Veranstaltungsplanung: Der ultimative Leitfaden

In diesem Abschnitt gehen wir auf drei wichtige Aspekte bei der Gründung eines Unternehmens für Veranstaltungsplanung ein:

• Schritte zur Planung Ihrer ersten Veranstaltung
• Entwicklung eines Businessplans für die Veranstaltungsplanung
• Allgemeine Software für die Veranstaltungsplanung

Schritte zur Planung Ihrer ersten Veranstaltung

Sie können den Prozess der Planung einer erfolgreichen Veranstaltung in sechs wichtige Schritte unterteilen:

1. Definieren Sie die North Star Metric (NSM) für Ihre Veranstaltung

Unabhängig davon, ob Sie die Veranstaltung nutzen möchten, um Ihre Vordenkerrolle auszubauen, um Teilnehmer für eine Messe zu gewinnen oder um Leads und Kunden für Ihr Unternehmen zu gewinnen, müssen Sie sich über das spezifische Ziel im Klaren sein, das Sie zu erreichen versuchen.

Auf diese Weise können Sie Ihre Mitarbeiter und Ressourcen auf das Erreichen dieses Ziels ausrichten. Stellen Sie sich Ihr Ziel als das vor, was der ehemalige Eventbrite-Wachstumsmanager Sean Ellis die North Star Metric (NSM) nennt – die einzige Metrik, die den Kernwert Ihres Produkts (in diesem Fall der Veranstaltung) für die Kunden (Teilnehmer) am besten erfasst.

Wenn Ihr Ziel beispielsweise darin besteht, durch eine Veranstaltung Leads zu generieren, müssen Sie den Wert, den Sie auf der Veranstaltung bieten, mit der Generierung von Leads verbinden.

Der Wert, den Sie auf der Veranstaltung bieten, könnte zum Beispiel ein kostenloses Tool sein. Dieser Wert ist Ihr NSM; je mehr Menschen ihn auf der Veranstaltung nachfragen, desto besser erreichen Sie Ihr Ziel der Lead-Generierung – denn die Menschen, die das Tool nachfragen, werden Ihre Leads.

Die Definition eines bestimmten NSM legt den Grundstein für Ihre Eventplanungsplattform.

2. Individuelle Anpassung Ihrer Veranstaltungsaktivitäten an ein bestimmtes Publikum

51 Prozent der Verbraucher glauben, dass Marken ihnen zu viele irrelevante Inhalte schicken.

Ihre Teilnehmer möchten, dass Sie wissen, wer sie sind und dass Sie ihre speziellen Bedürfnisse kennen. Um sie anzulocken, schaffen Sie Veranstaltungen, die ihnen einen Mehrwert bieten (etwas, das sie nur schwer ablehnen können).

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie organisieren ein Treffen für Veranstaltungsplaner in New York City. Die individuelle Gestaltung der Veranstaltung umfasst

• Gestaltung von Veranstaltungsflyern, E-Mails usw., die auf die New Yorker und ihre Kultur abgestimmt sind
• Ansprechen von Problemen, die speziell für New Yorker Eventveranstalter relevant sind
• Kommunikation vor, während und nach der Veranstaltung unter Verwendung von New Yorker Umgangssprache und Slang
• Beziehen Sie Ihre Veranstaltung auf ein aktuelles beliebtes Ereignis in der Stadt

In einer Welt, in der die Menschen ihre Privatsphäre horten und schützen, als wäre sie ein Goldbarren von einer Million Karat, sagen 57 Prozent der Verbraucher, dass sie bereit sind, persönliche Daten im Austausch für Informationen (oder einen anderen Wert) weiterzugeben, mit denen Sie ihr Leben verbessern können, wenn das Angebot individualisiert ist. Im Grunde genommen lieben die Menschen die individuelle Anpassung. Es ist wahrscheinlicher, dass Ihre Veranstaltung ihre Aufmerksamkeit erregt, wenn es auf sie persönlich zugeschnitten ist.

3. Wählen Sie Ihr Veranstaltungsteam und Ihre Vertragspartner

Tony Hsieh, CEO von Zappos, schätzt, dass schlecht eingestellte Mitarbeiter das Unternehmen “weit über 100 Millionen Dollar” gekostet haben.

Wenn Sie die falschen Leute für Ihr Team anheuern, kann Ihre Veranstaltung scheitern, bevor sie überhaupt begonnen hat. Unabhängig von der Größe Ihrer Veranstaltung brauchen Sie Fachleute für jeden Bereich der Planung und des Managements Ihrer Veranstaltung.

Von Ihrem Veranstaltungsleiter oder Manager bis hin zu den Praktikanten und Freiwilligen müssen Sie die klügsten Köpfe einstellen, die Sie bekommen können und Ihr Team richtig organisieren, damit Sie alle nahtlos zusammenarbeiten können, um Ihre Veranstaltungsziele zu erreichen.

Sie als Veranstaltungsleiter sind dafür verantwortlich, die richtigen Leute an die richtige Stelle zu setzen. Wenn Sie das geschafft haben, ist alles andere ein Kinderspiel.

Eine gute Möglichkeit, zuverlässige Teammitglieder zu finden, ist ein Blick auf ihre früheren Jobs:

• Haben sie Erfahrung in der Veranstaltungsplanung oder im Management? Welche Ergebnisse haben sie erzielt?
• Wie haben sie ihre Aufgaben gemeistert? Achten Sie auf Problemlöser im Gegensatz zu passiven Kandidaten.
• Können sie mit Druck umgehen? Bei Veranstaltungen geht alles sehr schnell und jedes Ihrer Teammitglieder muss während der Veranstaltung möglicherweise regelmäßig Entscheidungen vor Ort treffen. Die Planung und das Management von Veranstaltungen erfordert Menschen, die unter Druck arbeiten können.

Suchen Sie im Allgemeinen nach Kandidaten, die Stärken in den Bereichen haben, die Sie für Ihre Veranstaltungen benötigen. Bevor sie ihre Arbeit aufnehmen, sollten Sie ihnen wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) vorgeben, damit sie genau wissen, worauf es Ihnen ankommt.

4. Wählen Sie einen Veranstaltungsort, der mit Ihrem Ziel oder NSM übereinstimmt

Sie haben ein Ziel für jede Veranstaltung, und Ihr Veranstaltungsort muss mit diesem Ziel übereinstimmen – oder sollte Sie zumindest nicht daran hindern, es zu erreichen.

Hier sind ein paar Dinge, auf die Sie bei der Suche nach dem richtigen Veranstaltungsort achten sollten:

• Erreichbarkeit

Ihr Veranstaltungsort sollte sich in der Nähe Ihrer erwarteten Teilnehmer befinden. Wenn sich die meisten von ihnen in New York aufhalten, macht eine Veranstaltung in Kalifornien nicht viel Sinn, da dies zusätzlich zu den Kosten für die Anmeldung zu der Veranstaltung selbst eine erhebliche Anreise erfordern würde.

• Hotels

Wenn Ihre Veranstaltung jedoch regelmäßig Teilnehmer von außerhalb anzieht, ist es wichtig, dass Sie die Hotels in der Umgebung auf sie vorbereiten.

Treffen Sie Vereinbarungen mit örtlichen Hotels und buchen Sie die Zimmer nach Möglichkeit im Voraus. Wenn Sie in großen Mengen buchen, können Sie wahrscheinlich Rabatte erhalten. Informieren Sie potenzielle Teilnehmer bei der Vermarktung der Veranstaltung darüber, dass Hotels verfügbar sind, wenn sie von weit her kommen.

• Transit

Gäste können nicht an Ihrer Veranstaltung teilnehmen, wenn sie nicht dorthin gelangen können. Es ist ideal, einen Veranstaltungsort in der Nähe von öffentlichen Verkehrsmitteln zu wählen, um Gäste ohne Auto willkommen zu heißen, den Alkoholkonsum auf der Veranstaltung sicherer zu machen und ein Engagement für die Umwelt zu zeigen.

Es ist auch wichtig, sichere Parkplätze für Gäste anzubieten, die lieber mit dem Auto fahren. Ausgewiesene Parkplätze auf einem bewachten Parkplatz helfen den Gästen, sich zu entspannen und zu genießen, und zeugen von einer Liebe zum Detail, die die Raffinesse Ihrer Veranstaltung und die Glaubwürdigkeit Ihrer Organisation unterstreicht.

• Annehmlichkeiten

Die meisten Veranstaltungsorte bieten Ihnen die Räumlichkeiten und Bühnen, die Sie für Ihre Veranstaltung benötigen. Einige bieten jedoch einzigartige Vorteile, die Ihnen helfen, Ihre speziellen Ziele zu erreichen.

Einige Veranstaltungsorte stellen nicht nur die Küche zur Verfügung, sondern bieten gegen eine Anzahlung und einen Preis pro Teilnehmer auch ein Catering für Ihre Veranstaltung an. Möglicherweise stehen Ihnen Tische, Stühle und Wäsche zur Verfügung, so dass Sie die Logistik für diese Dinge nicht einkalkulieren und organisieren müssen.

Es ist auch ratsam, zu prüfen, ob der Veranstaltungsort über audiovisuelle Geräte verfügt. So sparen Sie Geld, Zeit und Ärger bei der Beschaffung eigener Geräte oder bei der Anpassung der vorhandenen Geräte an die Gegebenheiten des Raums. Vielleicht am verlockendsten ist es, wenn der Veranstaltungsort ein Team für den Aufbau und das Aufräumen anbietet. Dann brauchen Sie keine Freiwilligen zu engagieren oder Leute einzustellen, die diese notwendige Arbeit übernehmen.

