Wie man eine Antwort in Microsoft Forms bearbeitet

Online-Formulare haben die Art und Weise, wie Menschen und Organisationen Informationen austauschen und erfassen, in praktisch allen Branchen und Anwendungsfällen optimiert. Dank digitaler Tools wie Microsoft Forms können Menschen ganz einfach an Umfragen teilnehmen, sich für Veranstaltungen anmelden, beim Arzt einchecken und vieles mehr – und das alles, ohne Papier zu verwenden.

Was aber, wenn Nutzer ihre früheren Antworten auf ein Online-Formular bearbeiten müssen? Diese einfache Aufgabe ist nicht immer so einfach, wie es scheint.

Ganz gleich, ob Sie als Umfrageteilnehmer Ihre Antworten ändern möchten oder als Patient versuchen, Informationen in einem Aufnahmeformular zu ändern, in diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie die Funktion zum Bearbeiten von Antworten in Microsoft Forms nutzen können.

So verwendet man die Microsoft Forms Funktion zum Bearbeiten von Antworten

Im Jahr 2023 veröffentlichte Microsoft ein Produktupdate, das es Nutzern ermöglichte, ihre Antworten auf Formulare zu bearbeiten, nachdem diese Funktion bereits seit vielen Jahren von den Nutzern gefordert wurde. Und so funktioniert es.

Nach dem Absenden ihrer Formularantworten sehen die Benutzer jetzt einen Button mit der Aufschrift Speichern und später bearbeiten. Wenn Sie auf diesen Button klicken, kehren die Befragten zum Portal Formulare zurück, wo sie das zu bearbeitende Formular öffnen und dann oben rechts auf Antworten bearbeiten klicken können. Dann können die Nutzer die Antworten, die sie auf die Fragen gegeben haben, ändern und das Formular erneut einreichen.

Nutzer von Unternehmenskonten können jedoch nur dann auf diese Funktion zugreifen, wenn ein Microsoft 365-Administrator diese Funktion in seinem Verwaltungsportal aktiviert hat. Um dies zu tun, müssen Administratoren Folgendes tun:

1. Klicken Sie auf der benutzeroberfläche auf den Bereich Einstellungen / Org-Einstellungen.
2. Rufen Sie Dienste auf, um die Einstellungen für Formulare zu bearbeiten.
3. Klicken Sie im Menü auf die Option Antwortenden erlauben, ihre Antworten zu bearbeiten.

Wenn die Funktion zum Bearbeiten von Antworten in Microsoft Forms aktiviert ist, können die Befragten die von ihnen eingegebenen Informationen ändern, ohne die Administratoren des Formulars darum bitten zu müssen. Da Microsoft diese Funktion jedoch erst vor kurzem eingeführt hat, wissen sowohl die Befragten als auch die Formularautoren möglicherweise nicht, dass es diese Option gibt. Und noch etwas sollten Sie bedenken: Die Aktivierung dieser Funktion kann die Datengenauigkeit beeinträchtigen, wenn eine große Anzahl von Personen die Erlaubnis hat, ein Formular auszufüllen.

Eine bessere Alternative zur Microsoft Forms-Funktion zum Bearbeiten von Antworten

Microsoft Forms ist nur einer von vielen verfügbaren Online Formulargeneratoren. Jotform ist eine weitere beliebte Lösung, mit der Sie jede erdenkliche Art von Umfragen, Abstimmungen, Quiz oder Datenerhebungsformularen erstellen können. Sie können aus über 10.000 anpassbaren Vorlagen wählen.

Mit einer benutzerfreundlichen Drag & Drop-Oberfläche, umfangreichen Anpassungsoptionen und einer breiten Palette von Funktionen bietet Jotform den Nutzern die Möglichkeit, ohne Programmierkenntnisse professionell aussehende Formulare und Umfragen zu erstellen. Darüber hinaus bietet Jotform zuverlässige Integrationsfunktionen, die nicht auf das Microsoft-Netzwerk beschränkt sind und eine nahtlose Datenerfassung und -verwaltung über viele Plattformen hinweg ermöglichen, mit denen Ihr Unternehmen wahrscheinlich bereits vertraut ist.

Außerdem ist die Funktion zum Bearbeiten von Antworten in Jotform sowohl für die Befragten als auch für die Formularadministratoren viel einfacher zu bedienen. Hier erfahren Sie, was Sie über die Funktion zum Bearbeiten von Antworten in Jotform im Vergleich zu Microsoft Forms wissen müssen.

