Die 5 besten Workflow-Tools für 2024

Der weltweite Bedarf an Workflow-Management-Systemen steigt. Laut einer Studie von Grand View Research wird der Markt für diese Systeme bis 2028 einen erstaunlichen Wert von 55,35 Milliarden US-Dollar erreichen.

Durch die Automatisierung täglicher Aufgaben, die Reduzierung sich wiederholender Prozesse und menschlicher Fehler, die Identifizierung von Engpässen und die Optimierung der Kommunikation zwischen den einzelnen Abteilungen (Marketing, Personalwesen, Finanzen, IT usw.) verbessern Workflow-Management-Systeme die Art und Weise, wie wir Geschäfte machen. Sie bieten einheitliche Rahmenbedingungen, die jeder Manager und Mitarbeiter nutzen kann, um seine Arbeit effektiv und effizient zu erledigen.

Auch die Workflow-Tools verändern sich, wo wir geschäftlich tätig sind, da Modelle vollständig ortsunabhängiger oder hybrider Arbeit immer mehr zur Norm werden. (Allein in den Vereinigten Staaten arbeiten 4,3 Millionen Menschen mindestens die Hälfte ihrer Arbeitszeit ortsunabhängig.) Mehr denn je ist es jetzt wichtig, das Workflow-Management und seine Möglichkeiten zu verstehen, um die beste Lösung für Ihre Organisation zu finden.

Zunächst sollten Sie jedoch wissen, welche wichtigen Funktionen Ihr Workflow-Tool enthalten sollte.

Übersicht über die Tools zur Workflow-Verwaltung

Obwohl sich alle Tools zur Workflow-Verwaltung voneinander unterscheiden, sollten sie einige, wenn nicht sogar alle dieser Funktionen enthalten, um Ihnen die Verwaltung Ihrer Geschäftsprozesse zu erleichtern.

Zuverlässige Integrationen

Wenn sich Ihr Workflow-Management-System nicht in andere cloudbasierte Anwendungen integrieren lässt, ist es ineffektiver, als wenn Sie gar keines hätten. Die Möglichkeit, sich in andere Systeme zu integrieren – von Projekt- und Datenverwaltungsprogrammen bis hin zu CRM-Systemen (Customer Relationship Management) und Plattformen für die gemeinsame Nutzung von Dateien – sorgt dafür, dass Ihre Prozesse nahtlos ineinandergreifen.

Plattform mit Low-Code oder No-Code-Systeme

Eine der größten Herausforderungen bei der Implementierung von Arbeitsabläufen oder Geschäftsprozessen in Ihrem Unternehmen besteht darin, alle Mitarbeiter – unabhängig von ihren technischen Fähigkeiten oder ihrer Erfahrung – mit der Technologie, die Ihre Arbeitsablauf-Tools verwenden, vertraut zu machen. Glücklicherweise können Low Code – oder No-Code Systeme dabei helfen, indem sie es jedem leicht machen, die Software zu verstehen und zu benutzen.

Automatisierte Genehmigungsworkflows

Ohne ein ordnungsgemäßes Genehmigungssystem haben Sie zweifellos schon einige Engpässe in Geschäftsprozessen erlebt, sei es durch einen verlorenen Urlaubsantrag oder einen verspäteten Erstattungscheck. Durch einen automatisierten Genehmigungsprozess sparen Sie jedoch nicht nur Zeit und Frustration, sondern steigern auch konsequent die Produktivität, sparen Geld und stellen die Einhaltung von Verarbeitungsstandards sicher.

Benachrichtigungen

Obwohl sie lästig sein können und uns das Gefühl geben, immer „eingeschaltet“ zu sein, sind Benachrichtigungen und Warnmeldungen für Workflow-Tools und deren Nutzer von entscheidender Bedeutung. Durch die Einrichtung eines Benachrichtigungssystems können Sie sich und andere an bevorstehende Fristen erinnern oder Ihre Vorgesetzten mit einer Anfrage kontaktieren, die sie genehmigen müssen. Benachrichtigungen helfen Ihnen, Ihre Aufgaben zu verwalten, sofort Maßnahmen zu ergreifen und schneller mit Ihrem Team zu kommunizieren.

