Formular für berufliche Referenzen

Die Besetzung einer freien Stelle kann ein schwieriger Prozess sein, besonders in der heutigen Zeit. Im Durchschnitt bewerben sich 250 Personen auf eine Stellenausschreibung. Daher ist es wichtig, dass Ihr Einstellungsverfahren effizient gestaltet ist, damit Sie die Zahl der Bewerber schnell und effektiv eingrenzen können.

Der erste Schritt ist die Erstellung einer aussagekräftigen Stellenbeschreibung, die die folgenden Informationen umfasst:

• Stellenbezeichnung.
• Stellenart. Handelt es sich um eine Teilzeit- oder Vollzeitstelle?
• Standort. Wo befindet sich Ihr Büro? Ist die Stelle vor Ort, remote oder gemischt?
• Anforderungen. Welche Fähigkeiten muss der Bewerber mitbringen, um für die Stelle infrage zu kommen (z.B. Ausbildung, körperliche Voraussetzungen, einschlägige Erfahrung usw.)?
• Erwartungen/Verantwortlichkeiten. Was wird vom Mitarbeiter erwartet?
• Gehaltsspanne.
• Vorteile.

Fügen Sie am Ende der Stellenausschreibung einen Link oder einen Button ein, auf den die Bewerberinnen und Bewerber klicken können, um das Bewerbungsformular aufzurufen und Ihre Bewerbung einzureichen.

1) Warum ist ein gutes Bewerbungsformular so wichtig?

Ohne ein ordentliches Bewerbungsformular — ein Formular, das gut organisiert ist und die notwendigen Informationen über die Interessen, Fähigkeiten und den Hintergrund der Bewerber enthält — verschwenden Sie viel Zeit.

Sie werden zwangsläufig verstreute Bewerberdaten (Berufserfahrung, Arbeitszeugnisse, spezifische Fähigkeiten usw.) und eine scheinbar endlose Liste von Bewerbern (von denen die meisten nicht für die Stelle geeignet sind) durchsehen müssen, was zu einem verzögerten (oder ineffizienten) Einstellungsprozess führt. Außerdem verlieren Sie Geld. Denn je länger es dauert, die richtige Person zu finden, desto weniger Arbeit können Sie erledigen.

Gute Bewerbungsformulare helfen, den Einstellungsprozess auf Kurs zu halten. Sobald die Bewerber das Bewerbungsformular ausgefüllt und abgeschickt haben, haben Sie sofort Zugriff auf ihre Daten und können damit beginnen, die Liste der Bewerber einzugrenzen.

2) Sollte das Bewerbungsformular einen Background-Check enthalten?

Die kurze Antwort lautet: ja.

Nicht bestandene Drogentests, interne Diebstähle und Unwahrheiten im Lebenslauf sind keine Seltenheit. Im Rahmen Ihrer Sorgfaltspflicht ist es daher sehr wichtig, sich einen umfassenden Überblick über die Vergangenheit Ihrer Bewerber zu verschaffen, bevor Sie tiefer in den Einstellungsprozess einsteigen. Background Checks sind ein wichtiges Instrument, um sowohl das Vermögen Ihres Unternehmens als auch die Sicherheit Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu gewährleisten.

Nicht für jede Stelle ist ein gründlicher Background-Check erforderlich (es sei denn, Sie rekrutieren für hochrangige Regierungsstellen oder ähnliches). Umfassende Background Checks können teuer und zeitaufwändig sein, sodass manchmal eine einfache Recherche ausreicht, um die benötigten Informationen zu erhalten.

Typische Background-Checks umfassen das Strafregister eines potenziellen Arbeitnehmers, die Überprüfung des Beschäftigungsverhältnisses (hat er wirklich dort gearbeitet, wo er angegeben hat?) und die Kreditwürdigkeit, einschließlich Zahlungsverzug und Pfändungen.

Wenn Sie jedoch z.B. im Gesundheits- oder Bildungswesen tätig sind, sollten Sie umfassendere Background Checks wie Office of Inspector General (OIG) Background Checks und Sexual Offender Register Checks in Betracht ziehen.

Diese Überprüfungen sind nicht nur für Ihren Einstellungsprozess wichtig, sondern können Ihnen auch helfen, Strafen und Kosten zu vermeiden. Wenn beispielsweise der Name eines Bewerbers in der Hintergrundüberprüfung des OIG auftaucht und Sie davon nichts wussten, weil die Überprüfung nie durchgeführt wurde, können Sie für fahrlässige Einstellung haftbar gemacht werden.

