¿Qué es una encuesta?
Cuando se trata de recopilar datos -tanto para uso personal como empresarial-, la encuesta es uno de los métodos de recogida de información más eficaces que existen. Una encuesta es una herramienta rápida y sencilla para obtener las respuestas que necesitas, ya sea preguntando a los profesores por sus métodos de enseñanza favoritos o a los baby boomers si prefieren comprar en Walmart o en Target.
Pero, ¿qué es exactamente una encuesta? Veamos las respuestas.
Definición de una encuesta
En pocas palabras, una encuesta es una forma estructurada de recopilar información o comentarios. Niles Koenigsberg, especialista en marketing digital de FiG Advertising + Marketing, ofrece una descripción más detallada: "Una encuesta es un método de investigación primario que toma muestras de individuos de un segmento de población para recopilar datos y obtener información. En última instancia, este método de investigación proporciona información sobre un tema determinado, normalmente en beneficio de una empresa para ayudarla a identificar áreas de mejora, deficiencias desconocidas y amenazas potenciales."
Por ejemplo, una encuesta puede utilizarse externamente para recabar información de los clientes, como sus opiniones sobre un servicio o producto que hayan utilizado recientemente. Internamente, una encuesta puede utilizarse para recabar la opinión de los empleados y otras partes interesadas clave, tal vez en relación con su satisfacción con los cambios recientes o futuros de la empresa.
Tip profesional
¿Necesita recoger opiniones a través de su sitio web? Aprenda a crear una encuesta, personalizarla y publicarla utilizando Jotform.
¿Para qué sirve una encuesta?
El objetivo principal de una encuesta es recolectar información mediante un proceso sistemático y científico.
Sarkis Hakopdjanian, director de estrategia de The Business Clinic, dice que muchos empresarios hacen suposiciones sobre sus clientes. Suponen que saben quiénes son los clientes, cuáles son sus necesidades, qué les gusta, qué no les gusta, por qué deciden comprar determinados productos o servicios, etcétera.
"A veces estas suposiciones son correctas, pero a menudo son erróneas", afirma Hakopdjanian. "En lugar de hacer conjeturas, [las empresas] pueden utilizar las encuestas para obtener datos reales que puedan utilizar para tomar decisiones más informadas sobre su negocio."
El experto en encuestas Trevor Wolfe, director de gestión de productos de Mailchimp, aporta información adicional: "Las encuestas están pensadas para reducir la cantidad de sesgo y subjetividad en la forma en que los seres humanos proporcionan y solicitan comentarios... Las encuestas también ofrecen una forma cómoda de añadir resultados y detectar tendencias".
Tip profesional
Construya la estructura que su encuesta necesita para obtener respuestas de alta calidad con las plantillas de encuestas personalizables de Jotform. Pruebe una hoy mismo.
¿Cuáles son los componentes de una encuesta?
Aunque no todas las encuestas son iguales, suelen tener varios componentes comunes:
- Una invitación en la que se resuma brevemente en qué consiste la encuesta y cuánto tiempo se tarde en completarla.
- Una introducción, en la que se explica en qué consiste la encuesta y se proporciona cualquier contexto adicional, instrucciones y cláusulas de exención de responsabilidad que el participante deba conocer.
- Una serie de preguntas de selección, que ayudan a reducir el número de participantes y mejorar la calidad de las respuestas a la encuesta.
- Un conjunto de respuestas de cribado, proporcionadas por los participantes y utilizadas para determinar su idoneidad para responder a las preguntas de la encuesta.
- Un conjunto de preguntas para la encuesta, que pide a los participantes la información que usted busca
- Un conjunto de respuestas a la encuesta proprocionadas por los participantes
- Una confirmación, que informa a los participantes de que la encuesta ha finalizado. Puede tratarse de una interacción personal (en el caso de las encuestas presenciales) o de una página final de agradecimiento (en el caso de encuestas digitales).
¿Cómo suelen realizarse las encuestas?
Las encuestas pueden realizarse sobre el terreno, con lápiz y papel o a través de dispositivos móviles, como tablets. Este método puede resultar difícil, ya que se limita a encuestar a personas que están físicamente presentes. También es posible que te enfrentes al rechazo de personas que no están dispuestas a participar en una encuesta cuando se lo pida.