Die 5 besten Workflow-Tools

Nachdem Sie nun einige der Funktionen kennen, die eine Workflow-Management-Software enthalten sollte, stellen wir Ihnen fünf Tools vor, die auf dem Markt erhältlich sind.

1. Jotform

Unabhängig von Ihrer Branche oder Abteilung – Marketing, Vertrieb oder IT – kann Ihnen der Online-Formulargenerator Jotform dabei helfen, Ihre Workflow-Prozesse in Ihrem gesamten Unternehmen mit einer vollständig programmierfreien Plattform zu automatisieren. Wenn Sie Ihren Workflow auf die anpassbaren und leistungsstarken Formulare von Jotform stützen, ist es einfacher, Informationen zu erfassen, Daten zu verfolgen und Prozesse zu vereinfachen. Sie können beispielsweise Tabellenvorlagen von Jotform Tabellen verwenden, um Daten zu analysieren und zentralisierte Tabellen für jeden Workflow zu erstellen.

Wenn es um Genehmigungsprozesse geht, ermöglichen Ihnen und Ihrem Team Genehmigungsvorlagen von Jotform Workflows, Formulare schnell durch mehrere Genehmigungsstufen zu schleusen, darunter Urlaubsanträge, Budgets oder Reisekostenabrechnungen.

2. Kissflow

Mehr als 10.000 Unternehmen nutzen Kissflow, eine bewährte, programmierarme Lösung zur Erstellung und Verwaltung von Arbeitsabläufen, die alle in einer Datenbank gespeichert sind. Die Lösung bietet eine einfache Benutzeroberfläche, zahlreiche Integrationen und Drag & Drop-Funktionen, sodass Sie ein praktisches, benutzerfreundliches Workflow-System erstellen können, das für Ihr gesamtes Unternehmen funktioniert.

3. ProcessMaker

Mit der Low-Code-Plattform ProcessMaker können Sie neue Workflows erstellen oder vorhandene aktualisieren, die nicht mehr Ihren Anforderungen entsprechen. Die Drag & Drop-Funktionalität, anpassbare Formulare und Datenkonnektoren helfen Ihnen dabei, die Workflows einzurichten, die Sie benötigen, um den Überblick über Ihre Aufgaben zu behalten und erfolgreiche Prozesse zu implementieren, indem Engpässe beseitigt oder die Sichtbarkeit von Aufgaben verbessert wird.

4. Hive

Das Workflow-Tool Hive hilft Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Projekte und Aufgaben, Genehmigungsabläufe und Teams als Ganzes mit Arbeitszeittabellen, interaktiven Videokonferenzen und gemeinsamen Notizen und Dokumentfreigaben. Und da es in mehr als 1.000 Anwendungen integriert werden kann – darunter Marketo, Zoom und Zendesk – haben Sie alles, was Sie brauchen, um jede Ihrer Abteilungen zu unterstützen.

5. Integrify

Mit Integrify können Sie anpassbare Formulare entwerfen, Daten erfassen und analysieren, Dokumente und Anfragen weiterleiten und Dashboards mit Ihren Kollegen teilen, was zu einem optimierten Workflow-Management-System führt. Darüber hinaus profitieren nicht nur Ihre Mitarbeiter, sondern auch Ihre Kunden und Lieferanten von den verbesserten Arbeitsabläufen und zwar dank des Self-Service-Portals. Das Portal bietet allen Beteiligten Einblick in die Pipeline – welche Teams arbeiten woran und was steht als Nächstes an?

Durch die Implementierung eines geeigneten Workflow-Management-Systems in Ihrer Organisation können Sie Ihre Aufgaben besser verwalten, alle zur Rechenschaft ziehen und die Produktivität steigern – und das alles über eine einzige, benutzerfreundliche Oberfläche. Ganz gleich, ob es um die Einarbeitung von Mitarbeitern, die Nachverfolgung und Berichterstattung von Ausgaben oder die Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Abteilungen geht – Workflow-Tools erleichtern Ihnen die Arbeit.