• Kapazität

Wie viele Personen laden Sie zu Ihrer Veranstaltung ein? Was ist, wenn alle kommen? Es ist wichtig, dass Sie sich vergewissern, dass Ihr Veranstaltungsort die maximale Kapazität aufnehmen kann, damit Ihre Marketingbemühungen besonders effektiv sind.

5. Automatisieren Sie wo möglich

Veranstaltungsplanung ist der sechststressigste Job in den USA. Sie müssen sich Ihre Zeit und Energie einteilen.

Je mehr Aufgaben Sie automatisieren können, desto schneller sind Sie in der Lage, bestimmte Aufgaben zu erledigen und das Erlebnis Ihrer Veranstaltungsteilnehmer zu verbessern. 88 Prozent der Veranstaltungsprofis gaben an, dass sich die Verwendung einer Event-App positiv auf die Zufriedenheit der Teilnehmer auswirkt, eine wichtige Kennzahl.

6. Vermarkten Sie Ihre Veranstaltung

Sobald Sie Ihre Veranstaltung geplant haben, ist es an der Zeit, sie zu vermarkten. Kampagnen in den sozialen Medien sind die neueste und beste Art der Vermarktung. Tatsächlich stufen 84 Prozent der Veranstaltungsplaner Kampagnen in den sozialen Medien als wichtig oder sehr wichtig für das Veranstaltungsmarketing ein. Wenn Sie in Ihren Netzwerken posten und Ihre Veranstaltungspartner und Anbieter dazu auffordern, das Gleiche zu tun, ist das entscheidend, um die Aufmerksamkeit zu erhöhen und die Vorfreude zu steigern.

Auf Instagram und Facebook können Sie ganz einfach Wettbewerbe oder Werbegeschenke zum Thema der Veranstaltung veranstalten, um Aufmerksamkeit zu erregen, eine frühe Beteiligung zu erreichen und begeisterte Teilnehmer zu inspirieren, ihr eigenes Marketing für Sie zu betreiben.

Wenn Sie einen Blogger oder Influencer mit ins Boot holen können, umso besser, denn der schnellste Weg, Ihr Publikum zu vergrößern, ist, sich ein größeres auszuleihen. Sogar ein leichter Hauch von Prominenz kann hilfreich sein, da er den Eindruck von Exklusivität vermittelt, während Ihre Gästeliste tatsächlich wächst.

Allerdings können Sie die höchste Rendite erzielen, wenn Sie bestehende Kontakte per E-Mail ansprechen. Vierzig Prozent der Befragten, in einer von Bizabo durchgeführten Umfrage, sind der Meinung, dass E-Mail-Marketing der effektivste Kanal ist, um eine Veranstaltung zu bewerben. Planen Sie im Voraus, damit Sie mehrere Einladungen und Erinnerungen versenden können. Beginnen Sie mit einer Ankündigung des Termins und steigern Sie die Häufigkeit der E-Mails bis zum Tag der Veranstaltung.

Wenn Sie Ihrer E-Mail-Liste einen Rabatt, ein Add-On oder einen besonderen Zugang anbieten, fühlen sich Ihre bestehenden Kunden, die ohnehin am ehesten interessiert sind, wie Insider und können die Zahl Ihrer Anmeldungen erhöhen. Diese Gäste sind es auch, die am ehesten Freunde oder Freunde von Freunden einladen werden, sich ihnen anzuschließen, wodurch sich die Reichweite Ihrer Marketingmaßnahmen erhöht.

Vergessen Sie nicht, überzeugende Bilder, einen Link zu einer speziellen Landing Page auf Ihrer Website mit allen relevanten Veranstaltungsinformationen und, falls vorhanden, Erfahrungsberichte früherer Teilnehmer einzubinden, damit die Empfänger alles haben, was sie brauchen, um den Sprung zu wagen und sich für Ihre Veranstaltung anzumelden.

Da haben Sie es: sechs wichtige Tipps für die Veranstaltungsplanung, die Ihnen helfen können, Veranstaltungen zu planen, die in den Herzen und Köpfen Ihrer Teilnehmer verbleiben.

Entwicklung eines Businessplan für die Veranstaltungsplanung

Niemand zieht in den Krieg und kämpft selbstbewusst ohne einen Plan. Das Gleiche gilt für die Gründung eines Unternehmens für Veranstaltungsplanung (oder für jedes andere Unternehmen). Es ist zwar kein Krieg, aber die Konkurrenz ist groß. In den USA zum Beispiel gibt es mehr als 140.000 Veranstaltungsplaner – und in den letzten fünf Jahren ist die Branche um 2,9 Prozent gewachsen.

Es ist wahrscheinlich keine Überraschung, dass Kunden ihre Aufträge für die Veranstaltungsplanung an Eventmanagement-Unternehmen vergeben, denen sie vertrauen. Wenn Sie also inmitten der Tausenden von Veranstaltungsplanern in Ihrer Region erfolgreich sein wollen, brauchen Sie einen Businessplan.

Ihr Businessplan sollte Folgendes enthalten:

• Zusammenfassung: Allgemeine Informationen über Ihr Unternehmen
• Zielsetzung: Was wollen Sie mit Ihrem Unternehmen erreichen? Oder wie wollen Sie Menschen mit Ihrem Handwerk helfen?
• Dienstleistungen/Produkte: Welche Dienstleistungen und Produkte bieten Sie genau an?
• Struktur: Planen Sie eine Einzelfirma, eine Partnerschaft oder eine andere Struktur?
• Zielmarkt: Wer sind Ihre Zielkunden? Hochzeitsjubilare? Firmenkunden? Künstler (Musiker, etc.)?

Lassen Sie uns nun über Veranstaltungstechnik sprechen.

Allgemeine Software für die Veranstaltungsplanung

Zwei Dinge werden Ihnen das Leben als Veranstaltungsplaner leichter machen:

• Super organisiert zu sein
• So viel Zeit wie möglich zu sparen

Ohne eine gute Eventplanungssoftware haben Sie kaum eine Chance, diese beiden Aufgaben zu bewältigen.

Schauen Sie sich die Vor- und Nachteile der einzelnen Tools an. Verfügen sie über Funktionen, die die spezielle Veranstaltung, die Sie planen, unterstützen? Wie sieht das Ticketingsystem aus? Wie helfen sie Ihnen bei der Nachverfolgung der angemeldeten Teilnehmer? Passen die Gebühren zu Ihrem Budget? Sind sie für Sie als Organisator und für die Teilnehmer der Veranstaltung mobilfreundlich? Und so weiter.

Um Ihnen die Suche nach der richtigen Software für die Veranstaltungsplanung zu erleichtern, stellen wir Ihnen hier vier Tools vor, aus denen Sie wählen können:

Jotform

Mit Jotform können Sie ein kostengünstiges Anmeldeformular für Veranstaltungen erstellen. Vor, während und nach der Planung Ihrer Veranstaltungen müssen Sie einige Informationen von Interessengruppen, Partnern, Teilnehmern und Mitarbeitern erfassen. Jotform hilft Ihnen bei der Erstellung von Formularen, die Sie vollständig anpassen können, um so viele Informationen zu erfassen, wie Sie für den Erfolg Ihrer Veranstaltung benötigen.

Die Preise reichen von kostenlos bis $82.50/Monat.

Eventbrite

Eventbrite ist eines der beliebtesten Eventmanagement-Tools auf dem Markt und das aus gutem Grund. Es ermöglicht Ihren Teilnehmern, sich über ihr Mobiltelefon anzumelden und sendet ihnen Folgebenachrichtigungen. Und Veranstaltungsplaner können ihre Veranstaltung von ihrem mobilen Gerät aus durchführen, bewerben und verfolgen.

Die Gebühren beginnen bei 2 Prozent + $0,79 für jedes bezahlte Ticket.

Bizzabo

Bizzabo ist ein weiteres beliebtes Veranstaltungstool. Es hilft Ihnen bei der Interaktion mit Ihren Teilnehmern von der Anmeldung bis zum Ende der Veranstaltung. Sie können damit eine Landing Page erstellen, die alle Informationen enthält, die Ihre Teilnehmer benötigen, und sie dazu bringen, auf die Schaltfläche für die Registrierung zu klicken. 

Bizzabo bietet drei Preispläne an – Planner, Pro und Elite -, aber Sie müssen sich mit dem Anbieter in Verbindung setzen, um die Einzelheiten zu erfahren.

Planning Pod

Planning Pod bietet Ihnen ein ganzes Arsenal für die Veranstaltungsregistrierung: RSVPs, Check-Ins, Webseiten, auf denen Ihre Teilnehmer detaillierte Informationen erhalten können, Aufgaben, Kalender, Zeitleisten, Budgets, Formulare/Umfragen und Vision Boards sowie Benutzeroberflächen und Berichte auf einen Blick. Die Gesamtbewertung laut Capterra beträgt 4,5 Sterne.

Die Abrechnung erfolgt derzeit auf monatlicher Basis, und die Gebühren beginnen bei $19  pro Monat.

Unabhängig davon, ob Sie 5.000 Dollar für eine kleine Veranstaltung oder 1 Million Dollar für eine internationale Konferenz zur Verfügung haben, eine schlechte Budgetierung kann das Geld, das Ihnen als Veranstaltungsplaner anvertraut wurde, vergeuden.