Otra forma habitual de realizar encuestas es con herramientas en línea como Jotform, Google Forms, y SurveyMonkey. Normalmente, es más fácil distribuir encuestas con este método, ya que puedes llegar a casi cualquier persona que tenga una computadora o un dispositivo móvil y una conexión de internet, especialmente si utiliza un servicio de pago para aumentar su alcance.
Tipos de encuestas
Entender el propósito de las encuestas le ayudará a comprender mejor su valor para su negocio. Sin embargo, entender las encuestas en general es solo la mitad de la batalla. Asegúrese de elegir el tipo de encuesta adecuado para obtener la información que necesita.
Encuestas en línea
Muchas empresas confían en las encuestas en línea debido a su amplia gama de funciones, facilidad de uso y flexibilidad general. Las encuestas en línea permiten a su equipo llegar a un público amplio, independientemente de dónde se encuentre.
Los usuarios pueden acceder a las encuestas desde su computadora o dispositivo móvil, y la mayoría de las encuestas están optimizadas para móviles para facilitar aún más el acceso. Las encuestas en línea son ideales para llegar a un gran grupo de encuestados, ya que agilizan el proceso de distribución de numerosas encuestas.
Las encuestas en línea también reduce la presión de que los destinatarios respondan inmediatamente, lo que les permite completar la encuesta cuando les convenga.
Grupos de debate
Los grupos de debate son un método especialmente eficaz de encuesta en persona. Para llevar a cabo un grupo de debate, un entrevistador reúne a un grupo diverso de individuos para obtener sus opiniones sinceras sobre cualquier número de cuestiones o temas. Estas personas suelen recibir incentivos para participar, como tarjetas de regalo, productos gratuitos u otras recompensas. Este tipo de encuesta suele utilizarse para conocer la retroalimentación sobre productos, servicios, anuncios, empresas o incluso personas.
Estas encuestas son más efectivas si lo que se busca es una opinión sincera y en tiempo real. La otra ventaja de esta encuesta es que permite a los encuestados debatir abiertamente sus opiniones entre sí. La opinión de una persona puede generar una reflexión en otra, lo que da lugar a un mayor debate y a comentarios más detallados y beneficiosos.
Encuesta por teléfono
La recopilación de datos mediante encuestas telefónicas requiere personal o voluntarios. Para realizar una encuesta telefónica, un entrevistador llama a los posibles encuestados y les hace una serie de preguntas para conocer su opinión. Este método de encuesta requiere más tiempo y esfuerzo de coordinación que la mayoría de los tipos de encuesta y el éxito de cada encuesta depende en gran medida de los entrevistadores.
Si un entrevistador es especialmente eficaz, podría recibir una retroalimentación de alta calidad de los clientes. Sin embargo, un entrevistador mediocre podría dar lugar a resultados poco satisfactorios. Otro gran obstáculo de este tipo de encuesta es que a muchas personas les disgusta recibir llamadas no solicitadas y es posible que no respondan, lo que podría limitar el índice de respuesta.
Encuestas por correo
Enviar encuestas por correo a su público objetivo reduce los costos de mano de obra al utilizar la oficina de correos para entregar cada encuesta. Las encuestas deben ser breves — preferiblemente de una página o menos. También deben tener un aspecto oficial. Los encuestados pueden ser cautelosos ante las estafas, por lo que incluir su logotipo y marca debería ayudarle a tranquilizarse
Para aumentar las posibilidades de obtener respuestas, incluya un sobre de respuesta prepagado. Aunque aumentará el coste de su campaña, es menos probable que los encuestados paguen por enviar sus respuestas — sobre todo sin ningún incentivo. Incluir una incentivo y proporcionar un sobre de respuesta prepagado aumenta las posibilidades de obtener su respuesta.
Encuestas en persona
Las entrevistas en persona, otro tipo de encuesta que requiere mucho tiempo y trabajo, exigen contratar y formar a un entrevistador para que recopile información de los encuestados. En las entrevistas en persona, los encuestados se reúnen a una hora y en un lugar determinados con un entrevistador de su organización para responder a las preguntas. Estas entrevistas requieren una gran coordinación y requieren más tiempo que otros métodos, pero también pueden proporcionar una retroalimentación en profundidad.
Para sacar el máximo provecho de las entrevistas en persona, grábelas, de modo que no se pierda ninguna información. Los entrevistadores también deben ir bien preparados con preguntas abiertas y preguntas de seguimiento para profundizar en cuestiones clave.
