E-Signatur trifft Automation

Was ist eine elektronische Unterschrift?

Eine Einführung in elektronische Unterschriften

Eine elektronische Unterschrift oder E-Signatur ist das digitale Äquivalent einer handschriftlichen Unterschrift, mit der die Annahme einer Vereinbarung, eines Vertrags oder eines anderen Dokuments bestätigt wird. Die Technologie der elektronischen Signatur ermöglicht es Benutzern, Dokumente zu genehmigen oder zu bestätigen, ohne ein physisches Stück Papier unterschreiben zu müssen.

E-Signaturen sind in vielen Ländern genauso rechtsgültig wie jede andere Form der Unterschrift. Darüber hinaus erspart sie das mühsame Weiterreichen von Papierdokumenten von Person zu Person. Als moderner Ansatz für den Signaturprozess werden elektronische Signaturen heute weltweit für alle Arten von Dokumenten verwendet.

Arten elektronischer Unterschriften

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, digitale Dokumente zu signieren, vom Einscannen und Hochladen eines Bildes der handschriftlichen Unterschrift bis hin zur Verwendung einer speziellen E-Signatur-Software. Mit Diensten wie Jotform Signatur können Benutzer Dokumente mit nur einem Klick sicher signieren.

Es gibt vier Grundtypen elektronischer Signaturen: Click-to-Sign, einfache elektronische Signaturen (Simple E-Signatures, SES), fortgeschrittene elektronische Signaturen (Advanced E-Signatures, AdES) und qualifizierte elektronische Signaturen (Qualified E-Signatures, QES). Jede hat ihre eigenen Vorteile und Anwendungsfälle, daher ist es wichtig zu wissen, für welche Situationen sie am besten geeignet ist.

• Click-to-sign
  Elektronische Signaturen können durch einfaches Anklicken eines Buttons erstellt werden. In der Regel erstellt ein Benutzer eine Signatur, die von einer Softwareplattform für die künftige Verwendung gespeichert wird, oder die Plattform erstellt eine Signatur für den Benutzer. Wenn sich der Benutzer dann durch ein Dokument bewegt, kann er auf einen Button klicken, um seine rechtsgültige Unterschrift an der gewünschten Stelle einzufügen.
• Einfache elektronische Signaturen
  Einfache elektronische Signaturen (SES) sind am weitesten verbreitet, da sie keine fortgeschrittene Identitätsprüfung erfordern und so einfach sein können wie ein Name oder Initialen, die in ein Dokument geschrieben werden. Sie können für alle Arten von Dokumenten verwendet werden, von internen Arbeitsverträgen über Anwesenheitslisten bis hin zu Berechtigungsscheinen.
• Fortgeschrittene elektronische Signaturen
  Fortgeschrittene elektronische Signaturen (AdES) hingegen implementieren ein höheres Maß an Identitätsprüfung, da sie in der Regel über eine E-Signatur-Software übermittelt werden, die einen Audit-Trail bereitstellen kann. Sie werden von einer Zertifizierungsstelle (Certificate Authority, CA) zertifiziert, die eindeutige digitale Zertifikate ausstellt und speichert, um die Identität einer Person zu bestätigen.
• Qualifizierte elektronische Signaturen
  Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die sicherste Form der elektronischen Signatur und erfüllt die Anforderungen der EU-Verordnung über elektronische Identifizierung, Authentifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS). Bei dieser Art der E-Signatur wird die Identität des Unterzeichners durch ein digitales Zertifikat verifiziert. In einem weiteren Schritt wird die Identität des Unterzeichners persönlich bestätigt – entweder online (per Video) oder persönlich.

Die Entwicklung der elektronischen Unterschriften

Während die breite Öffentlichkeit erst in den letzten 20 Jahren mit digitalen Signaturen vertraut wurde, hat sich die Technologie schon viel länger entwickelt. Das Konzept elektronischer Signaturen wurde erstmals 1976 von den amerikanischen Kryptologen Whitfield Diffie und Martin Hellman in einem Forschungspapier mit dem Titel „New Directions in Cryptography“ vorgestellt, in dem zukunftsweisende Ideen wie die Public-Key-Kryptographie und digitale Signaturen präsentiert wurden. Dann, im Jahr 1977, erfanden Ronald Rivest, Adi Shamir und Len Adleman ein Kryptosystem namens RSA-Algorithmus, die erste Technologie zur Übertragung einer digitalen Signatur durch eine elektronische Nachricht.

Die erste weit verbreitete Software, die digitale Signaturen anbot, kam Ende der 1980er-Jahre auf den Markt, gefolgt von der ersten Einbettung digitaler Signaturen in PDF-Dateien im Jahr 1999. Im Jahr 2000 verabschiedete US-Präsident Bill Clinton den Electronic Signature in Global and National Commerce (E-Sign) Act, mit dem digitale Signaturen rechtsverbindlich wurden.

Im Jahr 2008 machte die ISO 32000 PDF zum Standardformat für elektronische Dokumente und legte fest, wie digitale Signaturen in PDFs verwendet werden können, um die Identität des Unterzeichners zu verifizieren. Seitdem haben sich PDFs zum wichtigsten Werkzeug für die Online-Signatur von Dokumenten entwickelt, und die Technologie der elektronischen Signatur hat sich weltweit durchgesetzt.