Wie Sie ein Budget für eine Veranstaltung erstellen

In den meisten Fällen können Sie es einfach halten. Im Grunde brauchen Sie diese vier Elemente in Ihrer Budgetvorlage für eine Veranstaltung:

• Gegenstände. Die Gegenstände, die Sie für die Veranstaltung benötigen, wie Stühle, Tische, Mikrofone, Lautsprecher, Darsteller usw.
• Beschreibung. Sobald Sie die benötigten Gegenstände identifiziert haben, beschreiben Sie sie in Ihrem Budget, damit Ihr Kunde (oder derjenige, dem Sie Bericht erstatten) die Relevanz der einzelnen Artikel leicht nachvollziehen kann.
• Menge. Wie viele der in Ihrem Budget aufgeführten Gegenstände benötigen Sie für die Veranstaltung? Wie viele Stühle, Redner usw. benötigen Sie?
• Kosten. Wie hoch ist der Gesamtbetrag für jeden dieser Posten? Sie müssen die Einzelkosten jedes Gegenstandes und die Gesamtkosten angeben – sowie Ihre geschätzten und tatsächlichen Kosten.

Wie viel wollen Sie zum Beispiel für die Miete von Stühlen ausgeben? Und wie viel kosten 120 Stühle? Sobald Sie die tatsächlichen Kosten herausgefunden haben, müssen Sie diese auch in Ihrem Budgetentwurf abgleichen – im Sinne der Transparenz zwischen Ihnen und Ihrem Kunden oder Chef.

Beispiele für Veranstaltungsbudgets

Hier sehen Sie, wie all diese Informationen zur Budgetierung von Veranstaltungen auf dem Papier aussehen:

Sie können dies ganz einfach in einer Tabelle erstellen, wenn dies für Ihre spezielle Veranstaltung funktioniert. Wenn nicht, dann müssen Sie eine Software zur Budgetierung von Veranstaltungen verwenden.

Optionen für Veranstaltungsbudget-Software

Hier sind drei Optionen für Event-Budget-Software, die Sie verwenden können:

Aventri

Aventri hilft Ihnen, Ihre Veranstaltungsausgaben und -einnahmen zu verfolgen (wenn Ihre Veranstaltung Geld einbringt). Das Tool hilft Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Budgets von der geschätzten über die genehmigte bis zur tatsächlichen Höhe. Außerdem erhalten Sie Berichte über verschiedene Veranstaltungen und können deren Kosten und Schlüsselkennzahlen vergleichen.

Grenadine Event Software

Grenadine Event Software ist ein weiteres Tool, das Sie bei der Verwaltung Ihres Budgets während des gesamten Planungszyklus einer Veranstaltung unterstützt. Damit können Sie Zahlungen, Ausgaben und Einnahmen Ihrer Veranstaltungen in mehreren Währungen verfolgen.

Mit Grenadine können Sie Budgets für die Einnahmen aus Ihrer Veranstaltung in Bereichen wie Anmeldegebühren und Ticketverkauf, Sponsoring und Zuschüsse, Verkauf von Messeständen, Gebühren für Sonderveranstaltungen, Werbeeinnahmen und vieles mehr erstellen.

Sie können auch die Ausgaben für die Veranstaltung nachverfolgen, z. B. Übernachtungsgebühren, Kosten für die Verwaltung der Veranstaltung, Miete für Strom und Beleuchtung sowie Ausgaben für Unterhaltung.

Cvent

Cvent hilft Ihnen dabei, Gelder zu verfolgen, variable Kosten neu zu berechnen und Budgetüberschüsse zu überwachen. Mit Cvent können Sie Veranstaltungsberichte erstellen, um Kunden oder Arbeitgebern den ROI und die wichtigsten Kennzahlen Ihrer Veranstaltungen zu demonstrieren.

86 Prozent der Verbraucher sind bereit, für ein besseres Erlebnis mehr zu bezahlen. Aber mit schlechtem Personalmanagement wird es Ihnen schwer fallen, ein solches Erlebnis bei Ihrer Veranstaltung zu schaffen.

Sie brauchen ein Team, auf das Sie sich verlassen können. Sobald Sie allen Mitarbeitern ihre Aufgaben zugewiesen und ihnen gesagt haben, was sie zu tun haben, sollten Sie sich entspannt zurücklehnen und sich auf andere Dinge konzentrieren können.

Aber das ist nicht immer der Fall. Bei fast jeder Veranstaltung, die Sie planen, wird es Mitarbeiter geben, die Ihre Anweisungen nicht richtig interpretieren, eine schlechte Entscheidung treffen, wichtige Fristen verpassen oder auf andere Weise den Ball fallen lassen.

Jedes Missmanagement dieser Art kann Ihre Veranstaltung schnell vermasseln. Aber keine Sorge, es gibt Hoffnung. Das Management von Veranstaltungspersonal ist eine Fähigkeit, die Sie lernen können.

Es gibt zwei Schlüsselelemente, die vor und während der Arbeit mit Ihrem Veranstaltungspersonal ins Spiel kommen:

• Einstellen der richtigen Kandidaten
• Ihr Veranstaltungspersonal effektiv verwalten

Schauen wir uns beides an.

Das richtige Personal für Ihre Veranstaltung einstellen

Es ist wichtig, die richtigen Leute einzustellen. Hier sind einige Tipps, wie Sie die richtigen Mitarbeiter für Ihr Eventplanungsteam finden:

• Identifizieren Sie die Fähigkeiten, die Sie benötigen. Legen Sie genau fest, welche Fähigkeiten Ihre Eventmitarbeiter haben müssen, um bei Ihrer(n) Veranstaltung(en) effektiv arbeiten zu können. Idealerweise sollten Sie mit Auftragnehmern beginnen. Wenn Ihr Veranstaltungsunternehmen wächst, können Sie beginnen, Vollzeitkräfte einzustellen.
• Machen Sie Ihren Einstellungsbedarf bekannt. Geben Sie bekannt, dass Sie Personal benötigen. Fragen Sie Ihre Freunde und Bekannten, ob sie mit Leuten gearbeitet haben, die ähnliche Fähigkeiten haben wie Sie. Schalten Sie Ihre Stellenanzeige in Online-Jobbörsen und teilen Sie sie mit den Verbänden und sozialen Netzwerken, in denen Sie Mitglied sind. Auf diese Weise sollten Sie ein paar gute Kandidaten finden.
• Ihre idealen Kandidaten sollten sich beweisen. Sobald Sie erste Bewerbungen erhalten, sollten Ihre idealen Kandidaten Beispiele ihre Fachkenntnisse vorweisen können oder zumindest in der Lage sein, diese in einem Vorstellungsgespräch zu untermauern.
• Bringen Sie die Kandidaten in die Praxis. Erfahrung ist der ultimative Test für Wissen. In Vorstellungsgesprächen können Sie zwar theoretische Informationen über Ihre Kandidaten erhalten, aber Sie werden erst dann wissen, ob sie gut zu Ihnen passen, wenn Sie sie in der Praxis einsetzen. Vereinbaren Sie, wenn möglich, die Personalkosten für eine Veranstaltung zu übernehmen, um zu sehen, wie sie sich schlagen.

Im Allgemeinen können Sie Ihre idealen Kandidaten identifizieren, indem Sie ihnen die richtigen Fragen stellen. Verwenden Sie als zeitsparenden ersten Schritt eines der Bewerbungsformulare von Jotform, damit Sie auf einen Blick beurteilen können, ob ein Bewerber qualifiziert ist. Durch die Standardisierung des Bewerbungsprozesses können Sie die Bewerber genauer vergleichen und schnell entscheiden, wer in die nächste Phase des Einstellungsprozesses eintreten soll.

Effektives Management Ihres Veranstaltungspersonals 

Wenn alles gesagt und getan ist und Sie Ihre Veranstaltung mit den besten Mitarbeitern besetzt haben, finden Sie hier fünf wichtige Strategien zur Verwaltung des Veranstaltungspersonals, die Sie anwenden sollten:

• Machen Sie Ihre Anweisungen und Ziele klar

Weisen Sie Ihre Mitarbeiter ordnungsgemäß ein und machen Sie Ihre Ziele klar. Bevor Sie sie zu einer Veranstaltung schicken, stellen Sie sicher, dass Sie sich über die einzelnen Aufgaben im Klaren sind. 

Wenn Sie beispielsweise möchten, dass Ihr Caterer zuerst die Gäste auf einer bestimmten Seite des Saals bedient, gefolgt von den Gästen in der Mitte des Saals und dann die Gäste auf der anderen Seite des Saals, machen Sie dies klar. Wenn Sie diese Anweisungen auf Papier niederschreiben müssen, tun Sie das. Wahrscheinlich wissen Sie das bereits, aber eine einfache Anweisung, die ungeplant ausgeführt wird, kann zu einer Krise führen, die die gesamte Veranstaltung stört.

• Legen Sie Zeitrahmen und Fristen fest

Wann müssen Sie Ihre Aufgaben erledigt haben? Jeder, von Ihren Reinigungskräften bis zu Ihrem MC, sollte wissen, wann Sie erwarten, dass sie bestimmte Aufgaben erledigen. Diese Zeitrahmen und Fristen helfen Ihren Teammitgliedern, Ablenkungen auszuschließen, sich auf ihre Aufgaben zu konzentrieren und produktiv zu bleiben.

• Implementieren Sie ein Workflow-Management-System

Wie der Name schon sagt, ist ein WMS ein Tool, das Ihnen hilft, Ihre Arbeitsabläufe zu rationalisieren. WMS sparen Ihnen eine Menge Zeit. 

