Microsoft Forms Sicherheit: Verwendung von Microsoft Forms für sensible Daten

Datensicherheit ist für viele Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Unabhängig von der Branche wollen Unternehmen ihre eigenen sensiblen Daten und die ihrer Kunden schützen, indem sie dafür sorgen, dass sie nicht in die falschen Hände geraten. Die Bedrohung durch Datenschutzverletzungen und andere Cyberkriminalität ist sehr real; im Jahr 2022 gab es jede Sekunde 14 Datenschutzverletzungen.

Wenn Ihr Unternehmen sensible Daten über Formulare erfasst, müssen Sie wissen, welche Sicherheitsmaßnahmen Ihr Formularerstellungstool verwendet. In diesem Artikel gehen wir speziell auf die Sicherheitsfunktionen von Microsoft Forms ein und geben einen kurzen Überblick über eine andere sichere Option: Jotform.

Die Notwendigkeit von Sicherheit

Ganz gleich, ob Sie in der Wirtschaft, im Bildungswesen, in der Politik oder in den Medien tätig sind, Ihr Unternehmen ist dafür verantwortlich, dass vertrauliche Informationen vertraulich bleiben. Eine Datenschutzverletzung verursacht finanzielle Schäden – in Form von Geldstrafen, Kosten für Systemreparaturen und mehr.

Sie kann auch dem Ansehen Ihres Unternehmens schaden. Wenn Kunden wissen, dass Ihr Unternehmen in der Vergangenheit eine Datenschutzverletzung erlitten und sensible Daten verloren hat, werden sie es sich wahrscheinlich zweimal überlegen, bevor sie in Zukunft mit Ihnen Geschäfte machen.

Angesichts der zunehmenden Internetkriminalität müssen Unternehmen Strategien zur Minimierung des Risikos von Datenschutzverletzungen umsetzen. Zu diesen Taktiken gehören die Aufklärung der Mitarbeiter über Cyberkriminalität, die Implementierung von Internet-Sicherheitsfunktionen und die Verwendung sicherer Datenspeicher. Sie können auch sicher sein, dass Sie hochsichere Datenverarbeitungsanwendungen wählen.

Als Teil der Office 365-Suite ist Microsoft Forms ein häufig verwendetes Tool zur Erstellung von Formularen, mit dem Unternehmen Informationen von Kunden, Mitarbeitern und anderen Beteiligten erfassen können, von denen einige sehr vertraulich oder sensibel sein können.

Sicherheitsfunktionen von Microsoft Forms

Im Folgenden finden Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Sicherheitsfunktionen von Microsoft Forms, damit Sie wissen, wie Ihre Formulardaten geschützt sind.

• Datenverschlüsselung: Microsoft Forms verschlüsselt alle Daten in den Formularen im Ruhezustand und während der Übertragung. Das bedeutet, dass die Inhalte in den Formularen sicher sind, egal ob sie irgendwo gespeichert sind oder elektronisch an einen anderen Ort übertragen werden. Die Verschlüsselung stellt sicher, dass die Daten nicht entschlüsselt werden können, selbst wenn jemand sie in die Hände bekommt.
• FERPA-Schutz: In bestimmten Branchen, wie dem Bildungs- und Gesundheitswesen, ist der Datenschutz gesetzlich vorgeschrieben. Der Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) ist ein Bundesgesetz, das die Bildungsunterlagen von Schülern und Studenten sowie persönlich identifizierbare Informationen (PII) schützt. Microsoft Forms erfüllt die FERPA-Standards.
• HIPAA-Konformität: Der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) verpflichtet Organisationen, bestimmte Maßnahmen zum Schutz von medizinischen Informationen und PII von Patienten zu ergreifen. Microsoft Forms ist mit den Regeln des HIPAA konform.
• DSGVO-Konformität: Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist ein Datenschutzgesetz der Europäischen Union, das vorschreibt, wie Organisationen Daten verwenden und weitergeben dürfen. Microsoft Forms erfüllt die Anforderungen der DSGVO.

Eine weitere sichere Option: Jotform

Microsoft Forms ist zwar eine hervorragende Option für den Schutz sensibler Daten, aber es ist nicht das einzige sichere Tool zur Formularerstellung. Jotform bietet Unternehmen aller Branchen die Möglichkeit, Daten zu erfassen und auszutauschen und gleichzeitig sicherzustellen, dass alle Informationen vollständig geschützt sind. Einige der wichtigsten Sicherheitsfunktionen von Jotform sind die folgenden:

• 256-Bit-SSL: Durch diesen Industriestandard-Schutz stellt Jotform sicher, dass alle Formulare, Umfragen und Abstimmungen über eine sichere Verbindung mit einer SHA-256-Zertifizierung bereitgestellt werden.
• Datenverschlüsselung: Im Ruhezustand und bei der Übertragung werden alle Jotform-Daten verschlüsselt, so dass sie von niemandem gelesen werden können. Die Daten der Übermittlung von Formularen werden sofort verschlüsselt und dann auf den hochsicheren Servern von Jotform gespeichert.
• PCI-Zertifizierung: Für Unternehmen, die mit Jotform-Formularen Zahlungen einziehen, sind alle Transaktionen gemäß den höchsten Standards der Zahlungskartenindustrie (PCI) geschützt.
• Einhaltung mehrerer Vorschriften: Die Technologieplattform von Jotform erfüllt alle Compliance-Anforderungen im Zusammenhang mit der DSGVO, dem California Consumer Protection Act (CCPA), HIPAA, Systems and Organization Control (SOC) 2 und mehr, so dass sich Ihr Unternehmen keine Sorgen über Verstöße und Geldstrafen machen muss.
• Schutz vor Spam: Jotform bietet Optionen wie CAPTCHA und IP-Beschränkungen zum Schutz vor Spam-Datenübermittlungen über Formulare.
• Formular-Datenschutz: Unternehmen können den Zugriff auf das Formular und die Daten einschränken, indem sie die Datenschutzeinstellungen für jedes einzelne Formular ändern.

Jotform ist nicht nur äußerst sicher, sondern auch unglaublich benutzerfreundlich und bietet eine Vielzahl von Funktionen. Mit Tausenden von anpassbaren Vorlagen, die Ihnen für den Anfang zur Verfügung stehen, macht es Jotform Ihrer Organisation leicht, Daten durch Formulare, Umfragen und Abstimmungen zu erfassen. Ganz gleich, welche Art von sensiblen Daten Ihr Unternehmen schützen muss, Jotform kann Ihnen dabei helfen.

Foto von Jannis Brandt auf Unsplash