Wie man die Funktion zum Bearbeiten von Antworten in Jotform aktiviert

Der direkteste Weg, den Befragten die Möglichkeit zu geben, ihre Antworten in Jotform zu bearbeiten, ist eine Autoresponse-E-Mail, die einen Link zum Bearbeiten der Übermittlung enthält. Hier sehen Sie, wie Sie das einrichten:

1. Rufen Sie den Formulargenerator auf und klicken Sie auf die Registerkarte Einstellungen am oberen Rand.
2. Klicken Sie im linken Menü auf E-Mails.
3. Suchen Sie das Symbol Autoresponder und fahren Sie mit der Maus darüber.
4. Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol, das erscheint.
5. Klicken Sie im Editor auf Formularfelder und dann auf {edit_link} in der Dropdown-Liste zum Abschnitt E-Mail-Inhalt.
6. Klicken Sie auf den Button Speichern unten auf der Seite.

Wenn nun ein Befragter eine Antwort eingibt, erhält er sofort eine E-Mail mit einem Link, über den er seine Antwort bearbeiten kann.

Wie man Benutzern erlaubt, Antworten auf andere Weise mit Jotform zu bearbeiten

Neben der oben beschriebenen Methode der automatischen E-Mail-Antwort können Sie mit Jotform die Antworten von Formularen auch auf andere Weise bearbeiten:

1. Widget Überprüfen vor Absenden

Wenn Sie das Widget Überprüfen vor dem Absenden installieren, können die Befragten ihre Antworten vor dem Absenden an die Administratoren ansehen und überprüfen. Das Widget ersetzt den üblichen Button Senden durch einen Button Überprüfen der Antwort, die die Befragten zu einer Vorschau ihrer Antworten führt.

In diesem neuen Fenster können die Befragten sicherstellen, dass sie die richtigen Antworten ausgewählt, Namen richtig geschrieben, alle Fragen ausgefüllt und die richtigen Zahlungsinformationen angegeben haben. Dies ist besonders nützlich für Umfragen, Bestellungen, Bewerbungen, Registrierungen und Antragsformulare, um die Richtigkeit und Vollständigkeit sicherzustellen.

2. Funktion zum Anfordern von Aktualisierungen der Antwort

Wenn es aus irgendeinem Grund nicht angebracht ist, allen Befragten die Möglichkeit zu geben, ihre Antworten selbst zu bearbeiten, bietet Jotform auch eine Funktion, mit der Nutzer Aktualisierungen der Antworten anfordern können. Anstatt eine automatische Antwort-E-Mail mit einem Bearbeitungslink zu senden, können Formularautoren und Administratoren mit dieser Methode manuell Bearbeitungslinks an ausgewählte Empfänger senden. So geht’s:

1. Öffnen Sie die Jotform-Tabelle, in der die Antworten Ihrer Formulare gespeichert sind.
2. Fügen Sie eine neue Spalte hinzu.
3. Klicken Sie dann auf die Registerkarte Button und wählen Sie die Option Aktualisierung anfordern.
4. Geben Sie einen Namen für die neue Spalte ein und klicken Sie auf Weiter.
5. Klicken Sie auf den Button Felder. Dort können Sie entweder das (vom Befragten eingegebene) E-Mail-Feld des Formulars als Empfängeradresse auswählen oder manuell eine bestimmte E-Mail-Adresse eingeben.
6. Fügen Sie gegebenenfalls eine Nachricht hinzu, die die E-Mail-Anfrage begleiten soll.
7. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf den Button Spalte erstellen. Der neue Button wird nun in Ihrer Tabelle angezeigt.
8. Klicken Sie bei Bedarf in jedem Formulareintrag auf den Button Aktualisierungsanfrage senden, um den Bearbeitungslink an den ausgewählten Empfänger zu senden.

Wenn Sie den Befragten eines Formulars die Möglichkeit geben, ihre Antworten nach der Übermittlung zu bearbeiten, ist dies der Schlüssel zur Gewährleistung der Datengenauigkeit und einer benutzerfreundlichen Erfahrung – und es reduziert den Verwaltungsaufwand für Formularmanager. Wenn Sie nach einer vielseitigeren Option als Microsoft Forms suchen, macht es Jotform viel einfacher, Nutzern die Möglichkeit zu geben, Antworten zu bearbeiten und bietet gleichzeitig eine Reihe anderer fortschrittlicher Funktionen.

Foto von veerasak Piyawatanakul