarak kullanılabilir.

Uygunluk

Büyük bir başvuru yığınınız varsa, iş başvuru formunuzda uygunluk kısmı bulundurmak — özellikle konaklama, perakende veya yemek hizmeti endüstrisinde çalışıyorsanız — yardımcı olacaktır. Örneğin, özellikle geceleri ve hafta sonları için başvuru açıyor ancak başvuru sahibi sadece gündüzleri uygun oluyorsa, başvuruları ne kadar etkileyici olursa olsun onlarla görüşme yapmaya değmeyecek demektir.

4) Bize nasıl yönlendirildiniz?

Muhtemel bir çalışanın sizin iş ilanınıza nasıl denk geldiğini öğrenerek (gazete, X, Facebook, ağızdan ağıza vb.) ister iş ilanı ister pazarlama kampanyası için olsun, ileride daha sık kullanmanız gereken reklam kanalını belirleyebilirsiniz.

5) Mülakatta hangi soruları sormalısınız?

Çoğu iş yeri için işe alım süreci iş başvuru formuyla başlar ama orada bitmez. İşe alım yöneticileri iş başvurularını değerlendirip ilgilendikleri adayları bulduktan sonra bir sonraki adımda görüşme ayarlanır.

İş başvuru formları gibi, görüşme soruları da şirketten şirkete, pozisyondan pozisyona ve hatta görüşme temelinde bile değişiklik gösterebilir. Adaylarınıza görüşmenin ilk aşamasında soracağınız sorular muhtemelen son aşamasında soracağınız sorularla farklılık gösterecektir çünkü sorularınız özelleşip olasılıklarınız azalacaktır.

Bunu söylemekle beraber, bu 10 soru görüşmelerin ilk aşamasında sık sık kullanılır:

1. Neden bu şirket için çalışmak istiyorsunuz?
2. Neden pozisyon için doğru kişi sizsiniz?
3. İş arkadaşınızla, patronunuzla veya müşterinizle yaşadığınız bir anlaşmazlığı anlatabilir misiniz? Durumun üstesinden nasıl geldiniz?
4. Bireysel olarak mı ekiple mi çalışmayı tercih edersiniz?
5. Kendinizi beş yıl içinde nerede görüyorsunuz?
6. Gurur duyduğunuz mesleki başarılarınız nelerdir? O seviyeye ulaşmak için hangi basamakları çıkmanız gerekti?
7. En güçlü yönleriniz nelerdir?
8. En büyük zayıflıklarınız nelerdir?
9. Yüksek stres altında kaldığınız durumlarla, yaklaşan teslim tarihi veya memnuniyetsiz müşteri gibi, nasıl başa çıkarsınız?
10. Şu anki işvereninizden neden ayrılıyorsunuz?

Doğru soruları sorarak— toplanan başvuru ve öz geçmiş bilgilerinin ötesinde — her bir adayın işle alakalı ilgi alanını, şirketiniz hakkında bilgisini, kariyer alışkanlıkları ve amaçlarını, endüstri bilgisi ve becerilerini daha iyi öğrenebilirsiniz. Aynı zamanda başvuru sahipleriyle görüşmek, adayların pozisyona ve genel olarak şirkete uyumunu anlamanızı sağlar.

6) İş başvuru formu örnekleri nelerdir?

İş başvuru formlarını detaylıca öğrendiğinize göre — neden önemli oldukları ve ne içerdikleri gibi— şimdi beş farklı kullanım durumuna göz atalım. Bu şekilde, kuruluşunuz veya endüstrinizi daha etkili yapabilmek için iş başvuru formlarını nasıl düzenleyeceğinize dair fikirleriniz olacak.

Temizlik iş başvuru formu

Temizlik iş başvuru formu sadece daha önce bahsettiğimiz başlıkların çoğunu — iletişim bilgileri, iş geçmişi ve uygunluk —içermekle kalmaz aynı zamanda "Temizlik Süreciniz" başlığı altında bir kısım da barındırır. Bu kısım kirli bir mutfak resmi sunar ve başvuru sahibine burayı nasıl temizleyeceklerini ve hangi ürünleri kullanacaklarını sorar. Hatta "Yerde 20 lira bulsanız ne yapardınız?" gibi ahlaki bir soru da sorarak kimi işe alacağınıza daha iyi karar vermenizi sağlar.

Bebek bakıcısı başvuru formu

"Kişisel Bilgiler", "İletişim Bilgileri", "Eğitim" ve "İş Deneyimi" şeklinde dört başlığı olan bebek bakıcısı başvuru formu, yakınlarınızda güvenilir ve istikrarlı bir bebek bakıcısı bulmanız için tam da ihtiyacınız olan şey.

Web geliştiricisi/programcısı başvuru formu

Özellikle İK departmanında veya işe alım ajansında çalışan ve teknoloji konusunda bilgili olan biri değilseniz; web programcılarını, yazılım mühendislerini veya diğer BT pozisyonları için adayları bulmak kolay bir iş olmayacaktır.

Şanslısınız ki web geliştiricisi/programcısı başvuru formu, programlama deneyiminiz ne olursa olsun pozisyon için doğru insanı bulmanız için gereken bütün bilgileri içerir. Adayın iletişim bilgileri, iş deneyimi, uygunluğu ve ücret beklentisi gibi önemli bilgileri toplamaya ek olarak form, aynı zamanda başvuru sahiplerine hangi platformları, işletim sistemlerini ve programlama dilini kullandıklarını sorar, bilgisayar becerilerini anlamanızı sağlar ve şimdiki ve geçmişteki projeleri, web siteleri ve uygulamaları hakkında bilgi toplamanızı sağlar.

Kamyon şoförü başvuru formu

Kamyon şoförleri sadece malları zamanında yetiştirmekten değil aynı zamanda ağır makineleri güvenli bir şekilde kullanmaktan da sorumludurlar. Eğer sorumluluklarına dikkat etmezlerse, malların tesliminin gecikmesinin yanı sıra yayaları ve diğer sürücüleri tehlikeye atabilirler.

Başvuru sahibinin iş deneyimi ve güvenip güvenemeyeceğinizi anlamanız için kamyon sürücüsü başvuru formu, aşağıdakiler gibi soruları içerir.

• Son beş yılda hiç kaza geçirdiniz mi?
• Ehliyetiniz hiç askıya alındı mı?
• Hiç alkollü araç kullandınız mı?

Bu iş başvurusu formu, başvuru sahiplerine ehliyetlerinin süresinin ne zaman dolduğunu (CDL, Hazmat, TWIC vb.) ve her şeyin geçerli olduğunu garantilemek için CDL onaylarını sorar.

Öğretmen başvuru formu

Yukarıda bahsedilen kamyon sürücüsü başvuru formuna benzer olarak öğretmen başvuru formu da, nitelikli bir elemanı işe aldığınızdan emin olmanız için, iş deneyimine ve kişinin geçmişine dayalı (ceza soruşturması veya taciz suçlamaları gibi) detaylı soruları içermelidir.

Kapsamlı olmasına rağmen açık ve kapalı uçlu sorulardan oluşması ve başvuru sahiplerinin iş geçmişiyle ilgili detaylı bilgiler verebilmesi için fazlaca yer barındırması sayesinde doldurması oldukça kolaydır.