3) Wie schreibt man ein Bewerbungsformular?

Die besten Bewerbungsformulare sind professionell und markengerecht gestaltet (z.B. mit dem Firmenlogo oben, den Firmenfarben usw.). Außerdem sollten sie leicht zugänglich, klar, übersichtlich und gut strukturiert sein.

Bewerbungsformulare sollten logisch aufgebaut sein (beginnend mit dem Namen des Bewerbers) und es sollte immer klar sein, welche Informationen aus welchem Grund abgefragt werden. (Profi-Tipp: Um Diskriminierungsklagen zu vermeiden, vermeiden Sie Fragen, die sich auf persönliche Merkmale wie Alter, Rasse, Behinderung oder Religion des Bewerbers beziehen könnten).

Obwohl die Bewerbungsformulare von Unternehmen zu Unternehmen und von Position zu Position unterschiedlich sind, enthalten sie in der Regel viele der folgenden Felder, die ausgefüllt werden müssen.

Kontaktdaten

Sie müssen die grundlegenden Kontaktdaten der Bewerberin/des Bewerbers kennen — wie Name, Postanschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse -, damit Sie die Bewerber bezüglich der Stelle kontaktieren können.

Bildung

Wenn Sie wissen, wann und wo die Bewerberinnen und Bewerber ihre Ausbildung abgeschlossen haben, können Sie feststellen, ob sie a) für die ausgeschriebene Stelle qualifiziert sind und b) in der Lage sind, Anweisungen zu befolgen.

Nehmen wir an, in Ihrer Stellenausschreibung steht, dass für die Stelle ein MBA-Abschluss erforderlich ist, der/die Bewerber/in aber nur einen Schulabschluss hat. Sie können davon ausgehen, dass diese Person entweder die Stellenbeschreibung nicht genau genug gelesen hat oder der Meinung ist, dass er oder sie das Zeug dazu hat, den Job trotzdem gutzumachen.

Selbstvertrauen ist zwar eine bewundernswerte Eigenschaft eines jeden Bewerbers, aber in diesem Fall könnte es sich als nachteilig erweisen. Kurz gesagt: Dieses eine Formularfeld kann Ihnen Zeit und Stress im Einstellungsprozess ersparen und Ihnen helfen, potenziell geeignete Bewerber schnell zu identifizieren.

Beruflicher Werdegang

Auch wenn der Abschnitt zum beruflichen Werdegang für Einstiegspositionen weniger wichtig ist (er kann relativ einfach oder mit weniger relevanten Positionen ausgefüllt werden), ist er für C-Suite- oder Führungspositionen unerlässlich. Die Felder des Formulars zum beruflichen Werdegang geben Ihnen einen wertvollen Einblick in die früheren Positionen und Verantwortungsbereiche des Bewerbers, einschließlich der Zeiträume, in denen er sie innehatte, und der Dauer, für die er sie innehatte.

Berufliche Referenzen

Zwar ist es nicht notwendig, in Ihre Bewerbungsformulare ein Feld für berufliche Referenzen aufzunehmen — vor allem, wenn es sich um eine Einstiegsposition handelt —, aber gegen Ende des Einstellungsverfahrens kann es besonders hilfreich sein.

Wenn Sie die Bewerbungen, Lebensläufe und Gesprächsnotizen Ihrer Bewerber eine Million Mal gelesen haben und sich immer noch nicht für einen entscheiden können, wenden Sie sich an die aufgeführten Referenzen. Ein paar Fragen an die ehemaligen Kollegen zu deren Fähigkeiten, Arbeitsmoral und Berufserfahrung können Ihnen bei der Entscheidung helfen.

Lebenslauf hochladen

Platzieren Sie am Ende des Bewerbungsformulars, unmittelbar vor dem "Absenden"-Button, eine Möglichkeit zum Hochladen des Lebenslaufs und/oder des Bewerbungsschreibens. Ein Lebenslauf gibt Ihnen einen direkten Einblick in die organisatorischen, orthografischen und grammatikalischen Fähigkeiten des Bewerbers sowie zusätzliche Informationen über seinen beruflichen Werdegang oder seine Ausbildung, die sonst möglicherweise nicht erwähnt werden.

