Wie Sie verschiedene PDF Dokumente je nach Antworten der Nutzer verschicken

Stellen wir uns vor, Sie erstellen ein Anmeldeformular für eine Veranstaltung mit verschiedenen Anmeldedaten oder anderen Optionen und Sie möchten dem Formularausfüller spezifische Übermittlungs-PDFs abhängig von den gewählten Optionen per E-Mail senden.

Glücklicherweise können Sie mit unserem neuen PDF Editor die Formular Übermittlungen automatische in ansprechend gestaltete PDFs umwandeln. Zusätzlich können Sie mehrere PDF-Vorlagen zu einem einzigen Formular hinzufügen und diese dann basierend auf der bedingten Logik des Formulars versenden. Zum Beispiel könnten dies PDF-Dokumente mit Informationen zu verschiedene Standorten sein, unterschiedliche PDF Verträge, PDFs mit limitierten Daten, die an verschiedene Abteilung verschickt werden und mehr.

Um dies zu verdeutlichen, werden wir ein Formular mit der Auswahl der Veranstaltung verwenden. Wir nutzen diese Frage, um eine E-Mail mit unterschiedlichen PDF Anhängen zu senden.

Hinzufügen eines neuen PDF-Dokuments zu einem Formular

Die erste Aufgabe, die Sie erledigen sollten, ist es, die PDF-Dokumente entsprechend der Anzahl Ihrer Veranstaltungen hinzuzufügen. Sie können auf den PDF-Editor zugreifen, um neue PDF Dokumente zu erstellen.
So geht’s:

1. Im Formular-Generator klicken Sie die Produkt-Auswahl (Pfeil Icon) neben dem Jotform Logo.
2. Klicken Sie in den angezeigten Optionen auf PDF Editor.

3. Im PDF Editor klicken Sie den + Neues PDF Reiter.
4. Wählen Sie neues PDF-Dokument aus, um ein neues PDF-Dokument zu erstellen, das an die Formular-E-Mails angehängt werden kann.

Führen Sie diese Schritte auch für die weiteren PDF-Dokumente aus. Wenn Sie vier (4) verschiedene Veranstaltungen haben, fügen Sie diese Anzahl an PDF-Dokumenten hinzu. Sie können diese PDF-Vorlagen mit Ihren individuellen Inhalten versehen und das Design anpassen. Wir raten auch dazu, diese PDF-Dokumente auf den Namen der jeweiligen Veranstaltung umzubenennen.

Hinzufügen und Einrichten der automatischen E-Mail Antworten

er nächste Schritt ist das Hinzufügen und Einrichten der automatischen Antwort E-Mails mit verschiedenen PDF-Anhängen. So führen Sie dies aus:

1. Im Formular Generator klicken Sie auf den Reiter Einstellungen.
2. Klicken Sie E-Mails in der linken Seitenleiste an.
3. Klicken Sie den +E-Mail hinzufügen Button, um eine neue Mail hinzuzufügen und klicken Sie dann automatische Antwort bei den Optionen. Falls Ihr Formular schon eine automatische Antwort hat, können Sie diese auch zum Anpassen öffnen und dann Ihren Anhang einrichten.

4. Wechseln Sie in den Erweitert Reiter Ihrer automatischen Antwort.
5. Als Nächstes schalten Sie die Option PDF anhängen durch Anklicken des Schalters ein.
6. Wählen Sie das entsprechende PDF-Dokument aus der Liste aus. Hier ist ein Beispiel für die erste automatische Antwortmail:

Wiederholen Sie diese Schritte, bis Sie für jedes PDF-Dokument eine eigene automatische Antwort erzeugt haben.

Einrichten der bedingten Logik, um jede automatische Antwort zu versenden

Im letzten Schritt wird die bedingte Logik so eingerichtet, dass jede automatische Antwort je nach Auswahl im Formular an den Nutzer verschickt wird.

1. Immer noch im Formular Generator klicken Sie auf den Reiter Einstellungen.
2. Wählen Sie links Bedingungen aus.
3. Wählen Sie die Bedingung E-Mail Empfänger ändern aus den angebotenen Optionen aus.

4. Richten Sie jetzt Ihre bedingte Logik zum Versenden der E-Mails basierend auf dem gewünschten Event ein. Sie sollten natürlich sicherstellen, dass der Bedingung die passende E-Mail Vorlage zugeordnet wird. Etwa die erste automatische Antwort der ersten Veranstaltung.

Wiederholen Sie diese Einrichtung für Ihre anderen Veranstaltungen. Ihre Einstellungen sollte denen im unteren Bild ähnlich sein:

Wechseln Sie jetzt zurück zu den Formular-E-Mails, können Sie sehen, dass jede automatische Antwortmail jetzt ein kleines Zeichen enthält, das darauf hinweist, dass diese E-Mail per Bedingung verschickt wird.