Mit Jotform-Tabellen können Sie Tabellen freigeben, damit Mitarbeiter oder andere Personen innerhalb Ihres Unternehmens zusammenarbeiten und bei der Verwaltung Ihrer Formulardaten helfen können. Tabellen können öffentlich, privat oder nur für Personen innerhalb des Unternehmens zugänglich sein. Sie können die Berechtigungen als schreibgeschützt oder für die Zusammenarbeit festlegen. Sie können Mitarbeitern auch erlauben, Übermittlungen zu drucken oder herunterzuladen oder beides.
Mitwirkende freigeben oder einladen
Wenn Sie auf die Schaltfläche Teilen oben rechts in den Jotform-Tabellen klicken, öffnet sich das Fenster Tabelle freigeben. Hier finden Sie zwei grundlegende Optionen: Einladungslink und Per E-Mail einladen.
Der Einladungslink ist relativ einfach. Kopieren Sie den Link und geben Sie ihn über andere Medien weiter. Die Datenschutzoptionen von Jotform Tabellen sind jedoch standardmäßig auf Private Tabelle eingestellt, was bedeutet, dass Mitarbeiter nur Ihre Formulardaten lesen können. Wenn Sie Mitarbeitern zusätzliche Berechtigungen erteilen möchten, können Sie dies über das Bedienfeld Freigabeeinstellungen tun, das weiter unten beschrieben wird.
Fügen Sie im Abschnitt Per E-Mail einladen die E-Mail-Adressen der Mitwirkenden hinzu, um sie direkt einzuladen. Sie können die Berechtigung/Rolle vor dem Versenden der Einladung ändern.
Wenn eine Einladung verschickt wird, erhält der Empfänger die folgende E-Mail:
Zugriff auf die Freigabeeinstellungen
Wenn Sie im Fenster Tabelle Teilen auf den Link Teilen Einstellungen klicken, wird das Einstellungsfenster geöffnet.
In diesem Bereich können Sie Folgendes ändern:
- Datenschutzoptionen – Es gibt drei Auswahlmöglichkeiten: Private Tabelle, Öffentliche Tabelle und Firmenzugriff.
- Standardrolle für Einladungslink – Es gibt drei Auswahlmöglichkeiten: Nur lesen, Kommentator und Mitarbeiter.
- Beschränkungen anwenden – Sie können auswählen, ob die Schaltflächen zum Drucken und Herunterladen angezeigt werden sollen oder nicht, und das Ablaufdatum festlegen.
Datenschutzoptionen
Unter Datenschutzoptionen können Sie ändern, wer auf Ihre Jotform-Tabellen zugreifen kann. Sie haben drei Optionen:
- Private Tabelle – Privat bedeutet, dass er nur für eingeladene Personen zugänglich ist.
- Öffentliche Tabelle – Öffentlich bedeutet, dass jeder auf Ihre Formularübermittlungen zugreifen und diese lesen kann.
- Firmenzugriff – Unternehmen bedeutet, dass Jotform Tabellen für Personen verfügbar ist, die unter dem Domainnamen Ihrer Organisation registriert sind.
Private Tabelle
In der Standardeinstellung ist die Tabelle privat. Wenn Sie diese Einstellung beibehalten, sind in den Standardrolleneinstellungen für den Einladungslink die Optionen Nur lesen, Kommentator und Mitarbeiter verfügbar. Sie können auch die Schaltflächen Drucken und Herunterladen aktivieren und unter Beschränkungen anwenden ein Verfallsdatum festlegen.
Der Einladungslink einer privaten Tabelle hat einen eindeutigen Schlüssel in der URL. Stellen Sie sicher, dass Sie die gesamte URL kopieren, wenn Sie die Tabelle freigeben. Wenn jemand zufällig über den öffentlichen Link auf eine private Tabelle zugreift, erhält er den folgenden Berechtigungsbildschirm.
Wenn jemand auf die Schaltfläche Zugriff anfordern klickt, sendet Jotform Ihnen eine E-Mail, dass jemand Zugriff auf die Tabelle beantragt hat. Die Person kann nicht auf die Tabelle zugreifen, es sei denn, Sie gewähren ihr Zugriff.
