Sind Google Formulare sicher?

Allein im ersten Quartal 2023 wurden weltweit über 6 Millionen Datensätze durch Datenschutzverletzungen offengelegt. Das ist definitiv ein Grund zur Sorge, wenn Ihr Unternehmen seine Daten – und seinen Ruf – schützen möchte.

Wenn Sie Daten mit Google Formulare erfassen, wie es viele Unternehmen tun, ist es wichtig zu wissen, ob diese Daten sicher sind. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die Google Formulare verwenden, um personenbezogene Daten (PII) oder persönliche Gesundheitsdaten (PHI) zu erfassen.

Sind die Formulare, die Sie mit Google Formulare verwenden, also sicher?

In diesem Artikel tauchen wir tief in die Sicherheitsfunktionen von Google und Google Formulare ein und sehen uns die potenziellen Schwachstellen dieser Formularsoftware an. Außerdem vergleichen wir die Sicherheitsfunktionen von Google Formulare mit denen anderer Formulargeneratoren, um herauszufinden, welche davon die beste Datensicherheit bieten.

Welche Sicherheitsprotokolle hat Google?

Datenschutz und Sicherheit sind die Grundpfeiler von Google. Deshalb arbeitet das Unternehmen proaktiv daran, Bedrohungen zu erkennen und zu verhindern. Dies sind einige der Sicherheitsprotokolle, die für alle Google Workspace-Anwendungen gelten, einschließlich Google Formulare:

• Erweiterte Verschlüsselung: Google schützt Ihre Daten mit HTTPS und Transport Layer Security, wenn sie zwischen Ihrem Gerät, den Google Services und dem Rechenzentrum übertragen werden.
• Proaktive Warnungen: Wenn Google etwas Ungewöhnliches bemerkt, wie z. B. ein verdächtiges Login, werden Sie sofort informiert.
• Blockierte Bedrohungen: Google blockiert den Zugriff auf Websites, die eine Sicherheitsbedrohung darstellen. Diese Technologie ist auch für andere Browser verfügbar, darunter Safari von Apple und Firefox von Mozilla.
• Updates und Patches: Google ist ständig auf der Suche nach Sicherheitsbedrohungen, identifiziert sie und aktualisiert die Software, um sie zu beseitigen.

Google erkennt auch an, dass es für seine Nutzer wichtig ist, verantwortungsvoll mit der Speicherung und Weitergabe von Daten umzugehen und bietet eine Reihe von Schulungsressourcen an, damit die Nutzer besser darüber informiert sind, wie sie ihre Daten schützen können.

Sind Google Formulare bei näherer Betrachtung sicher? 

Google ist zwar insgesamt sehr sicher, aber was ist mit den Daten, die Sie über Google Formulare erfassen?

“Google Formulare, als Teil der Google-Produktreihe, profitieren von einer zuverlässigen Sicherheitsinfrastruktur”, sagt Ankit Prakash, Gründer von Sprout24, einer Software-Intelligence-Lösung. “Sie verwenden eine HTTPS-Verschlüsselung, die sicherstellt, dass die Daten bei der Übertragung vertraulich bleiben.”

“Außerdem”, sagt er, “verfügt Google über proaktive Maßnahmen wie die automatische Erkennung und Blockierung von Formularen, die sensible Daten anfordern. Die Sicherheit eines Google Formulars hängt jedoch auch von den Einstellungen des Erstellers ab. So kann ein Formular beispielsweise öffentlich gemacht oder auf bestimmte Nutzer beschränkt werden.