Sobald Sie Ihre Prozesse in einem WMS wie z.B. Trello dokumentiert haben, laden Sie Ihr Team dazu ein, damit alle wissen, was zu tun ist und wie es zu tun ist. 

So sparen Sie viel Zeit und Stress, wenn Sie neuen Mitarbeitern oder bei jeder neuen Veranstaltung Ihre Prozesse erklären müssen. Kein Wunder, dass 50 Prozent der Unternehmen, die Workflow-Management-Systeme einsetzen, sagen, dass die Ergebnisse beachtlich sind.

• Schaffen Sie eine offene Kommunikationslinie

Ihre Mitarbeiter – unabhängig davon, wie erfahren sie sind – müssen Sie möglicherweise kurz vor, während oder direkt nach Ihren Veranstaltungen kontaktieren. 

Sie müssen ein System einrichten, damit sie Sie immer erreichen können, wenn sie es brauchen. Slack ist eine großartige Option. Ganz gleich, ob Ihre Mitarbeiter während der Veranstaltung mit Ihnen telefonieren, ein Dokument austauschen oder Sie benachrichtigen möchten, wenn eine dringende und spontane Entscheidung ansteht – Slack ist ein Tool, das sicherstellt, dass Sie alle eine offene Kommunikationslinie haben.

Ein großartiger Veranstaltungsort ist unbestreitbar ein Eckpfeiler jeder erfolgreichen Veranstaltung, also müssen Sie Ihren mit Bedacht wählen. Sie sollten einen Veranstaltungsort wählen, der zu Ihrer Art von Veranstaltung passt und Ihnen hilft, Ihr Veranstaltungsziel zu erreichen. 

Wie stellen Sie das an?

• Stellen Sie Nachforschungen an

Sobald Sie den Ort kennen, an dem Sie Ihre Veranstaltung abhalten möchten, ist es an der Zeit, die Kandidaten für den Veranstaltungsort zu bewerten, damit Sie die, die Ihnen gefallen, vergleichen und den am besten geeigneten auswählen können. Nachdem Sie mehrere Veranstaltungsorte identifiziert haben, die die richtige Größe für die erwartete Anzahl von Gästen haben und sich in Ihrem Budget befinden, prüfen Sie, wie sie sich unterscheiden, damit Sie Ihre Auswahl einschränken können. 

Ist der Veranstaltungsort ADA-konform, so dass alle Ihre Gäste teilnehmen können? Wie hoch ist die Haftpflichtversicherung, die Sie abschließen müssen, um den Veranstaltungsort zu buchen? Wie wirken sich die Akustik, das Ambiente und die Architektur auf das Gefühl aus, sich in dem Raum aufzuhalten, dort zu sprechen, zuzuhören und sich dort zu bewegen?

Je nachdem, ob es sich bei Ihrer Veranstaltung um eine feierliche Gala, eine Messe oder Ausstellung oder eine High-Tech-Präsentation handelt, benötigen Sie eine bestimmte Art von Räumlichkeiten, damit sich die Gäste willkommen fühlen und die Veranstaltung reibungslos abläuft. Der Charakter des Raums sollte zu dem Erlebnis passen, das Sie schaffen wollen, und der einzige Weg, dies herauszufinden, ist ein Besuch.

• Verhandeln Sie

Erkundigen Sie sich im Internet oder bei anderen Veranstaltungsplanern, wie viel die Art von Veranstaltungsort, die Sie benötigen, im Allgemeinen kostet. So bekommen Sie eine Vorstellung davon, wie viel Sie einplanen sollten.

Unabhängig davon, wie viel der von Ihnen gewählte Veranstaltungsort verlangen möchte – ob mehr oder weniger als Ihr Budget – können Sie ruhig verhandeln. Oft können Sie sich den Veranstaltungsort zu einem günstigeren Preis sichern und den Überschuss in anderen Bereichen verwenden. Ihre Kunden oder Ihr Chef werden es Ihnen danken und das kann Ihre Chancen auf weitere Aufträge für die Veranstaltungsplanung in der Zukunft erhöhen.

• Unterschreiben Sie eine Vereinbarung

Sie haben keinen wirklichen Veranstaltungsort, wenn Sie ihn nicht schriftlich haben. Das bedeutet eine unterzeichnete Vereinbarung, in der die Verantwortlichkeiten beider Parteien im Detail festgelegt sind, so dass keine Missverständnisse auftreten können.

In Ihrem Vertrag sollte das Datum Ihrer Buchung angegeben sein. Achten Sie aber darauf, dass er auch die genauen Zeiten festlegt, zu denen Sie Zugang zu dem Raum haben, wann Sie mit dem Einräumen beginnen können und wann Sie den Raum wieder verlassen müssen.

Achten Sie neben den Mietkosten und der Kaution für den Raum auch auf einen Zahlungsplan mit Terminen und Beträgen sowie auf die Rückerstattungs- und Stornierungsbedingungen. Erkundigen Sie sich, ob es Einschränkungen in Bezug auf Lärm, Feuer oder Dekoration gibt und ob Sie bestimmte Anbieter beauftragen müssen.

Was passiert, wenn während der Veranstaltung Schäden auftreten? Sind Ton- oder Lichtanlage, Heizung und Kühlung, Küche, Catering oder DJ-Ausrüstung im Preis inbegriffen?

Für den unwahrscheinlichen Fall, dass der Veranstaltungsort keinen Standardvertrag hat, sollten Sie einen eigenen Vertrag aufsetzen, damit Sie sicher sein können, dass Sie Ihre Bedingungen schriftlich festgehalten haben und ein angemessenes Budget zur Verfügung steht.

Aber bevor Sie es offiziell machen, sollten Sie noch ein wenig zusätzliche Arbeit leisten, um alle Grundlagen abzudecken.

Bevor Sie buchen

Hier sind einige wichtige Faktoren, die Sie bei der Buchung eines Veranstaltungsortes berücksichtigen sollten:

1. Prüfen Sie Bewertungen

Es gibt einen Grund, warum 91 Prozent der 18- bis 34-jährigen Verbraucher Online-Bewertungen genauso viel Vertrauen schenken wie persönlichen Empfehlungen. Sie wollen wissen, welche Erfahrungen andere Menschen mit der Marke gemacht haben, mit der sie Geschäfte machen möchten. 

Aus dem gleichen Grund sollten Sie Online-Bewertungen überprüfen. Eine schnelle Google-Suche nach einer Veranstaltungshalle/einem Veranstaltungszentrum kann Ihnen alle Bewertungen liefern, die Sie brauchen.

Die Suchergebnisse zeigen auch die Anzahl der Bewertungen für jeden Veranstaltungsort an. Sie können sich durch die Optionen klicken, um zu sehen, was die Leute über die Veranstaltungsorte sagen. Idealerweise wählen Sie einen Veranstaltungsort mit einer durchschnittlichen Vier-Sterne-Bewertung und Eigenschaften, die zu Ihrer Veranstaltung passen.

2. Konzentrieren Sie sich auf die Details

Wie das Sprichwort schon sagt: “Der Teufel steckt im Detail”.

Ein Neuling unter den Veranstaltungsplanern denkt vielleicht, dass es bei der Auswahl eines Veranstaltungsortes nur darum geht, einen Ort zu finden, der zum Stil und zum Budget der Veranstaltung passt. Aber ein erfahrener Manager weiß, dass er mehr ins Detail gehen muss.

Hier sind einige wichtige Details, auf die Sie bei der Buchung Ihres Veranstaltungsortes achten sollten:

• Seriosität. Verschaffen Sie sich einen Überblick über den Ruf Ihres Veranstaltungsortes. Erkundigen Sie sich, ob sich die Manager des Veranstaltungsortes nach dem Einzug der Buchungsgebühren ändern. Sind sie weniger zugänglich oder können Sie sich darauf verlassen, dass sie während der gesamten Dauer Ihrer Veranstaltung eine Ressource bleiben? 
• Flexibilität. Was passiert, wenn Sie Überstunden in der Einrichtung machen? Wie flexibel sind sie, wenn die Dinge nicht genau nach Plan verlaufen? Sie müssen wissen, wie Ihre Eventmanager auf unvorhergesehene Umstände reagieren (was bei den meisten Veranstaltungen, die Sie planen, wahrscheinlich der Fall ist).
• Personal. Wer kümmert sich um Dinge wie Reinigung, Sicherheit usw.? Sie müssen wissen, welche Mitarbeiter Sie einstellen müssen und welche der Veranstaltungsort zur Verfügung stellen wird. 
• Standort. Schauen Sie sich die Homepage, die Seite “Über” und die Seite “Services” des Veranstaltungsortes an, um nach allem zu suchen, was Sie stören könnte (wie professionell sieht es aus?) oder wovon Sie profitieren können (z. B. niedrigere Preise für bestimmte Daten und Zeiten), bevor Sie buchen. Auf der Seite mit den häufig gestellten Fragen (FAQ) können Sie einige Antworten finden, die Sie benötigen, aber stellen Sie sicher, dass Sie alle Details mit dem Management des Veranstaltungsorts abklären.

3. Wissen, ob zusätzliche Kosten anfallen

Sie möchten nicht in letzter Minute mit unerwarteten Ausgaben überrascht werden. Ein erfahrener Veranstaltungsplaner wird vorausschauend denken und Unvorhergesehenes in das Budget einplanen (in der Regel drei bis 10 Prozent der Gesamtkosten), so dass Sie, egal was passiert, abgesichert sind.