Absenden Button

Am Ende des Bewerbungsformulars sollte ein deutlich sichtbarer, anklickbarer Button mit der Aufschrift „Absenden“ oder „Bewerbung abschicken“ platziert werden. Durch Anklicken des Buttons wird dem Bewerber signalisiert, dass seine Bewerbung erfolgreich versendet wurde.

Optionale Ergänzungen

Diese drei lobenden Erwähnungen gehören in Bewerbungsformulare, sind aber nicht obligatorisch:

Berufliche Qualifikation und Ausbildung

Obwohl viele Arbeitgeber den Abschnitt 'Qualifikationen und Ausbildung' mit dem Abschnitt „Beruflicher Werdegang“ zusammenfassen, kann er auch als separates Kapitel oder Unterkapitel gestaltet werden. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie möchten, dass die Bewerber bestimmte Fähigkeiten oder Zeugnisse besonders hervorheben.

Availability

Das Hinzufügen eines Abschnitts zur Verfügbarkeit in Ihrem Bewerbungsformular kann besonders im Hotel- und Gaststättengewerbe, im Einzelhandel oder in der Gastronomie nützlich sein, um aus einer großen Anzahl von Bewerbungen auszuwählen. Wenn Sie z.B. vor allem nachts und am Wochenende Personal benötigen, ein Bewerber aber nur tagsüber verfügbar ist, kann dies ein Ausschlusskriterium sein, unabhängig von der Qualität der Bewerbung.

4) Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden?

Die Frage, wie ein potenzieller Mitarbeiter auf Ihre Stellenanzeige aufmerksam geworden ist (über Zeitungen, Twitter, Facebook, Mundpropaganda usw.), kann wertvolle Hinweise darauf geben, welche Werbekanäle in Zukunft verstärkt genutzt werden sollten, sei es für weitere Stellenausschreibungen oder Marketinginitiativen.

5) Welche Fragen sollten Sie bei einem Vorstellungsgespräch stellen?

Obwohl der Einstellungsprozess für die meisten Unternehmen mit dem Bewerbungsformular beginnt, endet er damit nicht. Nach der Sichtung der Bewerbungsunterlagen durch das Personalmanagement und der Auswahl interessanter Kandidatinnen und Kandidaten ist der nächste Schritt die Planung und Durchführung von Vorstellungsgesprächen.

Wie die Bewerbungsformulare unterscheiden sich auch die Fragen im Vorstellungsgespräch je nach Unternehmen, Position und sogar Phase des Gesprächs. In der ersten Runde sind die Fragen in der Regel allgemeiner, während in den weiteren Gesprächen spezifischere Fragen gestellt werden, um den idealen Kandidaten aus einem kleineren Bewerberpool herauszufiltern.

Dennoch sind diese 10 Fragen bei den meisten Vorstellungsgesprächen in der ersten Runde üblich:

1. Warum möchten Sie für dieses Unternehmen arbeiten?
2. Warum sind Sie die richtige Person für die Stelle?
3. Können Sie mir von einer Situation erzählen, in der Sie eine Meinungsverschiedenheit mit einem Kollegen, einem Vorgesetzten oder einem Kunden hatten? Wie sind Sie damit umgegangen?
4. Arbeiten Sie lieber allein oder im Team?
5. Wo sehen Sie sich in fünf Jahren?
6. Auf welche berufliche Leistung sind Sie besonders stolz? Warum? Welche Schritte haben Sie unternommen, um dorthin zu gelangen?
7. Was sind Ihre größten Stärken?
8. Was sind Ihre größten Schwöchen?
9. Wie gehen Sie mit Stresssituationen um, z.B. mit Termindruck oder einem unzufriedenen Kunden?
10. Warum verlassen Sie Ihren derzeitigen Arbeitgeber?

Wenn Sie die richtigen Fragen stellen — offene Fragen, die über die in der Bewerbung und im Lebenslauf gesammelten Daten hinausgehen —, können Sie das Interesse des Bewerbers an der Stelle, seine Kenntnisse über Ihr Unternehmen, seine beruflichen Gewohnheiten und Ziele sowie seine Branchenkenntnisse und Fähigkeiten besser verstehen. Das Vorstellungsgespräch hilft Ihnen auch dabei, herauszufinden, ob der Bewerber für die Stelle und das Unternehmen insgesamt geeignet ist.

6) Was sind Beispiele für Bewerbungsformulare?