Encuestas de texto
La mayoría de la gente rara vez está sin su teléfono, por lo que las encuestas por texto le ayudan a llegar a los encuestados donde estén, en un formato que se adapta a sus ocupadas agendas. Antes de enviar una encuesta por mensaje de texto, asegúrese de contar con el permiso de cada encuestado para ponerse en contacto con él. Los mensajes de texto no solicitados pueden volverse en su contra, ya que los destinatarios pueden sentir que se está invadiendo su privacidad.
Si recibes permiso, puedes enviar una encuesta de texto manualmente o a través de una solución de marketing por SMS. Los usuarios pueden responder cuando quieran. Las encuestas de texto deben utilizar preguntas de opción múltiple o de clasificación en lugar de preguntas abiertas, ya que es poco probable que los encuestados proporcionen respuestas largas a través de sus teléfonos.
Metodología de las encuestas: pros y contras
Cada tipo de encuesta tiene ventajas únicas que la convierten en la más adecuada para sus necesidades. Sin embargo, cada uno de ellos tiene también desventajas que debe tener en cuenta durante el proceso de planeación estratégica.
Veamos con más detalle algunos de los principales pros y contras de cada método, para que pueda elegir los más adecuados para su empresa
Encuesta en línea
Pros
- Acceso a creadores de formularios en línea con plantillas de encuestas prediseñadas
- Fácil de duplicar y personalizar
- Bajo coste, gran alcance
Contras
- Requiere conexión a internet
- Requiere que los encuestados se sientan algo cómodos con la tecnología digital
Grupo de debate
Pros
- Permite un debate en grupo que aporta más información a fondo
- Ofrece una visión más profunda de la retroalimentación de los clientes
- Permite al moderador hacer preguntas de seguimiento
Contras
- El ambiente grupal podría hacer que algunos encuestados se sintieran nerviosos al hablar
- Es posible que una sola persona domine el debate
- Costes y tiempo elevados
Encuesta por teléfono
Pros
- Aporta un toque personal
- Más rentable que las encuestas en persona
- Permite recoger un gran número de respuestas
Contras
- Tiempo limitado para las entrevistas (los encuestados no quieren estar demasiado tiempo al teléfono)
- Los posibles encuestados pueden filtrar las llamadas
- Riesgo de molestar a los encuestados con llamadas no deseadas
Encuesta por correo
Pros
- Permite centrarse en zonas geográficas específicas
- Más rentable que las encuestas que las encuestas telefónicas o en persona
- No es necesario entrevistador
Contras
- Esfuerzo elevado para los encuestados
- Implica gastos de envío e impresión
- Requiere recopilar manualmente las respuestas
Encuesta presencial
Pros
- Permite recopilar información a fondo
- El entrevistador puede aclarar preguntas o hacer unas complementarias en el momento
- Ofrece la oportunidad de formular preguntas abiertas
Contras
- Tiempo intensivo
- Falta de anonimato
- La calidad de las respuestas dependen de las habilidades del entrevistador
Encuesta de texto
Pros
- Flexible y de fácil acceso
- Le permiten llegar a los encuestados estén donde estén
- Altas tasas de apertura
Contras
- Se necesita permiso para contactar con los encuestados
- Restringido a datos cuantitativos
- Podría ser costoso dependiendo del método de envío
Cada tipo de encuesta trae su propio grupo de beneficios y retos. Identificar que tipo de encuesta se adapta mejor para sus necesidades le permitirá mejorar sus esfuerzos.
Encuestas vs. otros métodos de recolección de datos
Las encuestas son normalmente consideradas el método más efectivo de recopilación de datos porque son muy versátiles. Sin embargo, existen otros métodos que ofrecen otros beneficios.
Dependiendo del tipo de dato que esté tratando recoger, su límite de presupuesto y el nivel de esfuerzo que esté dispuesto a dar, cada una de esta recolección de datos puede ofrecer un resultado diferente.
Observación
La observación del comportamiento de los usuarios es un método en el que no se realizan preguntas: simplemente se observa a los usuarios interactuar con un producto, una aplicación, un sitio web u otra propuesta. Sin embargo, establecer una observación adecuada puede ser complicado y a veces requiere herramientas especiales. Supongamos que quieres comprender mejor la experiencia de tus clientes con tu sitio web, por ejemplo. Es probable que tengas que emplear herramientas o servicios de terceros para observar y registrar cómo interactúan con tu sitio.
