Wie upgrade ich auf einen HIPAA-Account?

21. September 2023

Die Jotform HIPAA-Konten werden von einem isolierten HIPAA-System aus bedient. In diesem System ergreifen wir neben unseren Standardpraktiken zusätzliche Maßnahmen, um unbeabsichtigte Datenverletzungen zu vermeiden. Wenn Sie die HIPAA-Compliance-Funktionen aktivieren, werden alle Ihre Daten in das isolierte System migriert, das die HIPAA-Richtlinien unterstützt.

Sie können ein neues Konto erstellen oder die Funktionen zur Einhaltung des HIPAA von Ihrem bestehenden Jotform-Konto aus aktivieren. Der HIPAA-Upgrade-Assistent hilft Ihnen bei der Navigation durch das Ende.

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Der Upgrade-Assistent kann von der Seite Daten Ihres Kontos aus gestartet werden.

Datenseite mit dem Button HIPAA-Compliance aktivieren

Nachdem Sie auf den Button HIPAA-Konformität aktivieren geklickt haben, führt der Einrichtungsassistent die folgenden Schritte aus:

Konto-Upgrade

Der Upgrade-Assistent prüft zunächst Ihren Abonnementtyp. Wir bieten die Funktionen zur Einhaltung des HIPAA nur für Gold-Abonnements an. Sie erhalten die folgende Meldung, wenn Sie kein Gold-Abonnement haben.

Upgrade-Aufforderung bei Aktivierung der HIPAA-Compliance-Funktionen

Verifizieren Sie Ihre E-Mail-Adresse

Der Upgrade-Assistent prüft, ob Sie Ihre E-Mail-Adresse verifiziert haben. Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse bis jetzt nicht verifiziert haben, wird die folgende Meldung angezeigt:

Überprüfen Sie E-Mails bei der Aktivierung von Funktionen zur Einhaltung des HIPAA

Setzen Sie ein sicheres Passwort

Die Einhaltung des HIPAA erfordert die Verwendung von sicheren Passwörtern. Der Upgrade-Assistent fordert Sie auf, ein neues Kennwort festzulegen, wenn Sie ein schwaches Kennwort haben. Dieses wird Ihr neues Kennwort sein, mit dem Sie sich bei Ihrem HIPAA-Konto anmelden.

Das neue Passwort muss den HIPAA-Richtlinien entsprechen, d. h. Ihr Passwort muss sich von Ihren letzten sechs Passwörtern unterscheiden und mindestens enthalten:

  • 1 Kleinbuchstabe
  • 1 Großbuchstabe
  • 1 Zahl
  • 1 Sonderzeichen
  • 8 Zeichen

Wenn Sie das Konto bereits mit einem sicheren Passwort erstellt haben, sollten Sie die folgende Meldung sehen:

Legen Sie ein sicheres Passwort fest, wenn Sie Funktionen zur Einhaltung des HIPAA aktivieren

Der Einrichtungsassistent bittet Sie um Ihre Zustimmung, Ihre Daten auf unseren HIPAA-Server zu übertragen, der ein hohes Maß an Sicherheit bietet.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Ich verstehe und bin einverstanden“ und klicken Sie auf den Button Weiter.

Zustimmung zur Datenübertragung bei Aktivierung der HIPAA-Compliance-Funktionen

Überprüfung der Formulare

In diesem Schritt überprüft der Upgrade-Assistent alle Ihre Formulare auf die Einhaltung des HIPAA. Um Probleme mit der Einhaltung des HIPAA zu vermeiden, lässt Jotform in Ihren Formularen nur Widgets und Integrationen zu, die zur Einhaltung des HIPAA beitragen. Wenn der Assistent Elemente in Ihren Formularen entdeckt, die nicht für die Einhaltung des HIPAA geeignet sind, werden diese aufgelistet.

Der Einrichtungsassistent zeigt die folgende Meldung an, wenn keine Probleme gefunden werden.

Bildschirm zur Formularüberprüfung bei Aktivierung der HIPAA-Compliance-Funktionen

Klicken Sie auf den Button Weiter, um die Formularmigration zu starten.

Formular Migration

Der Einrichtungsassistent zeigt eine Meldung an, dass Ihre Formulare und Eingaben für die Migration bereit sind.

Bildschirm zur Formularmigration bei Aktivierung der HIPAA-Compliance-Funktionen

Klicken Sie auf den Button Migration starten, um fortzufahren. Dadurch wird der automatische Migrationsprozess für Ihre Formulare ausgelöst. Sobald die Migration abgeschlossen ist, werden Sie auf die Seite Daten weitergeleitet, um das BAA zu unterzeichnen. Sie erhalten außerdem eine Bestätigungs-E-Mail (siehe unten), in der Sie über den Abschluss des Assistenten zur Einhaltung des HIPAA informiert werden.

Email message when HIPAA compliance features are completed

Unterzeichnen Sie eine Vereinbarung für Geschäftspartner (BAA)

Nachdem Sie die Funktionen zur Einhaltung des HIPAA abgeschlossen haben, müssen Sie als letzten Schritt das Business Associate Agreement (BAA) unterzeichnen. Klicken Sie dazu auf den Button BAA unterzeichnen, nachdem Sie auf die Seite Daten weitergeleitet wurden.

Button BAA unterschreiben auf der Seite Daten, nachdem Sie den Assistenten zur Einhaltung des HIPAA abgeschlossen haben

Bitte füllen Sie das BAA-Formular aus, scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf den Button Absenden, um es abzuschließen. Sie werden eine Bestätigungsnachricht über das Formular erhalten.

Jotform HIPAA BAA unterzeichnen

Sie können die Seite nun schließen und auf die Kopie der BAA per E-Mail warten. Die E-Mail sieht wie das folgende Bild aus (Outlook-Schnittstelle):

Business Associate Agreement (BAA) sent through email after signing the BAA form

Da Sie das BAA bereits unterzeichnet haben, wird der Button BAA unterschreiben auf der Seite Daten durch den Button BAA anzeigen ersetzt. Klicken Sie auf diesen Button, um eine Kopie Ihres BAAs anzuzeigen und herunterzuladen.

Copy of the signed BAA with the button to download as a PDF file

Herzlichen Glückwunsch! Ihr Konto, Ihre Formulare und Ihre Daten sind jetzt für die Einhaltung des HIPAA aktiviert. Das Abzeichen für die HIPAA-Compliance wird automatisch zu Ihrem Konto und Ihren Formularen hinzugefügt.

Siehe auch: Wie stelle ich sicher, dass meine Formulare HIPAA-konform sind?

Support kontaktieren:

Unser Kundensupport-Team ist rund um die Uhr erreichbar und die durchschnittliche Antwortzeit beträgt zwischen ein und zwei Stunden.
Sie können unser Team erreichen über:

Support Forum: https://www.jotform.com/answers/

Kontakt zum Jotform Support: https://www.jotform.com/contact/

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