Die Jotform HIPAA-Konten werden von einem isolierten HIPAA-System aus bedient. In diesem System ergreifen wir neben unseren Standardpraktiken zusätzliche Maßnahmen, um unbeabsichtigte Datenverletzungen zu vermeiden. Wenn Sie die HIPAA-Compliance-Funktionen aktivieren, werden alle Ihre Daten in das isolierte System migriert, das die HIPAA-Richtlinien unterstützt.
Sie können ein neues Konto erstellen oder die Funktionen zur Einhaltung des HIPAA von Ihrem bestehenden Jotform-Konto aus aktivieren. Der HIPAA-Upgrade-Assistent hilft Ihnen bei der Navigation durch das Ende.
Der Upgrade-Assistent kann von der Seite Daten Ihres Kontos aus gestartet werden.
Nachdem Sie auf den Button HIPAA-Konformität aktivieren geklickt haben, führt der Einrichtungsassistent die folgenden Schritte aus:
Konto-Upgrade
Der Upgrade-Assistent prüft zunächst Ihren Abonnementtyp. Wir bieten die Funktionen zur Einhaltung des HIPAA nur für Gold-Abonnements an. Sie erhalten die folgende Meldung, wenn Sie kein Gold-Abonnement haben.
Verifizieren Sie Ihre E-Mail-Adresse
Der Upgrade-Assistent prüft, ob Sie Ihre E-Mail-Adresse verifiziert haben. Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse bis jetzt nicht verifiziert haben, wird die folgende Meldung angezeigt:
Setzen Sie ein sicheres Passwort
Die Einhaltung des HIPAA erfordert die Verwendung von sicheren Passwörtern. Der Upgrade-Assistent fordert Sie auf, ein neues Kennwort festzulegen, wenn Sie ein schwaches Kennwort haben. Dieses wird Ihr neues Kennwort sein, mit dem Sie sich bei Ihrem HIPAA-Konto anmelden.
Das neue Passwort muss den HIPAA-Richtlinien entsprechen, d. h. Ihr Passwort muss sich von Ihren letzten sechs Passwörtern unterscheiden und mindestens enthalten:
- 1 Kleinbuchstabe
- 1 Großbuchstabe
- 1 Zahl
- 1 Sonderzeichen
- 8 Zeichen
Wenn Sie das Konto bereits mit einem sicheren Passwort erstellt haben, sollten Sie die folgende Meldung sehen:
Zustimmung zur Datenübertragung
Der Einrichtungsassistent bittet Sie um Ihre Zustimmung, Ihre Daten auf unseren HIPAA-Server zu übertragen, der ein hohes Maß an Sicherheit bietet.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Ich verstehe und bin einverstanden“ und klicken Sie auf den Button Weiter.
Überprüfung der Formulare
In diesem Schritt überprüft der Upgrade-Assistent alle Ihre Formulare auf die Einhaltung des HIPAA. Um Probleme mit der Einhaltung des HIPAA zu vermeiden, lässt Jotform in Ihren Formularen nur Widgets und Integrationen zu, die zur Einhaltung des HIPAA beitragen. Wenn der Assistent Elemente in Ihren Formularen entdeckt, die nicht für die Einhaltung des HIPAA geeignet sind, werden diese aufgelistet.
Der Einrichtungsassistent zeigt die folgende Meldung an, wenn keine Probleme gefunden werden.
Klicken Sie auf den Button Weiter, um die Formularmigration zu starten.
Formular Migration
Der Einrichtungsassistent zeigt eine Meldung an, dass Ihre Formulare und Eingaben für die Migration bereit sind.
Klicken Sie auf den Button Migration starten, um fortzufahren. Dadurch wird der automatische Migrationsprozess für Ihre Formulare ausgelöst. Sobald die Migration abgeschlossen ist, werden Sie auf die Seite Daten weitergeleitet, um das BAA zu unterzeichnen. Sie erhalten außerdem eine Bestätigungs-E-Mail (siehe unten), in der Sie über den Abschluss des Assistenten zur Einhaltung des HIPAA informiert werden.
Unterzeichnen Sie eine Vereinbarung für Geschäftspartner (BAA)
Nachdem Sie die Funktionen zur Einhaltung des HIPAA abgeschlossen haben, müssen Sie als letzten Schritt das Business Associate Agreement (BAA) unterzeichnen. Klicken Sie dazu auf den Button BAA unterzeichnen, nachdem Sie auf die Seite Daten weitergeleitet wurden.
Bitte füllen Sie das BAA-Formular aus, scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf den Button Absenden, um es abzuschließen. Sie werden eine Bestätigungsnachricht über das Formular erhalten.
Sie können die Seite nun schließen und auf die Kopie der BAA per E-Mail warten. Die E-Mail sieht wie das folgende Bild aus (Outlook-Schnittstelle):
Da Sie das BAA bereits unterzeichnet haben, wird der Button BAA unterschreiben auf der Seite Daten durch den Button BAA anzeigen ersetzt. Klicken Sie auf diesen Button, um eine Kopie Ihres BAAs anzuzeigen und herunterzuladen.
Herzlichen Glückwunsch! Ihr Konto, Ihre Formulare und Ihre Daten sind jetzt für die Einhaltung des HIPAA aktiviert. Das Abzeichen für die HIPAA-Compliance wird automatisch zu Ihrem Konto und Ihren Formularen hinzugefügt.
Siehe auch: Wie stelle ich sicher, dass meine Formulare HIPAA-konform sind?
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