Als Teil von Google Workspace verfügt Google Formulare über eine Reihe von Sicherheitsfunktionen, um Datendiebstahl und Datenschutzverletzungen zu verhindern:

• Verschlüsselung während des Transports und im Ruhezustand: Unabhängig davon, ob Ihre Google Formulare einfach nur auf den Servern von Google gespeichert werden oder ob sie an eine andere Person übertragen werden, werden sie von Google verschlüsselt.
• Sichere Datenspeicherung: Die Daten, die Sie über Google Formulare erfassen, werden auf den Servern von Google gespeichert, die durch die umfassenden Sicherheitsprotokolle von Google geschützt sind.
• Zugriffskontrolle: Google ermöglicht es dem Ersteller des Formulars zu bestimmen, wer Zugriff auf sein Formular hat, indem alle Nutzer sich bei ihrem Google-Konto anmelden müssen, um es zu öffnen. Wenn Sie Google Formulare als Teil eines Organisationskontos verwenden, können Sie den Zugriff auf die Mitglieder Ihrer Organisation beschränken.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung: Um sich bei Ihrem Google-Konto anzumelden, müssen Sie Ihr Passwort eingeben und einen zweiten Verifizierungsschritt durchführen, z. B. die Eingabe eines Codes. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit, dass sich jemand anderes bei Ihrem Google-Konto anmeldet.
• Prüfprotokolle: Wenn Sie den Verdacht haben, dass Ihr Google Formulare-Konto unbefugt angemeldet wurde, können Sie die Prüfprotokolle in Google Workspace überprüfen.
• Compliance-Anforderungen: Google bietet Funktionen, die den Nutzern helfen, verschiedene globale Compliance-Vorschriften einzuhalten, einschließlich der DSGVO.

Zusätzlich zu den Funktionen, die Google Formulare von Haus aus bieten, können Nutzer ihre Formulare noch sicherer machen, indem sie zusätzliche Schritte unternehmen.

So können Sie beispielsweise verlangen, dass sich Personen, die das Formular ausfüllen, bei ihrem Google-Konto anmelden, um ihre Identität zu bestätigen. Sie können die Antworten auch validieren, indem Sie im Google-Formular Regeln dafür aufstellen, welche Arten von Antworten zulässig sind, z. B. die Länge der Antwort oder die Art der verwendeten Zeichen. Einige Nutzer möchten auch die Anzahl der Antworten auf eine pro Person beschränken, um die Menge der zu erfassenden und zu sichernden Daten zu begrenzen.

In Anbetracht der Kombination aus den von Google bereitgestellten Sicherheitsfunktionen und den optionalen Maßnahmen, die Sie selbst ergreifen können, kann man mit Fug und Recht behaupten, dass Google Formulare auf vielen Ebenen abgesichert sind.

Welche potenziellen Sicherheitsbedenken gibt es bei Google Formulare?

Abgesehen von den Sicherheitsfunktionen ist Google Formulare – oder jede andere Software – nur so sicher wie ihre Fähigkeit, auf die neuesten Sicherheitsbedrohungen zu reagieren. Kriminelle entwickeln ständig neue Methoden, um Plattformen anzugreifen, Daten zu stehlen und Probleme zu verursachen. Deshalb ist es wichtig, sich über die verschiedenen Arten von Sicherheitsbedrohungen für Google Formulare auf dem Laufenden zu halten, insbesondere wenn Sie sensible Daten erfassen.

“Google Formulare bieten zwar eine sichere Plattform, aber es gibt auch Bedenken”, sagt Prakash. “Phisher können das Vertrauen der Nutzer in die Domain ‘google.com’ ausnutzen und betrügerische Formulare erstellen, um Informationen zu erfassen.

“Die Leichtigkeit, mit der ein Google Formular erstellt werden kann, kann manchmal seine Achillesferse sein, da Cyberkriminelle schnell Formulare erstellen können, die sich als legitime Unternehmen ausgeben. Wenn Formularersteller nicht vorsichtig mit den Einstellungen für die Freigabe sind, können außerdem sensible Daten ungewollt offengelegt werden. Und schließlich warnt Google zwar davor, Passwörter über seine Formulare zu übermitteln, aber nicht jeder Nutzer beherzigt diesen Ratschlag, was zu potenziellen Datenschutzverletzungen führt.”