Nun, da Sie wissen, worauf es bei Bewerbungsformularen ankommt — warum sie wichtig sind und was sie enthalten sollten — lassen Sie uns einen Blick auf fünf sehr unterschiedliche Anwendungsfälle werfen. Auf diese Weise erhalten Sie eine bessere Vorstellung davon, wie Sie Bewerbungsformulare für Ihr Unternehmen und Ihre Branche gestalten müssen, um sie so effektiv wie möglich zu machen.

Bewerbungsformular für Reinigungskräfte

Dieses Bewerbungsformular für Reinigungskräfte enthält nicht nur Abschnitte zu Kontaktinformationen, beruflichem Werdegang und Verfügbarkeit, sondern auch einen Abschnitt „Ihre Reinigungsmethode“. Dieser Teil zeigt ein Foto einer schmutzigen Küche und fordert den Bewerber auf, zu erklären, wie er den Raum reinigen würde und welche Reinigungsmittel er verwenden würde. Zusätzlich wird eine ethische Frage gestellt — „Was würden Sie tun, wenn Sie einen 20-Euro-Schein auf dem Tisch finden würden?“ —, um ein besseres Verständnis dafür zu bekommen, wen man einstellen könnte.

Babysitter Bewerbungsformular

Dieses Bewerbungsformular für Babysitter, das in die vier Abschnitte „Persönliche Informationen“, „Kontaktdaten“, „Ausbildung“ und „Berufserfahrung“ unterteilt ist, bietet die ideale Grundlage, um einen vertrauenswürdigen Babysitter in Ihrer Nähe zu finden.

Bewerbungsformular für Webentwickler/Programmierer

Die Rekrutierung von Webentwicklern, Softwareingenieuren oder anderen IT-Fachkräften stellt eine besondere Herausforderung dar, insbesondere wenn man in einer Personalabteilung oder einer Personalvermittlungsagentur arbeitet und nur über ein begrenztes technisches Verständnis verfügt.

Glücklicherweise bietet dieses Bewerbungsformular für Webentwickler/Programmierer alle notwendigen Informationen, um den idealen Kandidaten für Ihre Stelle zu finden, unabhängig von dessen Programmiererfahrung. Das Formular erfasst wichtige Informationen wie Kontaktdaten, Berufserfahrung, Verfügbarkeit, Gehaltsvorstellungen und geht auch auf die vom Bewerber verwendeten Plattformen, Betriebssysteme und Programmiersprachen ein. Es hilft Ihnen, die Computerkenntnisse des Bewerbers einzuschätzen und eine Liste seiner aktuellen und vergangenen Projekte, Websites und Apps zusammenzustellen.

Bewerbungsformular für LKW-Fahrer

Lkw-Fahrerinnen und -Fahrer tragen eine große Verantwortung für die pünktliche und sichere Lieferung von Waren und den Umgang mit schweren Fahrzeugen. Nachlässigkeit kann nicht nur andere Verkehrsteilnehmer gefährden, sondern auch zu Verzögerungen bei der Auslieferung führen.

Um mehr über die Berufserfahrung Ihrer Bewerber zu erfahren und ihre Zuverlässigkeit zu beurteilen, enthält dieses Bewerbungsformular für LKW-Fahrer gezielte Fragen.

• Hatten Sie in den letzten fünf Jahren irgendwelche Unfälle?
• Wurde Ihnen jemals der Führerschein entzogen?
• Wurden Sie jemals mit Alkohol am Steuer erwischt?

In diesem Bewerbungsformular werden die Bewerber auch nach dem Ablaufdatum ihrer Führerscheine (z.B. Klasse C, ADR-Bescheinigung, Sicherheitszertifikate usw.) und ihrer entsprechenden Qualifikationen gefragt, um sicherzustellen, dass alle Bescheinigungen aktuell sind.

Bewerbungsformular für Lehrkräfte

Ein Bewerbungsformular für Lehrkräfte sollte, ähnlich wie das oben erwähnte Formular für LKW-Fahrer, detaillierte Fragen zu Berufserfahrung und Hintergrund der Bewerber enthalten, einschließlich strafrechtlicher Ermittlungen oder Missbrauchsvorwürfen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Sie qualitativ hochwertige Bewerber für die Stelle erhalten.

Obwohl das Formular umfassend ist, ist es leicht auszufüllen, da es eine Kombination aus offenen und geschlossenen Fragen enthält und genügend Platz für zusätzliche Informationen über den beruflichen Werdegang der Bewerber bietet.