Die 6 besten Approval Softwareanwendungen für 2024

Laut dem McKinsey Global Institute, nehmen E-Mails bis zu 12 Stunden der Woche eines Angestellten in Anspruch. Da dies mehr als ein Viertel der Arbeitszeit ausmacht, ist es schwierig, Fachleute zu finden, die mehr E-Mails wollen.

Auf der anderen Seite sind die wichtigsten Schritte in jedem Workflow die Genehmigungen von Managern und anderen Personen, die abgeschlossene Aufgaben und Ergebnisse beaufsichtigen. Dieser Genehmigungsprozess ist für die Qualitätskontrolle in jedem Projekt oder Unternehmen unerlässlich und erfordert einen ständigen Kommunikationsfluss zwischen Mitarbeitern und Managern.

Um diesen Konflikt zu lösen, integrieren viele Unternehmen eine robuste Approval-Software in ihre Workflows und schaffen so eine Lösung aus einer Hand, die den E-Mail-Verkehr reduziert und die Approval-Kommunikation organisiert.

Was leistet die Approval-Software?

Bevor es Approval-Software gab, führten die Mitarbeiter einen typischen Genehmigungsprozess per E-Mail oder durch direkten Kontakt im Büro durch. Wie Sie sich vorstellen können, war es sehr zeitaufwändig, die einzelnen Genehmigungsschritte und die dazugehörigen Notizen im Auge zu behalten, was die Mitarbeiter in kritischen Zeiten überforderte.

Approval-Software automatisiert und verwaltet Nachrichten, Dateien und Feedback und protokolliert dabei den Fortschritt. Heute verwenden Unternehmen diese Software für die Genehmigung von Anträgen auf Neueinstellungen, Dokumentenfreigaben, Ausgabenfreigaben, Anträgen auf neue Produkte und Branding-Freigaben.

Jeder am Genehmigungsprozess Beteiligte – einschließlich Mitarbeiter der Personalabteilung, CEOs und Produktmanager – kann auf eine Aufschlüsselung aller Genehmigungsanträge zugreifen und sehen, wer jeden Schritt abgeschlossen hat. Mit der richtigen Integration steigert die Approval-Software die Qualität Ihrer Arbeit, spart Zeit und verhindert Missverständnisse.

Gemeinsame Funktionen von Approval-Software

Fast alle Approval-Software verwendet eine einzige Plattform zum Hochladen und Verteilen von Dateien an alle am Workflow Beteiligten. Das bedeutet, dass alle Daten an einem einzigen Ort erscheinen, der entweder webbasiert oder auf Ihrem Gerät installiert sein kann. Die Benutzer können jede Genehmigung in einzelne Überprüfungsschritte unterteilen und Notizen und Empfehlungen machen, die für alle sichtbar sind. Manager können den Genehmigungsschritten Fälligkeitsdaten zuweisen und automatische Erinnerungen für die Beteiligten einrichten.

Approval-Software kann auch in andere Programme integriert werden, um deren Funktionalität zu erweitern und sich in die Geschäftsabläufe Ihres Unternehmens einzufügen. In der Vergangenheit war beispielsweise für viele Genehmigungsschritte die Unterschrift eines Managers erforderlich, um eine ordnungsgemäße Verantwortlichkeit zu gewährleisten. Die Dienste ermöglichen jetzt elektronische Unterschriften, sodass Ihre Mitarbeiter bei der Umstellung auf Online-Genehmigungen nur noch selten gestört werden.

Die besten Approval-Plattformen

Der erste Schritt zur Verbesserung der Approval-Produktivität Ihres Teams ist die Wahl des richtigen Programms. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über einige der besten heute verfügbaren Dienste:

Jotform Approvals

Das neueste Produkt von Jotform automatisiert und optimiert Genehmigungen für HR-Anfragen, IT-Tickets, Bewerbungen und vieles mehr mit Online-Formularen. Sie können Ihren Workflow in wenigen Minuten mit dem Drag & Drop Interface einrichten und Genehmigungen per E-Mail, Jotform Tabellen und der Jotform Mobile App verfolgen.

Einer der Hauptvorteile von Jotform Approvals ist die einfache Erstellung neuer Formulare durch den robusten Formulargenerator von Jotform. Dies erleichtert die Anpassung von Formularen und verbessert die Organisation, da Ihre Vorlagen auf einer zentralen Plattform gespeichert werden.

Und mithilfe einzigartiger Funktionen wie dem E-Signatur-Widget von Jotform können Stakeholder Formulare mit wenig zusätzlichen Aufwand genehmigen. 

ProofHub

Diese Online-Anwendung zur Dokumentenfreigabe unterstützt die Überprüfung kreativer Workflows und kann für eine Vielzahl von Unternehmenstypen und -größen erweitert oder verkleinert werden. ProofHub umfasst einen integrierten Chat und Diskussionsforen und ist über Android- und iOS-Geräte zugänglich.

Monday.com

Dieses Projektmanagement-Tool ist für seine breite Verwendung in Workflows und die Integration mit einer Reihe von Produktivitätsanwendungen bekannt und umfasst Genehmigungs- und Überprüfungsfunktionen. Teams erstellen Workflow-Boards und Genehmigungsaufgaben online, um sie unternehmensweit zu teilen. Einige finden die mobile App von monday.com jedoch umständlich – die Benachrichtigungsfunktion erfordert viele manuelle Eingaben.

Wrike

Die Cloud-basierte Datenspeicherung dieses Dienstes organisiert die manchmal überwältigende Anzahl von Genehmigungsdokumenten, mit denen ein Unternehmen oder eine Abteilung zu tun haben kann. Die Plattform unterstützt die visuelle Prüfung und ermöglicht es den Nutzern, Teammitglieder schnell für Dateianfragen zu markieren.

Wrike lässt sich außerdem in mehr als 400 Produktivitätsanwendungen integrieren, darunter auch in andere Dokumentenverwaltungsdienste.

Gain

Gain konzentriert sich auf die Interaktion zwischen Kunden und Content-Produzenten. Durch die Erleichterung der direkten Kommunikation zwischen externen Parteien und den Teammitgliedern, die an einem Projekt arbeiten, sorgen die Feedback-Schleifen und die Aufforderungen zur Zusammenarbeit von Gain dafür, dass Ihre Arbeit im Rahmen der Aufgabe und des Umfangs bleibt. Diese Plattform unterstützt eine Vielzahl von Dateien, darunter PDFs, Photoshop-Dateien und PowerPoint-Präsentationen.

Integrify

Ein weiteres Workflow-Management-Tool mit Approval-Funktionen. Integrify bietet Prozess- und Formulargenerierung, KPI-Berichte und API-Integration. Obwohl angepriesen wird, dass für die Einrichtung keine Programmierkenntnisse erforderlich sind – eine wichtige Funktion für junge Unternehmen – sagen einige Rezensenten, dass Integrify zu komplex ist und es an Flexibilität mangelt.

Die Wahl der richtigen Software, um Ihren Approval-Workflow online zu stellen, ist der beste Weg, um die Produktivität zu steigern. Wenn Sie mit einer leicht verständlichen Plattform wie Jotform Approvals beginnen, kann dies den Übergang für Ihr Team erleichtern. Jotform stellt außerdem Ressourcen und Leitfäden zur Verfügung, die die Umstellung auf Online-Genehmigungen so einfach machen wie eine Unterschrift mit Ihrem Namen.