Los métodos de observación permiten recopilar información no filtrada de los usuarios sin influir en sus respuestas mediante preguntas o incentivos. Sin embargo, después de recopilar los datos, tendrá que interpretar la información. El reto aquí es que quien revise los datos puede tener un prejuicio u opinión, ya sea positiva o negativa, que podría influir en su interpretación de los resultados.
El método de observación también carece de la estructura de las encuestas. Podría arriesgarse a perder tiempo observando sus usuarios por un propósito específico, solo para obtener información que es irrelevante para su objetivo.
Revisiones de documentos y registros
Similar al método de observación, analizar documentos y grabaciones le permite recopilar datos sin necesidad de preguntas. Usando registros existentes como historial de órdenes, conversaciones de servicio al cliente, estados financieros, etc. , puede obtener información que le sirva de base para sus estrategias.
Este método es posiblemente el más barato de todos los métodos de recopilación de datos, porque los datos ya existen, solo hace falta organizarlos y analizarlos. Sin embargo, al analizar documentos y registros, el equipo solo puede establecer conexiones y sacar conclusiones a partir de los datos existentes, en lugar de recopilar la información precisa que necesita, como en las encuestas.
Historias verbales
Las historias verbales son similares a las entrevistas en que las 2 recopilan información a fondo directamente de personas entrevistadas, aunque se enfocan en un único evento o fenómeno. Las historias verbales consisten en recopilar datos de historias personales, anécdotas y experiencias de personas que comparten una experiencia en común. Por ejemplo, Si desea conocer mejor un acto organizado por usted desde la perspectiva de los asistentes, puede recopilar historias verbales de algunos de ellos.
El problema de las historias verbales es que también dependen de la habilidad del entrevistador y pueden verse influidas por sus prejuicios. Si un entrevistador no recopila los datos correctos, puede perderse información valiosa. Si el entrevistador registra la información de forma selectiva para ajustarla a sus prejuicios, podría llegar a conclusiones erróneas e inexactas.
Seleccionar los mejores datos recogidos para sus necesidades es esencial para el éxito de cualquier proyecto de investigación, sea para el trabajo algo personal. Sin embargo, incluso con los métodos y procesos de recopilación de datos más eficaces, la forma de analizarlos determina su utilidad.
Analizando los resultados de las encuestas
Las herramientas para encuestas como Jotform proporciona una herramienta de análisis de datos que puede crear informes para ver sus datos de un vistazo. Pero necesita entender como analizar estos informes para optimizar sus resultados
Revise estas formas comunes de conseguir que sus datos sean resultados prácticos:
- Identifique y separe los tipos de datos
- Revisión de preguntas
- Investigación de tabulación cruzada
- Compare sus resultados con investigaciones anteriores
- Concéntrese en lo relevante
Para una mejor interpretación de los resultados, separe las respuestas cualitativas de las cuantitativas. Los datos cualitativos, que suelen proceder de preguntas abiertas, necesitarán más interpretación. Los datos cuantitativos, que suelen proceder de preguntas de respuesta múltiple, serán más fáciles de calcular. Comprender el tipo los resultados que ha recopilado le ayudará a realizar un mejor análisis y a simplicar el proceso.
Antes de realizar un análisis, compruebe que las preguntas de la encuesta se ajustan al objetivo de la investigación. Si descubre que sus objetivos de investigación han cambiado durante el proceso de investigación debido a nuevas revelaciones o prioridades, considere la posibilidad de ajustar su encuesta y realizarla de nuevo. También puede ser una buena idea si descubre que sus preguntas no produjeron la información que esperaba obtener.
Identifique características comunes entre sus encuestados para obtener una imagen más clara de sus resultados. Por ejemplo, puede separar las respuestas a una pregunta por ocupación, edad u otros datos demográficos de los encuestados. Este método puede ayudarle a identificar tendencias en las respuestas de los distintos grupos.
Si usted ha hecho una investigación similar anteriormente, compare esos resultados con los nuevos resultados de su encuesta. De este modo, podrá saber cómo han cambiado los encuestados o sus respuestas a lo largo del tiempo. Si esta es su primera encuesta acerca de un tema, considere utilizarla como un indicador para futuras investigación.
Una parte decisiva en la selección de los resultados de las encuestas es comprender qué datos son valiosos y cuáles no. Los resultados positivos de un grupo demográfico externo a su público objetivo pueden no ser tan útiles como los resultados desfavorables de los usuarios a los que necesita llegar.
Ahora que conoce más sobre las encuestas, es tiempo de crear una. Consulte estas sencillas plantillas de encuesta para comenzar.