Im Folgenden finden Sie einige potenzielle Sicherheitsprobleme mit Google Formulare:

• Phishing: Cyberkriminelle können eine gefälschte Google-Anmeldeseite erstellen, die der tatsächlichen Google Formulare-Seite ähnelt und die Opfer können ihre Google Formulare-Anmeldedaten eingeben. Mit den Anmeldedaten in der Hand können Cyberkriminelle Google Formulare Daten stehlen, Spam-Kampagnen starten und vieles mehr.
• Datendiebstahl: Angreifer können gefälschte Google Formulare verwenden, um sensible Informationen von Nutzern abzufragen und deren persönliche Daten für schändliche Aktionen zu stehlen. Angreifer können auch echte Google Formulare verwenden, um andere Arten von Websites zu replizieren, z.B. eine E-Commerce-Seite, auf der die Opfer sensible Daten wie Kreditkartendetails eingeben.
• Entfernung von Daten: Cyberkriminelle können Softwareprogramme verwenden, um von Google Formulare erfasste Daten in ihre eigenen Google Tabellen zu verschieben, anstatt die Daten in die vorgesehene Google Tabelle zu übertragen.

Dies sind nur einige der Sicherheitsprobleme, die es heute gibt, aber die Taktiken der Cyberkriminellen entwickeln sich ständig weiter. Deshalb ist es wichtig, eine Formularsoftware zu wählen, die proaktiv gegen Sicherheitsbedrohungen vorgeht und ihre Sicherheitsprotokolle ständig aktualisiert.

Sind Google Formulare so sicher wie andere Tools?

Ein weiterer Teil des Puzzles ist die Frage, wie sicher Google Formulare im Vergleich zu ähnlichen Anwendungen und Software sind, die Sie zur Datenerfassung verwenden.

Werfen Sie einen Blick auf die Tabelle unten, um zu sehen, wie die anderen führenden Formularhersteller im Vergleich zu Google Formulare abschneiden.

Google erfüllt alle Kriterien, aber das gilt auch für andere Umfrageanbieter wie Jotform und SurveyMonkey. Microsoft Forms und Typeform sind in Sachen Sicherheit, Datenschutz und Compliance nicht weit entfernt.

“Google Formulare sind in Bezug auf die grundlegenden Sicherheitsfunktionen mit vielen anderen Anbietern vergleichbar”, sagt Prakash. “Spezialisierte Umfragetools oder Formularlösungen für Unternehmen können jedoch erweiterte Sicherheitsfunktionen bieten, z. B. Optionen für die Datenaufbewahrung, granulare Zugriffskontrollen oder branchenspezifische Compliance-Zertifizierungen. Es ist wichtig, jedes Tool auf der Grundlage der spezifischen Sicherheits- und Compliance-Anforderungen für die jeweilige Aufgabe zu bewerten.”

Was Jotform zu einer hervorragenden Alternative für Google Formulare macht

Unabhängig davon, ob Sie über Ihre Formulare personenbezogene Daten, Gesundheitsdaten, Kreditkartendaten oder andere Daten erfassen, machen Sie sich zu Recht Sorgen um die Sicherheit. Schließlich wollen Sie nicht, dass Ihr Unternehmen in den nächsten Nachrichten zu einer Statistik über Datenschutzverletzungen wird.

Sicherheit ist jedoch nicht das einzige Kriterium, das bei der Erfassung von Formulardaten wichtig ist. Die nützlichsten Tools zur Formularerstellung verfügen über eine Reihe von Funktionen, die die Datenerfassung vereinfachen und Ihnen helfen, diese zu speichern, zu verwalten und zu analysieren.

Jotform ist eine hervorragende Alternative zu Google Formulare, weil es das gleiche Maß an Sicherheit bietet – und noch viel mehr Funktionen. Zusätzlich zur sicheren Datenerfassung über Jotform können Sie:

• Verwenden Sie es, um die Daten mit Jotform Tabellen zu verwalten und zu analysieren
• Erstellen Sie Berichte aus den Daten mit dem Jotform Berichtgenerator
• Erstellen Sie automatisierte Arbeitsabläufe mit Jotform Approvals
• Sammeln Sie elektronische Unterschriften mit Jotform Signatur
• Erstellen Sie mobile Anwendungen zur Datenerfassung mit Jotform Apps

Probieren Sie aus – es ist kostenlos!

Foto von Vlada Karpovich