Anweisungen, die in der Hitze des Gefechts gegeben werden, können schnell zusätzliche Kosten verursachen, die Sie später bezahlen müssen – von Eildruckgebühren über Korkengeld bis hin zur Kreditkartenabrechnung, Versand oder Flugtransaktionen. Wenn Sie vergessen, diese Kosten im Voraus zu kalkulieren, können auch Housekeeping- und Resort-Gebühren auf Sie zukommen.

Bezahlen Sie das Personal vor Ort nach Stunden und müssen Sie es für Überstunden einsetzen? Werden Sie für Laufkundschaft extra bezahlt? Welche Trinkgelder oder Steuern zahlen Sie, und an wen? Sind Trolleys oder Busse bereits im Preispaket des Veranstaltungsortes enthalten oder müssen Sie sich selbst um Ihre Fahrzeuge kümmern? Insgesamt ist es wichtig, dass Sie genau wissen, welche Ausrüstungsgegenstände zur Verfügung gestellt werden und welche Sie selbst mitbringen müssen.

Jede Veranstaltung braucht Sponsoren. Als Veranstaltungsplaner ist es Ihre Aufgabe, diese zu finden.

Die Vereinbarung mag einseitig erscheinen, aber Sie haben etwas, was potenzielle Sponsoren wollen: Aufmerksamkeit. Wenn Sie die richtigen Unternehmen finden, werden diese Ihre Veranstaltung gerne unterstützen (mit anderen Worten: Ihnen Geld zahlen) und im Gegenzug für Ihre Werbung werben. Der Trick besteht darin, sie davon zu überzeugen, dass die Markenbekanntheit, die Sie bieten können, genau die ist, nach der sie suchen.

Hier sind drei wichtige Schritte, mit denen Sie zukünftigen Sponsoren beweisen können, dass Ihre Veranstaltung für ihr Publikum geeignet ist:

1. Identifizieren Sie Ihre idealen Sponsoren

Das Wichtigste zuerst. Ihre idealen Sponsoren sind Marken, die direkt von Ihrem Publikum profitieren und für dieses am ehesten erkennbar sind.

Wenn Sie beispielsweise eine Veranstaltung zum Thema gesunder Lebensstil veranstalten, ist es klug, Marken mit einem ähnlichen Ethos anzusprechen, egal ob sie “saubere” Lebensmittel, zuckerarme Leckereien, Kristallschmuck, Luft- oder Wasserfiltersysteme oder feine Haushaltswaren aus biologisch angebauten Naturfasern herstellen. Lassen Sie die Finger von Sponsoren aus der Fast-Food-, Pharma- oder Automobilindustrie, egal wie viel Geld sie haben.

Die Übereinstimmung in Bezug auf die Mission, die Markenpersönlichkeit und den Kundennutzen sind entscheidende Gemeinsamkeiten, die nicht nur die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass die Organisationen, die Sie ansprechen, Ihre Veranstaltung übernehmen, sondern auch Ihre eigene Marke stärken können, während Sie die der anderen Organisationen fördern.

Eine weitere Möglichkeit, einen Sponsor auszuwählen, besteht darin, sich strategisch zu überlegen, welche Art von Unterstützung Sie am meisten benötigen, damit Ihre Veranstaltung ein Erfolg wird. Wenn Sie eine hochkarätige Veranstaltung mit prominenten Rednern planen, wird ein Mediensponsor natürlich Ihre Berichterstattung verstärken. Wenn Sie hingegen eine neue Veranstaltung starten, die eine größere Gästeliste gebrauchen könnte, kann das Sponsoring durch ein etabliertes Unternehmen oder einen beliebten Influencer die Massen anziehen.

Wenn Sie um Ihr Budget besorgt sind, können Spenden von größeren Unternehmenssponsoren es Ihnen ermöglichen, Extras wie Apps und besondere Gäste auf der Wunschliste zu integrieren, während ein lokaler Sponsor für die Bewirtung oder den Transport wichtige Logistikkosten abdecken und Ihre Ausgaben senken kann. Überlegen Sie, was am besten zu Ihrem Unternehmen und Ihrer Veranstaltung passt, und suchen Sie dementsprechend Ihre Sponsoren.

2. Aufruf für Veranstaltungssponsoren

Sie können sich nicht nur an potenzielle Partner wenden, sondern auch eine Ankündigung machen und sie bitten, zu Ihnen zu kommen. Das funktioniert am besten, wenn Sie eine Veranstaltung organisieren, die bereits in der Vergangenheit erfolgreich war, denn Sponsoren werden gerne mit einer bekannten Veranstaltung zusammenarbeiten, die ihr Image verbessern kann.

Erstellen Sie eine Webseite, auf der Sie erklären, wer Ihr Publikum ist und welche Sponsoren von einer Partnerschaft mit Ihnen profitieren können. Machen Sie es ihnen leicht, sich anzumelden und Sie zu kontaktieren. Verwenden Sie ein Formular, in dem Sie alle erforderlichen Angaben machen können. Das Jotform-Formular für Sponsorenanfragen ist eine hervorragende Option und lässt sich vollständig anpassen, so dass Sie nach Bedarf Elemente hinzufügen oder entfernen können.

3. Verkaufen Sie die richtigen Vorteile

Bevor Sie sich an einen potenziellen Sponsor wenden, sollten Sie sich über dessen Produkte und primäre und sekundäre Zielgruppen informieren.

Sobald Sie den Kundenstamm definiert haben, planen Sie, wie Sie die Produkte Ihres Sponsors an diese Kunden verkaufen können. Es wird viel einfacher sein, den Sponsor davon zu überzeugen, Sie zu sponsern, wenn Sie dies in den Mittelpunkt Ihres Vorschlags stellen, denn so zeigen Sie, dass Sie den Anliegen des Sponsors Priorität einräumen und den Nutzen, den er von Ihrer Veranstaltung hat, klar benennen.

Im Zweifelsfall sollten Sie sich an die Fakten halten. Ihr Vorschlag sollte den Zweck und die Art Ihrer Veranstaltung detailliert beschreiben, die Geschichte der Veranstaltung (falls es eine gibt) skizzieren, relevante Analysen zu den Teilnehmern enthalten und darlegen, wie Sie davon ausgehen, dass Ihre Veranstaltung deren Verhalten beeinflussen wird, und wie Ihr Sponsor von der Partnerschaft profitieren wird. Wenn Sie klar und überzeugend darlegen können, was für den Sponsor dabei herausspringt, wenn er sich mit Ihnen zusammentut, wird sich Ihre Anfrage wie eine Chance anfühlen.

Beispiele für verschiedene Strategien der Öffentlichkeitsarbeit

Sobald Sie wissen, wen Sie ansprechen wollen und warum, können Sie eine Kampagne zur Kontaktaufnahme mit potenziellen Sponsoren starten. 

Die grundlegenden Strategien zur Kontaktaufnahme mit möglichen Partnern können Sie sich wahrscheinlich denken:

• Kaltakquise und sich vorstellen
• Ein unaufgefordertes Angebot per E-Mail senden
• Arrangieren Sie eine Vorstellung durch einen gemeinsamen Kontakt

“Marken – vor allem große Marken – erhalten jeden Monat bis zu 10.000 unaufgeforderte Sponsoringangebote”, sagt Chris Baylis, CEO von The Sponsorship Collective.

Das bedeutet, dass Sie eine Strategie für das Sponsoring von Veranstaltungen entwerfen müssen, die Ihre Angebote von denen anderer Veranstalter abhebt und über das Wesentliche hinausgeht.

Sie können dies tun, indem Sie:

• Bitten Sie um ein Sponsoring mit geringem Budget. Das funktioniert besonders gut, wenn Ihre Veranstaltung oder Ihre Marke noch nicht sehr bekannt ist, denn so können Sie Ihre potenziellen Sponsoren überzeugen, an Bord zu kommen, weil ihr Risiko gering ist.
• Bieten Sie einen einzigartigen und wertvollen Anreiz. Wenn Sie um ein kostengünstiges Sponsoring mit einem großartigen Anreiz bitten, den viele andere Veranstaltungen nicht bieten, haben Sie einen Vorsprung. Sie können dem potenziellen Sponsor zum Beispiel anbieten, ihm Hunderte von Leads (Namen und E-Mail-Adressen seiner Zielkunden – Ihrer Teilnehmer) zu beschaffen. Auf diese Weise können Sie den Sponsoren einen hohen ROI versprechen, wenn es sich um eine B2B-Marke handelt, da diese wahrscheinlich viel mehr ausgeben als das, was Sie verlangen, um anderswo Leads zu generieren.
• Partnerschaften mit Marken, die Ihre potenziellen Sponsoren bewundern. Das ist ein Kinderspiel. Wenn es Marken gibt (und die gibt es), die Ihre potenziellen Sponsoren in ihrer Branche bewundern, finden Sie einen Weg, mit diesen Marken eine Partnerschaft einzugehen; auf diese Weise wird es viel einfacher sein, Sponsoring zu verkaufen.
• Seien Sie flexibel. Fragen Sie Ihre potenziellen Partner, was sie sich von der Veranstaltung versprechen. Dies schafft eine Win-Win-Situation für beide Parteien. Und wenn Ihr Partner eine Option vorschlägt, die zu sehr von Ihrem Ziel abweicht, können Sie jederzeit Nein sagen.