Öffentliche Tabelle
Wenn Sie Öffentliche Tabelle wählen, ist die einzige verfügbare Rolle Nur Lesen. Unter Beschränkungen anwenden können Sie nur die Schaltfläche Drucken aktivieren. Sie können weder die Schaltfläche Herunterladen aktivieren noch ein Verfallsdatum festlegen.
Firmenzugriff
Wenn Sie die Option Firmenzugriff wählen, müssen Sie den Domänennamen Ihres Unternehmens im Feld Firmenzugriffsberechtigung angeben. Wir raten davon ab, diese Option für kostenlose E-Mail-Domains (Gmail, Yahoo usw.) zu verwenden.
Alle Rollen unter der Standardrolle Einladungslink sind für den Unternehmenszugang verfügbar. Die Optionen Drucken, Herunterladen und Verfall sind ebenfalls verfügbar.
Standardrolle für Einladungslink
Die Standardrolle für den Einladungslink steuert, wie die eingeladenen Benutzer mit den gemeinsamen Jotform-Tabellen interagieren können. Da es sich um die Standardrolle handelt, wird diese Rolle von jedem neu eingeladenen Benutzer übernommen. Sie können zwischen den folgenden Rollen wählen:
- Nur lesen – Die eingeladenen Benutzer können Ihre Formulardaten lediglich anzeigen.
- Kommentator – Die eingeladenen Benutzer können Ihre Formulardaten anzeigen und einen Kommentar hinzufügen.
- Mitarbeiter – Die eingeladenen Benutzer können Ihre Formulardaten sehen und bearbeiten.
Unabhängig von der Standardrolle können Sie die Rolle der Person ändern, wenn Sie dies wünschen. Sie können sogar die Standardrolle des Benutzers festlegen, wenn Sie ihn per E-Mail einladen. Bei bestehenden Benutzern können Sie ihre Rolle wie folgt ändern:
- Gehen Sie zurück zum Hauptfenster der Freigabetabelle und klicken Sie unter dem Abschnitt Per E-Mail einladen auf Freigeben mit.
- Klicken Sie auf die aktuelle Berechtigung des Benutzers, wie in der folgenden Abbildung hervorgehoben.
- Wählen Sie die neue Rolle für den Benutzer, und das war’s.
Sie können den Zugriff auch widerrufen, indem Sie auf das vertikale Menü mit den drei Punkten klicken und die Option Nutzer widerrufen wählen. Bestätigen Sie die Aktion im Popup-Dialog.
Alle Rollen können die Übertragungen filtern. Um mehr über Filter zu erfahren, besuchen Sie Wie Sie verschiedene Filter verwenden, um Ihre Daten in Jotform-Tabellen einfach zu verwalten.
Beschränkungen anwenden
Wenn Sie die Option Drucken anzeigen unter Beschränkungen anwenden auswählen, können Sie jeden Beitrag aus dem Fenster Ansicht drucken:
Wenn Sie die Option Download-Schaltfläche anzeigen wählen, können Sie ausgewählte Beiträge oder alle Beiträge herunterladen:
Siehe auch:
- Wie Sie Formularantworten als Excel/CSV/PDF herunterladen können
- Wie Sie Formularantwort-Dateien herunterladen
Die Option Benutzerdefiniertes Ablaufdatum festlegen ist sehr einfach. Wenn Sie den Zugang zu Ihrer Tabelle einschränken möchten, legen Sie ein Ablaufdatum für den Einladungslink im Hauptfenster fest. Sie können das Datum immer wieder anpassen, wenn Sie den Link in der Zukunft wieder aktivieren möchten.
Zu guter Letzt sind die aktiven Mitwirkenden in Jotform Tables in der oberen rechten Ecke neben Ihrem Kontomenü sichtbar. Sie können auch ihre Benutzernamen sehen, wenn sie an einer bestimmten Zelle arbeiten.
So können Sie Jotform-Tabellen gemeinsam nutzen. Wenn Sie Probleme, Fragen oder Vorschläge haben, kontaktieren Sie uns bitte über einen der unten aufgeführten Supportkanäle.
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