Plantillas Órden de Trabajo.

¿Qué es una plantilla de orden de trabajo?

Las empresas utilizan una orden de trabajo para documentar los diferentes servicios solicitados por un cliente y el importe de los mismos. Una plantilla de orden de trabajo es un documento prediseñado que describe los elementos que suelen incluirse en una orden de trabajo. A menudo, las empresas de servicios que deben producir muchas órdenes de trabajo o que desean ahorrar tiempo en documentación y trabajo administrativo recurren a estas plantillas.

Una empresa crea una orden de trabajo antes de comenzar a trabajar para poder documentar las solicitudes y garantizar que puede cumplirlas y facturarlas. Una vez terminado el trabajo, los clientes reciben una factura.

¿Cuándo necesita una plantilla de orden de trabajo?

El objetivo de una orden de trabajo es clarificar el trabajo o servicio que va a realizar su empresa. Una plantilla de orden de trabajo ofrece a su empresa un formato prediseñado que puede reutilizar para distintos clientes sin tener que volver a inventar las cosas cada vez. Estas plantillas abarcan diversos tipos de trabajo, entre ellos

• Mantenimiento de las instalaciones
• Servicio de automoción
• Servicios de TI
• Paisajismo
• Limpieza
• Inspecciones

Con estas plantillas, su empresa reducirá la carga de trabajo administrativo que supone el seguimiento de cada proyecto, lo que aumentará la productividad y optimizará el tiempo de los empleados.

¿Qué debe contener un modelo de orden de trabajo?

Es probable que su orden de trabajo incluya elementos específicos de su empresa, tales como su marca y la terminología específica de su sector. No obstante, hay algunos aspectos esenciales en cualquier orden de trabajo, como los siguientes.

• Quién autoriza el trabajo
• A quién está asignado el trabajo
• Descripción de las tareas que deben efectuarse
• Materiales y mano de obra requeridos
• Fecha de inicio y finalización
• Plazo estimado
• Comentarios adicionales

Cuando esté seguro de haber incorporado toda la información esencial a su plantilla de orden de trabajo, puede modificar su aspecto y otros detalles para que se ajusten a su marca. Personalizar el diseño de la plantilla mediante la inserción de un logotipo o colores específicos permite que los clientes puedan reconocer su marca y asociarla con su trabajo.

¿Cómo crear una orden de trabajo?

Comprender cómo crear una plantilla de orden de trabajo es una pieza clave para el éxito de cualquier empresa de servicios. Al crear una plantilla de orden de trabajo, su equipo ahorrará mucho tiempo al reducir su trabajo administrativo y optimizar los procesos de documentación.

Para crear una orden de trabajo, siga estos pasos:

1. Identifique la tarea a realizar.
2. Cree la orden de trabajo, preferiblemente utilizando una plantilla. Para hacerlo en Jotform, basta con elegir una plantilla de la biblioteca de plantillas, hacer clic en Usar plantilla y, después, personalizarla para que se ajuste a sus necesidades.
3. Programe la orden de trabajo
4. Asígnele el trabajo a un empleado

Una vez completada la tarea, agregue la documentación final sobre el trabajo y finalice la orden de trabajo.

Una vez que disponga de una plantilla de orden de trabajo hecha, repita este procedimiento y vuelva a utilizar la plantilla según sea necesario. Jotform cuenta con varias plantillas de orden de trabajo que se ajustan a sus necesidades, así que no tiene que crear una desde cero.

¿Puede utilizarse una orden de trabajo como factura?

A pesar de que la orden de trabajo y la factura contienen casi la misma información, es fundamental separarlas. La razón principal por la que no se deben utilizar la orden de trabajo como factura es para mantener un registro preciso del progreso de un proyecto.

Si mantiene separadas la orden de trabajo y la factura, contará con documentación específica de los plazos del proyecto. Asimismo, tenga en cuenta que, aunque cree una orden de trabajo basada en el objetivo original de un proyecto, es probable que deba incluir gastos adicionales y justificar las complicaciones en la factura a fines financieros. Esto puede incluir cambios de última hora, recursos adicionales o sobrepasar las horas de trabajo estimadas.

¿Cuáles son los beneficios de las plantillas de orden de trabajo?

Las empresas de servicios ya tienen bastante trabajo, de ahí que generar nuevas órdenes de trabajo para cada cliente resulte tan engorroso. Las plantillas de órdenes de trabajo ofrecen a las empresas de servicios una forma rápida, fácil y repetible de generar órdenes de trabajo para sus clientes. Utilizar una plantilla proporciona a su equipo una forma coherente y repetible de realizar el seguimiento del trabajo y de mantener la responsabilidad de todos.

Las plantillas de orden de trabajo en línea, aparte de ser sencillas de usar, son una solución digital que resulta más rápida y eficaz que el papeleo tradicional. El empleo de una plantilla coherente para cada orden de trabajo también asegura que se tienen en cuenta todos los detalles, lo que le ahorra a su equipo el dolor de cabeza de tener que hacer un seguimiento de los clientes.