Eines ist zu 90 (wenn nicht 100) Prozent sicher: Marken werden Veranstaltungen sponsern, die ihnen einen Nutzen bringen. “Einen Sponsor zu gewinnen bedeutet, dass Sie erfolgreich eine für beide Seiten vorteilhafte Partnerschaft aufgebaut haben”, sagt Abby Clemence von Infinity Sponsorship.

Wenn Sie also potenzielle Sponsoren ansprechen, müssen Sie sie wirklich in den Mittelpunkt stellen. Nachfolgend finden Sie Beispiele für Sponsoring-Vorschläge, die Sie verwenden können.

Vier Beispiele für Vorschläge zum Sponsoring von Veranstaltungen

Nachdem Sie sich für die richtigen Vorteile entschieden haben, die Sie potenziellen Sponsoren verkaufen möchten, wollen Sie nicht, dass Ihr Vorschlag Ihre Präsentation ruiniert. Hier sind vier gute Beispiele für Sponsoring-Vorschläge:

1. Vorschlag für das Sponsoring einer Firmenveranstaltung

Diese Angebotsvorlage von BetterProposals.io enthält alle Details, die Sie in Ihr Angebot für das Sponsoring einer Unternehmensveranstaltung aufnehmen müssen.

Sie können die Gliederung auf der linken Seite der Vorlage sehen:

Es ist vollständig anpassbar und Sie können es weitergeben oder ausdrucken, sobald Sie es angepasst haben.

4. Vorschlag für das Sponsoring einer Musikveranstaltung

Hier ist eine Angebotsvorlage von PandaDoc. Wenn Sie eine Musikveranstaltung planen, für die Sie Sponsoren benötigen, ist dies eine hervorragende Vorlage für Sie.

Die Vorlage ist auf den Sponsor ausgerichtet – was großartig ist. Es gibt einen Abschnitt mit dem Titel “Optionen für Musiksponsoring”, der potenziellen Sponsoren oder Partnern mehrere Optionen zur Auswahl bietet, statt nur einer.

3. Vorschlag für das Sponsoring von Wohltätigkeitsveranstaltungen

Hier finden Sie einen Vorschlag für das Sponsoring von Wohltätigkeitsveranstaltungen, der sich auf die Vorteile konzentriert, die Sponsoren von Ihrer Veranstaltung haben:

In der ersten Spalte finden Sie alle Einzelheiten zu den verschiedenen Optionen für das Sponsoring Ihrer Wohltätigkeitsveranstaltung. Der Sponsor kann die Optionen wählen, die seinem Budget und seinen Vorlieben entsprechen.

4. Vorschlag für das Sponsoring einer Sportveranstaltung

Dies ist eine weitere Vorlage von PandaDoc, die alles enthält, was ein potenzieller Sponsor über eine Partnerschaft bei einer Sportveranstaltung wissen muss:

Diese Vorlage unterscheidet sich ein wenig von der Vorlage für das Sponsoring von Musikveranstaltungen. Sie enthält längere Beschreibungen des Veranstalters, des Veranstaltungsnamens und der einzelnen Sponsoringpakete. Das hilft potenziellen Sponsoren, sich besser zurechtzufinden.

Wenn Sie an das Branding von Veranstaltungen denken, kommen Ihnen wahrscheinlich zuerst Flyer, Taschen und Plakate in den Sinn, die alle die gleichen Farben und Designs aufweisen.

Das stimmt zwar, aber das ist nur die halbe Miete. Die andere Hälfte ist das, was die Teilnehmer an Ihre Veranstaltung erinnern. Das, woran sie sich erinnern (sei es gut oder schlecht), definiert Ihre Veranstaltungsmarke.

Lucidpress hat es so formuliert: “Eine Marke ist die Summe der Eindrücke, die ein Kunde hat, basierend auf jeder Interaktion, die er mit Ihnen, Ihrem Unternehmen und Ihren Produkten hatte.” Wenn sie sich zum Beispiel daran erinnern, dass “Los geht´s” die wichtigste Erkenntnis aus Ihrer Veranstaltung ist, dann ist das ein wichtiges Element, das Ihre Marke definiert.

Oder wenn sie sich daran erinnern, dass Gelb neben dem Slogan “Los geht’s” die vorherrschende oder auffälligste Farbe bei Ihrer Veranstaltung war – von der E-Mail mit der Veranstaltungsbenachrichtigung, die sie am Morgen vor der Teilnahme an Ihrer Veranstaltung erhalten haben, bis hin zur Farbe Ihrer Bühnenrequisiten – dann ist “Gelb” auch ein wichtiger Bestandteil Ihrer Marke.

Ein anderes Beispiel: Woran denken Sie, wenn Sie “Just do it” hören? An Nike. Dieses Schlagwort steht für die Marke Nike, denn genau das steht seit Jahren im Mittelpunkt ihrer Veranstaltungen und Kampagnen.

Im Folgenden finden Sie fünf Branding-Strategien, die Sie für jede Veranstaltung nutzen können.

Entscheiden Sie, woran sich die Teilnehmer erinnern sollen

Sie möchten, dass die Teilnehmer Ihre Veranstaltung in guter Erinnerung behalten, aber Sie müssen genau definieren, was das sein soll:

• Wollen Sie, dass man über Ihre farbenfrohe Bühne oder Ihr Ambiente spricht?
• Welche Farbe repräsentiert die Veranstaltung besser als andere? (Farbe erhöht den Wiedererkennungswert einer Marke um bis zu 80 Prozent).
• Was ist das besondere Merkmal, an das man sich bei Ihren Platzanweisern erinnern sollte? Sie können sie einzigartige Uniformen tragen lassen, die wahrscheinlich bei anderen Veranstaltungen nicht verwendet werden.
• Gibt es eine Nebenattraktion, die Ihre Besucher lieben würden? Würde ein bestimmter Künstler den Erinnerungswert Ihrer Veranstaltung erhöhen? Wenn es einen Musiker, Komiker oder Redner gibt, von dem Sie wissen, dass Ihre Teilnehmer ihn mögen, ist es eine gute Idee, ihn einzuladen.

Dies sind nur einige der vielen Dinge, die Sie tun können, damit sich die Teilnehmer an Ihre Veranstaltung erinnern. Überlegen Sie gemeinsam mit Ihrem Team, wie Sie andere Dinge schaffen können, an die sich Ihre Teilnehmer noch lange erinnern werden.

Erstellen Sie eine Landing Page für Ihre Veranstaltung

Eine Event-Landingpage ist der Ort, an dem potenzielle Teilnehmer mehr über Ihr Event erfahren und sich dafür anmelden können. 

Bei der Erstellung Ihrer Event-Landingpage sollten Sie die folgenden wichtigen Faktoren berücksichtigen:

• Machen Sie die Anmeldung zur einzigen Aufforderung zur Handlung (CTA) auf Ihrer Landingpage. Das bedeutet, dass Ihre Besucher nicht zwischen der Anmeldung und einer anderen CTA auf der Seite wählen müssen.
• Verwenden Sie Videos. Wenn Sie die Möglichkeit haben, sollten Sie auf Ihrer Landingpage-Videos verwenden, um zu erklären, worum es bei Ihrer Veranstaltung geht. Allein dadurch können Sie Ihre Anmeldungen um 80 Prozent steigern.
• Schreiben Sie gute Texte. Achten Sie darauf, dass der Text auf Ihrer Landingpage, der die Leute dazu bringt, sich für Ihre Veranstaltung anzumelden, gut ist. Wenn Sie nicht gut darin sind, überzeugende Texte zu schreiben, beauftragen Sie einen Experten.

Erstellen Sie einen Veranstaltungs-Hashtag

Im Allgemeinen müssen Sie einen Veranstaltungs-Hashtag verwenden, der

• sich für die Teilnehmer leicht merken lässt
• die Teilnehmer an die Marke oder das Produkt Ihres Kunden erinnert – wenn Sie beispielsweise eine Veranstaltung für eine Marke namens Lavita planen, verwenden Sie einen Hashtag, der die Marke erwähnt, z. B. #LavitaConference oder ihr Produkt; denken Sie an “Inbound#19”.
• kurz ist (die Leute merken sich Begriffe eher, wenn sie kurz sind)

Erstellen Sie eine Social Wall

Eine Social Wall ist ein Bildschirm oder eine “digitale Wand”, auf der Social-Media-Beiträge über Ihre Veranstaltung angezeigt werden. 

Vielleicht haben Sie schon einmal eine Social Wall auf einer Veranstaltung gesehen, die Sie besucht haben, so dass Sie wissen, wie sie aussieht, aber falls nicht, hier wäre eine:

Normalerweise stammen die Beiträge in einer Social Wall aus Beiträgen in den sozialen Medien, die den Hashtag Ihrer Veranstaltung enthalten. 

Branding Ihrer E-Mails

Zu guter Letzt müssen Sie Ihre E-Mails kennzeichnen. Sie haben sicher schon gehört, dass die Hälfte der Weltbevölkerung (3,7 Milliarden Menschen) E-Mails nutzt. Sie wissen also, wie wichtig es für Ihre Veranstaltung ist, gut gestaltete E-Mails zu erstellen.

Geben Sie Ihren E-Mails eine Farbe, die über Ihre Veranstaltung hinausgeht. Entscheiden Sie sich für eine Farbe, die man mit Ihrer Veranstaltung in Verbindung bringen kann, und verwenden Sie diese überall – von Ihren Marketing-E-Mails bis hin zu Ihren Erinnerungs-E-Mails. 

Außerdem brauchen Sie gute Werbetexte, um die Leute davon zu überzeugen, Ihre E-Mails zu öffnen und auf die CTA(s) zu klicken, um sich anzumelden.

Branding-Management/Lösungen

Hier finden Sie fünf Lösungen für das Branding von Veranstaltungen, die Ihnen das Management Ihrer Marke erleichtern werden:

Hashtag-Analysetool

Hashtag-Analysetools wie Keyhole, Brand24 und Sprout Social helfen Ihnen bei der Überwachung Ihrer Event-Marke. Diese Tools zeigen Ihnen

• Was die Leute über Ihre Veranstaltung sagen
• die demografische Zusammensetzung der Personen, die über Ihre Veranstaltung sprechen
• den prozentualen Anteil positiver, neutraler und negativer Äußerungen (z.B. 50 Prozent der Teilnehmer posten nette Dinge über Ihre Veranstaltung, 30 Prozent sind gleichgültig und 20 Prozent sind verärgert)
• Wie viele Influencer über Ihre Veranstaltung sprechen und wer sie sind
• Allgemein, wie viele Beiträge, Impressionen und Likes Ihre Veranstaltung gesammelt hat. Hier sehen Sie, wie das zum Beispiel bei Keyhole aussieht:

Design-Tools

Design-Tools wie Canva, PicMonkey, Venngage und Piktochart sind leistungsstark. 

Sie können Ihnen bei der Gestaltung von Flyern, Logos und den meisten anderen Materialien helfen, die Sie für die Vermarktung Ihrer Veranstaltung oder die Ansprache der Teilnehmer benötigen.

Wie bei allen anderen Dingen gilt auch hier: Wenn Sie davon überzeugt sind, dass Sie die Zeit und die Fähigkeit zum Design haben, sollten Sie es tun. Wenn es Ihnen jedoch an Designkenntnissen mangelt, sollten Sie einen Designer beauftragen, der Ihnen hilft.

Video-Tools

Wenn Sie selbst mit Videos arbeiten, können Ihnen die folgenden Tools helfen:

• Mit Animoto können Sie Videos aus Fotos, Illustrationen, Videoclips und Musik erstellen. Animoto hilft Ihnen, Medienmaterialien zu mischen, um professionell aussehende Videos zu produzieren.

• Vimeo hilft Ihnen, Ihre Markenfarben in das Video einzubinden, Ihr Logo hinzuzufügen, das perfekte Vorschaubild auszuwählen, die Abspielleiste zu entfernen, Geschwindigkeitsregler hinzuzufügen und vieles mehr. Vimeo hilft Ihnen auch dabei, Ihr Veranstaltungsteam zur Videoproduktion einzuladen, so dass alle mitarbeiten und Vorschläge machen können, bevor Ihr endgültiges Video fertig ist.

• Doodly hilft Ihnen bei der Erstellung von Whiteboard-, Blackboard- und Greenboard-Videos. Sie können auch jede beliebige Tafelfarbe verwenden.

Wistia bietet eine einfache Software zum Erstellen, Verwalten und Teilen Ihrer Veranstaltungsvideos. Sie erhalten auch Analysen darüber, wer Ihre Videos ansieht und wie lange er sie ansieht.

Je besser Ihr Marketingplan für eine Veranstaltung ist, desto mehr Teilnehmer ziehen Sie an.

Und unabhängig davon, wie beliebt eine Veranstaltung in der Vergangenheit war, brauchen Sie immer noch einen Marketingplan, um sie erfolgreich zu halten.

Nehmen Sie zum Beispiel den Super Bowl. Es ist das größte Ereignis der NFL, warum sollte es also nicht erfolgreich sein? 

Ungeachtet ihres jahrelangen Erfolgs führt die NFL immer noch Marketingkampagnen durch, um den Super Bowl zu bewerben. Sie sehen Influencer, die über das Ereignis posten und schwärmen und die NFL schaltet Anzeigen auf jeder erdenklichen Plattform. Man muss schon unter einem Stein leben, um nicht vom Super Bowl zu hören.

Denken Sie also daran, dass Sie unabhängig von der Art oder Größe Ihrer Veranstaltung einen Event-Marketingplan benötigen.

Arten der Veranstaltungswerbung

Hier sind vier Möglichkeiten, um für Ihre Veranstaltung zu werben:

• Nutzen Sie ansprechende Influencer

Insgesamt 49 Prozent der Verbraucher verlassen sich auf Empfehlungen von Influencern. Das bedeutet, dass Ihr Publikum eher bereit ist, Ihre Veranstaltung zu besuchen, wenn sie von einem Influencer beworben wird, den es kennt und mag. 

Achten Sie aber darauf, dass Sie Influencer mit hohen Engagement-Raten (Likes, Kommentare und Reposts) einsetzen.

• Entwickeln Sie Partnerschaften mit E-Mail-Listen

Es gibt Marken, Blogger und andere Macher, die über E-Mail-Listen von potenziellen Teilnehmern verfügen, die sehr engagiert sind. Sie können mit ihnen zusammenarbeiten und Ihre Veranstaltung bei ihren Kontakten bewerben. 

Da es sich um eine Partnerschaft handelt, müssen Sie ihnen Anreize bieten.

Und wählen Sie Partner, die nicht nur Tausende von Abonnenten haben, sondern auch sehr engagierte. Eine aktive Liste bedeutet mehr potenzielles Engagement für Ihre Veranstaltung, was wiederum mehr potenzielle Teilnehmer bedeutet.

• Schalten Sie Anzeigen in sozialen Medien

Wenn Sie kein Experte für Werbung in sozialen Medien sind, müssen Sie vielleicht einen beauftragen. Diese Anzeigen können leicht Ihr Geld vergeuden, vor allem wenn Sie keine Ahnung haben, wie man Werbung in sozialen Medien schaltet. 

Aber Social Media-Anzeigen können auch extrem effektiv sein – der Gründer von Jotform, Aytekin Tank, hat einmal mit einer einzigen Twitter-Anzeige 17 Millionen Aufrufe erzielt. Stellen Sie sich diese Zahl an Aufrufen für Ihre Veranstaltungsanzeige vor. Mit dem richtigen Angebot in der Veranstaltungsanzeige werden Sie Ihre Veranstaltung im Handumdrehen ausverkaufen.

• Erstellen Sie Flugblätter (und andere Offline-Medien)

Es mag so aussehen, als ob die Tage der Offline-Medien gezählt wären. Die Wahrheit ist, dass sie es nicht sind. 

Flyer, Plakate, Poster, Informationsveranstaltungen, Ticketverkaufsstellen und Vorträge bei anderen Veranstaltungen sind immer noch großartige Kanäle, über die Sie effektiv vermarkten können.

Entwicklung einer Marketing- und Werbestrategie für Ihr Event

Die Kanäle sind nur ein Instrument zur Vermarktung Ihrer Veranstaltung. Sie brauchen gut durchdachte Strategien, um Ihre Veranstaltung auf jeder Plattform (ob soziale Medien, E-Mail-Listen oder andere Kanäle) erfolgreich zu bewerben.

Hier sind vier wirkungsvolle Strategien zur Veranstaltungswerbung:

1. Recherchieren Sie, wo sich potenzielle Teilnehmer aufhalten. Finden Sie ein Tool, das Ihnen zeigt, wie viele potenzielle Teilnehmer online sind. 

Wenn Sie zum Beispiel eine Veranstaltung für ein Unternehmen planen, sprechen Sie mit dessen Marketingteam. Fragen Sie sie, woher die meisten Besucher ihrer Website kommen. Fragen Sie, ob sie Facebook, X oder eine andere Art von Werbung geschaltet haben und ob sie wissen, woher die meisten Kunden kommen.

2. Stellen Sie Ihre einflussreichsten Redner vor. Veranstaltungsbesucher fühlen sich in der Regel zu bestimmten Rednern hingezogen, die sie bewundern. Wenn Sie Redner oder Künstler haben, die Ihre Teilnehmer lieben oder zu denen sie aufschauen, sollten Sie sie in all Ihren Werbematerialien erwähnen.

Sehen Sie, wie Inbound das macht:

Sie stellen ihre einflussreichsten Sprecher auf ihrer Homepage vor. Dazu gehören ein Bestsellerautor, eine beliebte Schauspielerin, ein TV-Moderator und ein preisgekrönter Produzent – sie alle sind in ihren Branchen bekannt. Das steigert die Vorfreude auf die Veranstaltung und ermutigt die Teilnehmer, andere Personen einzuladen.

3. Erregen Sie die Aufmerksamkeit der Menschen mit Videos. Mehr als 500 Millionen (eine halbe Milliarde) Menschen sehen sich jeden Tag Videos auf Facebook an. Und das ist nicht die einzige Statistik, die beweist, dass Videos die Aufmerksamkeit der Menschen mehr auf sich ziehen als die meisten anderen Arten von Inhalten oder Marketing. 

Wenn Sie Videos auf den Landingpages Ihrer Veranstaltung, auf Ihrer Website und in den sozialen Medien einsetzen, können Sie potenzielle Teilnehmer mit Geschichten, Authentizität, Humor und sogar mit Verrücktheiten fesseln. 

Ein entscheidender Vorteil des Einsatzes von Videos für die Werbung für Ihre Veranstaltung besteht darin, dass Sie einen großen Spielraum für Kreativität haben. Lassen Sie sich etwas einfallen und denken Sie sich die verrücktesten Ideen aus, die die Aufmerksamkeit der Menschen auf sich ziehen.

4. Empfehlungsschreiben. Empfehlungsschreiben funktionieren aus demselben Grund wie Influencer Marketing: Menschen vertrauen auf Empfehlungen von Menschen, die ihnen ähnlich sind oder die sie kennen. Verwenden Sie also Empfehlungsschreiben in Ihren Marketingmaterialien für Ihre Veranstaltung. Sie prägen den Blick der Menschen auf Ihre Veranstaltung und gewinnen ihr Vertrauen. Wenn Sie sie auf Video aufnehmen können, umso besser! Video-Testimonials wirken persönlicher und authentischer und können unmittelbare Verbindungen schaffen.

Software, Lösungen und Plattformen für Event Promotion und Marketing

Hier finden Sie einige Softwarelösungen für Event-Promotion, die Ihnen helfen, Ihr Marketing zu organisieren und bessere Ergebnisse zu erzielen:

Chatbot-Software. Menschen wollen sofort eine Antwort, wenn sie Ihnen eine Frage stellen. Untersuchungen von HubSpot zeigen, dass 71 Prozent der Menschen, die Messaging-Apps nutzen, um Kundenhilfe zu erhalten, dies tun, weil sie ihr Problem schnell gelöst haben möchten. 

Sie wollen kein Formular ausfüllen und stundenlang auf eine Antwort warten. Sie brauchen Chatbot-Software-Tools in Ihrem Event-Promotion-Arsenal. Ein paar gute Chatbot-Optionen sind Drift, Pure Chat, HubSpot Chatbot und MobileMonkey.

Software zur Verwaltung sozialer Medien. Sie brauchen eine Technologie, die Ihnen hilft, die Interaktionen in den sozialen Medien über Ihre Veranstaltung zu organisieren. Diese Tools sind großartig:

• Buffer hilft Ihnen dabei, Beiträge zu planen und sie zu teilen, wann immer Sie wollen. Buffer bietet auch Analysen, die Ihnen die Reichweite, die Impressionen, die Links, die Kommentare und die Freigaben Ihrer Beiträge anzeigen.
• MeetEdgar ist ein weiteres Tool, mit dem Sie Ihre Inhalte auf Facebook, X, Instagram und LinkedIn ganz einfach planen und automatisieren können. Außerdem erhalten Sie Berichte über die Leistung Ihrer Beiträge, so dass Sie diese nach und nach optimieren können.
• TweetDeck hilft Ihnen, Ihre Tweets und Hashtags zu organisieren. Sie können alle X-Interaktionen zu Ihrer Veranstaltung von einer zentralen Plattform aus verwalten und ganz einfach mit Ihren Teilnehmern und anderen Personen kommunizieren.

CRM-Software. Höchstwahrscheinlich werden Sie die Namen, E-Mails, Telefonnummern und Standorte Ihrer Teilnehmer erfassen. Diese Informationen sind Gold wert. Sie können sie nutzen, um sie wegen Ihrer nächsten Veranstaltung zu kontaktieren oder ihnen sogar entsprechende Produkte zu verkaufen. 

Aber Sie brauchen ein Tool, das Ihnen hilft, Ihre Interaktionen mit ihnen zu verwalten. Tools wie HubSpot CRM, Pipedrive und Salesforce sind großartige Optionen.

Wir haben zwar nur drei Arten von Event-Marketing-Tools aufgelistet, die Sie benötigen, aber es gibt noch einige andere, die Sie je nach Ihren Bedürfnissen und Zielen in Betracht ziehen könnten. Eine einfache Google-Suche wird Ihnen eine Liste von großartigen Tools liefern. 

Wenn Sie z.B. nach “Veranstaltungs-Landingpage Generator” suchen, erhalten Sie eine Vielzahl von Optionen, aus denen Sie wählen können. Schauen Sie sich die Liste der empfohlenen Tools an und wählen Sie die Tools aus, deren Funktionen Ihren Anforderungen am besten entsprechen.

Bei Ihrer Veranstaltung können eine Million Dinge schief gehen. Hier sind fünf wichtige Tipps für die Veranstaltungslogistik, die Ihnen helfen, die Angst vor der Veranstaltung abzubauen:

1. Führen Sie Sicherheitskontrollen durch, bevor Sie Tickets scannen. “Es dauert länger, die Sicherheitskontrollen durchzuführen als die Tickets zu scannen”, sagt Tommy Goodwin von Eventbrite. Es ist also sinnvoll, die Teilnehmer die zeitaufwändigere Aufgabe (Sicherheitskontrollen) vor der einfacheren Aufgabe (Scannen der Tickets) erledigen zu lassen; außerdem können Sie so sicherstellen, dass die Teilnehmer keinen Rückstau zwischen den beiden Stationen erleben.

2. Planen Sie Ihren Ausrüstungsbedarf. Wie viele Geräte werden Sie mitbringen? Wie groß sind sie, und wann werden sie geliefert? Müssen die Geräte am Vortag oder am Tag der Veranstaltung bis 6 Uhr morgens angeliefert werden?

3. Bereiten Sie sich auf VIPs vor. Wenn Sie VIPs zu Ihrer Veranstaltung einladen, bereiten Sie Platzanweiser vor, die sie hereinbringen und halten Sie eine Tür oder einen Weg für sie bereit sowie einen guten Sitzplatz – vorzugsweise an der Vorderseite des Raums.

4. Planen Sie die Eingangspunkte. Erstellen Sie einen Plan der verschiedenen Eingänge zu Ihrem Veranstaltungsraum, Ihrer Halle oder Ihrem Raum. Kennen Sie die Eingangspunkte für Platzanweiser, Caterer, Bühnenmanager, Techniker usw. “Jeder Zugangspunkt hilft, Verkehrsengpässe zu vermeiden”, sagt Goodwin.

5. Richten Sie Routen und Trichter ein. Verstehen Sie, was nach jeder Aktivität geschieht. Wohin gehen die Teilnehmer zum Beispiel, wenn sie das Gebäude betreten? Wenn sie direkt zum Check-in gehen, wohin gehen sie dann? Es kann schnell unruhig werden, wenn diese scheinbar kleinen Details nicht frühzeitig in einem Trichter festgelegt werden.

Lösungen und Dienstleistungen für die Veranstaltungslogistik

Technologie kann Ihnen die schwere Arbeit der Veranstaltungslogistik abnehmen. Hier sind fünf technische Dienstleistungen für die Eventlogistik, die Sie benötigen:

1. Mit Online-Anmeldungsformularen können Sie die Daten Ihrer Teilnehmer leicht erfassen. Die Anmeldeformulare von Jotform sind eine gute Wahl.

2. Barcode-Ticket-Scanner wie Ticket Tailor ersparen Ihnen den Stress, manuell eine riesige Tabelle zu durchsuchen, um registrierte Teilnehmer zu streichen. 

Stellen Sie sich vor, wie lange es dauern würde, wenn Sie jeden Teilnehmer auf diese Weise einchecken müssten. 

3. Ein Tool für elektronische Unterschriften. Bei vielen Veranstaltungen – insbesondere bei geschäftlichen – müssen Sie möglicherweise Dokumente an Ihre Teilnehmer senden. Es wäre ein Alptraum, Dokumente an hundert Teilnehmer zu schicken (ganz zu schweigen von Hunderten) und darauf zu warten, dass alle unterschreiben und an Sie zurückschicken.

Sie brauchen eine Technologie, die Ihren Unterschriftsprozess optimiert. Dropbox Sign (früher bekannt als HelloSign) wird häufig für elektronische Unterschriften verwendet, aber das E-Signatur-Widget von Jotform ist noch einfacher und professioneller. Es fügt sich nahtlos in das Layout Ihres Formulars ein und ermöglicht es den Empfängern, ihre Unterschrift sofort mit einer Maus oder einem Touchscreen zu leisten.

4. Eine Tracking-App. Wenn Sie erwarten, dass die Ausrüstung am Veranstaltungsort eintrifft, verwenden Sie eine Tracking-App, damit Sie jederzeit wissen, wo sich alles befindet. So müssen Sie nicht ständig Ihre Spediteure anrufen, um den Standort Ihrer Ausrüstung zu erfahren. Hubstaff ist eine großartige Tracking-App, die Sie verwenden können.

5. Walkie-Talkies. Stellen Sie sich vor, Sie müssen Dutzenden von Mitarbeitern bei Ihrer Veranstaltung eine schnelle Anweisung geben. Würden Sie es vorziehen, die Informationen an alle auf einmal zu senden oder jeden einzelnen nacheinander anzurufen? Ganz genau. Unterschätzen Sie nicht, wie oft es sich als nützlich erweisen wird, alle gleichzeitig zu erreichen, vor, während und nach der Veranstaltung. Sie müssen zwar zusätzliche Geräte kaufen oder mieten, aber letztendlich sind Walkie-Talkies zuverlässiger als Mobiltelefone, so dass Sie sich keine Gedanken über Empfangsprobleme machen müssen oder darüber, ob die Leute zuhören. Eine Durchsage ist alles, was Sie brauchen.

So geht’s! Dieser Leitfaden enthält die wichtigsten Dinge, die Sie wissen müssen, um ein guter Veranstaltungsplaner zu werden. Er behandelt die Grundlagen der Veranstaltungsplanung, wie Sie Ihre ersten Kunden gewinnen, wie Sie eine sinnvolle Veranstaltung auf die Beine stellen und viele andere Kleinigkeiten, die Sie vielleicht noch nicht bedacht haben. Befolgen Sie diesen Leitfaden und Sie werden feststellen, dass Sie auf dem Weg zu einer erfolgreichen Veranstaltung alle Kästchen abhaken können.